procedimiento para contratación externa de personal

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO
Código : PTH.43
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN EXTERNA DE PERSONAL
Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Profesional Asuntos Personal Administrativos
Profesional Planeación
Aprobó:
Rector
Versión : 05
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Fecha de aprobación:
Enero 24 de 2008
Resolución N° 032
OBJETIVO
ALCANCE
Llevar a cabo la gestión con el Operador de Contratación Externa designado por la
Universidad para el suministro de los procesos de los diferentes servicios
profesionales, administrativos, técnicos y operativos requeridos en las diferentes
Unidades Académico Administrativas.
Desde la detección de la necesidad de un servicio en una Unidad Académico
Administrativa hasta el trámite de la solicitud de contratación externa ante el
Operador de Contratación Externa.
NORMATIVIDAD
Acuerdo Consejo Superior 048 de 1982 (Escalafón del Personal Administrativo Profesional): Art. 13
Acuerdo Consejo Superior 021 de 1993 (Estructura vigente de Remuneración del personal profesional administrativo)
Acto administrativo anual que establezca las Tarifas de Contratación Externa para personal No Profesional
Contrato entre la Universidad y el Operador de Contratación Externa
DEFINICIONES Y/O ABREVIACIONES
·
·
·
·
·
·
OCE: Operador de Contratación Externa
SIF: Sistema Información Financiero.
RASIF: Ruta de Acceso al Sistema Información Financiero.
DRH: División de Recursos Humanos.
UAA: Unidad Académico Administrativa.
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
CONSIDERACIONES
· El suministro de procesos profesionales administrativos, técnicos y operativos se asignan al fondo común cuando se busca cubrir una vacante en el personal de planta y
se asigna a fondos especiales y/o ajenos, cuando se contratan servicios destinados a cubrir necesidades distintas a las vacantes del personal de planta.
· La valoración de la hoja de vida para profesionales se basa en lo dispuesto en los Acuerdos 048 de 1982 y 021 de 1993 del Consejo Superior.
· La valoración de la hoja de vida para No Profesionales se basa en lo dispuesto en la Resolución de Tarifas vigente.
· La gestión de disponibilidad presupuestal para la contratación externa de personal es responsabilidad de cada ordenador del gasto (Jefe de unidad).
· El coordinador de la sede regional y el coordinador de programa envían a la Subdirección Administrativa del Instituto de Proyección y Educación a Distancia la solicitud
de requerimiento. Una vez aprobada por ésta, se da inicio al procedimiento para la contratación externa del personal por parte de DRH.
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO
Código : PTH.43
Versión : 05
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN EXTERNA DE PERSONAL
Actividad
Inicio/Fin
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
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Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Detecta
necesidad en la
UAA
1. Detecta la necesidad de contratar servicios personales y
establece el candidato a contratar, ya sea profesional técnico,
administrativo u operativo.
Jefe de la UAA
Tipo
Dependiendo del nivel del cargo se realiza la valoración de la
hoja de vida. La unidad puede solicitar la valoración de la hoja de
vida de un candidato a un cargo no Profesional
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
No Profesional
Profesional
2. Envía Hoja de
Vida a la DRH
3. Valora Hoja de
Vida
No
1
Pág. 3
2. Si el trabajo a contratar es profesional, envía la hoja de vida del
candidato a la DRH para su valoración.
Profesional o Auxiliar
Administrativo UAA
3. Valora la hoja de vida y determina el monto a liquidar. Luego,
remite a la UAA.
Profesional o Auxiliar
Administrativo DRH
FTH.71
Valoración de hoja
de vida para
Profesionales
4. Si la unidad considera necesaria la valoración, envía la hoja de
vida del candidato a la DRH para su valoración.
Profesional o Auxiliar
Administrativo UAA
5. Valora la hoja de vida y determina el monto a liquidar según la
Resolución de tarifas. Luego, remite a la UAA.
Profesional o Auxiliar
Administrativo DRH
FTH.77
Valoración de hoja
de vida para cargos
No Profesionales
6. Contacta a la DRH para determinar el valor del servicio.
Profesional o Auxiliar
Administrativo UAA
Solicita
valoración?
Si
4. Envía Hoja de
Vida a la DRH
5. Valora Hoja de
Vida
6. Contacta a la
DRH
1
1
Pág. 3
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO
Código : PTH.43
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN EXTERNA DE PERSONAL
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
7. Consulta la Resolución de tarifas vigente e informa a la UAA
sobre el valor del servicio a contratar.
Profesional o Auxiliar
Administrativo DRH
8. Realiza en el SIF el diligenciamiento de la solicitud de
contratación externa, y remite a la DRH una solicitud impresa
junto a la hoja de vida, una carta solicitando el servicio, la cual
debe contener la dedicación, el cargo, el período de
contratación, los datos de la persona a contratar y el formato de
funciones del OCE.
Funcionario de la
Unidad
DIAGRAMA DE FLUJO
1
7. Consulta e informa
1
8. Diligencia solicitud de
contratación externa
Solicitud de contratación
externa
RASIF: Contratación è Contratación externa è Solicitudes de
Contratación Externa.
La unidad podrá realizar la solicitud de contratación sólo hasta
que haya un CDP para tal fin.
9. Revisa solicitudes
10. Da trámite a la solicitud
9. Recibe las solicitudes y revisa el valor del servicio de acuerdo
al perfil del cargo. En caso de que difiera la valoración
correspondiente al servicio y el valor de la solicitud, procede a
notificar a la UAA para efectuar la corrección. Si la UAA
determina un valor del servicio mayor al establecido la solicitud
debe ser autorizada por la Rectoría o la Vicerrectoría
Administrativa antes de ser enviada a la DRH.
Auxiliar
Administrativo DRH
10. Da trámite en el SIF a la solicitud.
RASIF: Contratación è
solicitud.
Contratación Externa è
Trámite
11. Registra datos en la base
de datos
11. Registra los datos de la persona a contratar en la base de
datos del personal externo; si es fondo común se le asigna el
respectivo código de planta.
Procedimiento de
Reporte de Novedades
al Operador de
Contratación Externa
Adelanta el Procedimiento de Reporte de Novedades al
Operador de Contratación Externa para notificar la solicitud de
la nueva contratación, vía correo electrónico.
FIN
Auxiliar
Administrativo DRH
Auxiliar
Administrativo DRH
Versión : 05
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN EXTERNA DE PERSONAL
Código : PTH.43
Versión : 05
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Octubre 11 de 2004
02
Enero 24 de 2008
Adaptación al nuevo formato de procedimiento, ampliación del alcance, actualización de la
normatividad que aplica, adición de las rutas de acceso al Sistema de Información Financiero, adición de
pasos necesarios para la realización del procedimiento.
Septiembre 19 de 2008
Se separaron las actividades para el reporte de novedades al operador de contratación externa y se
documentaron como un procedimiento independiente (PTH.45), por lo que se redujo el objetivo y el
alcance; además, se actualizó y se incluyó nueva Normativa, se replantearon las Consideraciones, se
relacionaron los formatos requeridos para la valoración de la hoja de vida y se incluyeron las actividades
4 y 5.
04
Octubre 23 de 2009
Inclusión del tratamiento dado en las sedes en las consideraciones, modificación al responsable de la
actividad 4 y modificación a las actividades 14 y 16 en cuanto que se comunica y envía una copia a la
UAA y no al Jefe de la UUA.
05
Junio 15 de 2012
Modificación del objetivo, las consideraciones y las actividades 1 y 11, y eliminación de las actividades
12,13,14,15 y 16..
03
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento