- A pesar de que existen el manual o código de ética y buen

CUMPLIMIENTO DE LEY 1474 DE 2011
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
FECHA: 10-11-2015
MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
Dificultades
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A pesar de que existen el manual o código de ética y buen gobierno, estos preceptos falta que sean
asumidos por parte de los funcionarios para mostrar el compromiso institucional en el desarrollo de sus
actividades, faltando que desde Talento Humano se generen estrategias para coadyuvar en la
adherencia de principios éticos.
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La plataforma estratégica no se ha actualizado conforme lo establece el desafío de posicionar el
infihuila como primer instituto financiero del Huila.
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El modelo de operación por procesos que se viene aplicando desde el 2007, no se ha actualizado
conforme las exigencias de la superfinanciera y el Ministerio de Hacienda cuyo requisitos son; lograr
segunda mejor calificación de riesgos y la vigilancia de la superfinanciera, con lo que le permitiría
continuar captando excedentes de liquidez de los entes territoriales y sus descentralizados, según lo
estableció el Min Hacienda, mediante el decreto 1525 de 2008 y los subsiguientes decretos como el
2463 de 2014.
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Debido a que no se logró cumplir con las exigencias de la superfinanciera y el Ministerio de Hacienda
a septiembre de 2015, se debe continuar con el desmonte del 20% adicional al 10% del año anterior,
lo que implica que de requerir recursos para apalancar colocaciones, no se podría realizar, tal y como
está sucediendo actualmente que a septiembre superamos en el 51% el techo de captaciones que
debíamos tener. –
Falta que el inventario del instituto se concilie con contabilidad, el cual estaba contemplado en el plan
de mejoramiento de la contraloría y documentado en las auditorias de control interno.
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La estructura organizacional en este momento, es precaria para cumplir con las responsabilidades que
cada día tiene que asumir por preceptos legales y exigencias para hacer un adecuada administración
del riesgo como lo establece la superfinanciera y la calificadora de riesgos, en el componente de
gobierno corporativo.
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Falta adhesión al sistema de gestión de calidad por parte de los líderes de los procesos.
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Se tienen dificultades con la información del aplicativo contable y financiero SIINET y los líderes de
los proceso por su uso, especialmente en contabilidad y tesorería, nomina, inventarios.
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El procedimiento de Inducción para empleados nuevos y el de reinducción en el caso de cambios
organizacionales, técnicos y/o normativos presenta debilidad en cuanto su procedimiento para su
ejecución y cumplimiento eficaz.
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No se elaboró un plan financiero que permitiera establecer estrategias y reemplazar los ingresos por
concepto de dividendos por ingresos operacionales y en estos momentos se tiene una sobreliquidez,
que se está manejando en portafolios bancarios de baja rentabilidad y no en lo misional, como era de
esperarse, por lo que la tendencia de la utilidad operativa negativa, se supone debe continuar.
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El sistema de administración de riesgo no se ha actualizado, debido a que los mismos procesos de
gestion de calidad y en general el sistema está en actualización, conforme a las exigencias del
Ministerio de Hacienda y de la Superfinanciera. En este sentido se incrementó el nivel de riesgo por el
bajo control de los bienes inmuebles (lotes)
Avances
Se ha iniciado el proceso de implementación de las NIIFF y la firma contratada para esta actividad
presento el diagnostico.
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Se contrató una firma experta para continuar actualizando los manuales de riesgos y su aplicación
actualmente están en revisión los manuales, SARO, SARC, SARL, SARM, SARLAFT.
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Se incorporó a los estados financieros el resultado de la venta del capital accionario en Terpel, Banco
Popular, Quinsa y Prograsur lo que ha permitió incrementar la liquidez de los recursos como capital de
trabajo propio de la misión institucional.
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Se está ejecutando un convenio el cual permitirá que el Instituto obtenga recursos que se puedan
incorporar a su patrimonio.
Modulo Control de Evaluación y Seguimiento
Dificultades
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Falta medir los objetivos Institucionales, no se ha hecho esta medición.
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El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental, no se ha cerrado a la fecha.
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Falta actualizar la plataforma de indicadores de gestion así como los procesos y procedimientos.
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No se han realizado los comités financiero y de inversiones, que sirven como puntos de control.
Avances
Se ha establecido el plan Institucional y los planes operativos por procesos los cuales se vienen han
venido midiendo de manera trimestral lo que permite evidenciar la ejecución institucional.
Se le está haciendo seguimiento al plan de mejoramiento Institucional a través de los ciclos de auditoria
o en las fechas pactadas para hacer el respectivo cierre. Actualmente se está haciendo el segundo ciclo
de auditorías según el programa para el 2015.
Las colocaciones alcanzaron un valor de $24 mil millones de pesos, lo que implica que un adecuado
valor de ejecución para lo corrido del año.
Se realizo taller sobre autocontrol dictado por instructora de la ESAP
El enfoque de operación es por procesos y se están actualizando con enfoque en las exigencias de la
superfinanciera
Se adecuo presupuestalmente el instituto para adecuar la planta de personal y otras exigencias de la
superfinanciera.
Se realizó el curso de auditor interno en calidad para todos los funcionarios.
Eje Transversal Información y Comunicación
Dificultades
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Falta de acompañamiento de los líderes del proceso para documentar el proceso, como proceso de
información y comunicación ya que existe el proceso de pqr y el procedimiento de encuesta de
satisfacción del cliente.
Falta aprobar el manual de comunicación.
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Dificultad para hacer análisis y proponer acciones, correctivas, preventivas, o de mejora.
Los bienes del instituto como inventarios se mantiene desactualizada y los lotes de Cambulos, las
mercedes y el vivero están habitados por personas que no tienen ningún tipo de autorización,
adicionalmente existe una queja por una posible venta fraudulenta de un excontratista
Avances
- Se actualizó las tablas de retención documental conforme a la ley general de archivo, actualmente se
está en empoderamiento por parte de los funcionarios.
- Se actualizo el proceso de rendición de cuentas conforme a la normatividad actual y se tiene
documentados los procesos y responsables de por cada uno asi como las políticas.
En cuanto a los sistemas de información y comunicación, el infihuila tiene un software de
correspondencia, en donde se distribuye y se deja la trazabilidad de los documentos, el cual está a cargo
de la líder del proceso de gestion documental.
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El sistema de gestion de calidad donde se incluye los procesos se están actualizando teniendo en cuenta
las exigencias de la superfinanciera emanadas a través de las diferentes circulares.
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La entidad continúa con el proceso de consolidarse como un órgano financiero de carácter territorial de
segundo piso, que tiene por objeto atender las necesidades financieros de los entes territoriales y sus
descentralizadas, para lo cual desarrolla un plan de mercadeo.
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La comunicación informal ha mejorado y se fortalece así como el clima laboral.
Estado General del Sistema
El sistema de Control Interno a pesar de contar con los elementos mínimos del decreto 943 de 2013, se
encuentra en ajuste total ya que se está acogiendo las directrices del Ministerio de Hacienda, con el
decreto 1525 de 2008, el decreto 1117 de 2013, la circular 34 del 2013 de la Superintendencia
Financiera de Colombia. y el decreto 2463 de 2014,
Con base en las anteriores consideraciones los líderes de los procesos especialmente los misionales
donde recaerá la vigilancia de la superfinanciera, junto a la asesoría de control interno y al asesor de
riesgo financiero han construido los manuales de SARC, SARL,SARM, SARLAFT SAR, los cuales
fueron presentados y evaluados por la superfinanciera, dando directrices para mejorarlos y aplicarlos,
estos manuales fueron observados por la superfinanciera y actualmente se contrato una firma
especializada para lograr aplicar a la vigilancia de la superfinanciera.
No obstante la elaboración de la documentación se debe interiorizar o adherir por parte de cada uno
de los servidores públicos estos mandatos y aplicarlos a todos y cada una de las actividades y
especialmente con comenzar a aplicar los formatos de la circular 011 de 2014.
En cuanto a las debilidades identificadas por la calificadora de riesgos Fitch & Rating se puede afirmar
que infihuila ha logrado incrementar su capital que hace parte de lo que se denomina fondeo y capital
como producto de la venta de acciones lo que le permite tener liquidez suficiente para atender la
demanda de los clientes. El componente de administracion de riesgo, se viene fortaleciendo pero se
debe mejorar y se deben tomar correctivos para mejorar componente de gobierno corporativo.
Recomendación
1Continuar con la preparación para aplicar a la vigilancia de la Superintendencia Financiera a
través del mejoramiento de la administración del riesgo, y lograr que se apliquen las herramientas
que para ello se diseñen.
2Aplicar la totalidad de las exigencias documentadas en los manuales y procesos y
procedimientos para que en la visita que realice la superfinanciera podamos conseguir su supervisión
y tener elementos fuertes para que en la revisión de la calificadora de riesgo podemos mejorar la
calificación.
3Desarrollar e Implementar estrategias de mercadeo de manera inmediata, que permita
continuar con el incremento efectivos del portafolio de servicios del Instituto, ya que aún tenemos
sobreliquidez de recursos en portafolio de mercado financiero de baja rentabilidad y no en lo misional
del instituto.
4Aplicar los controles identificados y exigidos por la superfinanciera en el manejo de índices,
riesgo de liquidez, mercado para una mayor eficiencia y eficacia del uso de los recursos líquidos ya
que durante el año 2014, estuvimos con un alto nivel de liquidez que aún persiste.
5El proceso de planeación debe continuar generando actualizaciones de los diferentes
indicadores acorde con la ejecución de los procesos.
6Continuar con el seguimiento a los líderes de procesos para consolidar las acciones de mejoras
en los procedimientos y hacer los respectivos cierres de las no conformidades
7Operativizar los comités para que haya coordinación de las diferentes actividades y fluya la
información Institucional
Cordialmente
IDELBER PABON LOPEZ
Profesional Especializado- Funciones Control Interno