BAJA DE PAPELERíAY ARTICULO S DE

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
DA/GA/02-02/03
PROCEDIMIENTO
BAJA DE PAPELERíA Y ARTICULO S DE
OFICINA OBSOLETOS O DE NULO
MOVIMIENTO
.
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPELERÍA
Y ARTíCULOS
DE OFICINA
íNDICE
OBSOLETOS
~:
2
23
~
O DE NULO MOVIMIENTO
j
DAlGAl02'{)2/03
PAG.
OBJETIVO
3
POlÍTICAS DE OPERACiÓN
5
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
8
DIAGRAMA DE FLUJO
12
FORMA TOS E INSTRUCTIVOS
17
~I
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
De:
( Pag:
Nombre del Procedimiento: BAJA DE PAPELERiA Y ARTicULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO
OBJETIVO
3
23
DAlGAl02-02/03
~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedbniento:
BAJA DE PAPELERíA
Y ARTíCULOS
de Pasajeros
del
DE OFICINA OBSOlETOS
( Paq:
De:
O DE NULO MOVIMIENTO
4
23
DAlGAl 02-02/ 03
OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades que deberá llevar a cabo la Gerencia de
Abastecimientos, para tramitar la baja y/o destino final de la papelería y artículos de
oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento.
.
MANUAL ADMINISTRATIVO
'
,
,
..
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
..
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPELERíA
Y ARTíCULOS
DE OFICINA OBSOLETOS
O DE NULO MOVIMIENTO
POLíTICAS DE OPERACiÓN
DAlGAl02-02/03
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPELERiA
Y ARTlcULOS
de Pasajeros
del
DE OFICINA OBSOLETOS
~
~
O NULO MOVIMIENTO
6
23
DAlGAl02-f>21 03
POlÍTICAS DE OPERACiÓN
·
La Gerencia de Abastecimientos a través de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes, deberá emitir Semestralmente después de cada inventario, la Relación de
papelería y artículos de oficina considerados como obsoletos o de nulo movimiento.
·
La Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá notificar a la Gerencia de
Abastecimientos, las existencias de papelería y artículos de oficina obsoletos o de nulo
movimiento, para que ésta lo haga del conocimiento de las Direcciones de Área del
Organismo; con el propósito de distribuir, aquella que pueda ser utilizada.
·
La Unidad Departamental de Control de Almacenes deberá determinar los niveles
máximos y mínimos de existencia de la papelería y artículos de oficina, que garanticen
las necesidades de surtimiento a las diversas Áreas del Organismo; con el propósito de
evitar su obsolescencia y en su caso las adquisiciones innecesarias.
·
La Dirección de Administración deberá integrar una Comisión que dictamine el destino
final de la papelería y artículos de oficina en existencia en el Almacén Central, que no
sean útiles o que por sus características físicas y técnicas no reúnan los requisitos para
su uso o reaprovechamiento, derivado de la aplicación de nuevas tecnologías y se
consideren como obsoletos.
·
La Comisión Dictaminadora estará integrada por un representante de las siguientes
Áreas:
- Gerencia de Abastecimientos.
- Dirección de Operación.
- Gerencia de Servicios de Apoyo.
- Dirección Jurídica.
- Gerencia de Contabilidad.
·
Los Directores de Área de las Unidades Administrativas consideradas en la Comisión
Dictaminadora, deberán designar a la persona que formará parte de dicha Comisión.
·
la Dirección de Administración solicitará a la Comisión Dictamihadora la instrumentación
del Acta Administrativa que formalice el destino final de la papelería y artículos de oficina
determinados como obsoletos o de nulo movimiento.
·
La Dirección de Administración deberá solicitar la intervención de un representante de la
Contraloría Interna, para que de validez al trámite de baja (Kárdex del Almacén Central) y
destino final de papelería y artículos de oficina considerados como obsoletos o de nulo
movimiento.
~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
de Pasajeros
del
~
u;:
7
23
BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS DE OFICINA OBSOLETOS O NULO MOVIMIENTO DAlGAl02-02/03
·
La Comisión Dictaminadora será la responsable de instrumentar el Acta Administrativa en
donde se establezca la baja (Kárdex del Almacén Central) y destino final de papelería y
artículos de oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento; considerando
para su elaboración los lineamientos que salvaguarden los intereses del Organismo.
·
La Gerencia de Abastecimientos será responsable de elaborar el Acta Administrativa, de
la papelería y artículos de oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento;
así como de recabar las firmas de los participantes y llevar a cabo su distribución.
·
El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será el responsable de
entregar a la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes, la
papelería y artículos de oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento con
la correspondiente "Nota de Salida"; para que tramite su destino final, con la
documentación soporte correspondiente.
·
La Dirección Jurídica será responsable de asesorar a la Comisión Dictaminadora en la
instrumentación del Acta Administrativa para el destino final de la papelería y artículos de
oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento; aportando los lineamientos
legales y administrativos correspondientes.
·
El Acta Administrativa, deberá ser firmada por todos los integrantes de la Comisión
Dictaminadora, testigos y por el personal comisionado por la Contraloría Interna.
·
La Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes, deberá someter a
autorización del Comité de Enajenación de Bienes e instrumentar los mecanismos que
permitan llevar a cabo el destino final de la papelería y artículos de oficina, determinados
como obsoletos o de nulo movimiento; así como de realizar el trámite de la
documentación generada ante la Gerencia de Contabilidad.
·
La Gerencia de Contabilidad, será responsable de efectuar los registros contables
derivados del destino final de la papelería y artículos de oficina; con base a la
documentación que le sea entregada, por la Gerencia de Comercialización, Enajenación
y Licitación de Bienes.
·
Las Gerencias de Abastecimientos, Contabilidad y de Comercialización, Enajenación y
Licitación de Bienes, deberán efectuar la conciliación de las cantidades e importes de la
papelería y artículos de oficina determinados como obsoletos o de nulo movimiento; a la
conclusión de cada proceso efectuado, para llevar a cabo su baja y destino final.
~
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedbniento:
BAJA DE PAPELERíA
Y ARTíCULOS
DE OFICINA OBSOLETOS
De:
( Pag:
O DE NULO MOVIMIENTO
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
8
23
DAlGAl02-02/03
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPElERiA Y ARTicUlOS
Unidad Administrativa
De:
[ Paq:
9
23
~
DE OFICINA OBSOlETOS O DE NULO MOVIMIENTO DAlGAl02-02/03
Descripción de la Actividad
Tiempo
(Días)
SEMESTRALMENTEDESPUESDECADA INVENTARIO
GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS
(JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES)
1
DIRECCIONES DE ÁREA
2
JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES
3
DIRECCIONES DE ÁREA
4
GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS
(JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES)
5
DIRECCiÓN DE
ADMINISTRACiÓN
6
Emite en original y copia, "Relación de papelería y artículos
de oficina obsoletos o de nulo movimiento" y procede a
difundir a las Áreas del Organismo, mediante Oficio Circular
las existencias de papelería y artículos de oficina obsoletos
o de nulo movimiento adjuntando a la misma, original de la
"Relación" para que la soliciten en caso de que les sea útil
en un plazo no mayor de cinco días. Recaba acuse de
recibo en copias y archiva.
Reciben Oficio Circular con "Relación" en original, de las
existencias de papelería y artículos de oficina obsoletos o
de nulo movimiento, revisan "Relación" y en su caso
elaboran en original y copia "Requisición" autorizada de
papelería y artículos de oficina que les sean útiles; turnan
recabando acuse de recibo en copia y archiva documentos.
Recibe "Requisición de Papelería" de las Áreas del
Organismo y emite "Nota de Salida" en original y copia;
procede a su surtimiento, recaba firma de recibo en original
y archiva.
2
Reciben papelería y artículos de oficina junto con copia de
"Nota de Salida" firman de recibo en original y archiva
copia.
¿QUEDARONEXISTENCIASDE PAPELERíA Y ARTíCULOS
DEOFICINAOBSOlETOS O DE NULOMOVIMIENTO?
NO
Se remite al fin del Procedimiento.
1
SI
Elabora "Relación" actualizada de papelería y artículos de
oficina obsoletos o de nulo movimiento sobrantes en
original y copia, elabora oficio solicitando la baja o destino
final, en original y copia; envía originales de la "Relación" y
oficio, a la Dirección de Administración, recaba acuse en
copia del oficio y archiva documentos:
Recibe "Relación" y oficio originales, acusa de recibo en
copia del oficio y convoca mediante oficio a la Comisión
Dictaminadora para su revisión, análisis y dictaminación de
la papelería y artículos de oficina obsoletos o de nulo
movimiento; distribuye oficio a la "Comisión", adjuntando
fotocopias de "Relación", así como a la Contraloría Interna
de la siguiente manera:
-
Original para la Gerencia de Abastecimientos.
1a. Copia para Dirección de Operación.
2a. Copia para la Gerencia de Servicios de Apoyo.
3a. Copia para la Dirección Jurídica.
4a. Copia para Gerencia de Contabilidad.
5a. Copia para la Contraloría Interna para que envíe
Representante
- 6a. Copia para acuse de recibo y archivo.
3
3
3
2
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
De:
[ Paq:
10
23
BAJA DE PAPELERIA Y ARTicULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO DAlGAl02-02/03
Unidad Administrativa
Descripción de la Actividad
UNA VEZ REUNIDA LA COMISIÓN
COMISiÓN
DICTAMINADORA
7
Tiempo
(Días)
DICTAMINADORA.
Acude a la Unidad Departamental de Control de Almacenes
y procede a revisar y analizar la papelería y artículos de
oficina considerados para su baja o destino final, de
acuerdo a "Relación", bajo la supervisión del Representante
de la Contraloría Interna.
1
UNA VEZ REVISADA LA PAPELERíA Y ARTíCULOS DE
OFICINA OBSOLETA O DE NULO MOVIMIENTO.
GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS
8
Ilnstrumenta el Acta Administrativa en donde se hace
constar que la papelería y artículos de oficina ya no son
útiles para el desarrollo de las actividades en las Áreas del
Organismo; estableciendo su envío a la Gerencia de
Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes para
su baja y destino final.
9
Elabora y emite Acta Administrativa en siete tantos, recaba
firma de todos los participantes y elabora oficio en original y
seis copias para hacer entrega del Acta Administrativa que
autoriza el destino final de la papelería y/o artículos de
oficina; adjunta ejemplares del Acta Administrativa a
original y copias del oficio y distribuye de la siguiente
manera:
- Original de oficio y Acta para la Dirección de Administración.
1
- 2a. Copia de oficio y Acta para Dirección de Operación.
- 3a. Copia de oficio y Acta para la Gerencia de Servicios de
Apoyo.
- 4a. Copia de oficio y Acta para la Dirección Jurldica.
- 5a. Copia de oficio y Acta para Gerencia de Contabilidad.
- 6a. Copia de oficio y Acta para la Contralorla Interna.
- 1a. Copia de oficio y Acta para la Gerencia de Abastecimientos
como acuse de recibo. Continua en la Actividad 16.
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACiÓN
10
Recibe original del oficio y Acta Administrativa firmada por
los participantes, firma de recibo en 1a. :~opiadel oficio y
archiva documentos.
1
DIRECCiÓN DE
OPERACIÓN
11
Recibe 2a. Copia del oficio y Acta Administrativa firmada
por los participantes, firma de recibo en 1a. Copia del oficio
y archiva documentos.
1
GERENCIA DE
SERVICIOS DE APOYO
12
Recibe 3a. Copia del oficio y Acta Administrativa firmada
por los participantes, firma de recibo en 1a. Copia del oficio
y archiva documentos.
1
DIRECCiÓN JURíDICA
13
Recibe 4a. Copia del oficio y Acta Administrativa firmada
por los participantes, firma de recibo en 1a. Copia del oficio
y archiva documentos.
1
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPELERíA Y ARTíCULOS DE OFICINA OBSOlETOS
Unidad Admínistrativa
De:
[ Paq:
11
23
O DE NULO MOVIMIENTO DAlGAl02-02/03
Descripción de la Actividad
Tiempo
(Días)
1
Recibe 5a. Copia del oficio y Acta Administrativa firmada
GERENCIA DE
CONTABILIDAD
14
CONTRALORíA
INTERNA
15
Recibe 6a. Copia del oficio y Acta Administrativa firmada
por los participantes, firma de recibo en 1a. Copia del oficio
y archiva documentos.
GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS
(JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES)
16
Instruye al Jefe de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes para que se proceda al envío de la papelería y
artículos de oficina a la Gerencia de Comercialización,
Enajenación y Licitación de Bienes; archiva oficio y entrega
Acta Administrativa.
JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES
17
Recibe Acta Administrativa y elabora oficio en original y dos
copias y entrega a la Gerencia de Comercialización,
Enajenación y Licitación de Bienes, la papelería y artículos
de oficina para su baja y destino final, adjuntando copias de
la "Nota de Salida", Acta Administrativa y "Relación de los
Bienes obsoletos o de nulo movimiento"; y primera copia
del oficio a la Dirección de Administración para su
conocimiento; recaba acuse en segunda copia del oficio y
archiva.
DIRECCiÓN DE
ADMINISTRACIÓN
18
Recibe primera copia del oficio para su conocimiento, firma
de recibo en segunda copia y archiva.
GERENCIA DE
COMERCIALlZACIÓN,
ENAJENACiÓN y
LICITACiÓN DE BIENES
19
Recibe oficio original, copias del Acta Administrativa, de
"Nota de Salida" y de la "Relación" junto con papelería y
artículos de oficina; verifica y determina su presentación
ante el Comité de Enajenación de Bienes para su
autorización, archiva temporalmente documentos.
UNAVEZAUTORIZADO
POR El COMITÉDE ENAJENACiÓN
DE BIENESY CONCLUIDOEl PROCESODE ENAJENACIÓN
DE PAPELERíAYIO ARTíCULOSDE OFICINA OBSOlETA O
DE NULOMOVIMIENTO.
2
20
Elabora oficio en original y copia y entrega a la Gerencia de
Contabilidad la documentación soporte de la enajenación de
la papelería y/o artículos de oficina; Recaba acuse de recibo
en copia de oficio y archiva.
1
21
Recibe originales de la documentación soporte. Inicia
Procedimiento Registro Contable.
1
22
Efectúa conciliación de cantidades e importes de papelería
y artículos de oficina obsoleta o de nulo movimiento, con
las Gerencias de Abastecimientos y de Comercialización,
Enajenación y Licitación de Bienes.
FIN
GERENCIA DE
CONTABILIDAD
por los participantes, firma de recibo en 1a. Copia del oficio
y archiva documentos.
1
3
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
De:
[ Pag:
Nombre del ProcedbnJento: BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
12
23
DAlGAl02..o2/03
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedbniento:
GERENCIA
BAJA DE PAPELERíA
Y ARTíCULOS
DE OFICINA OBSOlETOS
DIRECCIONES
DE ABASTECIMIENTOS
13
23
Pag:
De:
O DE NULO MOVIMIENTO
DE AREA
J.U.D.DE
CONTROL
DAlGAl02-02/03
DE ALMACENES
2
3
RECIBE,REVISA
RELACION y ELABORA
REOUISICION AUTORIZADA (EN SU CASO).
RECIBE REO.AUTORI
ZADA SURTE PAPELE
RIA Y ART.OBSOLETOS ELABORA NOTA
SALIDA.
RELACION
REQUISICION
OTA
REOUISICION
SAL!
AUTORIZADA
EMITE EN ORIG. Y
COPIA Y TURNA.
DA
o
O
O
CIRCo
REL. PAPEL. O
E
¿
4
RECIBEN PAPEL. Y
ART. DE OFNA. CON
NOTA DE SALIDA Y
ARCHIVA.
NOTA
SALIDA.
SE
REMITE
AL
FIN
DEL
PROCEDIMIENTO.
W 5
ELABORA REL.ACTUA
LIZADA
y OFICIO
DE SOLICITUD
DE
BAJA
Y TURNA.
RELACTON
ACTUAI.IZADA
ACTUAL
IZADA
ó~x
CONTINUA
LA
RELACION
SI G.
EN
P AG.
BPAPOBS
l/S
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedinúento: BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO
DIRECCIoN
DE ADMINISTRACIoN
14
Pag:
De:
COMISIoN
23
DAlGAl02-02/03
DICTAMINADoRA
DE
PAG.
13
6
RECIBE Y ELABORA
OFICIO
CONVOCANDO
A LA COMISION
DIC
TAMINADORA
y DISTRIBUYE
DE LA SIGUIENTE
MANERA:
7
REVISA Y ANALIZA
CON
BASE
EN
Rt::L.
LA BAJA Y DESTINO
FINAL.
F
5
6
~
'UNA VEZ REVISADA LA
LA PAPELERIA Y ARTICULoS
DE oFICINA oBSoLETA O DE
.NULo MOVIMIENTo.
~
8
INSTRUMENTA
ACTA
ADMINISTRATIVA
PARA
LA BAJA Y
DESTINO
FINAL.
A
PAG
15
~
BPAPOBS
2/5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del ProcedimJento: BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS
DE OFICINA OBSOLETOS
GERENCIADE ABASTECIMIENTOS
DIRECCION
15
23
Pag:
De:
O DE NULO MOVIMIENTO
DE OPERACION
CONTRALORIA
DAlGAl02-02/03
INTERNA
DE
PAG
14
11
1S
9
ELABORA ACTA ADMI
NISTRATIVA RECABA
FIRMA DE PARTICIPANTES Y DISTRIBU
VE:
A
PAG
16 A
RECIBE OFICIO CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE RE
OYISITADA,
y ARCHIVA.
RECIBE
OFICIO
CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE
RE
OYISITADA,
y ARCHIVA.
2
O
O
O
;"
s
6
16A
--')..
~
A
PAG
16
A
A
PAG
16
A
PAG.
16
BPAPOBS
3/5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:
BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS
DIRECCION DE ADMINISTRACION
GERENCIA
DE
PAG.
15
de Pasajeros del
DE OFICINA OBSOLETOS
DE SERVICIOS
APOYO
DE
PAG.
15
DE
15-A
23
Pag:
De:
O DE NULO MOVIMIENTO
DIRECCION
DAlGAl02..o2/03
JURIDICA
DE
PAG.
15
10
RECIBE
OFICIO
CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE
RE
QYISITADA.
y AR-
CHIVA.
12
13
RECIBE
OFICIO
CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE
RE
QYISITADA.
y AR-
RECIBE OFICIO CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE RE
QYISITADA. y ARCHIVA.
CHIVA.
18
RECIBE OFICIO PARA
SU CONOCIMIENTO Y
ARCHIVA.
BPAPOB5
4/5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: BAJA DE PAPELERIA Y ARTlcULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO
GERENCIA
J.U.D.DE
DE ABASTECIMIENTOS
CONTROL DE BIENES
GERENCIA
ENAJENAC.
DE COMERCIALIZACION,
Y LICITAC.DE BIENES
16
23
Pag:
De:
GERENCIA
DAlGAl02-02/03
DE CONTABILIDAD
DE
PAG.
15
19
DE
PAG.
15
RECIBE
DOCUMENTOS
Y BIENES,VERIFICA
CONTRA
RELACION
Y
PRESENTA
AL COMITE
DE ENAJ.DE
B.
16
INSTRUYE
JUD.DE
CONTROL
DE BIENES
PARA QUE ENVIE
LOS
14
RECIBE
OFICIO
CON
ACTA ADMINISTRATI
VA DEBIDAMENTE
RE
QYISITADA,
Y AR-
CHIVA.
BIENES.
O
21
RECIBE
EXTRAE "RELACION"
DE ARCHIVO,ELABORA
OFICIO Y TURNA BIE
NES CON DOCTOS SOPORTE.
DOCUMENTOS
Y OFICIO
INICIA
PROCEDIM:
REGISTRO
CONTABLE.
SOPORTE
~
UNA VEZ CONCLUIDO EL
PROCESO DE ENAJENACION
DE PAPELERIA Y ARTICULOS
DE OFICINA OBSOLETOS O
DE NULO MOVIMIENTO
~
20
2
ELABORA
OFICIO
Y
TURNA
DOCUMENTOS
SOPORTE
ORIGINALES
EFECTUA CONCILIACION DE CANTIDADES
E IMPORTES DE PAPELERIA Y ART. DE
OFNA.OBSOLETOS O
NULO MOVIMIENTO
CON LAS GERENCIAS
DE ABASTEC.Y DE CO
M~RC.ENAJ.Y LIC. DE
B ENES.
BPAPOBS
5/5
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
De:
[ Pag:
17
23
Nombre del Procedbniento: BAJA DE PAPElERiA Y'ARTiCUlOS DE OFICINA OBSOlETOS O DE NULO MOVIMIENTO DAlGAl02-02/03
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
.
NOTA DE SALIDA DEL ALMECÉN CENTRAL
(EJEMPLO)
·
REQUISICIÓN DE PAPELERfA AL ALMACÉN CENTRAL
DAI GAI 03
.
ACTA ADMINISTRATIVA
(EJEMPLO)
. 1.
RED
u.
,t{[~.ti:;..~.k.:1
DE
TRANSPORTE
DZRECCXON,DE
IT
Ptda.
1
D.F.
Not:al
22&
GEREN::XA DE ABABTECX"XENTOB
DEPTAL.
ALPIACEN
Tipo de tIov.:
Referencia:
DE PASA:1EROB
ADMZNXSTRACXON
DE
DE CONTROL
PAPELERXA
DE ALMACENES
V
.:JARCXERXA
Fecha: 23/ ó/2000
ABAS11::CIHIENTO
21120
~30
y HETOOOS
Atea: U.D. DEORSAtUZACION
~..
Código
Calttidi!d 'UN.
L__j
Descripción
L
PBOlS3401
SEPARADOR
BRISTOLCARTA18 DIV.)
¡---20.M
PB0123201
PESAHENTO
LAPIZ ADHESIVOPRHT
POOl1lt201
CORRECTORLIQUIDO
PB0308S01
TIJERAS
PBOl1ltMl
ETIQUETA
AIHRIBlE FORMA
2000 (SOBRE)
P90113&01
ClIP CUADRlTO
t2 (CAJAC/l00 PZAS.)
PBO~1SS01
GRAPAS
STD.<CAJA
C/SOO
PZAS.
j
1
"-
r
,
I
5.00
I
~1
p7
PZA
1
,~
L
~1
Cred. I/P65
lbIhre
I
V Firttad?"b'{c,().í,,~?CJ
E
J
E
lO
.
PAG.
RED DE TRANSPORTE
DE PASAJEROS
DEL DISTRITO FEDERAL
FOLIO
1
M E S
DlRECCION DE ADMINISTRACION
GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS
REqUISICION
DE PAPELERIA
AL ALMACEN
I
2
CENTRAL
-3
AREA SOLICITANTE:
No.
DESCRIPCIONDE LOS BIENES
PARTIDA No. DE CODlGO
4
I
5
UNIDAD
CANTIDAD
CANTIDAD
DE MEDIDA
SOLICITADA
SURTIDA
6
7
i
AUTORIZÓ
GERENTEDE ABASTECIMIENTOS
10
11
NOMBRE\' FIRMA DEL DIRECTORO GERENTE
NOMBRE\' FIRMA
DA I GA I 03
PAG.
<J
9
~
I
SOLICITO
8
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
CLASIFICACION
REQUISICION DE PAPELERIA AL
ALMACÉN CENTRAL
OWETIVO DEL FORMATO:
Suministrar a las Areas del Organismo,
la papelería y artículos de oficina que requieran para el
desarrollo de sus actividades.
DA I GA I 03
NOMBRE DEL FORMATO:
FECHA
J
-.
No.
DICE
PAG.
I
I
DEBE ANOTARSE
1
Folio.
~úmero consecutivo que se asigna a la Requisición para su Control
Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Unidad
Departamental de Control de Almacenes).
2
IFecha.
IAnotar el día, mes y año de elaboración de la Requisición.
3
Anotar el Nombre de la Unidad Administrativa que solicita la papelería.
4
úmero de Partida.
5
teaúmero
Solicitante.
de Código.
IAnotar el número que identifica los artículos requeridos según el
Catálogo de Códigos de Papelería y larciería (clasificación alfabética).
6
lDescripción de los Bienes.
IAnotar denominación y descripción completa del artículo.
7
IUnidad de Medida.
Anotar la unidad de medida con que se maneje el artículo (pieza, lote,
Uuego, etc.).
Número progresivo de los conceptos de artículos requeridos.
Cantidad :
8
ICantidad Solicitada.
¡Anotar la cantidad de artículos que requiere.
9
ICantidad Surtida.
Anotar la cantidad de artículos que se surtieron.
ISolicitó.
!
Anotar nombre y firma del Director o Gerente de Área que solicita la
papelería y artículos de oficina.
IAutorizó.
Anotar nombre y firma del Gerente de Abastecimientos.
10
11
.
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
ACTA ADMINISTRATIVA PARA HACER CONSTAR LA BAJA Y DESTINO FINAL DE LA
PAPELERfA Y ARTfcULOS DE OFICINA OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO.
Lugar y Fecha:
Unidad Administrativa:
(1)
Asunto:
Motivo:
Solicitud:
Verificación y Dictamen:
(10)
Nombre y Firma de integrantes
de la Comisión Dictaminadora:
P-
(11)
M
Participantes:
Resolución:
J
E
Localización:
Anexo:
Cierre del Acta:
Elaboró:
Ante la presencia de
(12)
.
Se kede
a la Baja de la Papelería y Artículos de Oficina
Obsmos o de Nulo Movimiento por su inaplicación e inutilidad
para el desarrollo de las actividades que llevan a cabo las Áreas
del Organismo, solicitado por
(13)
,
La Papelería y Artículos de Oficina cuya descripción con Número
de Control y valor de adquisición o inventario que se señala en el
anexo que forma parte integrante de la Presente, quedando los
bienes bajo resguardo de la Unidad Departamental de Control de
Almacenes, hasta su envío a la Gerencia de Comercialización,
Enajenación y Licitación de Bienes; Área que decidirá el destino
final de los mismos.
La verificación física se realizó en
(14)
ubicada en las calles de
(15)_Col.
(16)
Se adjunta a la presente
(17)
No habiendo mas que hacer constar, se cierra la presente Acta a
las _(18)_Hrs.
del día de su inicio, procediendo a firmar al
margen y al calce quienes intervinieron ratificando lo manifestado.
Autorizó:
(19)
Contraloría Interna:
(20)
lo
(21)
Testigos de Asistencia:
(22)
(23)
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NOMBRE DEL FORMATO:
CLASIFICACION
ACTA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL FORMATO:
Formalizar la Baja de la Papelería y
Artículos de Oficina Obsoletos o de Nulo Movimiento a través
del Dictamen emitido por la Comisión Dictaminadora convo-
FECHA
cada para tal efecto.
I
No.
DICE
PAG.
1-
DEBE ANOTARSE
1
Lugar
2
Unidad Administrativa.
Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que solicita la Baja de la
Papeleríay artículos de Oficina.
3
Ubicación.
Anotar la ubicación de la Unidad Administrativa solicitante (calle, número,
colonia, etc.).
4
Baja de.
Anotar la descripción de la papelería y artículos de oficina considerados
para baja.
5
Por.
Anotar el motivo por el que seda de baja del bien.
6
Oficio No.
Anotar el número de oficio donde se solicita la baja.
7
de Fecha.
Anotar la fecha del oficio donde se solicita la baja.
8
Donde el C.
lNombre del responsablede los RecursosMateriales que solicita la baja.
9
Con Cargo.
Anotar el cargo que desempeñael solicitante (Director de Administración).
10
Dictamen.
Descripción narrativa del motivo por las cuales seda de baja la papelería y
artículos de oficina, derivada de la verificación física.
11
Nombre y firma de Integrantes de
la Comisión Dictaminadora.
Anotar los nombres y firmas de las personas integrantes de la Comisión
Dictaminadora.
12
Ante la presencia de.
Nombre y cargo de los participantes en la elaboración y autorización del
Acta, así como del Representantede la Contraloría Interna.
13
Solicitado por.
Nombre y cargo del Responsablede los Recursos Materiales.
14
Localización.
Domicilio donde se ubican los bienes para baja.
15
En las calles de.
lNombre de las calles entre las que se encuentra ubicada.
16
Colonia.
lNombre de la Colonia y Delegación.
y Fecha.
Anotar lugar, día, mes y año en que seelabora el Acta.
.
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NOMBRE DEL FORM4TO:
CLASIFICACION
ACTA ADMINISTRATIVA
FECHA
PAG.
OBJETIVODEL FORM4TO:
Formalizar la Baja de la Papelería y
Artículos de Oficina Obsoletos o de Nulo Movimiento a través
del Dictamen emitido por la Comisión Dictaminadora convocada para tal efecto.
No..
DICE
DEBE ANOTARSE
17
Se adjunta a la presente.
Anotar el número de anexos con número y letra.
18
A las.
Hora de cierre del Acta.
19
Elaboró.
Anotar nombre y firma del Titular de la Unidad Departamental de
Control de Almacenes.
20
Autorizó.
Anotar nombre y firma del Titular de la Gerencia de Abastecimientos.
21
Contraloría Interna.
1N0mbre, cargo y firma del Representante de la Contraloría Interna.
22 y 23 Testigos de Asistencia.
Nombre, cargo y firma de los testigos de asistencia.