ALMACENAMINETO DE LLAVES Alcanzar a través de los

ALMACENAMINETO DE LLAVES
Alcanzar a través de los procedimientos y funciones adecuados y eficaces, el resguardo de las
llaves existente dentro del local, especialmente de las que se encuentran bajo la responsabilidad
del personal del local “portero” minimizando los riegos del uso inadecuado o no autorizado.
Dentro de las instalaciones de un local a menudo no encontramos con el problema de no contar con
un registro adecuado del manejo de las llaves por parte del personal encargado de custodiar estas,
e incluso tropezamos con llaves que no se encuentran correctamente etiquetadas o no sabemos
con exactitud que llaves son las que se entregaron al personal de portería o funcionarios del local.
-
Múltiples llaves, las llaves con sus respectivas copias colgadas o dejadas libremente en un
gabinete o cajón, con o sin etiquetas y el uso libre de parte de tercero incluyendo al personal
encargo de custodiar las llaves.
-
El gabinete, el de resguardo de llaves de todos los ambientes interiores o de vehículos de
la empresa no se encuentran en un gabinete debidamente protegido y con acceso libre por
parte de terceros.
A menudo nos enfrentamos a todo tipo de vandalismo el cual nos obliga a tomar medidas para
contrarrestar este tipo de hechos, para proteger las instalaciones internas como externas de un local
y así dificultar, evitar los hechos de vandalismo que puedan causar daños y pérdidas dentro de las
instalaciones del local.
Una forma que los analistas de riesgos tienen que enfrentar a menudo y la que se tiene que dar una
gran importancia es el ingreso no autorizado a los ambientes que estamos protegiendo es el uso y
la manipulación de las llaves dentro de las instalaciones del local, ya que los delincuentes utilizan
fundamentalmente dos maneras de hacerse con el dominio de las oficinas previamente a su
apertura.
Esta labor debe de ser realizada por todos y cada uno de los integrantes y funcionarios o por los
responsables o apoderados de la oficina con independencia de la existencia de un vigilante de
seguridad profesional.
Si bien es cierta la finalidad de protección de llaves es impedir el uso inadecuado por personas no
autorizadas, un procedimiento eficaz debe considerar ante situaciones de emergencia.
-
Realizar un inventario de las llaves existentes del local.
-
Implementar un gabinete para el resguardo de las llaves.
-
En portería no deberían existir llaves sueltas.
-
Todas aquellas llaves de uso habitual de apertura y cierre de oficinas deberá ser
responsabilidad de cada usuario y no debiendo dejar por ningún motivo estas llaves en
portería ya aquí podrían hacer el mal uso y quedarían propensas a hacer abiertas.
-
Todas aquellas llaves que sobren o que no se encuentran debidamente identificadas y que
no tienen un uso definido deben quedar en custodia en un lugar controlado.
Se diferencia distintos tipos de llaves que conllevan diferentes niveles de seguridad en su custodia.
1. Las llaves de uso personal del puesto de trabajo serán custodiadas según el criterio del
titular y bajo su responsabilidad. Se contemplan en este grupo, armarios y cajones de
documentación y archivo, y casilleros o consignas de objetos personales. Cuando el trabajo
desarrollado implique el manejo de informaciones, datos económicos o personales de
relevancia, ya sean propios o de clientes, el procedimiento de custodia se deberá ajustar a
lo indicado para las llaves de seguridad.
Tienen la categoría de llaves de seguridad y por tanto deberán estar sometidas a este
procedimiento de custodia el resto de llaves que cotidianamente se utilizan en la oficina y
sus duplicados.
2. Cualquier llave de dispositivos o mecanismos que cuenten con depósito de efectivo u otros
bienes: Cámara/Caja Fuerte, cámara/armario compartimentos de alquiler, Llave de control
de compartimentos, Cajero automático de fachada, hall o en patio de operaciones, Buzón
de ingreso nocturno o permanente, dispensador, reciclador o ingresador de efectivo, Cajas
fuertes auxiliares o secundarias. Las llaves de los trampones de emergencia
3. Cualquier llave de acceso a la oficina, pasos interiores o depósitos de efectivo de día o de
dispositivos mecánicos que no custodien efectivo: puerta/s de entrada, cabina/s de esclusa,
puerta auxiliar o emergencia, recinto de ventanilla, cajón y depósito inferior del
submostrador, llaves de compartimentos de alquiler vacíos, llave de conmutación de
alarmas, actualizadores de libretas, archivos y economatos, cuarto de instalaciones,
armarios eléctricos y de seguridad.
La custodia de las llaves del grupo 2 es competencia exclusiva del responsable de las medidas de
seguridad de la oficina, quien se ocupará de su registro, control, disponibilidad, mantenimiento y
actualización.
Las llaves del grupo 2, permanecerán en todo momento depositadas en compartimento de
seguridad. La llave de este último depósito seguro, donde se guardan el resto de las llaves deberá
quedar a su vez resguardada en lugar monitoreado, el duplicado de dicha llave quedará en poder
del responsable de seguridad de la oficina.
El registro, control y disponibilidad de las llaves del grupo 3 y sus duplicados serán igualmente
competencia del responsable de las medidas de seguridad de la oficina, que deberá mantener un
registro de los juegos de llaves y los nombres de los apoderados a que se asignen en cada momento.
La responsabilidad sobre su custodia queda sin embargo delegada al apoderado encargado de su
uso.
Al menos un duplicado de cada una de las llaves del grupo 2 quedará depositado en un armario
clavero habilitado al efecto.
Y tenemos ser muy escritos a la hora de tener un procedimiento para que las llaves no pueden ni
deben salir de las instalaciones del local, estas deben estar reguardadas en un solo lugar y en un
ambiente restringido y controlado ya que de esta manera se tiene el control de cada llave así
evitamos el mal uso de las mismas y de las copias no autorizadas.
En situación de emergencia.
Se entiende por situación de emergencia a todo aquel evento anormal o fuera de rutina que
implique actuar bajo procedimientos especiales ya se para ingresar o acceder a alguna dependencia.
Las responsabilidades que implica en estos casos de emergencia y para que funcione eficazmente
deberán crearse procedimientos por escrito y clara mente definidos, estableciendo la
responsabilidad a personas específicas de la organización, quien será capaz de autoriza su uso.
El Responsable de Protección Patrimonial, controle el uso y manejo de las llaves de accesos e
interiores en las Instalaciones. Para garantizar el resguardo y aseguramiento del Patrimonio así
como de las operaciones del Local.
1. Es responsabilidad del Especialista de Protección elaborar y mantener actualizado un
inventario de llaves, chapas y candados del Local y/o Locales, bajo su cargo.
2. El Especialista de Protección, es responsable de mantener bajo resguardo adecuado las
llaves de los accesos, oficinas, áreas restringidas e Interiores de la Unidad de Negocio.
3. El personal responsable reportará cualquier anomalía que detecte, referente al uso,
manejo, resguardo y mantenimiento adecuado de las llaves y chapas de los accesos
principales, e interiores del Local.
4. El encargado de custodio será responsable directo por duplicados indebidos de llaves.
5. El encargado del local, registrará todo cambio, movimiento y reportes del manejo de llaves
del Local, en la bitácora de consignas observando que contenga:
-
Relación actualizada de llaves en operación.
-
Control de altas y bajas de las llaves del Local.
-
Calendario de mantenimiento preventivo en chapas
-
Cambios y reparaciones correctivas en chapas, candados y llaves
6. Las llaves deben ser accesibles solo para aquellos empleados cuyos deberes oficiales
requieren de acceso, protección patrimonial llevará un control y registro del personal que
solicite alguna llave del Local.
7. El responsable de Protección, al momento de entregar una llave al personal, (debe recabar
firma de conformidad del empleado) registrara los siguientes datos en la bitácora de
consignas.
-
Número de llave o código.
-
Nombre del Empleado al que se le entrega la llave.
-
Puesto del empleado.
-
Fecha de la entrega.
8. Ningún Empleado podrá solicitar en forma directa todo cambio de chapas, candados o
duplicado de llaves del local, debe solicitar la autorización correspondiente.
9. La combinación de las cerraduras de cajas fuertes y de candados del Local, que resguardan
contenedores con información clasificada, deberán de cambiarse por lo menos una vez al
año, o cuando se registre una pérdida o riesgo probable, o cuando exista una baja,
suspensión o cambio de personal que tenga conocimiento de la combinación.
10. Ningún empleado está autorizado a retirar de llaves del Local, debiendo quedar las mismas
bajo resguardo de Protección en sobre cerrado y registrado en la bitácora de consignas,
misma situación para claves de llaves electrónicas y alarmas.
11. El responsable del Local, realizará una rotación de candados, de acuerdo al plan de
protección a las instalaciones.
12. Cuando se extravíe alguna llave del Local, es responsabilidad del encargado del local,
investigar las circunstancias en las que se perdió.
Referencias:
-
Manual Operativo de Seguridad Bancaria Abril 200
-
Baluarte Newsletter de seguridad.
-
Manual general de seguridad para entidades financiera. Versión 1.0
-
Manual de seguridad bancaria. Abril 2002.