Manual de Procedimientos para Correspondencia y Oficialia de Partes

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de Sbrasy $*rvfiriss
MANUALDE PROCEDIMIENTOS
PARACORRESPONDENCIA
Y OFICIALIA
DE
PARTES
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR191400t2A
07hao7
Versi6n04
@DerechosReservados
2007
BancoNacionaldeObrasy ServiciosP0blicos,
S.N.C.
Direcci6n
de Administracion.
Gerenciade ServiciosGenerales.
Subgerencia
de Servicios.
Av.JavierBarrosSierraNo.515,Col.Lomasde SantaFe
M6xico,D.F.,C.P.01219,Tel.52-70-12-00
La reproducci6n
total o parcialde este documentopodrd efectuarsemediantela autorizaci6n
expresa de la Direccion de Administraciony ddndole el cr6dito correspondiente.
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR19140012A
07112107
Versi6n04
BANqBRAS
s.*"N*r*.td"ob'*ir.'r.i"'p.1br."'s."l............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
HOJADE AUTORIZACION
Autoriz6
DIRECCION
DEADMINISTRACION
MPR19140012A
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Versi6n04
BANqBRAS
u*"r,r*r"*ro.or'*is.*ii*p*rri
*s.u,c..
Y OFICILIADE PARTES
, , , . .. . ...CORRESPONDENCIA
SECCIONDE CONTROLDE CAMBIOS
Revision
02
02
02
02
03
03
03
03
04
Pdgina (s)
Modificada (s)
S/N
Piede Pagina
1
Piede Pagina
Piede Pagina
1
Pag.9
Pag.7
1
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR19140012A
DescripciondelCambio
NuevoDomicilio
de la Instituci6n
Cambiode fechay versi6n
Se omitioel nombredel Gerentede Area
Se cambioclavede Srea
Cambiode fechay version
del6rea
Se anexanombredelGerente
paso
y
Se cancelael
5 6
Se modifica
eldiagrama
de flujo
Registrode firmas
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Fecha de
Emision
01/06/03
01/06/03
01/06/03
01/06/03
01104105
01104105
01104105
01104105
ov1ao7
07hao7
Versi6n04
BANqBRAS
s.*"r,'*i"*ro*ob'"is**i.i*p,1bri.*s.Nl............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
CONTENIDO
Nf mero
Tema
PSqina
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Polfticas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
6
7
M6todode Trabajo
7
7.1
Diagramade Flujo
7
7.2
Descripcion
de Actividades
8
8.
Registros
I
9.
Anexos
10
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
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Version04
BANqBRAS
r.*"r*r"ua"o**is"'r,r*ruu**s.*.c......
... ...CORRESPONDENCIA
Y OFICILIADE PARTES
1.
OBJETIVO
Recepci6ny envio de correspondencia,
servicio de valija y paqueterfa,nacional e
parala entregaoportunaa susdiferentes
internacional
destinatarios.
2.
ALCANCE
Este procedimiento
aplica para el manejo,control,registroy env(ode la documen'taci6n
generada
porla Instituci6n.
3.
REFERENCIAS
Guiaparala Elaboraci6n
de Manuales
de Procedimientos
GU1101100001A.
ManualdeProcedimientos
parala Elaboraci6n
PGC190000018
de Documentos
-INMC-2000),
NormaISO-9001
:2000(NMX-CC9001
requisito
7, Realizaci6n
del
Servicio.
Manualde Procedimientos
parael Controldelos Serviciosde Correspondencia
y
Mensajeria.
4.
POL|T|CAS
EsteManualde Procedimientos
parala actividadque aqufse escribe.
es obligatorio
EsteManualdeberdactualizarse
cadavez quese requiera,tomandocomoreferencia
el ManualdeProcedimientos
(PGC19000001
B).
La oficinade Correspondencia
y Oficialiade Partes,es la (nica facultadapara la
recepci6n
y enviode documentacion
y paqueterfa.
Estandarizar
el manejoy controlde la documentaci6n
en el procesode recepci6n
envfo,ya seaesta,nacional6internacional.
Proporcionar
porla Instituci6n.
elserviciodentrodelhorariolaboralestablecido
Es responsabilidad
de las dreas centralesy delegacionesestatalespresentar
debidamente
paraesteservicio.
y autorizados,
requisitados
losformatosestablecidos
Enviardiariamente
el serviciode valijaa cadaunade las Delegaciones
Estatales.
Recibirdiariamente
elserviciode valijade cadaunade las Delegaciones
Estatales.
Es responsabilidad
y Oficialiade Partes,tramitary
del Srea de Correspondencia
distribuir
la correspondencia
el mismodia de recibida.
.
por enviar
Ser6 responsabilidad
de las 6reasusuarias,entregarla correspondencia
en la oficinade Correspondencia
y Oficialiade Partes.
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DEADMINISTRACION
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Versi6n
04
BANqBRAS
n'*"ru*i"*ro.om'fs"'ir*p*ur,*s.r,r,c............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
Verificary registrarla entraday salidaf isicade la documentaci6n.
parael envio
Recibiry evaluarlos formatosdebidamente
y autorizados,
requisitados
de documentaci6n
I
I
Vigilarque las 6reasusuarias,observenque todoslos envloscontenganclaramente
al remitentey destinatario.
Vigilarel GastoCorriente
presupuestal
dentrodelconcepto
autorizado.
y vigilarel consumo
Controlar
de la maquina
franqueadora.
Elaborarbases t6cnicaspara la contrataci6nde los serviciosrequeridospor la
Institucion.
Revisarque toda la correspondencia
que sea recibidapor correo 6 mensajero,
deberdestarpersonalizada,
en casocontrariodeber6ser rechazada.
Vigilarque quedaestrictamente
prohibidoel envfode correspondencia
o paqueteria
de cardcterpersonal.
4.1
t
POLITICAS
GENERALES.
Reportarmensualmente
a la Subgerencia
mds relevantes.
de Servicioslasactividades
Solicitaroportunamente,
el personaly mediosde apoyointernoy externosdel 6rea.
ldentificar
las necesidades
de bienesde consumopropiasdel drea.
Proveerde papelerfa
parasusfunciones.
de consumorequerida
'
5.
Revisarfacturaci6npresentadapor el prestadordel servicioya sea, correos 6
proveedor,
RESPONSABILIDADES
Directoresde Area, Subdirectores,CoordinadoresEjecutivosde Administraci6nde
Area,Delegados,Gerentes,Subgerentesy Jefesde Divisi6n.
Vigilarel cumplimiento
a la aplicacion
de estemanual.
Evitarquese canalicenenvfos,porotrosmediosque losestablecidos
por la Instituci6n.
Gerentede ServiciosGenerales.
Aprobarla aplicaci6n
de estemanualdeprocedimientos.
Establecer
conveniocon la oficinaAdministradora
de Correos.
Solicitarlos recursospara la contrataci6n
de los serviciosde correos,valija,mensajeria
nacionale internacional.
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DEADMINISTRACION
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B'*"r'r*i"*rd.ob,*ir",r,r*p,1bri.*r.N.c,...........CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
Subgerentede Servicios
Vigilarque losserviciosse prestenen formaeticazy eficiente.
Es responsabilidad
el mantenimiento
operativoy eficazde los equiposinstalados.
propiosparaesteservicio.
Vigilar el cumplimientode los contratosque la Instituci6nlleve a cabo con los
prestadores
de servicio.
Verificarque el 6rea competentedentrode la Instituci6nmantengaaseguradosy
protegidos
todoslos bienesdel Banco.
Tramitartodolo relacionado
de
con la DireccionGeneralde Correosparala utilizaci6n
la Franqueadora.
Elaborarbasest6cnicasparala contratacion
de losservicios
Mantener
la actualizacion
de esteManual.
Apoyaren los procesosde licitaci6n.
Notificarpor escrito,previoreportedel ExpertoT6cnico,en forma inmediata,cuando
exislansustracciones,
siniestros
o cualquiersituaci6nan6maladentro.del6rea por
serviciosno prestados.
ExpertoT6cnico.
Aplicarestemanualde procedimientos.
Recibiry enviartoda la correspondencia
nacional6 internacional,
asi comola valijaa
las Delegaciones
Estatales.
Vigilarquetodala correspondencia
recibida
el mismod[a.
seadistribuida
Comunicara la Subgerencia
de Serviciosla problem6tica
de envfoscuandoexistan
deficiencias
tantoen el serviciointerno,comodel prestador
del servicio.
Comunicarloscambioso mejorasquepuedanhacersea estemanual.
Notificarpor escrito,en forma inmediataa sus jefes superiorescuando existan
sustracciones,
siniestroso cualquiersituaci6nan6malaque dentro del 6rea se
presente.
6.
DEFINICIONES
AreaUsuaria- El queenvfala documentacion
parasolicitarel servicio.
- Equipoparaporte.
Franqueadora
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DEADMINISTRACION
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a.*"H.,r"".ra"o**is.'i.i*p.rur.*s.rv.c............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
7-
METODODETRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividadespara el Manual de
paraCorrespondencia
Procedimientos
y Oficialiade Partes.Paramayoresiletallesver el
punto7.2de estemismodocumento.
DIAGRAMA
DE FLUJO
3. Enviode
por
Correspondencia
Valijaa Delegaciones
Estatales,y area
metropolitana.
4.
Recepci6n de
por Valija
correspondencia
de
las
Delegaciones
Estatales.
FIN
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DEADMINISTRACION
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07n'/07
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BANqBRAS
r'*"r*i"*ro.or'*i*'r,ur,rni*s.N.c............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIADE PARTES
DESCRIPCION
DE ACTIVIDADES.
y Oficialiade Partes.
Gorrespondencia
Responsable Paso
1
Enviode Correspondencia,
Internay Externa
1.1
Recibeel formatoy sobresdel 6rea emisoray
acusade recibido.
Clasificay programalas rutasparael enviode la
documentaci6n,
en los horariosestablecidosy
entrega.
Envfamensajerorecibey entregaal destinatario,
este, recibe documentacion
y firma acuse de
recibido,complementando
datos del formatoy
devuelve.
Oficinade Correspondencia
y Oficialiade Partes,
recibe original de formato, y archiva para
cualquieraclaraci6n
formato
Recepci6n de Correspondencia,Interna y
Externa
1.2
1.3
1.4
2
2.1
Experto
T6cnico
Documento
de Trabaio
Actividad
2.2
2.3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
Destinatario
acudea entregarla correspondencia
y requisitaformato,en el conceptodatos del
y la entrega.
destinatario
Clasificala correspondencia
recibiday relaciona
envios
Oficinade correspondencia
y Oficialiade Partes,
recibe original de formato, y archiva para
cualquieraclaracion
formato.
Envio de Correspondencia por Valija a
DelegacionesEstatales.
Destinatario acude
a
entregar la
correspondencia,
en oficinade Correspondencia
y Oficialiade Partes,requisitaformato,en el
conceptodatosdeldestinatario
y lo entrega.
Clasificala correspondencia
recibiday relaciona
envlo de valija para cada una de ]as
Delegaciones.
Formula gufa de envfo, en papeleriadel
prestador
del servicio.
Entregavalija,al prestadorde servicio.Acusa
originalde "Guiade Envfo"archiva.
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DEADMINISTRACION
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Entregable
Formato:
"Controlde
Trdmitede
Correspondencia'
Formato:
"Controlde
Trdmitede
Correspondencia"
Formato:
"Controlde
Tramitede
Correspondencia'
"Relaci6n
de
Documentos
quese envian
paraTrdmite
de
Distribucion"
"Guiade
Envio".
07nao7
Versi6n
04
BANqBRAS
s.*"H*i*.ro"ob'*is*"r,r*p.1br."'s.N.c............CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
Responsable Paso
Experto
tecntoo
Documento
de Trabaio
Actividad
4.
Recepcionde Correspondencia,
por Valija de
las DelegacionesEstatales.
4.1
RecibeValija,al prestadorde servicio.Acusa
copiarecibode "Guiade Envfo",por
cadaunade
las Delegaciones
Estatales.
4.2
Clasificay programalas rutasparael envfode la
documentaci6n,
en los horariosestablecidosy
entrega.
4.3
Envfamensajerorecibey entregaal destinatario,
este, recibe documentaci6n
y firma acuse de
recibido,complementando
datos del formatoy
devuelveClasificala correspondencia
recibiday
relacionaenvio de valija para cada una de las
Delegaciones.
Entregable
"Guiade
Envio"
"Controlde
Documentos
Operativos
de
las
Delegaciones
Estatales
parasu
Entrega"
REGISTROS
No. de Control
Nombre
25-3
Formato"Controlde Tr6mitede
Correspondencia".
52-3
quese
Relaci6n
de documentos
envianparatramitede distribuci6n
Tiempode
Responsablede
Conservaci6n/
Conservarlo
Disoosici6n
Disposiciones
conformeal
marcolegal
ExpertoT6cnico enunciados
en el
Manualde
Politicasy
Procedimientos
ExpertoT6cnico
1 afro
ExpertoT6cnico
01-00
1 afro
Controlde correspondencia
S/No.
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07/12t07
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BANqBRAS
s.*"n.,i"*ro"or,*is"*u*r,ijrr.",s.r'r.c.......;....CORRESPONDENCIA
Y OFICILIA DE PARTES
9.
ANEXOS
Anexo No.
Nombre
No. de Control
1
Formato"Controlde Trdmitede Correspondencia
quese envianparatramite
Relaci6nde documentos
de distribucion
Controlde correspondencia
25-3.
2
3
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52-3
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