Cátedra: Requisiciones y Compras Capítulo 1: Funciones y Roles

Cátedra: Requisiciones y Compras
Capítulo 1: Funciones y Roles del Área Compras
Curso: 2º Año
Docente: Barr Sebastián
Emitido: 15/11/07
1) El proceso de compras
El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y
componentes para el normal funcionamiento de la organización. Las actividades asociadas
con este proceso incluyen lo siguiente:
a) Planificar las necesidades en función de la información entregada por producción.
b) Expresarlas en términos adecuados.
c) Seleccionar y calificar proveedores.
d) Evaluar el desempeño del proveedor.
e) Negociar contratos.
f)
Comparar precio, calidad y servicio (oferta global).
g) Contratar servicios.
h) Establecer las condiciones de venta.
i)
Evaluar el valor recibido.
j)
Medir la calidad que proviene del exterior. Siempre que no se encargue de esta tarea el
departamento de Calidad.
k) Analizar las tendencias del mercado proveedor en cuanto a precio, calidad y servicio.
l)
Especificar la forma en que se recibirán los bienes.
m) Autorizar el pago por las mercancías / servicios adquiridos.
El proceso de compras afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de
suministros físico.
De lo ante dicho se concluye que es justo decir que el proceso de compra no debe ser
responsabilidad completa del encargado de la logística. Sin embargo, la interrelación entre
las compras y las actividades de movimiento y almacenamiento puede ser sustancial. Con lo
que la cátedra aborda por un lado el enfoque en aquellas actividades relacionadas con los
flujos de producto y por otro lado las actividades relacionadas con la selección y evaluación
de los proveedores.
El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las
organizaciones, ya que la adquisición y manejo de insumos absorben, en promedio,
alrededor del 50 % del precio de venta del producto final. Esto significa que las pequeñas
reducciones de costos obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran
impacto en las utilidades de la organización. Esto se conoce como principio de
apalancamiento.
El efecto rendimiento sobre los activos (ROLA) también ilustra la importancia del proceso
de compras. Además de incrementar utilidades, los menores precios de compra disminuyen
la base de los activos para la empresa. Esto da por resultado un rendimiento sobre los
activos que es desproporcionadamente mayor que el nivel de reducción de precio.
En consecuencia, los proveedores son el objetivo de las reducciones de los costos. Algunas
de las estrategias utilizadas pueden resumirse en los siguientes cuatro puntos.
a) Renegociación de contratos: plantear renegociaciones en función del comportamiento
de los mercados.
b) Aportar ayuda al proveedor: enviar grupos de expertos a las plantas de los
proveedores para sugerir mejoras en la gestión de los procesos de los mismos.
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Curso: 2º Año
Docente: Barr Sebastián
Emitido: 15/11/07
c) Mantener la presión: para asegurarse que las mejoras continúan, fijar objetivos anuales
de reducción de costos.
d) Reducir proveedores: reducir el número global de proveedores y estimular las compras
a aquellos que permanecen mejorando sus ofertas de producto / servicio.
Actualmente en los mercados existe una marcada tendencia hacia aplicar este tipo de
prácticas en las organizaciones.
1.1) Fases del proceso de compras:
1.1.a) Operaciones pre – transacción:
•
Tomar conocimiento de las necesidades.
•
Determinación de las condiciones en que las necesidades deben ser satisfechas.
•
Investigación del mercado proveedor.
•
Preselección de los potenciales proveedores mediante análisis y comparación de
ofertas.
•
Negociación con los oferentes.
•
Elección del proveedor.
1.1.b) Operaciones de transacción:
•
Confección del pedido global (cantidad, calidad, precio y plazo de entrega).
1.1.c) Operaciones pos – transacción:
•
Seguimiento de tiempos de las entregas.
•
Control de calidad y cantidad recibida.
•
Firma de remito.
•
Gestión de materiales en depósito y en planta.
1.2) Dimensiones de la función de compras:
1.2.a) Administrativa: esto debido a que el acto de compra ocasiona el ingreso de un bien y
la erogación de una cantidad de dinero.
1.2.b) Técnica: en la compra se deben seleccionar a aquellos proveedores que cumplan
totalmente con las especificaciones técnicas de compra.
1.2.c) Comercial: investigación de los mercados proveedores con vista a la tendencia del
negocio en el tiempo.
1.2.d) Financiera: optimizar niveles de existencias teniendo en cuenta el balance entre los
costos de oportunidad vs. Interrupción de línea de producción.
1.2.e) Económica: analizar el impacto sobre el precio de venta del producto final.
A modo de ejemplo, en el punto 1.3, se describe el diagrama de flujo de un circuito de
compras que puede definirse como típico.
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Docente: Barr Sebastián
Emitido: 15/11/07
1.3) Gestión de compra a partir de una solicitud de los sectores de la empresa:
S e c to r e s
A lm a c e n
C o m p ra s
P ro v e e d o re s
In ic io
A d m in is t r a c ió n
y C o n t a b ilid a d
G e r e n te
S o l ic itu d d e
P e d id o
¿Es un
c ó d ig o
d e l A lm a c é n ?
No
Si
¿ S to c k
d is p o n ib l e ?
No
Si
F ir m a
r e g is tr o
P re p a ra y
e n tr g a p e d id o
C o n s u l ta
lis ta d o d e
p ro ve e d o re s
A r c h iv a
r e g is tr o
¿Es
n e c e s a r io
P ro ve e d o r
n u e vo ?
Si
E m ite
p e d id o d e
c o tiz a c ió n
+ R e g is tr o
d e A l ta d e
P ro ve e d o re s
C o m p le ta
d a to s y e m ite
p r e s u p u e s to
No
E m ite p e d id o
d e c o tiz a c ió n
E m ite
p r e s u p u e s to
A n a l iz a
D o c u m e n ta c ió n
¿ C u m p le lo
s o l ic ita d o ?
No
A r c h iv o
Si
G e n e ra O rd e n d e
C o m p ra p o r
c e n tr o d e c o s to
(O C )
A n a l iz a ( O C )
No
¿ A p ro b a d a ?
E m ite O r d e n d e
C o m p ra
(O C )
P re p a ra y
e n v ía p e d id o
+ d o c u m e n to s
V e r if ic a
D o c u m e n to s
V s . lo
e n tr e g a d o
¿ R e m ito =
E n tr e g a ?
Si
F ir m a R e m ito
Si
F ir m a
No
G e s tio n a
R e c la m o
A c c io n e s
C o r r e c tiv a s
R e c ib e f a c tu r a
c o n r e m ito y l o
e n v ía a
A d m in is tr a c ió n
y C o n ta b il id a d
¿O C =
F a c tu r a ?
No
Si
C o m p l e ta
F a c tu r a
In g r e s a
F a c tu r a
R e c ib e e l
Pago
E m ite e l P a g o
F in
a) Sector: solicita insumo a Almacenes.
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b) Almacenes: verifica que el elemento solicitado pertenece al listado de ítems codificados
del almacén. De no pertenecer al listado se solicita a Compras el pedido de cotización
del insumo en cuestión. Si el elemento pertenece a dicho listado se comprueba que
existe stock disponible. En caso de tener existencias se entrega al sector el pedido
solicitado. En caso de no existir stock se solicita a compras la cotización
correspondiente.
c) Compras: recibe el pedido de almacenes y consulta el listado de proveedores. Si no es
necesario contactar a un nuevo proveedor, realiza el pedido de cotización. En esta
solicitud pide al proveedor que especifique plazo de entrega, forma de entrega, forma de
pago e identificación del presupuesto. Si es necesario contactar a un nuevo proveedor,
además del pedido de cotización se debe enviar la planilla de alta de proveedores.
d) Proveedor: Realiza el presupuesto y lo envía por los medios disponibles. En caso de
proveedor nuevo, también adjunta la planilla de alta de proveedores.
e) Compras: analiza los presupuestos y aprueba el que mejor se adapte a lo solicitado. En
caso de recibir presupuesto de un nuevo proveedor, se archiva planilla de alta de
proveedores y se lo agrega a la lista de proveedores. Los presupuestos rechazados son
archivados. A partir del presupuesto aprobado se genera la O. C y se envía al Gerente.
f) Gerente: analiza la O. C. En caso de no aprobarla solicita a Compras que realice un
nuevo pedido de presupuestos. Si la O C es aprobada, firma la misma y la envía a
Compras.
g) Compras: envía la O. C, por centro de costos, al proveedor y se queda con un duplicado
en archivo.
h) Proveedor: prepara y envía el pedido con el remito y la factura citando el número de O
C correspondiente.
i)
Almacenes: verifica que lo versado en el remito coincida con lo recibido. En caso de
haber discordancias Almacenes informa a compras. Si todo está en orden se le da
destino al pedido recibido.
j)
Compras: recibe remito y factura. Con la factura en mano y la O C se corrobora el
cumplimiento global de las condiciones del pedido. Si se informa discordancia se genera
el reclamo al proveedor. De estar todo en orden se completa la factura y se envía a
Administración y Contabilidad.
k) Proveedor: en caso de existir inconvenientes, debe tomar las acciones pertinentes para
corregir el desvío.
l)
Administración y Contabilidad: ingresa la factura, autoriza y ejecuta el pago.
m) Proveedor: recibe el pago y se cierra el circuito.
2) Sistema de compras
En la actualidad es muy común que se emplee un software de gestión, integrado o no, pero
que como mínimo ayude a mejorar el proceso de compras.
Un sistema de compras incluye el historial de los archivos de proveedores por insumo.
Selección de los mismos para cada adquisición en particular; prepara los pedidos de
compras y establece (y mantiene) modelos de control de existencias, que permitan el
reordenamiento automático del pedido en su tamaño óptimo.
El control operacional utiliza los datos de los informes de: faltantes de existencias, excesos
de ítems en existencias, compras anteriores de ítems determinados; reportes de reposición
de inventarios.
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Capítulo 1: Funciones y Roles del Área Compras
Curso: 2º Año
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El control administrativo consiste en: comparar niveles de existencias programados con los
actuales; verificar la rotación de los productos; determinar el costo de compra; analizar los
faltantes de mercadería.
En tanto el planeamiento estratégico realiza: análisis de nuevas tácticas para las compras;
relación con potenciales nuevos proveedores.
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