ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Procede el Gerente de proyectos del programa Guajira mipyme digital de la Cámara de Comercio de La Guajira, por orden del señor Presidente Ejecutivo a realizar el estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para contratar “SEGUIMIENTO PRESENCIAL PARA EL PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN DEL PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN EL MUNICIPIO DE RIOHACHA, EN EL MARCO DEL CONVENIO DE ASOCIACIÓN 040 DE 2013”. En el marco de las normas vigentes de contratación estatal, el Manual de Contratación y Compras de la Cámara de Comercio de La Guajira y el Manual de Contratación Vive Digital Regional Documento 6. NORMAS A APLICAR Y PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN Para el futuro contrato de menor cuantia se deben aplicar, además de los principios de la contratación estatal contenidos en la Constitución Política y demás normas especiales de contratación, el manual de contratación Vive Digital Regional Documento 6 y demás normas de derecho privado aplicables, los cuales regulan todo lo relacionado con la Contratación de la Cámara de Comercio de La Guajira, para el proyecto “Guajira Mipyme Digital” DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD Dentro del marco del presente proyecto, pretendemos cerrar la brecha digital del uso de las TIC en las Mipymes beneficiadas, implementando herramientas y killers aplications que permitirán mejorar su actividad productiva. El acceso a las TIC permite que las Mipymes de La Guajira (beneficiarias de este proyecto) mejoren sus procesos de gestión y producción aumentando sus índices de competitividad en el mercado. Las TIC son la herramientas que permiten la creación y apoyo a nuevas oportunidades de desarrollo económico y al fortalecimiento de la productividad y la competitividad, por ende este proyecto busca fomentar el uso creativo de las TIC y en el supuesto técnico según el cual el uso de estas está íntimamente asociado con los procesos de innovación empresarial (Sistema de recaudos e inventarios on-line). Estas killer aplications le darán a las Mipymes la oportunidad de transformar actividades comerciales, financieras y de gestión. Las Pymes permanentemente deben modernizar su aparato productivo para ser competitivas en este mundo globalizado y obtener grandes beneficios en el modelo de negocios y gestión de compañía. El argumento tecnológico es decisivo para el sector Pymes en Colombia, pues le permite a las pequeñas y medianas empresas simplificar sus gestiones operativas y de seguridad, dedicarse al mejoramiento de sus negocios y acelerar su crecimiento y competitividad. Se incluye como killer aplications las cámaras de seguridad (que están conectadas a internet y cuya grabación se guarda en la nube) la cual permite a los beneficiarias del proyecto tener herramientas físicas tangibles en caso de robos o atracos, realizar los correspondientes procesos judiciales (pruebas tangibles de los criminales) para la respectiva judicialización. Este proyecto está alineado con el plan de desarrollo nacional: “Productividad empresarial: El Gobierno Nacional fomentara el uso y aprovechamiento de las TIC en el sector empresarial, como base para promover las inversión, mejorar la productividad, consolidar empresas más competitivas, haciendo especial énfasis en la Mipymes y los sectores de clase mundial. Se crearan programas para promover el acceso, uso y adopción de la TIC a las Mipymes, así como para su aprovechamiento en la capacitación de empresarios. “Plan de desarrollo nacional 2010-2014”. Dentro del plan de desarrollo de La Guajira está contemplado: “Masificar el uso de internet y apropiación de la tecnología para llevar al departamento hacia la prosperidad para todos. Promover y estimular la masificación de la apropiación de tecnología para reducir el desempleo, la desigualdad, la pobreza y aumentar la competitividad del departamento. Impulsar y ejecutar los proyectos necesarios para alcanzar las metas locales y nacionales, desarrollando las diferentes estrategias de Guajira vive digital, apoyados en los lineamientos del ministerio de las tecnologías y las comunicaciones, con el plan vive digital (gobierno en línea, nativos digitales, apropiación y vive digital regional)”. Para que el proyecto Guajira mipyme digital, pueda llegar de forma correcta a los beneficiados, se hace necesario realizar un seguimiento presencial en cada mipyme escogida, para mejorar de esta forma la información transmitida inicialmente y con esto aclarar las dudas que surjan en este proceso. DEFINICIÓN TECNICA 2.1. INTRODUCCIÓN El contratista seleccionado deberá realizar todas las actividades necesarias y suficientes, para obtener los objetivos específicos mencionados. En especial deberá tener en consideración los siguientes aspectos metodológicos, los cuales se dividen en lineamientos generales, requerimientos obligatorios y lineamientos opcionales. 1. Realizar visitas a cada una de las Mipymes que se registrarán en la promoción y lanzamiento para ser sensibilizadas y apropiadas en el proceso de participación del proyecto de Guajira Mipyme Digital. 2. Las visitas deben ser personalizadas y cada visita está contemplada para máximo de 2 horas por Mipyme (se contemplan mínimo 2000 Mipymes). El contratista presentará los requerimientos técnicos mínimos necesarios que se establecen a continuación: a) Personal necesario para realizar las visitas a cada una de las Mipymes registradas en el evento de promoción y lanzamiento y los eventos sectorizados y/o en las seleccionadas por la Cámara de Comercio de la Guajira pertenecientes al sector tederos b) Impresión de cartas de compromiso c) Visita a 2.000 Mipymes en el periodo comprendido en esta convocatoria. d) Las visitas están divididas de la siguiente forma: ü De la semana 1 a la semana 9 ejecutar visitas a 2.000 mipymes (sector tenderos) de Riohacha (este listado será entregado por la CCG) ü Después del evento visitar mínimo 1.000 mipymes (este listado será entregado por la CCG) e) Al contratista se le entregará la información que deberá presentar en las visitas a las Mipymes. Apoyo a la supervisión. La supervisión de este proceso, la llevará a cabo un funcionario que delegue la Cámara de Comercio de la Guajira. Informe final El contratista entregará a la Cámara de Comercio de La Guajira un informe final al término del contrato. Deberá entregar el producto final con las siguientes características: a) Los informes deberán entregarse de manera escrita y en magnético ( formato Word y PDF) b) Original de los cartas diligenciados c) Registro fotográfico en CD. d) Planillas de pago de seguridad social y honorarios de cada uno de los trabajadores inmersos en la ejecución del contrato. Lugar de actividades. a) Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Riohacha Entrega de productos. Se mencionará la presentación de los productos indicados en los objetivos específicos conforme al programa de trabajo detallado que el contratista presentará, teniendo en consideración los periodos indicados en el cuadro siguiente: PRODUCTO SEMANAS 1 Entrega del cronograma y X actividades a desarrollar Realizar las visitas a las Mipymes registras Realizar las visitas a las Mipymes registras después delo evento de lanzamiento Entrega de informe final 2 3 4 5 6 X X X X X 7 8 9 10 11 12 13 X X X X X X X Cada producto deberá entregarse terminado al 100%; en el caso de los documentos, éstos se entregarán a revisión del contratante, para realizar posteriormente las correcciones indicadas. Al aprobarse, se entregarán 3 ejemplares de tamaño carta en papel membrete contratista debidamente encuadernado y CD´s con el contenido del Informe, planillas de pagos de seguridad social y/o cuenta cobro por concepto de honorarios de todos los operarios y/o trabajadores que participen en la ejecución de dicho contrato, el contenido de las figuras y/o gráficas en Excel. En el caso de gráficas, figuras, fotografías y otros elementos, se aprobará en el Informe Inicial el formato para su integración dentro de los informes respectivos, siempre presentando una calidad totalmente nítida aún en el caso de copias con el fin de lograr la mayor precisión y claridad en la información contenida. Para Realizar el proceso de sensibilización a las Mipymes beneficiarias del proyecto Guajira Mipyme Digital la Camara de Comercio de La Guajira dispone de $144’000.000 (ciento cuarenta y cuatro millones) pesos colombianos, por lo cual las propuestas presentadas no deben superar este monto. Los proponentes deben presentar la propuesta económica a todo costo, incluyendo impuestos de ley. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1. OBJETO: “ SEGUIMIENTO PRESENCIAL PARA EL PROCESO DE SENSIBILIZACIÓN DEL PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN EL MUNICIPIO DE RIOHACHA, EN EL MARCO DEL CONVENIO DE ASOCIACIÓN 040 DE 2013”. 2. DURACIÓN DEL CONTRATO: : El contrato a celebrar tendrá una duración de trece (13) semanas, contados a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo 3. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Según los estudios de precios de mercado realizados por la Cámara de Comercio de La Guajira, el valor estimado del contrato es de CIENTO CUARENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS M/C ($144’000.000,oo), impuestos incluidos. 4. FORMA DE PAGO: Una vez se legalice el contrato, se firme acta de inicio y se apruebe el cronograma de trabajo presentado por el contratista la Cámara de Comercio de La Guajira realizará LOS PAGOS DE LA SIGUIENTE MANERA: Los pagos a realizar estarán sujetos al plan de trabajo que apruebe el comité del proyecto (compuesto por dos funcionarios del Ministerio TIC y el presidente de la cámara de comercio de la Guajira) a. Un anticipo del 50% del valor aprobado en el plan de trabajo No.1 $36.000.000 Treinta y seis millones de pesos con la firma y legalización del contrato. b. Un segundo desembolso, del 50% del restante $36.000.000 Treinta y seis millones de pesos del valor aprobado en el plan de trabajo No1, a la entrega del informe con un avance del 60% de la ejecución del contrato, con entrega de informe debidamente aprobado por el supervisor del contrato. c. Un tercer desembolso del restante del valor estimado del contrato $72.000.000 con el informe final. Este pago se realizará única y exclusivamente después de aprobado el plan de trabajo No2 por el presidente ejecutivo de la cámara de comercio y los dos supervisores del convenio. Acompañado por certificación expedida por el supervisor y la presentación de la correspondiente factura y el acta de liquidación. El oferente deberá tener en cuenta que en el valor de su propuesta estarán incluidos los descuentos de ley que debe realizar la entidad, gastos e impuestos y los necesarios para la suscripción del contrato y ejecución del objeto del mismo, de acuerdo a la ley. INFORMACIÓN ADICIONAL El (los) oferente (s), cuya (s) propuesta (s) sean aprobadas deberán considerar las siguientes condiciones: Ø Los pagos se efectuarán en un período de 15 días hábiles después de haberse recibido a entera satisfacción el bien y/o servicio, previa presentación de la factura y certificación o informe del supervisor. Ø Una vez entregado el suministro- prestado el servicio contratado, la factura se debe llegar a la entidad a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de entrega a satisfacción de lo requerido y la suscripción de las respectivas actas de recibo parciales o liquidación del contrato. Ø La fecha límite para el recibo de facturas del mes, es el primer día hábil del siguiente mes. Ø El oferente no debe encontrarse incurso en los causales de inhabilidad o incompatibilidad establecida en el Código de Ética de la Cámara de Comercio de la Guajira, para lo cual deberá manifestarlo en el cuerpo de la propuesta. De igual manera el contratista para el pago deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. 5. CRITERIOS DE HABILITACIÓN: Para las ofertas presentadas serán criterios de habilitación: Experiencia Capacidad Jurídica Capacidad Financiera Cumple – No cumple Cumple – No cumple Cumple – No cumple 5.1 EXPERIENCIA: Para la experiencia del proponente se verificará si “Cumple”. Se debe aportar máxima una (1) certificación de contratos celebrados en los últimos cinco (5) años con entidades públicas o privadas cuyo objeto sea igual o similar al objeto del contrato y que su valor sea igual o superior a la mitad (0.5) veces el presupuesto oficial expresado en SMMLV. En el caso de consorcio o uniones temporales los integrantes que la conformen deben cumplir con este requerimiento. 5.2 CAPACIDAD JURÍDICA: Se evaluará la totalidad de los documentos solicitados. Se verificará si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. - Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa en el evento de ser persona jurídica. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal RUT Certificación que la empresa se encuentra a paz y salvo con el pago de la seguridad social (salud, Pensión y Riegos Profesionales) de todos sus trabajadores. Certificación que la empresa se encuentra a paz y salvo con el pago de los Aportes Parafiscales, si a ello hubiere lugar. RUP. Antecedentes disciplinarios, fiscales y penales del proponente, representante legal o de los integrantes del consorcio o unión temporal 5.3 CAPACIDAD FINANCIERA: El proponente deberá acreditar esta información aportando el RUP, donde se pueda verificar lo siguiente, se verificará si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. Registro único de proponentes (RUP). Los proponentes deberán adjuntar el registro único de proponentes, expedido por la cámara de comercio con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso e inscrito como proveedor. Actividad comercial. El proponente deberá tener clasificación de UNSPSC: CLASIFICACIÓN UNSPSC FM 10 10 SG 80 60 CL 16 60 Experiencia probable. • Capital de Trabajo: Deberá ser superior al (100%) del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria. Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente. • Índice de liquidez: Deberá ser mayor a tres (3) Liquidez= • Activo Corriente Pasivo Corriente >3 Nivel de Endeudamiento: Deberá ser menor o igual al sesenta por ciento (60 %). Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Activo Total = < ó = 60 % Será necesario que en la verificación de la capacidad financiera, las propuestas hayan sido consideradas ADMISIBLE para poder continuar en el proceso de evaluación. SERÁN RECHAZADAS, la(s) oferta(s) que no cumpla(n) con la totalidad de los porcentaje mínimo exigido en el presente criterio de verificación 6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Además de lo anterior, se evaluaran dos (2) aspectos: Aspectos Económicos 250 Puntos Aspectos Técnicos 250 Puntos TOTAL…………………………….………………500 Puntos 6.1 ASPECTOS ECONÓMICOS: La propuesta económica corresponderá a las necesidades formuladas por la Cámara de Comercio de la Guajira. Para una mejor evaluación en este aspecto deberá discriminarse el costo unitario de cada uno de los ítem solicitados: se asignarán 250 puntos a la propuesta que presente mejor oferta económica, con respecto al presupuesto oficial del proyecto “Guajira Mipyme Digital” de la Cámara de Comercio de la Guajira; 150 puntos a la segunda y 50 puntos a la tercera. No se aceptarán propuestas con precios artificialmente bajos. 6.2 ASPECTOS TÉCNICOS: Se asignarán puntajes de acuerdo con la siguiente tabla de requerimientos. Ítem 1 2 Criterios de Evaluación Puntaje Máximo Si el proponente aporta hoja de vida y contrato de vinculación o 100 de prestación de servicio de un (01) trabajador social o afines con un mínimo de un (01) año de experiencia en proyectos similares al del objeto del contrato, el cual garantice el acompañamiento en el proceso. El proponente que mejore las características técnicas en cada uno de los componentes del proyecto y ofrezca valores agregados a la propuesta, las cuales serán evaluadas por el comité y se otorgará puntaje, a criterio de este, dependiendo del grado de beneficio e impacto para el desarrollo del mismo proyecto. 150 7. CRITERIOS DE DESEMPATE. En el caso de que dos o más ofertas presenten igual puntaje, la Cámara de Comercio seleccionará al oferente teniendo en cuenta el puntaje obtenido en el factor técnico; en caso de que continúe el empate se escogerá al proponente que haya celebrado contratos con mayor valor en los últimas dos (2) años, siempre y cuando esté debidamente acreditado. 8. RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN: Para amparar los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del Contrato, y para la protección y seguridad de la Cámara de Comercio de la Guajira, se exigirá al contratista constituya las pólizas que para este tipo de contrato aparece en el estatuto General de Contratación de la entidad ejecutora que son entre otras: Garantía de cumplimiento, amparo de anticipo (en el evento que se pacte), calidad del servicio y salario y prestaciones sociales. 9. VEEDURIAS: Se invita a todas las veedurías existentes en la Cámara de Comercio de La Guajira para que participen en el proceso de selección del contratante, en los términos de los acuerdos vigentes. Riohacha, 05 de Mayo de 2014. ÁLVARO ROMERO GUERRERO PRESIDENTE EJECUTIVO CÁMARA DE COMERCIO DE LA GUAJIRA