GESTION FINANCIERA

PROCESO TESORERIA
COD: 5.1.1.PSC.APO.4.3
VERSION: 02
DOCUMENTO CONTROLADO
GESTION FINANCIERA
TESORERIA
CARACTERIZACIÓN
DEL PROCESO
TESORERIA
PROPOSITO
OBJETIVOS
DE CALIDAD
DEL
PROCESO
Profesional
RESPONSABLES Especializado (Jefe
Financiero)
Tesorero
Realizar recaudos y pagos
generados por el desarrollo ALCANCE
de los procesos del AMCO
Cubre el manejo total
de ingresos y egresos
de la entidad.
.
Mantener flujo de caja requerido para el funcionamiento normal del AMCO
ACTIVIDADES
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
Planificar el
desarrollo del
proceso
Establecer plan
anual
mensualizado
de recaudos y
pagos
Procesos
internos
Información
interna
Clientes
Información
externa
Emitir facturas
Realizar
recaudos de
ingresos
PHVA
SALIDAS
CLIENTES
P
P
H
H
Registros y
documentos
contables
Registros de
control
Registros de
seguimiento al
Procesos
internos
Clientes
Proveedores
Estado
PROCESO TESORERIA
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DOCUMENTO CONTROLADO
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
PHVA
Proveedores
Emitir recibos de
caja
Realizar
consignaciones y
control de caja
(arqueos)
Coordinar el
transporte de
valores
Registrar el
movimiento
diario (Software)
Información
interna
Información
externa
Procesos
internos
Clientes
Proveedores
Realizar pagos,
elaborar
comprobantes de
egreso
(Software)
Mantener
actualizado
movimiento de
bancos y
reportar a la
Subdirección
Administrativa
H
SALIDAS
CLIENTES
proceso y de
acciones
emprendidas
H
H
H
Registros y
documentos
contables
H
Registros de
control
H
Mantener
archivos de
facturas,
movimiento
diario,
comprobantes de
egreso
H
Realizar
seguimiento al
proceso
V
Realizar
auditorias
internas al
proceso
V
Registros de
seguimiento al
proceso y de
acciones
emprendidas
Procesos
internos
Clientes
Proveedores
Estado
PROCESO TESORERIA
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VERSION: 02
DOCUMENTO CONTROLADO
PROVEEDOR
P: PLANEAR
ENTRADAS
H: HACER
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
PHVA
Ordenar
acciones
correctivas,
preventivas o de
mejoramiento
según resultados
del seguimiento
A
V: VERIFICAR
SALIDAS
CLIENTES
A: ACTUAR
RECURSOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO
RECURSOS HUMANOS
Tesorero
RECURSOS FISICOS
Medios tecnológicos
Hardware, Software Finanzas plus
Papeleria, tintas etc
DOCUMENTOS ASOCIADOS
CODIGO
Varios
TITULO
Normograma
Código de ética
Manual de calidad
Manual de Contabilidad
Manual de control interno
Manual de funciones y responsabilidades
Procedimiento para la elaboración y el control de documentos
Procedimiento para el control de registros
Procedimiento para el tratamiento de no conformidades
Procedimiento para la aplicación de acción correctiva
Procedimiento para la aplicación de acción preventiva
Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorias internas
de calidad
Instructivos de operación del proceso
REGISTROS
CODIGO
FORMATO
Varios
TITULO/ CONTENIDO
Registros de tesorería
Recaudo Vigencias anteriores (Presupuesto de Ingresos),
Desembolsos (nómina, prima, Programa de vacaciones,
programa de compras), Plan de pago servicios de la deuda,
Plan operativo anual de inversiones, Cronograma desembolsos
de proyectos, Presupuesto de la vigencia de gastos
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DOCUMENTO CONTROLADO
Registros de control del proceso
Registros de auditorias internas al proceso
Registros AC, AP, AM
COMUNICACIONES DEL PROCESO
INFORMACION DE ENTRADA
COMUNICACIONES A
RECIBIR
ORIGEN
MEDIO
FRECUENCIA
RESPONSABLE
RECEPCION
Políticas de pagos
Dirección
Escrito
Cada vez que
sean emitidos
Tesorero
Solicitud pagos
Todos los
procesos
Escrito
Cada vez que
sea necesario
Tesorero
Solicitud información
Todos los
procesos
Escrito
Cada vez que
sea necesario
Tesorero
INFORMACION DE SALIDA
COMUNICACIONES A
TRANSMITIR
DESTINO
MEDIO
FRECUENCIA RESPONSABLE
Información pagos
Todos los
procesos
Escrito
Cada vez que
sea necesario
Información caja
Dirección
Escrito
Cada vez que
sean emitidos
Informes periódicos
Dirección
Partes
interesadas
Escrito
Cada vez que
sean emitidos
Tesorero
Profesional
Especializado (Jefe
Financiero)
Tesorero
Profesional
Especializado (Jefe
Financiero)
Tesorero
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:
ACTIVIDAD
Seguimiento
y Medición
METODO / ACCION
FRECUENCIA
Semanal
A control de caja
A mejoramiento del
proceso
Mensual
RESPONSABLE CONTROL
Director
Profesional Especializado
(Jefe Financiero)
Tesorero
Asesor Control Interno
(Calidad y Control Interno)
Profesional Especializado
(Jefe Financiero)
Tesorero
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DOCUMENTO CONTROLADO
Asesor Control Interno
(Calidad y Control Interno)
INSTRUCCIONES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO:
El proceso se debe ejecutar de acuerdo con las disposiciones establecidas en el
Manual de contabilidad
Se debe mantener un estricto control de los recursos que estarán disponibles cada
mes para atender los pagos de la entidad e identificar el déficit temporal y permanente
para tomar oportunamente decisiones de financiación
Para elaborar el Plan anualizado de caja se debe:

Calcular las metas financieras para cada uno de los meses y por rubro o
concepto de ingresos de la vigencia y tomando como base los ingresos de los
tres últimos años, aplicar la formula para calcular la tasa de participación.


Calcular los gastos asignando las metas mensuales de pago de gastos de
personal, gastos generales y las transferencias, aplicando las formulas
correspondientes.
Entregar las programación de vacaciones con fecha y valores

El plan anual de compras.

Elaborar el PAC de servicios de la deuda de acuerdo a las proyecciones
enviadas por los Bancos

Consolidar el PAC de Ingresos, Gastos, inversión

Elaborar el Plan Operativo anual de inversiones, especificando cada uno de los
proyectos de inversiones que va a ejecutar la entidad en la vigencia.

Recibir el POAI el 15 de diciembre de cada año, para la elaboración del PAC

Elaborar el PAC de inversiones del AMCO e imprimir el PAC.

Ejecutar el PAC mensualmente y hacerle los ajustes que sean necesarios