instructivo de llenado del inventario de transferencia primaria

GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
Secretaría de Finanzas
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
U. D. DE ARCHIVO Y OFICIALÍA DE PARTES
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
(CUENTA COMPROBADA)
No.
1
2
3
4
5
7
Donde dice
Deberá anotarse
Nombre de la Unidad Administrativa. Ejemplos.- Subsecretaría
de Egresos, Tesorería, Dirección General de Administración. .
Nombre de la Dirección de Área o equivalente en cuya
estructura orgánica figure la entidad productora, acumuladora o
compiladora de los documentos. Ejemplos.- Dirección de
Dirección de Área o equivalente
Recursos Materiales, Dirección de Ejecución Fiscal, Dirección
de Política Catastral, etc.
Nombre del Área generadora de la documentación. Ejemplos.Dirección de Integración e Información Presupuestal del Sector
Área generadora o Acumuladora
Central, U.D. de Recursos Materiales, U.D. de Mantenimiento,
etc.
Nombre genérico del conjunto de documentos producidos por
una misma actividad, de manera repetitiva. Ejemplos: Actas,
Serie(s)
Circulares, Minutas, Acuerdos, Correspondencia.
N° Consecutivo de caja y expediente, debe registrar, por
No. consecutivo de caja y ejemplo, 1/1, 1/2, 1/3, etc., sucesivamente, mientras se trate del
mismo número de caja. Cuando cambie, entonces se anotará:
expediente
2/1, 2/2, 2/3, etc.
Unidad Administrativa
Foja: ____ de ______
nomenclatura
El Número secuencial de fojas que conforman el inventario en
cuestión.
Debe apuntarse la denominación de Serie, por ejemplo, “Bolsa
de Recaudación”, y enseguida indicar también el contenido
del
preciso del tipo de documentos comprendidos en la Bolsa de
recaudación. (Hoja de Corte de Caja y Arqueo, Cinta Auditora,
Cedula de Correcciones y Comprobantes de Pago).
8
Título
y/o
Expediente
9
Fecha de Recaudación
dia / mes / año
Indicar la fecha de recaudación de la bolsa en cuestión.
10
No. de caja
No. de la caja recaudadora.
11
De la partida a la partida
12
Volumen y soporte
13
Tradición documental
14
Características Físicas
15
Observaciones
Anotar la partida inicial a la final de la bolsa de recaudación.
Debe anotarse cuántos documentos están contenidos en la
Bolsa en cuestión. Opcionalmente, cabe especificar qué
cantidad hay por tipo de documentos, por ejemplo, cuántos
comprobantes de pago.
Deberá anotarse si se trata de original, copia simple o copia
certificada.
Debe aclarar el estado de la documentación como: BUENO /
REGULAR / MALO, conforme a la situación.
Información que no haya podido ser incluida en ninguno de los
otros campos y que tenga relevancia para la interpretación de
los documentos.
16
El presente inventario consta de
El No. de fojas que conforman el inventario.
____ fojas
Dr. Lavista No. 144, Acceso 3, Sótano, Col. Doctores, C.P. 06720, Del. Cuauhtémoc
Tel.: 5134-2537.
G O B IE R N O D E L D IS T R IT O F E D E R A L
S e c re ta ría d e F in a n za s
No.
Donde dice
Deberá anotarse
El No. total de expedientes que abarca el inventario.
17
la cantidad de ____ expedientes
18
en ____ paquetes o cajas
19
peso
aproximado
kilogramos
20
Formuló
Nombre y firma del que formuló el inventario.
21
Revisó
Nombre y firma del que revisó el inventario.
22
Visto Bueno
Nombre y firma de la autoridad responsable de dar el visto
bueno al inventario en cuestión.
de
El No. total de cajas o paquetes o cualquier unidad de
conservación.
____ El peso aproximado de la documentación en kilogramos. (Ver
tabla anexa).
Dr. Lavista No. 144, Acceso 3, Sótano, Col. Doctores, C.P. 06720, Del. Cuauhtémoc
Tel.: 5134-2537.