Describir las actividades requeridas para la etapa de planificación y

Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
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1. Objetivo y Alcance
Describir las actividades requeridas para la etapa de planificación y asignación de
recursos. (Físicos, humanos, reactivos, insumos y equipos) necesarios para el
óptimo desarrollo de los procedimientos que conllevan a la satisfacción del cliente.
Esta etapa inicia con la recepción de horarios, guías e informes y culmina con la
asignación de recursos a cada uno de los laboratorios de apoyo a la Docencia
2. Responsable
El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del
procedimiento de Planificación y Asignación de Recursos, es el Líder del Proceso
de Gestión de Laboratorios.
3. Definiciones
3.1 Líder
Director, jefe o conductor de un grupo social o de otra colectividad.
3.2 Proceso
Prestación del servicio de laboratorios.
3.3 Recepción de Horarios
Acción y resultado de recibir cuadros indicadores de horas de salida y llegada de
cada uno de los laboratorios.
3.4 Guías
Documentos elaborados por los docentes de cada facultad, necesarios para el
correcto desarrollo de cada una de las prácticas de laboratorio.
3.5 Procedimiento
Cada una de las etapas del procedimiento de la prestación de servicio de
laboratorios.
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Fabiola Ramón Fuentes
Firma
Fredy Solano Ortega
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 12 de Enero de 2016
Fecha
12 de Enero de 2016
Fecha
23 de Febrero de 2016
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
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3.6 Recursos
Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a
cabo una tarea o conseguir algo.
3.7 Óptimo
Muy bueno, que no puede ser mejor.
3.8 Satisfacción del Cliente
Cumplimiento de ciertas condiciones o exigencias de Personas
habitualmente requieren el servicio de los laboratorios.
que
3.9 Procedimiento
Documento interno que describe específicamente la forma de llevar a cabo una
actividad ó proceso de la Universidad de Pamplona.
Las demás definiciones que aplican para el siguiente procedimiento se
encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión
de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
4. Contenido
N° DE
ACTIVIDAD
1
1.1
ACTIVIDADES
TIEMPOS
RESPONSABLE
FORMATOS
RECEPCIÓN DE HORARIOS, GUÍAS
E INFORMES
Una vez recibidos los horarios por parte de
Registro y Control, las guías de Laboratorio
por parte de cada Director de Programa
diligenciadas
en
el
FLA-23 “Guías
Unificadas de Laboratorios”, y teniendo
en cuenta las indicaciones dadas en el
GLA-01 “Elaboración de Guías de
Laboratorio” e informes de existencias por
parte del funcionario
responsable
(Técnicos Administrativos) de cada uno de
los laboratorios FLA-21 “Informe Para el
Control de Existencias y Gastos de
Materiales, Reactivos e Insumos” y FLA22 “Informe Para el Control de
Existencias y Uso de los Equipos”, en
reunión de grupo de mejoramiento se inicia
la planificación identificando necesidades.
FLA-23 “Guía
Unificada de
laborato< io”
5 días
Líder del Proceso
FLA-21
“Informe Para
el Control de
Existencias y
Gastos de
Materiales,
Reactivos e
Insumos”
FLA-22
“Informe Para
el Control de
Existencias y
Uso de los
Equipos”
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
2
2.1
2.2
3
3.1
Código
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IDENTIFICACIÓN Y SOLICITUD DE
PERSONAL
Según la carga académica asignada a
cada espacio físico se identifican las
necesidades de talento humano y se
registra en FLA-01 “Resultados
de
la Planificación" el Líder del Proceso hace
la solicitud del mismo, diligenciando el
FGH-06
“Solicitud
Vinculación
de
Personal”, de
la
siguiente
manera:
Personal por periodo y OPS (PDE.VA-07
“Contratación de Orden de Prestación de
Servicio”) directamente a la Rectoría de la
Universidad de Pamplona
Cada semestre se hace la solicitud a la
Oficina de Bienestar Universitario de los
alumnos beca trabajo, que sirven de apoyo
al personal que labora en cada una de las
unidades de laboratorio, el proceso que se
sigue para la solicitud, asignación y manejo
de las becas trabajo es el siguiente:
El Coordinador de Laboratorios hace la
solicitud a la Oficina de Bienestar
Universitario de los alumnos beca trabajo
para cada una de las unidades de
Laboratorio,
mediante
el
FBU-18
“Solicitud de Becas Trabajo para las
Diferentes Dependencias”. luego de
seleccionadas ejecuta las actividades
descritas en el IBU-01 “Preselección de
Becas Trabajo”
En el caso de que el laboratorio cuente con
el servicio de becas trabajo, se lleva un
control de asistencia y cumplimiento por
parte de los mismos, cada día al terminar
la jornada laboral del mismo, será
diligenciado el FLA-11 “Control Asistencia
Becas Trabajo”
IDENTIFICACIÓN Y SOLICITUD DE
REACTIVOS, INSUMOS, MATERIALES Y
EQUIPOS.
Según los horarios y las guías de
laboratorio, se determina el número de
prácticas por asignatura y con los informes
entregados por los responsables de cada
uno de los laboratorios en el FLA-21
"Informe para el Control de Existencias y
Gastos de Materiales, Reactivos e
Insumos”, y el FLA-22 “Informe para el
Control de Existencias y Uso de los
Equipos”, y apoyados en los inventarios
existentes de cada uno de los laboratorios,
se identifica las necesidades de reactivos,
insumos, materiales y equipos para cada
uno de los laboratorios
FLA-01
“Resultados de
la
Planificación”
3 días
2 semanas
Líder del Proceso
Líder del Proceso
FGH-06
“Solicitud
Vinculación de
Personal”
FBU-18
“Solicitud
de Becas Trabajo
para las
Diferentes
Dependencias”.
FLA-11 “Control
Asistencia
Becas
Trabajo”
5 días
Líder del Proceso
FLA-21 "Informe
para el Control
de
Existencias y
Gastos de
Materiales,
Reactivos e
Insumos”
FLA-22 “Informe
para el Control
de
Existencias y Uso
de los Equipos”
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
3.2
4
4.1
5
5.1
5.2
Se registra en FLA-01 “Resultados de la
Planificación” y se hace la solicitud
mediante el FDE.VA-15 “Estudio de
Conveniencia
y
Oportunidad
Requerimiento De Bienes “
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FLA-01
“Resultados de la
Planificación”
5 días
Líder del Proceso
5 días
Líder del Proceso
FDE.VA-15
“Estudio de
Conveniencia y
Oportunidad Requerimiento
de Bienes.
IDENTIFICACIÓN Y SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
Según los informes de existencia y el
acompañamiento de los responsables de
cada
laboratorio se establecen
las
necesidades
de
mantenimiento y de
acuerdo a la identificación de estos se
solicita el servicio de la siguiente forma: 1.
Para
mantenimiento
de
equipos
especializados se diligencia el FDE.VA-16
“Estudio de Conveniencia y Oportunidad
– Requerimiento de Servicios” y se envía
a la Vicerrectoría Académica.
El
mantenimiento de equipo de cómputo y
equipos básicos e infraestructura física se
solicita en
el FGI-02 “Solicitud del
Servicio de Mantenimiento” y se envía al
proceso de Gestión del Recurso Físico y
Apoyo Logístico.
FDE.VA-16
“Estudio de
Conveniencia y
Oportunidad –
Requerimiento
de Servicios”
FGI-02
“Solicitud de
Servicio de
Mantenimiento
”.
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
El Coordinador de Laboratorios asigna a
cada uno de los laboratorios el talento
humano vinculado y distribuye los horarios
y las guías de laboratorio a seguir durante
el semestre.
La oficina de Almacén e Inventarios hace
entrega de los reactivos materiales,
insumos y equipos de acuerdo a los
contratos
establecidos
con
los
proveedores. Desde cada Unidad de
Laboratorios se envía por correo a la
Coordinación
de
Laboratorios
semanalmente las necesidades a través
del
FLA-30
Requerimiento
de
Materiales,
Reactivos,
Insumos
y
Equipos.
La Coordinación de Laboratorios establece
un horario semanal de entrega de
materiales, reactivos, insumos y equipos y
demás. Los cuales se asignan mediante el
FLA-02
“Asignación de Reactivos,
Equipos e Insumos”
2 días
Líder del Proceso
Líder del Proceso
8 días de
anterioridad
Auxiliares de
Laboratorio
N/A
FLA-30
Requerimiento
Materiales,
Reactivos,
Insumos y
Equipos.
FLA-02
“Asignación de
Reactivos,
Equipos e
Insumos”
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
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5.3
Para el caso de reactivos la Coordinación
de Laboratorios asigna estos al Centro de
Sustancias y Reactivos donde se lleva el
1 día de acuerdo a
control de acuerdo a las solicitudes hechas
las entregas
por los interesados, y para el caso de
hechas por
medios y agares la Coordinación asigna
almacén.
estas sustancias al Centro de Preparación
de Medios donde se lleva el respectivo
control.
Líder del Proceso
Auxiliar de
Laboratorio
5.4
Cada Unidad de Laboratorios luego de
recibir los materiales, equipos, reactivos e
insumos que le fueron asignados según
sus requerimientos, actualiza el inventario
antes de ponerlos a disposición de los
usuarios del Laboratorio
Líder del Proceso
Auxiliar de
Laboratorio
1 día
N/A
N/A
5. Documentos de Referencia
- NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
- NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
- Modelo Estándar de Control Interno MECI:2014
- GLA-01 Elaboración de Guías de Laboratorios
- IBU-01 “Preselección de Becas Trabajo”
- PDE.VA-07 Contratación de Orden de Prestación de Servicio
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
03
Naturaleza
del Cambio
Actualización
Actualización según acta de
Grupo de Mejoramiento
No. 014
Actualización según acta de
Grupo de Mejoramiento No. 4
Actualización del documento
según Acta de Grupo de
Mejoramiento 006 del 28 de
agosto de
2014
Fecha de
Aprobación
26 de marzo
de 2008
Fecha de
Validación
11 de abril de
2008
21 de junio
de 2008
22 de junio de
2008
22 de Octubre
de 2013
25 de octubre de
2013
28 de Agosto
de 2014
7 de octubre de
2014
Planificación, Solicitud y Asignación de
Recursos
Versión
04
7. Anexos
“No Aplica”
Naturaleza del
Cambio
Actualización del documento
según lo descrito en el FAC-08
Acta de Reunión N° 002 del 12
de Enero de 2016
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PLA-01 v.05
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Fecha de
Aprobación
12 de Enero
de 2016
Fecha de
Validación
23 de Febrero de
2016