Perfil Secretaria Subdirección Administrativa

Código : RG-UDP- 00
Versión: 01
Perfil y Descripción de Cargo
Hospital Dr. Carlos Cisternas de Calama
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Fecha de emisión: Junio 2012
Vigencia: Actualización
Automática.
I.
Identificación del Cargo
Nombre del Cargo: Secretaria subdirección Administrativa
Unidad de Desempeño: Subdirección Administrativa
Jefatura Directa: Subdirector Administrativo
Estamento: Administrativo
Grado del Cargo: 23º
Calidad Jurídica: Contrata
II. Requisitos Legales del Cargo (Según la ley de planta)
Título Profesional: licencia de cuarto medio.
Estudios de Especialización: No aplica.
III. Objetivo del Cargo
Coordinar el funcionamiento administrativo de la subdirección administrativa del
Hospital Dr. Carlos Cisternas, realizando las tareas requeridas, contribuyendo al logro
de los objetivos institucionales y los requeridos por la jefatura.
IV. Principales Funciones
- Recepción, registro y despacho de correspondencia.
- Atención y orientación personal y/o telefónica a usuarios y funcionarios.
- Colaborar en las actividades en las que participa la subdirección administrativa.
- Mantener stock de materiales de oficina.
- Mantener el registro de la entrada y salida de correspondencia.
- Recibir y generar las llamadas telefónicas necesarias para el óptimo
funcionamiento de la subdirección.
- Mantener la organización y archivo de la documentación de acuerdo al
procedimiento establecido.
- Realizar la elaboración de correspondencia y envío de informes solicitados.
- Solicitar la información requerida a los respectivos servicios, y unidades
cuando sea requerido.
- Coordinar agenda de subdirector administrativa.
- Aplicar las políticas y procedimientos relaciones con la protección de datos
cuando sea requerido.
- Mantener la confidencialidad y privacidad de la información recepcionada y
emitida.
- Colaborar en labores de la unidad solicitados por su jefe directo
V. Requisitos Mínimos
Capacitación: Deseable cursos de Word y Excel.
Experiencia Laboral en un cargo igual o similar: Un año en una cargo similar.
VI. Dominio en Tecnologías de la información
Software
Dominio
Básico
Intermedio
Avanzado
Procesador de Texto (Word)
X
Planilla Electrónica (Excel)
X
Correo Electrónico (Outlook)
X
Presentaciones Digitales (Power Point)
X
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parcial o total no es válida sin la debida autorización de la Dirección del establecimiento.
Código : RG-UDP- 00
Versión: 01
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Perfil y Descripción de Cargo
Fecha de emisión: Junio 2012
Hospital Dr. Carlos Cisternas de Calama
Vigencia: Actualización
Automática.
VII.
Características del Entorno
Equipo de Trabajo: Subdirección Administrativa
Supervisor Directo: Subdirector médico
Usuarios internos: Todas las unidades del Hospital Dr. Carlos Cisternas
Usuarios externos: Usuarios del hospital Dr. Carlos Cisternas
Condiciones Físicas: Dependencias subdirección Administrativa
VIII. Competencias
GRADO
Competencia
Liderazgo: capacidad para orientar la acción
de grupos de personas en una dirección
determinada, inspirando valores y facilitando
su trabajo. Establecer directivas, fijar
objetivos, prioridades y comunicarlas con
efectividad. Motivar e inspirar confianza.
Comunicaciones Efectivas: emplear la
comunicación como un modo de convencer o
influir en las decisiones. Expresar interés y
comprensión por los puntos de vistas de otros.
Empalizar. Presentar información clara escrita
o verbal. Proyectar optimismo en todas las
interacciones
Compromiso organizacional: Deseo y
tendencia de alinear la conducta individual de
manera consistente con las necesidades,
prioridades y metas del establecimiento.
Capacidad organizativa: capacidad para
estructurar, planificar y organizar en forma
lógica y ordenada tareas y obligaciones, en
que participen terceras personas.
Análisis
y
solución
de
problemas:
comprensión de una situación o contexto,
pudiendo establecer relación causa efecto,
entre los componentes
A
B
C
D
X
X
X
X
X
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