administración estadal y municipal
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ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL Información general Los resultados de las actuaciones practicadas en el sector, permiten concluir que estos importantes sectores del ámbito gubernamental adolecen de graves fallas recurrentes en la administración y custodia de los bienes que les corresponden. En ese sentido es interesante resaltar que aun cuando las entidades regionales y locales presupuestaron cuantiosos recursos, esto no repercutió en el mejoramiento de los servicios públicos, ni contribuyó a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos. Ello obedeció primordialmente a que la mayoría de esos recursos fueron orientados a gastos de personal y funcionamiento, así como a financiar la existencia de un gran desorden administrativo que facilita y alimenta toda clase de irregularidades y de corruptelas por parte de quienes tienen a su cargo la administración de los fondos estadales y municipales. Asimismo, se constató que otro de los factores que han impedido una mejor utilización de los recursos que manejan las entidades estadales y municipales en pro de su desarrollo y modernización, lo constituye la falta de coordinación entre sí y con el resto de los organismos que conforman la administración pública, tanto para la ejecución de obras como para la prestación de servicios, y en general para el logro de los objetivos del Estado. En lo que respecta al control fiscal, es preciso destacar que a esta Contraloría General le resulta difícil vigilar de manera absoluta y exhaustiva la gestión de todos los organismos sujetos a su control en los ámbitos estadal y municipal, dada su gran magnitud. De allí que ha realizado numerosas actuaciones dirigidas a fortalecer el control interno y externo de dichas entidades territoriales, las cuales lamentablemente, aún no han alcanzado sus frutos, pues a pesar de la existencia de largos y complicados mecanismos de control, a los que se encuentran sometidos los compromisos y los pagos, la corrupción continúa presente en las entidades más cercanas al ciudadano, sin recibir de las contralorías estadales y municipales la sanción correspondiente. Tomando en consideración estos antecedentes, este Organismo Contralor, proyectó el “Plan Piloto de Implantación, Fortalecimiento y Consolidación del Sistema Nacional de Control Externo”, cuya primera fase se inició en el mes de diciembre de 2000. 101 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora De acuerdo a los criterios de selección, basados fundamentalmente en el volumen de recursos presupuestados, denuncias, solicitudes de averiguaciones, frecuencia de las intervenciones y presencia institucional, se realizaron 246 intervenciones en gobernaciones, alcaldías, consejos legislativos, cuerpos edilicios, contralorías y entes descentralizados estadales y municipales. En tal sentido, se practicaron auditorías operativas y de gestión, diagnósticos a Órganos de Control Externo, seguimiento de la acción correctiva, verificación de denuncias, diagnósticos de los estados y municipios afectados por las lluvias. Es importante resaltar que la actividad desarrollada por este Organismo Contralor durante el año 2000, en comparación con los últimos tres años resultó muy productiva, no sólo por el número de actuaciones realizadas, las cuales se incrementaron significativamente, tal como puede apreciarse en el gráfico que se presenta seguidamente, sino además por la presencia institucional en aquellas dependencias oficiales, estadales y municipales, donde la actividad contralora no se había hecho sentir, entre las cuales se destacan los municipios Gran Sabana y Sifontes del estado Bolívar, Tucupita y Pedernales del estado Delta Amacuro, Bolívar y Andrés Mata del estado Sucre. GRÁFICO N° 2 ESTADOS Y MUNICIPIOS CANTIDAD DE ACTUACIONES PRACTICADAS PERÍODO 1997-2000 300 246 CANTIDAD 250 200 150 100 123 64 50 16 0 1997 1998 1999 2000 AÑOS Durante el año 2000 esta Contraloría General en uso de la potestad sancionadora que le otorga la Ley, impuso 42 multas por un monto total de Bs. 80,47 millones a distintas autoridades municipales y estadales, de conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 127, numerales 3 y 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y quedaron 48 firmes en sede administrativa. 102 Administración Estadal y Municipal Asimismo, se atendieron 46 procedimientos de averiguaciones administrativas en entidades estadales y municipales, de las cuales 20 se encuentran en etapa de sustanciación, 7 han sido sustanciadas y 19 fueron decididas. De las averiguaciones decididas, 9 están en etapa de interposición del recurso administrativo, 5 pendientes de publicación y 2 publicadas en Gaceta Oficial. Igualmente, cabe resaltar que se declaró la responsabilidad administrativa de 31 funcionarios, quedando firme en sede administrativa 8 de ellas. Se remitieron al Ministerio Público 2 expedientes por existir indicios de responsabilidad civil o penal. Finalmente, es necesario destacar la labor de asesoría llevada a cabo por ese Organismo Contralor en materia hacendística, presupuestaria y de control fiscal, en razón de 287 consultas atendidas, formuladas por autoridades y funcionarios del ámbito estadal y municipal. Durante el ejercicio fiscal del año 2000 se recibieron un total de 416 denuncias y solicitudes de investigación, relacionados con presuntas irregularidades ocurridas en las distintas entidades Estadales y Municipales, de los cuales fueron desestimados 57, en virtud de que los hechos presuntamente irregulares señalados en las mismas escapan al ámbito de competencia de este máximo Órgano de Control Fiscal; verificándose en campo 71 de ellas, de las cuales 6 dieron lugar a inicio de la correspondiente averiguación administrativa y procediéndose a valorar jurídicamente las restantes, a los fines de determinar las medidas de control que resulten procedentes. Asimismo, se remitieron a las Contralorías Estadales 9 denuncias a fin de que procedieran conforme a las competencias otorgadas en sus respectivas Leyes, a realizar las investigaciones pertinentes; y 9 se encuentran en proceso en este Organismo Contralor. ESTADOS Información general El Poder Público Estadal está constituido a la luz de la novísima Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, por el Poder Legislativo y el Poder Ejecutivo, surgiendo además, organismos con autonomía funcional como lo constituyen las Contralorías Generales de los Estados, las cuales en virtud de ese carácter autónomo, no pueden ser ubicadas en ninguno de los poderes anteriormente nombrados, por lo que tomando en consideración, el carácter sui géneris que le es atribuido, deben ser consideradas como órganos integrantes de la administración pública estadal, y dentro de esa división 103 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora como órganos con autonomía funcional u órganos de la administración pública acentralizada. Ámbito institucional y presupuestario de control El Poder Público Estadal está constituido por 23 estados, con sus respectivas gobernaciones, consejos legislativos, contralorías generales y procuradurías. Lo constituye además, 44 servicios autónomos, conformando la administración centralizada, mientras que la administración descentralizada está constituida por 385 entes, clasificados en atención a su naturaleza jurídica como se enuncia a continuación: 124 institutos autónomos, 170 fundaciones, 24 empresas estadales, 23 fondos, 11 corporaciones, 6 asociaciones civiles y 27 entes de carácter sui géneris CANTIDAD GRÁFICO N° 3 UNIVERSO DE ENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTADAL DESCENTRALIZADA 170 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 124 24 27 23 11 6 Institutos Autónomos Fundaciones Empresas Asoc. Civiles Fondos Corporaciones Otros TIPOS GRÁFICO N° 4 UNIVERSO DE ENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTADAL CENTRALIZADA 50 44 C A N T ID A D 40 30 23 23 23 23 C ontralorías P rocuradurías 20 10 0 G obernaciones C onsejos Legislativos TIP O S 104 S ervicios autónom os Administración Estadal y Municipal Estados En cuanto a los aspectos financieros y presupuestarios, cabe destacar que en la administración estadal para los ejercicios fiscales de los años 1999 y 2000, se estimaron ingresos por los montos de Bs. 2.659.336,39 y Bs. 3.249.084,67 millones, respectivamente, de acuerdo con la información contenida en las Leyes de Ingresos y Gastos Públicos aprobadas en cada entidad federal. Estos ingresos tienen su origen en el Situado Constitucional, aportes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES), aportes y contribuciones del Poder Nacional con motivo del proceso de transferencia de competencias y otros aportes especiales, Ley de Asignaciones Económicas Especiales (LAEE), y los obtenidos por la administración y explotación de sus bienes, así como la utilización de recursos existentes en las reservas del Tesoro, en los montos y porcentajes que se señalan en los cuadros siguientes: CUADRO N° 17 DISTRIBUCIÓN DE LOS INGRESOS SEGÚN SU ORIGEN AÑO 1999 (Millones de bolívares) Origen Situado Constitucional Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES) Aportes del Ejecutivo Nacional por el proceso de Transferencia de Competencia y Otros Ley de Asignaciones Especiales (LAEE) Administración y Explotación de sus Bienes (Ingresos Propios) Reservas del Tesoro Total Monto % 1.963.486,03 73,84 150.024,72 5,64 202.979,82 7,63 300.015,33 11,28 34.680,49 1,30 8.150,00 2.659.336,39 0,31 100,00 CUADRO N° 18 DISTRIBUCIÓN DE LOS INGRESOS SEGÚN SU ORIGEN AÑO 2000 (Millones de bolívares) Origen Situado Constitucional Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES) Aportes del Ejecutivo Nacional por el proceso de Transferencia de Competencia y Otros Ley de Asignaciones Especiales (LAEE) Administración y Explotación de sus Bienes (Ingresos Propios) Reservas del Tesoro Otros Ingresos Total Monto 2.342.241,22 % 72,09 176.127,77 5,42 388.610,63 11,96 256.325,59 7,89 35.837,59 1,10 32.489,24 17.452,63 3.249.084,67 1,00 0,54 100,00 Lo anterior permite indicar que la mayor fuente de ingresos de los estados de la República, es el nivel central de la administración pública nacional, representando los aportes por concepto de Situado Constitucional, FIDES, LAEE y proceso de descentralización 98,40% y 105 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora 97,36% respectivamente, de los ingresos estimados en las Leyes de Presupuesto de los estados para esos años, mientras que los recursos propios representan 1,60% y 2,64% de los mismos. Asimismo se observa un incremento en el presupuesto de ingresos estimado del año 2000 de 22,18% en relación con el año 1999. Ahora bien, este monto no representa la totalidad de los recursos efectivamente ejecutados por el universo de entidades sujetas al control de este sector, en tanto que las gobernaciones no suministran la información concerniente a las modificaciones presupuestarias efectuadas durante cada ejercicio fiscal a través de créditos adicionales, así como tampoco los presupuestos de ingresos y gastos de los entes que conforman la administración descentralizada regional. No obstante, de la información obtenida como resultado de las actuaciones realizadas por esta Contraloría General de la República, durante el ejercicio fiscal de 2000, se determinó que para el año 1999 los presupuestos estadales presentaron modificaciones, observándose disminuciones en los presupuestos de 3 entidades federales e incrementos en las 20 restantes, en porcentajes que oscilaron entre el 0,90% y el 59,80% del monto originalmente asignado. El monto total de estos incrementos sumaron la cantidad de Bs. 396.141,80 millones (14,90 % del monto original) para un total de recursos administrados por la administración central para ese ejercicio fiscal de Bs. 3.055.481,18 millones. La distribución definitiva de los recursos en los diferentes concepto de gastos, de los 23 estados, es la que se observa en el cuadro siguiente: CUADRO N° 19 DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS ATENDIENDO A LA NATURALEZA DEL GASTO (Millones de bolívares) Código 4.01 4.02 4.03 4.04 4.05 4.06 4.07 4.51 4.52 4.98 Total Partida presupuestaria Concepto Gastos de Personal Materiales y Suministro Servicios No Personales Activos Reales Activos Financieros Servicios de la Deuda Pública Transferencias Seguridad y Defensa Asignaciones no Distribuidas Rectificaciones Recursos asignados Monto % 842.388,05 27,57 48.748,21 1,60 92.171,79 3,02 275.798,70 9,02 1.185,69 0,04 99.601,61 3,26 1.673.592,08 54,77 1.875,87 0,06 19.938,53 0,65 180,65 0,01 3.055.481,18 100,00 Como puede observarse, los gastos presupuestarios referidos a “Transferencias” alcanzan el porcentaje más alto (54,77%), lo cual obedece a que en esa partida se incluyen los montos 106 Administración Estadal y Municipal Estados transferidos a los entes descentralizados de cada estado para el cumplimento de sus objetivos, a las alcaldías por concepto de Situado Municipal, así como los recursos a ser transferidos a los cuerpos legislativos y contralorías estadales para el cumplimiento de las funciones que les son propias, ubicándose en segundo lugar los “Gastos de Personal” con 27,57% del total de los gastos. Mención especial merece la asignación de recursos presupuestarios por la cantidad de Bs. 1.875,87 millones, por parte de las gobernaciones de varios estados (Cojedes, Delta Amacuro, Guárico, Mérida, Nueva Esparta y Táchira) a gastos de “Seguridad y Defensa”, ya que al respecto el criterio institucional es que la materia de seguridad y defensa del Estado está reservada al Poder Nacional, y las leyes y reglamentos de las entidades estadales que así lo contemplen podrían ser reputadas de inconstitucionales. Esto a los fines de que se emprendan los correctivos y se evite incluir dentro de los presupuestos respectivos los gastos por este concepto. En el gráfico N° 5 se refleja la distribución de los recursos por partidas presupuestaria para la totalidad de los estados que conforman la administración pública estadal. GRÁFICO N° 5 DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS POR PARTIDA PRESUPUESTARIA AÑO 1999 (Millones de bolívares) MILES DE MILLONES DE BOLÍVARES 1.800 1.673,59 1.600 1.400 1.200 1.000 842,39 800 600 400 275,80 200 48,75 92,17 4.02 4.03 99,60 1,19 1,88 19,94 0,18 4.51 4.52 4.98 0 4.01 4.04 4.05 4.06 4.07 CÓDIGO DE PARTIDAS 107 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora Áreas estratégicas La Contraloría General de la República, con el propósito de adecuar la planificación operativa del año 2000 al contexto público, económico, social, de organización y funcionamiento que atravesó el país durante el año 1999, consideró pertinente establecer como estrategia principal, la realización de una evaluación general que permitiera medir en términos cualitativos y cuantitativos, la organización y funcionamiento de los principales organismos que conforman el Poder Publico Estadal, vale decir consejos legislativos, gobernaciones y contralorías estadales. A tales efectos se procedió a la realización de un plan de trabajo que permitiera, luego de ejecutada la evaluación, contar con la plataforma estadística para comparar la organización y funcionamiento de los entes involucrados, lo cual redundaría positivamente además, en el establecimiento de las acciones estratégicas a seguir por este Organismo, a los efectos de determinar los requerimientos y medios para contribuir al mejoramiento de su desempeño. Gestión de control Objetivos y alcance de la gestión de control. En las gobernaciones y cuerpos legislativos, las actuaciones se dirigieron básicamente a la evaluación del sistema de control interno existente en las áreas vinculadas a la administración y manejo de los recursos asignados para el cumplimiento de las funciones que les son propias, así como a la revisión y verificación cuantitativa del empleo de los fondos durante el ejercicio fiscal del año 1999, utilizándose para ello métodos y procedimientos establecidos en las Normas de Auditoría de Estado dictadas por este Organismo Contralor. Teniendo en cuenta la necesidad imperiosa de fortalecer el Sistema Nacional de Control, las actuaciones en las contralorías estadales se dirigieron a conocer su situación actual en cuanto a estructura organizativa, funcionamiento, recursos humanos, económicos y tecnológicos con que cuentan, planificación de actividades, competencias atribuidas y el grado de cumplimiento de éstas, entre otros aspectos, para obtener un diagnóstico. Actuaciones selectivas Con los objetivos antes planteados durante el año 2000, se efectuaron actuaciones en un total de 16 gobernaciones y 12 cuerpos legislativos de los estados Amazonas, Anzoátegui, Apure, Aragua, Bolívar, Carabobo, Cojedes, Falcón, Guárico, Lara, Mérida, Miranda, Monagas, Nueva Esparta, Sucre, Táchira, Vargas y Yaracuy, lo que representa 78,26% de las 108 Administración Estadal y Municipal Estados Entidades Federales que conforman el Territorio Nacional. En cuanto a las contralorías generales de los estados, las actuaciones se realizaron en Amazonas, Anzoátegui, Apure, Barinas, Bolívar, Carabobo, Cojedes, Falcón, Lara, Mérida, Miranda, Monagas, Nueva Esparta, Portuguesa, Sucre, Táchira, Vargas y Yaracuy para un total de 18 actuaciones que representan 78,26% de las mismas. Asimismo se efectuó el seguimiento de la acción correctiva emprendida para subsanar las fallas y deficiencias determinadas por este Organismo Contralor en las actuaciones llevadas a cabo durante los ejercicios fiscales de 1998 y 1999 en 21 organismos de los siguientes estados: Anzoátegui – Contraloría e Instituto de la Vivienda del Estado (IVEA); Apure – Instituto de la Vivienda del Estado (INVAP); Aragua – Instituto de la Vivienda del Estado (INVIVAR) y Servicio Autónomo de Protección al Menor (SAPAMA); Barinas – Contraloría y Fondo de Crédito para la Artesanía, Pequeña y Mediana Industria (FONDEBA); Cojedes – Contraloría; Delta Amacuro – Gobernación; Falcón – Gobernación e Instituto de Puertos; Lara – Fundación Regional para la Vivienda del Estado (FUNREVI); Monagas – Instituto de Vivienda de Monagas (IVIM); Nueva Esparta – Contraloría; Portuguesa – Contraloría; Sucre – Fundación Regional para la Vivienda del Estado (FUNREVI); Yaracuy – Instituto de la Vivienda y Equipamiento de Barrios (IVEB) e Instituto Autónomo para el Desarrollo Social del Estado (FUNDESOY); y Zulia – Contraloría, Instituto de Desarrollo Social (IDES) y Sistema Regional de Salud. En atención a lo cual se realizaron 109 actuaciones, las cuales se detallan a continuación: CUADRO N° 20 ACTUACIONES REALIZADAS EN LA ADMINISTRACIÓN ESTADAL Actuaciones practicadas Auditorías Diagnóstico a contralorías municipales Diagnóstico de municipios afectados por las lluvias Seguimiento de la acción correctiva Verificación de denuncias Asesoramiento técnico a organismos públicos Actividades complementarias de sustanciación Total Cantidad 28 18 09 21 21 10 2 109 Actuaciones relacionadas con el Sistema Nacional de Control Como resultado de las funciones de control que la Contraloría General de la República ha ejercido en la administración pública estadal, se han determinado de manera recurrente una serie de observaciones relativas al ejercicio inadecuado de las tareas de administrador que le 109 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora ha correspondido ejercer a cada uno de los ciudadanos electos de manera popular y a quienes éstos han designado para coadyuvar en la gestión pública. Aunado a lo anterior es preciso indicar que la descentralización no se ha llevado a cabo como un proceso planificado, sino que se ha procedido a descentralizar sin pasar por el proceso de desconcentración, lo cual ha tenido un impacto negativo en el funcionamiento de los entes de la administración pública nacional y regional, acentuando la desorganización administrativa. Esto obliga a abordar de manera frontal la problemática existente y, más concretamente, a atacar la causa del problema, que es el desorden administrativo, toda vez que mientras no se logre debilitar el origen de la corrupción administrativa, se seguirán distrayendo los recursos públicos y alejando al colectivo del disfrute de una calidad de vida que asegure el desarrollo armónico de la sociedad. Esta situación lejos de mejorar se ha agudizado, lo que nos hace reflexionar sobre la conveniencia en determinar de manera perentoria por una parte, las causas que la originan y, por la otra, el rol fundamental que debe asumir este máximo Órgano de Control sobre las administraciones activas de los estados y sobre los Órganos de Control Externo que la conforman, concibiendo así al Sistema Nacional de Control como un sistema armónico que persigue la búsqueda de la eficiencia, efectividad y oportunidad en las funciones que realicen los Órganos de Control Externo, además de coadyuvar con la administración activa, en el logro de un manejo transparente de los recursos asignados. En el ejercicio de sus funciones este Organismo Contralor ha evidenciado que no se realiza la planificación adecuada de las actividades que deben desarrollar, los citados órganos. En los informes producidos por los Órganos Contralores Estadales, rara vez surgen indicios que constituyan supuestos generadores de responsabilidad administrativa o para iniciar los procedimientos de cualesquiera de las acciones fiscales cuya competencia les está atribuida de conformidad con la ley que rige su funcionamiento. La realización de evaluaciones de control interno a los órganos estadales así como el análisis de la ejecución presupuestaria en cada uno de los estados y los órganos legislativos regionales, dirigidas a obtener resultados comparativos, nos ha permitido determinar las debilidades y fortalezas en las contralorías generales evaluadas, así como la necesidad imperiosa de implantar la planificación en cada uno de los órganos que conforman el Poder Público Regional, como herramienta indispensable para la realización de un control eficiente y eficaz. 110 Administración Estadal y Municipal Estados Como primera acción, la Contraloría General de la República realizó un plan de trabajo que finalmente permitió medir los resultados obtenidos, así como evaluar la eficacia y oportunidad de las funciones de control que les corresponde llevar a cabo a estos órganos contralores, posteriormente y con fundamento en las evaluaciones técnicas realizadas en los años 1999 y 2000, en 21 contralorías generales de los estados, que representan el 91,30% del universo, efectuó el diagnóstico de la situación, todo lo cual conllevó a detectar las áreas críticas a atacar, con el propósito de orientar de manera eficaz y oportuna los cambios que se consideren necesarios, con la plena convicción de que sólo coadyuvando con los Órganos Contralores Estadales en su organización y funcionamiento, dentro del marco de las potestades otorgadas legal y constitucionalmente, podrán lograr los objetivos intrínsecos a una función de tanta trascendencia como la asignada a esta Contraloría General de la República. Tomando en consideración los antecedentes y la problemática planteada, así como el proceso de cambio que actualmente vive el país, la Contraloría General de la República, proyectó el “Plan Piloto de Implantación, Fortalecimiento y Consolidación del Sistema Nacional de Control Externo” cuya primera fase se inició en diciembre del año 2000, y su continuación esta prevista en el plan operativo del año 2001. Actuaciones no programadas Actuaciones derivadas de la atención de denuncias Como resultado de las denuncias recibidas y en razón de que los hechos denunciados ameritaban la realización de actuaciones en los entes donde ocurrieron, durante el ejercicio fiscal se efectuaron un total de 21 actuaciones fiscales, de las cuales 8 corresponden a denuncias recibidas durante el presente ejercicio fiscal y 13 a denuncias recibidas en años anteriores. Las actuaciones en referencia se efectuaron en organismos de los siguientes estados: Apure –Gobernación; Aragua - Cuerpo Legislativo; Bolívar - Gobernación, Cuerpo Legislativo y Contraloría; Carabobo – Gobernación; Lara – (HIDROLARA, C.A.); Mérida – Gobernación y la Corporación de Salud del Estado Mérida (CORPOSALUD); Portuguesa – Gobernación; Sucre – Gobernación; Táchira – Gobernación; Trujillo – Gobernación (Comandancia de Policía) y Cuerpo Legislativo; Yaracuy – Gobernación, Cuerpo Legislativo y el Instituto Autónomo de Salud del Estado Yaracuy (PROSALUD) y Zulia – Gobernación, Renta de Beneficencia Pública del Estado, Corporación de Desarrollo de la Región Zuliana (CORPOZULIA) y la Fundación para el Rescate, reparación, Mantenimiento, Cuido y Administración de las Instalaciones Deportivas del Estado Zulia (FUNIDEZ). 111 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora Atención de denuncias Durante el año 2000 se recibieron 112 denuncias y solicitudes de investigación a través de las cuales se hicieron del conocimiento de este máximo Organismo Contralor, la comisión de presuntas irregularidades ocurridas en la administración estadal. Luego del análisis legal correspondiente fueron desestimadas 37 de ellas, en virtud de que los hechos presuntamente irregulares señalados escapan al ámbito de competencia de esta Contraloría, o por no existir indicios de la comisión de cualesquiera de los ilícitos administrativos que pudieran dar lugar al inicio de las acciones fiscales que en ejercicio de su competencia pudiera iniciar la Contraloría General de la República. Por otra parte, 9 denuncias se remitieron a otras direcciones de este Organismo Contralor por no corresponder al ámbito de competencia de la administración estadal, 9 denuncias se remitieron a las contralorías estadales para que de conformidad con las facultades otorgadas en sus respectivas leyes orgánicas, procedieran a realizar las investigaciones tendentes a verificar la veracidad de los hechos denunciados e iniciar las acciones legales correspondientes. Asimismo, durante el ejercicio de 2000 se atendieron 8 denuncias mediante la realización de actuaciones fiscales y se consideraron 8 de las denuncias en el plan de fiscalizaciones del año 2001, y en 6 se efectuaron solicitudes de información a los entes donde supuestamente ocurrieron los hechos, encontrándose en la espera de la información para su valoración. En cuanto al resto de las denuncias, 35 en total, se encuentran en proceso en el área legal. Asistencia técnica a organismos de la administración pública estadal El Contralor General de la República, en atención a la facultad que de manera temporal y expresa le fue conferida en el Decreto del Régimen de Transición del Poder Público, dictado por la Asamblea Nacional Constituyente, de intervenir y nombrar los titulares de las contralorías estadales en aquellos casos que lo considerará procedente, efectuó la intervención de las contralorías generales de los estados Amazonas, Apure, Cojedes, Delta Amacuro, Falcón, Miranda, Monagas, Nueva Esparta y Portuguesa, en las cuales se efectuó el nombramiento de los titulares de esos Órganos de Control. Por tal motivo este Organismo Contralor efectuó actuaciones en esas entidades federales con la finalidad de coadyuvar a la transición del Poder Público y prestar asistencia técnica a las contralorías cuyos contralores fueron designados. Actuaciones por actividades complementarias de substanciación En el ámbito estadal, durante el ejercicio fiscal de 2000 se efectuaron actuaciones en la Gobernación del estado Apure y la Fundación Regional para la Vivienda del estado Sucre 112 Administración Estadal y Municipal Estados (FUNREVI), con el objeto de realizar actividades complementarias de substanciación de expedientes de averiguaciones administrativas. Otras actuaciones Emergencia nacional como consecuencia de las lluvias. En el primer semestre del año 2000 la Contraloría General de la República, realizó actuaciones en las entidades federales que resultaron afectadas significativamente por las lluvias acaecidas en el Territorio Nacional, durante el mes de diciembre de 1999, con el objeto de conocer los daños sufridos por esas entidades, tanto en los bienes del dominio público, como en los de propiedad del Estado y de particulares, así como los recursos utilizados y acciones emprendidas por las respectivas gobernaciones para afrontar la situación de emergencia y determinar el grado de operatividad de los servicios. Con este objeto se realizaron 9 intervenciones en los estados Anzoátegui, Falcón, Mérida, Miranda, Nueva Esparta, Vargas, Yaracuy y Zulia. Asesorías prestadas En el año 2000 fueron procesadas 46 solicitudes de asesorías presentadas por parte de los Órganos de Control Externo de los estados, así como de otros organismos que conforman tanto la administración central como la administración descentralizada de los estados; fueron atendidas 34 de ellas y se encuentran en proceso las 12 restantes. Resultado de la gestión de control Situación del sector Como resultado de las actuaciones realizadas durante el presente ejercicio fiscal en las gobernaciones, cuerpos legislativos y contralorías estadales, se observa que existen fallas de carácter administrativo y operativo, así como relativas a la inobservancia de las normas legales de obligatorio cumplimiento, que incidieron de manera negativa en el manejo de los recursos presupuestarios y financieros de las instituciones, y que son fallas y deficiencias que en forma reiterada y persistente se han presentado en años anteriores en este sector, dando lugar algunas de ellas a la aplicación de acciones fiscales por parte de este Organismo Contralor. Es importante significar que estas fallas son producto de las deficiencias que presentan las diferentes dependencias que integran la administración estadal, entre las cuales destacan la falta de planificación y programación de las actividades donde se definan claramente los objetivos y metas a alcanzar; inexistencia, vacíos y falta de actualización de las normativas legales; falta de continuidad administrativa; carencia de personal calificado, 113 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora aunado a la alta rotación y poco adiestramiento de este; lo cual demuestra las deficiencias del sistema de control interno. Lo precedentemente expuesto evidencia sin ningún género de duda, la necesidad imperiosa de iniciar de manera coordinada entre los órganos que conforman la administración activa y los órganos que ejercen el control, las acciones tendentes a trabajar conjuntamente hacia el logro de la implantación de la planificación como elemento fundamental para atacar el desorden administrativo, situación que impide la satisfacción de las necesidades colectivas, y que constituye el fin último que deben perseguir todos y cada uno de los órganos que integran la administración estadal. Falla y deficiencias Gobernaciones de los estados Las observaciones más frecuentes presentadas en las actuaciones realizadas en las gobernaciones de los estados se indican a continuación: • Adquisición de compromisos por funcionarios no autorizados de acuerdo a las disposiciones legales que en materia de ordenación de gastos y pagos le son aplicables. • Falta de prestación de caución por parte de los funcionarios responsables del manejo, custodia y administración de los fondos, valores y bienes públicos del estado. • Falta de control previo al gasto por parte de las contralorías estadales. • Demora en la entrega de los recaudos necesarios al FIDES, para la constitución de contratos de fideicomiso, de acuerdo con lo establecido en el Convenio de Cofinanciamiento. • Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias contenidas en las leyes de licitaciones estadales y nacional y en las Normas Generales de Contratación para la Ejecución de Obras, en cuanto a: inexistencia de actas de terminación, recepción provisional y definitiva, solicitudes de prórroga, aplicación de sanciones de multa por incumplimiento de contratos e inicios de obras fuera del lapso previsto en los mismos, paralización de obra por retraso en el pago de valuaciones anteriores, entre otras. • Inexistencia de manuales de normas y procedimientos, donde se detallen las actividades involucradas en los diferentes procesos administrativos. • Realización de pagos sin contar con la documentación suficiente que justifique el gasto. 114 Administración Estadal y Municipal Estados • Incumplimiento de las normas reglamentarias relativas al manejo de los fondos en avance, evidenciándose fondos sin rendir los correspondientes a años anteriores. • Presunta utilización de créditos presupuestarios en finalidades distintas a las previstas en norma legal, reglamento o acto administrativo. • Omisión de comprobantes de inversión presupuestaria por concepto de avances girados para atender gastos de seguridad y defensa. • Adquisición de compromisos sin disponibilidad presupuestaria. • Retraso en los procesos de contratación y ejecución de obras correspondientes al presupuesto ordinario y a la Ley de Asignaciones Económicas Especiales para los Estados Derivadas de Minas e Hidrocarburos (LAE), así como en las cofinanciadas a través del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES). • Contratación para la ejecución de obras y adquisición de servicios de empresas que no tienen la documentación reglamentaria al día. • Inobservancia de las disposiciones contenidas en la Publicación N° 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República”, prescrita por la Contraloría General de la República. Cuerpos legislativos Las observaciones más frecuentes presentadas como resultados de las actuaciones realizadas en los órganos legislativos de los estados se indican a continuación: • Ausencia de planificación de las actividades de los organismos. • Normativa legal desactualizada, no adaptada a la dinámica del estado. • Ejecución de gastos por concepto de ayudas, donaciones, subsidios y otras transferencias, los cuales por su naturaleza de índole social y de beneficencia, no son compatibles con las actividades legislativas del ente. • Carencia de manuales de normas de procedimientos que regulen las actividades administrativas del ente, que le permitan contar con un adecuado sistema de control interno. • Falta de caución por parte de los funcionarios encargados del manejo de fondos y bienes, a los fines de asegurar el resarcimiento de eventuales perjuicios ocasionados en el cumplimiento de las funciones asignadas. 115 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora • Inobservancia del principio de la anualidad, equilibrio presupuestario y unidad del Tesoro, previstos en la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario, al utilizar recursos correspondientes a remanentes de fondos de ejercicios anteriores. • Falta de control sobre los bienes adscritos al cuerpo legislativo, lo cual no garantiza el resguardo y salvaguarda de los mismos. • Carencia de políticas, normas y procedimientos en la selección, reclutamiento y contratación del personal, así como en su promoción y ascenso. • Ordenación de pagos sin estar debidamente soportados con documentos que certifiquen la efectiva prestación de los servicios o recepción de bienes y materiales. • Utilización de recursos en finalidades distintas a las previstas en norma legal, reglamento o acto administrativo. • Ordenación de gastos por funcionarios sin competencia para ello, de acuerdo con las disposiciones legales que en materia de ordenación de gastos y pagos les son aplicables. • Realización de pagos indebidos por concepto de dietas y bonos a diputados a los cuales no le correspondían dichos beneficios. • Ordenación de pagos por servicios sin que previamente se haya cumplido con la etapa presupuestaria del compromiso, es decir, la emisión de órdenes de compras, de servicios o contratos. • Adquisición de compromisos financieros sin disponer de recursos presupuestarios. Contralorías estadales Las observaciones más frecuentes presentadas en las actuaciones realizadas en los Órganos de Control Externo estadales se indican a continuación: • Falta de adecuación de la normativa legal aplicable, con el ordenamiento jurídico vigente. • Falta de reglamentación de las leyes de contralorías y/o las existentes no están en concordancia con la ley. • Inexistencia de reglamentos internos. • Ausencia o deficiencia en la potestad sancionatorias. 116 Administración Estadal y Municipal Estados • Carencia de manuales de normas y procedimientos en materia de control (reparo, averiguaciones administrativas, examen de la cuenta, entre otros). • Estructuras organizativas operativas que no se corresponden con las establecidas en las leyes y reglamentos internos. • Falta de planificación estratégica. • Incumplimiento de disposiciones contenidas en las Normas Generales de Auditoría de Estado, entre las cuales pueden citarse: − Elaboración de planes operativos o planes de fiscalización anuales. − Falta de programación y supervisión de las auditorías. − Ausencia de planes y programas de seguimiento. − Poca formación profesional y técnica del personal. • Inexistencia de controles sobre los funcionarios de Hacienda, que de conformidad con la ley deben prestar cauciones. • Deficientes registros y controles presupuestarios y financieros. • Imprecisión en cuanto al instrumento legal que regula la relación laboral, del organismo con sus trabajadores; carencia de políticas tanto en la selección, reclutamiento y contratación del personal, como de promoción y ascensos, ausencia de programas de adiestramiento y capacitación permanente e inexistencia de manuales descriptivo de cargos. • Asignación insuficiente de recursos presupuestarios. • Cumplimiento parcial de las competencias de control atribuidas en las leyes que rigen su funcionamiento. • Inadecuados sistemas de archivos. En virtud de la situación planteada con anterioridad, se requiere que de manera perentoria se inicie por parte de las máximas autoridades de los organismos estadales, los cambios requeridos, por lo que se les insta a formular el presupuesto respectivo en atención a una planificación realizada atendiendo no sólo las políticas de gobierno en el ámbito estadal, sino en perfecta armonía con las políticas dictadas por el Gobierno Nacional. 117 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora Recomendaciones A las gobernaciones de los estados • Planificar la realización de las actividades que les son propias, las cuales deben estar contenidas tanto en la planificación estratégica como operativa de los órganos estadales. • Hacer cumplir las disposiciones relativas a la obligación de la prestación de la caución por parte de los funcionarios que manejan bienes y fondos públicos del estado. • Proceder a la elaboración de los manuales de normas y procedimientos que regulen las actividades de las distintas dependencias del Ejecutivo Regional. • Dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en las leyes estadales y nacionales aplicables, y adecuar las primeras a las sancionadas por el órgano legislativo nacional, y dar cumplimiento a lo contemplado en el artículo 159 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. • Acatar las disposiciones contenidas en la Publicación N° 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República”, prescrita por la Contraloría General de la República, en cuanto a la formación de los inventarios de bienes. • No efectuar pagos sin que estén respaldados por las respectivas requisiciones y demás soportes o facturas originales. • Proceder a presentar los recaudos correspondientes relacionados con los proyectos de obras financiados con recursos del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES), a fin de suscribir los contratos de fideicomisos respectivos. A los cuerpos legislativos • Planificar la realización de sus actividades. • Elaborar los manuales de normas y procedimientos, que regulen las actividades de los procesos administrativos. • Hacer cumplir las disposiciones relativas a la obligación de la prestación de la caución por parte de los funcionarios que manejan bienes y fondos públicos del estado. • Ejercer con prevalencia las competencias que les corresponden, que básicamente son las de legislar, tomando en consideración el proceso de reorganización y funcionamiento que debe preverse en todos los órganos que conforman el Poder Público Estadal, a los fines de dar cumplimiento a las previsiones contempladas en el artículo 159 de la Constitución 118 Administración Estadal y Municipal Estados Bolivariana de Venezuela que establece “Los Estados son entidades autónomas e iguales en lo político, con personalidad jurídica plena, y quedan obligados a mantener la independencia, soberanía e integridad nacional, y a cumplir y hacer cumplir la Constitución y las leyes de la República”, en atención a los anterior los consejos legislativos deben dirigir su atención a la adecuación de normativa legal existente en los estados con la Constitución y demás leyes de la República. • Ejecución del presupuesto de gastos con estricto apego a las normas que regulan la materia y en aquellas actividades que son propias a su naturaleza y razón de ser. • Hacer cumplir las disposiciones que en materia de declaraciones juradas de patrimonio establece la Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público y las resoluciones dictadas por este máximo Órgano de Control. • No efectuar pagos sin que estén debidamente respaldados con las piezas justificativas del gasto. • Proceder a la elaboración de los manuales de normas y procedimientos que regulen las actividades administrativas. • Acatar las disposiciones contenidas en la Publicación N° 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República”, prescrita por la Contraloría General de la República, en cuanto a los inventarios de bienes. • Establecer políticas de selección, reclutamiento, contratación, promoción y ascenso de personal. A los Órganos de Control Externo • Adecuar la normativa legal aplicable de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 159 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y con fundamento en ella establecer su estructura organizativa. • Planificar la realización de sus actividades, las cuales deben estar contenidas tanto en la planificación estratégica como operativa. • Elaborar los manuales de normas y procedimientos en materia de control. • Hacer cumplir las disposiciones relativas a la obligación de la prestación de la caución por parte de los funcionarios que manejan bienes y fondos públicos del estado. 119 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora • Dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en las Normas Generales de Auditoría de Estado, así como las Normas de Control Interno dictadas por este Organismo Contralor. • Cumplir con la totalidad de las competencias de control que les han sido atribuidas en las leyes que rigen su funcionamiento. • Establecer políticas de selección, reclutamiento, contratación, promoción y ascenso de personal. • Establecer programas de adiestramiento y capacitación permanente del personal y elaborar manuales descriptivos de cargos. Acciones fiscales En el año 2000 se impuso 1 sanción de multa por la cantidad de Bs. 1,61 millones, por la aplicación del numeral 3 del artículo 127 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Se procesaron 23 averiguaciones administrativas, de las cuales 8 se encuentran en etapa de sustanciación, 6 sustanciadas pendientes de decisión y 9 se encuentran decididas. En relación con las averiguaciones decididas, 5 se encuentran en la etapa de interposición del recurso administrativo, 1 pendiente de publicación de la decisión que resuelve el recurso administrativo, 2 decisiones pendientes de publicar y 1 publicada en Gaceta Oficial. Asimismo, cabe resaltar que durante el año 2000 se declaró la responsabilidad administrativa a 21 funcionarios, quedando firme en sede administrativa la responsabilidad 4 de ellos. En el referido ejercicio fiscal se remitieron al Ministerio Público 2 expedientes, 1 por presuntos indicios de responsabilidad civil y/o penal. MUNICIPIOS Información general La Contraloría General de la República con fundamento en las atribuciones que le confiere la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley Orgánica de Régimen Municipal, realizó de acuerdo con el Plan de Fiscalización del año 2000 diversas actuaciones fiscales en alcaldías, concejos y contralorías municipales, servicios autónomos, fundaciones y otros entes de la administración local descentralizada. 120 Administración Estadal y Municipal Municipios El control que le corresponde ejercer a este Organismo Contralor sobre la administración municipal es cada vez más extenso debido al gran universo de entidades que lo conforman. De allí que una parte importante de sus actividades estén dirigidas al fortalecimiento de las contralorías municipales, con el propósito de convertirlas en verdaderos entes fiscalizadores, capaces de garantizar la transparencia en el manejo de recursos públicos, lo que permitirá a esta Contraloría General por una parte orientar sus actuaciones fiscales hacia los 184 municipios que actualmente carecen de órgano de control externo local y las demandas de personal capacitado para el ejercicio de las atribuciones conferidas a dichas entidades locales y, por la otra, apoyarse en las contralorías municipales a los fines de coordinar y complementar las actividades de control a ejecutarse. Ámbito institucional y presupuestario de control El universo de entidades y organismos que conforman el ámbito municipal alcanzó para el año 2000, según los registros que lleva esta Contraloría General, la cantidad de 1.429 entes, discriminados en 336 alcaldías, igual número de concejos municipales, 152 contralorías municipales y 605 entes descentralizados creados por los municipios, a través de los cuales se ejecutan una amplia variedad de actividades que incluyen la prestación de servicios educativos, transporte, aseo urbano y domiciliario, vigilancia policial, recreativos y asistenciales entre otros. La clasificación de las citadas entidades se presenta en el gráfico que a continuación se inserta: GRÁFICO N° 6 UNIVERSO DE ENTIDADES MUNICIPALES 400 350 336 336 CANTIDAD 300 262 250 195 200 152 150 100 62 50 55 14 12 5 0 Alcaldías Concejos Municipales y Metropolitano Contralorías Municipales y Metropolitana Fundaciones Institutos Autónomos Empresas Mancomunidades Servicios Autónomos Asociaciones Corporaciones TIPO 121 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora Conviene destacar que el ámbito de control se vio ampliado con la creación del Distrito Metropolitano de Caracas, conformado por un sistema de gobierno en dos niveles: metropolitano y municipal. En materia de recursos financieros los municipios presupuestaron la cantidad de Bs. 1.419.001,82 millones, según la información contenida en 297 ordenanzas de presupuesto recibidas en este Órgano Contralor, de los cuales Bs. 456.598,56 millones (32,18%) corresponden al situado municipal, Bs. 739.378,47 millones (52,10%) a recursos propios y Bs. 223.024,79 millones (15,72%) a otros aportes. Dichos recursos fueron distribuidos por sectores, tal como se indica en el siguiente cuadro: CUADRO N° 21 DISTRIBUCIÓN SECTORIAL DEL GASTO MUNICIPAL (Millones de bolívares.) Sectores Gobierno y Administración Seguridad y Defensa Agrícola Energía, Minas y Petróleo Industria y Comercio Turismo y Recreación Transporte y Comunicaciones Educación Cultura y Comunicación Social Ciencia y Tecnología Desarrollo Urbano, Vivienda Salud Desarrollo Social y Participación Seguridad Social Gastos no Clasificados Sectorialmente Total Monto total 320.038,94 38.495,40 2.084,17 586,88 4.340,87 3.365,78 33.211,97 34.113,91 14.197,92 105,80 475.179,27 20.153,73 56.479,16 173.752,88 242.895,14 % 22,55 2,71 0,15 0,04 0,31 0,24 2,34 2,40 1,00 0,01 33,49 12,24 3,98 12,24 17,12 1.419.001,82 110,82 Áreas estratégicas Se diseñó un plan operativo sobre la base de los lineamientos del plan estratégico de la Contraloría General de la República 1999-2003, tomando en consideración la realidad de la administración municipal y dentro de este aspecto, la situación de emergencia nacional que vivió el país con ocasión de los desastres naturales acontecidos durante el mes de diciembre del año 1999. Otro de los factores tomados en consideración fue la entrada en vigencia de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y de las disposiciones contenidas en el Régimen de Transición del Poder Público, aprobado por la Asamblea Nacional Constituyente. En este 122 Administración Estadal y Municipal Municipios orden de ideas, se contemplaron 3 áreas: control externo, infraestructura (vivienda y gastos de inversión) y gobierno y administración. La selección del área control externo obedeció al momento histórico que vivía el país, marcado por grandes cambios políticos e ideológicos, que conllevó a profundas modificaciones dentro de la estructura del Estado venezolano; lo cual planteó un desafío a los Órganos de Control Externo en el sentido de su modernización y del ejercicio efectivo de sus acciones; por ello se programaron actividades orientadas a fortalecer a estos órganos en los municipios para lograr el establecimiento de normas y procedimientos que vigoricen las funciones de control, y por ende optimicen su gestión, y de este modo insertarse activamente en el Sistema Nacional de Control Fiscal, previsto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. En cuanto al área infraestructura, su selección se fundamentó en la necesidad de medir y comparar los logros alcanzados por los entes municipales en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de los correctivos necesarios para aumentar sus niveles de eficiencia, eficacia y calidad, determinar si efectivamente se invirtió como mínimo 30% de los ingresos previstos en el presupuesto a gastos de inversión o de formación de capital, así como la magnitud de los daños sufridos en bienes inmuebles municipales, producto de los fenómenos naturales acontecidos. Respecto del área gobierno y administración, es necesario precisar que su selección obedeció a la necesidad de verificar el cumplimiento del ordenamiento jurídico y de las normas y procedimientos aplicables a los municipios en la administración de los bienes y fondos públicos, pues el control de la legalidad continúa siendo un eficiente mecanismo para velar por la correcta administración de los recursos públicos. Gestión de control Las actuaciones realizadas por la Contraloría General de la República se orientaron a comprobar que la contratación y ejecución de obras se efectuara de conformidad con el ordenamiento legal vigente que rige la materia; evaluar los procedimientos establecidos para el control de los ingresos, actualización de inventarios y adquisición de bienes y servicios; verificar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales; determinar la veracidad de presuntos hechos irregulares denunciados; evaluar las actividades realizadas por las contralorías municipales en las áreas de organización, personal, programación y ejecución de actividades e inspecciones fiscales, así como el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de remuneraciones de los altos funcionarios de los municipios; el pago 123 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora de dietas a concejales y miembros de juntas parroquiales y algunos procesos por concepto de Impuesto sobre Patente de Industria y Comercio. En ese contexto, se aplicaron procedimientos, metodologías y técnicas de auditoría de general aceptación. Las referidas actuaciones se cumplieron en los siguientes municipios: Diego Bautista Urbaneja, Guanta, Freites, San José de Guanipa, Peñalver y Píritu del estado Anzoátegui; San Fernando del estado Apure; Girardot, Sucre, Zamora y José Ángel Lamas del estado Aragua; Gran Sabana y Sifontes del estado Bolívar; Diego Ibarra, Naguanagua y Valencia del estado Carabobo; Tucupita y Pedernales del estado Delta Amacuro; Distrito Metropolitano de Caracas; Juan Germán Roscio y Ribas del estado Guárico; Acevedo, Baruta, Brión, Paz Castillo, Plaza, Rafael Urdaneta y Zamora del estado Miranda; Libertador y Maturín del estado Monagas; Santiago Mariño del estado Nueva Esparta; Guanare del estado Portuguesa; Andrés Mata, Bermúdez y Bolívar del estado Sucre; Antonio Rómulo Costa del estado Táchira; Bolívar del estado Trujillo; Bruzual del estado Yaracuy, Cabimas y Santa Rita del estado Zulia. Paralela a esta gestión, fue desarrollada una amplia labor de asesoría, a través de la atención de consultas en materia hacendística, presupuestaria y de control fiscal que ascendieron a la cantidad de 253. En el área de administración municipal, durante el año 2000 se realizaron 137 actuaciones, tal como se discriminan a continuación: CUADRO N° 22 ACTUACIONES REALIZADAS EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Actuaciones practicadas Auditorías Diagnóstico a contralorías municipales Diagnóstico de municipios afectados por las lluvias Seguimiento de la acción correctiva Verificación de denuncias Asesoramiento técnico a organismos públicos Total Cantidad 31 21 09 03 63 10 137 Actuaciones de obligatorio cumplimiento • Verificación de los gastos de inversión previstos en las ordenanzas de presupuesto del año 2000. De conformidad con las previsiones del artículo 145 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal (LORM), se procedió al análisis de las ordenanzas de presupuestos correspondientes al año 2000, con el objeto de verificar el cumplimiento del artículo 144 ejusdem, el cual exige que de los ingresos previstos en los presupuestos municipales debe 124 Administración Estadal y Municipal Municipios destinarse como mínimo treinta por ciento (30%) para gastos de inversión o de formación de capital. En tal sentido, fueron recibidas 297 ordenanzas de presupuesto, de las cuales fueron analizadas 154. Cabe destacar que 37 alcaldes incumplieron con la obligación dispuesta en el artículo 145 de la citada LORM, por cuanto no enviaron dentro del lapso previsto en la referida disposición, los ejemplares de la ordenanza antes mencionada, razón por la cual se procedió a imponer a cada uno de estos funcionarios sanción de carácter pecuniario, por la cantidad de 1,94 millones de bolívares de conformidad con lo dispuesto en el artículo 127, numeral 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. • Revisión de informes de contralores municipales Conforme lo preceptuado en el artículo 98 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, que establece a los contralores municipales la obligación de remitir en los tres meses siguientes a la finalización de cada período fiscal, un informe de sus actuaciones y de las gestiones administrativas del municipio, junto con la relación de ingresos y gastos, los estados de ejecución del presupuesto, los balances contables con sus respectivos anexos y el inventario anual actualizado de los bienes de la respectiva entidad, se procedió al análisis de 102 informes recibidos, determinándose las observaciones que se señalan en el título correspondiente a las fallas y deficiencias de las contralorías municipales. Actuaciones selectivas Dentro de las facultades establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, así como en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, para ejercer actividades de control en la administración municipal, se realizaron de acuerdo con el plan de fiscalización del año 2000, 31 actuaciones fiscales en alcaldías, concejos municipales, servicios autónomos, fundaciones y otros entes de la administración local descentralizada para evaluar su gestión, así como los logros alcanzados en la prestación de los servicios a la comunidad. Actuaciones relacionadas con el Sistema Nacional de Control El control como proceso permanente y dinámico a través del cual la gerencia municipal mide sus logros, requiere necesariamente de un redimensionamiento o reorientación en sus objetivos, razón por la cual se realizaron 21 actuaciones de diagnósticos en las contralorías municipales, con la finalidad de determinar su grado de operatividad para así coordinar y complementar las acciones de control, ante el reto exigido por el desproporcionado 125 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora crecimiento del aparato burocrático de las administraciones locales y las exigencias de sus comunidades. Igualmente, se practicaron 3 actuaciones de seguimiento de las recomendaciones impartidas por este Organismo a contralorías municipales. Actuaciones no programadas Durante el año 2000 se recibieron un total de 304 denuncias, consignadas por particulares y autoridades municipales, se valoraron 242 de ellas, de las cuales 20 fueron desestimadas, en virtud de que los hechos denunciados escapaban del ámbito de competencia de este Órgano Contralor. Sobre el particular cabe destacar, que fueron verificadas en campo la cantidad de 63 denuncias, iniciándose en 6 el procedimiento de averiguación administrativa correspondiente, en 28 existen indicios para la apertura de la averiguación administrativa y en 29 se valoran los informes contentivos de los resultados obtenidos, a los fines de adoptar las medidas de control procedentes. Por otra parte, es importante acotar las acciones adelantadas en materia de asesorías a contralorías municipales que fueron objeto de intervención de conformidad con el Régimen de Transición del Poder Público. Finalmente, se brindó apoyo al Ministerio Público y se prestó asesoría a la Alcaldía del Distrito Metropolitano de Caracas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley de Transición del Distrito Federal al Distrito Metropolitano de Caracas. Otras actuaciones Además de las actividades precedentemente señaladas, este Organismo realizó una serie de actuaciones producto de la transformación que sufrió la estructura del Estado venezolano, con ocasión a la entrada en vigencia de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la emergencia nacional de diciembre del año 1999, las cuales se detallan a continuación: • Actuación practicada en la Comisión Permanente de Contraloría de la Asamblea Nacional. La actuación estuvo orientada a la elaboración de un inventario de las denuncias que fueron recibidas en la Asamblea Nacional hasta el 30-10-2000, lo cual arrojó un total de 96 casos, ello con el objeto de verificar posteriormente cuáles de ellas fueron recibidas y tramitadas por este Organismo Contralor. 126 Administración Estadal y Municipal Municipios • Actuación practicada en la Alcaldía del Distrito Metropolitano de Caracas. La Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley de Transición del Distrito Federal al Distrito Metropolitano de Caracas, presta colaboración y asesoramiento técnico a la Alcaldía Metropolitana en el referido proceso de transición. • Asesoría técnica prestada a las contralorías municipales intervenidas. Se realizaron actuaciones fiscales con el objeto de prestar asesoría técnica, durante el proceso de instalación de los nuevos titulares de las contralorías de los municipios Zamora y Guaicaipuro del estado Miranda y Zaraza del estado Guárico, las cuales fueron intervenidas por este máximo Órgano de Control con fundamento en el artículo 38 del Régimen de Transición del Poder Público. • Actuaciones fiscales derivadas de la emergencia ocasionada por las lluvias del mes de diciembre de 1999. Durante el ejercicio fiscal de 2000 se realizaron 9 actuaciones fiscales en las alcaldías de los municipios: Acosta, Casique Manaure, Monseñor Iturriza y Silva del estado Falcón; Páez del estado Miranda, Vargas del estado Vargas, y Bolívar, Manuel Monge y Veroes del estado Yaracuy, con el objeto de verificar los daños sufridos en la infraestructura municipal, con ocasión de la emergencia declarada en el Territorio Nacional, producto de las lluvias del mes de diciembre de 1999; la pérdida de archivos e inoperatividad de servicios públicos locales; y determinar la asignación de recursos a las citadas entidades municipales para atender gastos originados por la referida emergencia; así como el destino dado a los mismos. Resultados de la gestión de control Situación de la administración municipal La acción de control llevada a cabo durante el ejercicio fiscal de 2000 ha permitido determinar en la administración local innumerables y persistentes fallas, deficiencias e irregularidades que limitan en forma significativa el logro de una gestión eficiente y transparente por parte de la entidad político territorial más cercana al ciudadano, la cual debe velar por la prestación de los servicios básicos que las comunidades demandan. Mención especial amerita la dependencia extrema de algunos municipios de las transferencias por concepto de participación municipal en el situado. Se trata de municipios creados sin viabilidad financiera, por lo cual es fácil deducir la imposibilidad que tienen de 127 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora cubrir con sus ingresos propios, los gastos mínimos de funcionamiento y atender el creciente aumento de las necesidades colectivas que deben ser satisfechas por los municipios. En tal sentido, se determinó que 49 municipios, los cuales se señalan a continuación, dependieron en más de 90% del situado municipal. CUADRO N° 23 MUNICIPIOS CUYO PRESUPUESTO DEPENDIÓ DEL SITUADO MUNICIPAL PARA EL AÑO 2000 EN MÁS DE 90% Estados Municipios Amazonas Alto Orinoco / Atabapo Anzoátegui Cajigal Apure Biruaca Aragua San Casimiro / Urdaneta Barinas Alberto Arvelo Torrealba / Sosa Cojedes Anzoátegui / Girardot / Ricaurte / Rómulo Gallegos Delta Amacuro Casacoima Falcón San Francisco / Urumaco Lara Crespo / Simón Planas / Urdaneta Aricagua / Arzobispo Chacón / Cardenal Quintero Guaraque / Julio César Salas / Padre Noguera Mérida Nueva Esparta Portuguesa Sucre Táchira Villalba Guanarito / Monseñor José Vicente De Unda / Papelón San Rafael de Onoto Andrés Eloy Blanco / Bolívar / Ribero Andrés Bello / Antonio Rómulo Costa / Córdoba Francisco de Miranda / Independencia / José María Vargas Michelena / Rafael Urdaneta / Seboruco / Simón Rodríguez Sucre / Uribante Trujillo José F. Márquez Cañizales / Monte Carmelo Yaracuy Bolívar / Manuel Monge / Urachiche Asimismo, se observa en el presupuesto municipal una tendencia creciente al gasto de gobierno y administración, la cual reduce las disponibilidades para gastos productivos, destinados a la dotación de bienes y prestación de servicios públicos municipales. Adicionalmente, se ha comprobado que en ocasiones los aportes provenientes del Fondo Intergubernamental para la Descentralización (FIDES) han sido desviados para atender erogaciones distintas a las proyectadas, con el consecuente incremento del malestar social de la población. En cuanto al régimen de control externo de la administración municipal, es válido señalar que muy pocos municipios de la República cuentan con un adecuado sistema de control que permita realizar con eficacia una labor fiscalizadora integral, la cual es cada vez más importante así como necesaria, dada la trascendencia de los recursos que manejan. Esto 128 Administración Estadal y Municipal Municipios quiere decir en términos concretos que las contralorías municipales no cumplen a cabalidad con sus labores de control, pues no advierten a las administraciones locales de las irregularidades en las cuales incurren, ni ejercen las potestades sancionatorias correspondientes. Otra de las situaciones detectadas es la ordenación de pagos indebidos o en exceso a concejales y miembros de juntas parroquiales, que ascendió a la cantidad de Bs. 390,69 millones, en una muestra de 17 entidades municipales inspeccionadas durante el ejercicio fiscal del 2000, dentro de las cuales destacan los municipios Girardot (estado Aragua), Acevedo, Plaza y Paz Castillo (estado Miranda) con pagos por Bs. 152,16, Bs. 74,41, Bs. 23,11 y Bs. 24,33 millones, respectivamente. Estos pagos se originan fundamentalmente por la inobservancia de las disposiciones contenidas en el ordenamiento jurídico que regula la materia, el cual prevé en primer término, que los citados funcionarios sólo devengarán dietas por la asistencia a sesiones de cámara, de comisiones permanentes o reuniones de juntas parroquiales que se celebraren y, en segundo lugar, establece límites al monto máximo de dichas dietas. Igualmente, se ha determinado que los ediles y miembros de juntas parroquiales perciben remuneraciones por encima de lo permitido por el decreto que contiene el Régimen de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios, o sin asistir a las sesiones y reuniones en comento. Al respecto, es importante destacar que estos pagos se efectúan, en la mayoría de los casos, con la anuencia de las contralorías municipales, las cuales aprueban las órdenes de pago que contienen dichas remuneraciones sin formular observación alguna. Por otra parte, se han evidenciado fallas y/o ausencia de controles en la ejecución de obras, los cuales han originado que reiteradamente se paguen cantidades de obras relacionadas en valuaciones que no han sido ejecutadas, con el consecuente perjuicio al erario público municipal. En tal sentido, cabe significar que en 14 inspecciones fiscales practicadas en alcaldías de la República, se detectaron pagos indebidos por este concepto que totalizan la cantidad de Bs. 564,04 millones, entre los cuales destacan los ocurridos en los municipios Freites del estado Anzoátegui y Ribas del estado Guárico por Bs. 179,46 y Bs. 235,21 millones, respectivamente. 129 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora Fallas y deficiencias Como resultado de la gestión fiscalizadora se han detectado fallas y deficiencias, respecto de las cuales se han formulado recomendaciones con señalamientos concretos acerca de las medidas que deben adoptarse; sin embargo, las autoridades municipales no suelen aplicarlas. En tal sentido, se enumeran por su relevancia y recurrencia las siguientes: De las alcaldías • No efectúan la debida fiscalización de las obras a fin de verificar que se ejecuten conforme con lo dispuesto en los respectivos contratos. • Ordenación de pagos sin estar debidamente soportados. • No destinan los ingresos extraordinarios a los fines previstos en el artículo 116 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. • Pago de remuneraciones a concejales, distintas a las previstas en el artículo 56 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, sin asistir a las correspondientes sesiones de cámara o permanentes y en contravención a lo dispuesto en el artículo 159 ejusdem y en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. • Inexistencia de manuales de normas, procedimientos y de organización, lo cual trae como consecuencia la ausencia en la delimitación jerárquica y funcional de las dependencias que la conforman, indefinición de niveles de responsabilidad y retrasos en el cumplimiento de actividades, limitando el desempeño eficiente de su gestión. • Incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Publicación N° 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República”, prescrita por la Contraloría General de la República, y de los instructivos emanados de la Oficina Central de Presupuesto “Instructivo del Sistema de Información de la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos para las Entidades Municipales”, e “Instructivo para la Formulación de los Proyectos de Presupuesto de los Municipios”. • Inexistencia y/o falta de actualización de los instrumentos normativos que regulen el funcionamiento de dichas entidades municipales. • Inexistencia de archivos debidamente estructurados, como consecuencia del incumplimiento de las normas existentes al respecto, lo cual dificulta la gestión administrativa y eventualmente podría ocasionar perjuicios al patrimonio, por el extravío 130 Administración Estadal y Municipal Municipios de comprobantes de operaciones efectuadas, o documentos necesarios para atender requerimientos jurídicos, o bien para la elaboración del balance general de la Hacienda Pública Municipal. • Desactualización o inexistencia de registros de proveedores y contratistas del municipio previstos en las ordenanzas que regulan la materia, lo cual origina que la administración municipal contrate con personas jurídicas o naturales que no están inscritas, o que han sido excluidas de los registros por no haber cumplido a satisfacción compromisos adquiridos con anterioridad. • Se contraen compromisos sin disponibilidad presupuestaria. • Incumplimiento de los procedimientos previstos sobre control previo de la contraloría municipal, así como los de selección de contratistas. • Utilización de recursos presupuestarios en finalidades distintas a las previstas. • Fraccionamiento de contratos de obras o servicios con el objeto de evadir los procesos licitatorios y/o el control previo que corresponde ejercer a la contraloría municipal. Asimismo, del análisis efectuado a las ordenanzas de presupuesto, a los fines de verificar los gastos de inversión estimados, se observaron las siguientes fallas: • En 10 ordenanzas se determinó el incumplimiento de la obligación de destinar al menos 30% de sus ingresos a gastos de inversión, prevista en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, destacando los municipios Atabapo y Alto Orinoco del estado Amazonas que sólo estimaron para gastos de inversión 8,63% y 9,98% de sus ingresos, respectivamente. • En 68 ordenanzas se presentaron fallas en la conformación de los citados gastos de inversión, básicamente relacionadas con la calificación como tales de las conservaciones y reparaciones de bienes del dominio nacional o estadal y de transferencias cuyos beneficiarios no constituyen entes descentralizados municipales, o se omitió la discriminación de las inversiones, situación que al igual que en años anteriores impidió el control de la norma en comento. De las contralorías municipales • No ejercen totalmente la autonomía funcional, administrativa y presupuestaria que les confiere la Ley Orgánica de Régimen Municipal ya que, por una parte, sus recursos financieros y humanos son administrados por las alcaldías y, por la otra, se observa una 131 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora constante injerencia de las cámaras municipales en la actividad contralora, que trae como consecuencia que la imparcialidad, objetividad, e independencia que debe caracterizar dicha actividad se vea mermada. • Presentan debilidades en cuanto a su organización, originada por la falta de instrumentos como el reglamento interno y manuales de normas y procedimientos, indefinición de políticas aplicables en materia de administración de personal, así como de una planificación anual que permita una mejor utilización de recursos para el logro de los objetivos planteados. • Inexistencia y/o falta de actualización de instrumentos normativos que regulen el funcionamiento de los Órganos de Control Externo. • Déficit de funcionarios adscritos a los Órganos de Control Externo, lo cual ocasiona con frecuencia que los funcionarios existentes realicen labores ajenas a sus cargos, sin contar con la experiencia o conocimientos técnicos necesarios, situación que merma en la credibilidad y la eficacia de los resultados obtenidos. • Falta de previsión presupuestaria para la capacitación y adiestramiento, lo que impide desarrollar programas orientados a la formación técnica y a la actualización del personal; ello con la finalidad de lograr la idoneidad en el desempeño y por ende el cabal cumplimiento de las funciones de control atribuidas a dichos organismos. • No programan actuaciones de seguimiento a las recomendaciones formuladas como resultado de sus inspecciones fiscales, por lo que la verificación de la acción correctiva se realiza en próximas auditorías practicadas en las dependencias o entes auditados. • Generalmente no comunican las observaciones y/o recomendaciones derivadas de las actuaciones de control a la municipalidad y cuando las informan, no realizan actividades de seguimiento para verificar su acatamiento. • No aplican las Normas Generales de Auditoría de Estado en las actividades de inspección y fiscalización llevadas a cabo por los Órganos de Control Externo. • Insuficiente espacio físico en las sedes donde funcionan y ausencia de tecnología avanzada y de sistemas interconectados con los entes sujetos a su control, que sirvan de soporte para el cumplimiento de las atribuciones que les corresponde ejercer, dificultando de ese modo el control y la coordinación de las operaciones registradas por dichos entes y las contralorías municipales. 132 Administración Estadal y Municipal Municipios • No realizan actividades de autodiagnóstico que les permitan evaluar el alcance y resultados de su gestión, a fin de adoptar las acciones en el orden operativo y técnico para mejorar su eficacia. Igualmente, no elaboran indicadores de gestión a los fines de medir los índices de eficiencia, eficacia, calidad e impacto de las actividades de control. • No cumplen con la obligación prevista en el artículo 95, ordinal 8° de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, según el cual corresponde a la contraloría municipal preparar el Balance General de la Hacienda Pública Municipal o Distrital. • No elaboran el registro del personal municipal y cuando lo realizan, no cumplen con las exigencias contenidas en el ordinal 11° del artículo 95 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. • No realizan debidamente el control previo a las órdenes para el pago de remuneraciones a los concejales, lo que ha ocasionado pagos de emolumentos distintos a los permitidos en el artículo 56 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal y en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios o sin asistir a las sesiones de cámara o de comisiones permanentes. • No ejercen controles efectivos respecto de las obras ejecutadas por la administración municipal, lo que ha dado lugar a que los Órganos de Control Externo avalen pagos de cantidades de obras relacionadas en valuaciones no ejecutadas. • Reflejan información sobre fallas de control interno y otras deficiencias sin recomendar a la administración municipal las medidas necesarias para su corrección. • Desconocimiento de los procedimientos relacionados con averiguaciones administrativas, así como de los supuestos generadores de dicha responsabilidad. Asimismo, se detectaron en la revisión efectuada a los informes anuales de contralores municipales, las siguientes fallas: • Un volumen considerable del contenido de los informes anuales está conformado por fotocopias de documentos, sin ningún tipo de análisis o resumen de resultados respecto de los mismos. • Reiteradamente señalan faltantes de ingresos, utilización de fondos de terceros en finalidades distintas a las previstas, emisión de cheques sin provisión de fondos, pagos indebidos y otras irregularidades, sin adoptar las medidas pertinentes a fin de establecer las responsabilidades a que hubiere lugar. 133 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora • Señalan inconsistencias en los balances generales presentados, por cuanto en ocasiones los saldos de algunas cuentas no coinciden con los que reflejan los anexos correspondientes. De los entes descentralizados • Carencia de planes estratégicos que les permitan lograr sus objetivos en términos de oportunidad, cantidad, calidad y economía. • Falta de coherencia entre las estructuras previstas en las ordenanzas de creación y las que rigen en la actualidad, lo cual genera ausencia de delimitación jerárquica y funcional en dichos entes. • Inexistencia de manuales de organización, normas y procedimientos que regulen el funcionamiento de estos entes. • Déficit de equipos y sistemas de computación que sirvan de apoyo al desempeño de sus funciones. Recomendaciones Previa consideración de las deficiencias e irregularidades más recurrentes observadas en entes locales y con el objeto de orientar a sus autoridades en el ejercicio de las funciones que les son propias, teniendo como fin último, no sólo el logro de una gestión administrativa eficiente y que ejecute sus actividades con apego a las normas legales que rigen la actividad municipal, sino que además alcancen los objetivos y metas del gobierno local en beneficio de la colectividad, se formulan a continuación las siguientes recomendaciones: A las alcaldías • Realizar inspecciones periódicas a las obras en proceso con la finalidad de verificar que la ejecución de las mismas se realice de conformidad con las especificaciones del contrato. • Exigir al autorizar el gasto, la documentación necesaria y suficiente que sirva de soporte a las respectivas órdenes de pago. • Aplicar estrictamente el contenido del artículo 116 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, en el cual se especifica el destino de los ingresos extraordinarios. 134 Administración Estadal y Municipal Municipios • Dar estricto cumplimiento a lo previsto en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, así como a las disposiciones contenidas en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios. • Aprobar los manuales de normas, procedimientos y de organización que delimiten jerárquica y funcionalmente las dependencias que conforman la entidad y los niveles de responsabilidad, así como las tareas, atribuciones y responsabilidades de cada cargo y los requisitos para ejercerlos. • Dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Publicación N°. 21 prescrita por la Contraloría General de la República y a los instructivos emanados de la Oficina Central de Presupuesto. • Sancionar y/o actualizar los instrumentos normativos necesarios para su funcionamiento. • Estructurar debidamente los archivos contentivos de la documentación que deben llevar dichas administraciones. • Crear y/o actualizar los registros de proveedores y contratistas. • Abstenerse de contraer compromisos para los cuales no exista previsión presupuestaria. • Cumplir con los procedimientos establecidos en las normas sobre licitación y control previo de la contraloría municipal. • Aplicar los recursos asignados a cada partida presupuestaria sólo para atender el pago de aquellos gastos que se identifiquen con la naturaleza de las mismas. • Abstenerse de celebrar varios contratos para la ejecución de una obra, cuando éstos sean susceptibles de agrupación. • Destinar al menos 30% de los ingresos estimados a gastos de inversión, de conformidad con lo previsto en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. • Calificar como gastos de inversión, a los fines previstos en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, únicamente las conservaciones y reparaciones de bienes municipales, así como las transferencias efectuadas a entes descentralizados del municipio, cuando estén destinados a financiar gastos de formación de capital. A las contralorías municipales • Ejercer cabalmente la autonomía funcional, administrativa y presupuestaria que le confiere la Ley Orgánica de Régimen Municipal. 135 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora • Elaborar y dictar el reglamento interno que regule la estructura, organización, competencia y funcionamiento de dichas entidades. • Aprobar y/o actualizar los instrumentos normativos necesarios para su buen funcionamiento. • Seleccionar personal especializado y suficiente para las funciones de control, así como destinar en futuros presupuestos recursos para el adiestramiento y la capacitación del personal. • Preparar los planes operativos para cada año, que les permitan organizar y coordinar las actividades a ejecutar, y en especial lo relacionado con las actuaciones de seguimiento a las recomendaciones formuladas. • Comunicar los resultados de las actuaciones de control practicadas, así como las recomendaciones formuladas. • Aplicar las Normas Generales de Auditoría de Estado en las actividades de inspección y fiscalización. • Prever presupuestariamente recursos para el mejoramiento de las sedes donde funcionan y para automatizar e interconectar sistemas con los entes controlados, a los fines de optimizar las funciones que les están encomendadas. • Realizar actuaciones de autodiagnóstico que les permitan conocer sus debilidades y fortalezas, para que de conformidad con los resultados obtenidos, adopten acciones a fin de mejorar la eficacia de su gestión. • Elaborar indicadores que les permitan medir la eficiencia, economía, eficacia, calidad e impacto de la gestión de control que ejercen sobre la administración municipal. • Elaborar el Balance General de la Hacienda Pública Municipal y el Registro del Personal Municipal, conforme con lo dispuesto en los ordinales 8° y 11° del artículo 95 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. • Verificar, antes de proceder a su aprobación, la legalidad y sinceridad de las órdenes de pago de emolumentos de concejales. • Inspeccionar técnicamente las obras, a fin de ejercer un efectivo control sobre las partidas relacionadas por el contratista, con el objeto de evitar que se ordenen pagos en valuaciones por cantidades de obras que no hayan sido ejecutadas. 136 Administración Estadal y Municipal Municipios • Recomendar a la administración activa, las medidas correctivas que permitan mejorar las deficiencias de control interno detectadas. • Fortalecer las unidades encargadas de llevar a cabo los procedimientos de averiguaciones administrativas a fin de lograr mayor calidad, eficacia y oportunidad en la aplicación de las sanciones. A los entes descentralizados • Promover la importancia de la planificación estratégica y diseñar políticas orientadas a la elaboración de programas y planes operativos anuales, considerando la capacidad instalada y los recursos disponibles para la prestación de servicios, a fin de aumentar la eficacia en el cumplimiento de sus funciones, así como el logro de los objetivos institucionales. • Definir las estructuras funcionales de dichos entes conforme a las ordenanzas que los regulan, a fin de establecer la delimitación jerárquica y funcional de las dependencias que los integran. • Aprobar manuales de organización, normas y procedimientos que regulen su funcionamiento. • Proveer una plataforma informática que sirva de apoyo a las actividades relacionada con los referidos entes. Impacto de la gestión de control Pese al caos administrativo que continúa presente en las entidades municipales, como resultado de las actividades de control ejercidas por la Contraloría General se han alcanzado algunos logros que redundan en beneficio de la gestión municipal, entre los cuales se puede mencionar la aprobación y el establecimiento de algunas normas y procedimientos que regulan su funcionamiento, la corrección de ciertas deficiencias de control interno, la recuperación de recursos financieros indebidamente o en exceso, mejoras en las plantas físicas de los Órganos de Control Externo y elevar el nivel de formación de los recursos humanos. Adicionalmente, es importante destacar que los niveles de aceptación de las actuaciones practicadas por este Órgano Contralor han estimulado la interacción de las distintas fuerzas sociales, con la finalidad de lograr un desarrollo integral de los municipios para mejorar 137 Informe de Gestión 2000 Gestión Fiscalizadora niveles gerenciales que procuren el manejo eficiente y transparente de los recursos públicos para la solución de los problemas que aquejan a las comunidades. Acciones fiscales Durante el año 2000 se impusieron 41 multas por un monto total de Bs.78,85 millones a distintas autoridades municipales, de conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 127 numerales 3 y 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Asimismo quedaron firmes en sede administrativa 47 multas. Se procesaron 23 averiguaciones administrativas, siendo su situación actual la siguiente: 12 se encuentran en etapa de sustanciación, 1 está pendiente de decisión y 10 fueron decididas; de las estas se encuentran 4 en etapa de interposición del recurso administrativo, 3 pendientes de publicación, en 2 fue decidido el recurso administrativo, estando pendiente para su publicación y 1 fue publicada en la Gaceta Oficial. Asimismo, se declaró la responsabilidad administrativa de 10 funcionarios, quedando firme en sede administrativa 4 de ellas. 138
