saldar cuentas bancarias - Universidad Nacional de Colombia

Código: U-IN-12.004.028
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO: SALDAR CUENTAS BANCARIAS
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
SALDAR CUENTAS BANCARIAS
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Tramitar la autorización para saldar cuentas bancarias de las diferentes Tesorerías de la
Universidad Nacional de Colombia, y, de ser el caso, adelantar ante la entidad bancaria las gestiones
necesarias para saldarla y excluirla como cuenta bancaria exenta del GMF, en los casos en que aplique, de
acuerdo con las políticas y normatividad establecidas.
ALCANCE: Inicia con la evaluación de la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria por parte de
la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, y finaliza con la solicitud a Soporte SGF – QUIPU para
cambiar el estado de la cuenta bancaria en el SGF – QUIPU. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel
Nacional, de Sedes, de Facultades y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF: Gravamen a las
transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones
financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así
como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica
para transacciones efectuadas con recursos de la Nación.
2. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo
mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de
fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
3. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los
depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las
normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee,
mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública
de la CGN).
4. Saldar cuenta bancaria: Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente
por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la
cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente.
5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
6. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Por efectos de liquidación de contratos o convenios que hayan exigido apertura de cuenta para manejo
exclusivo de recursos, la cuenta bancaria debe saldarse dentro del término de liquidación del contrato o en
su defecto en un término no mayor a dos (2) meses después de la fecha del último giro.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Evaluar la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria
El Gerente Nacional Financiero Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización para saldar la
cuenta bancaria enviado en comunicación escrita por los funcionaros delegados.
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Para el caso de cuentas bancarias donde se manejen recursos de destinación específica (Contratos o
Convenios) se debe anexar copia de la liquidación del contrato.
Cuando la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, conforme lo establecido en el informe
trimestral, emitido aplicando la metodología de riesgo crediticio, considere que la entidad bancaria
representa un alto riesgo para el manejo de los recursos de la Universidad, recomendará al delegado
que adelante el trámite necesario para saldar las cuentas bancarias abiertas en dicha entidad.
¿La solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria fue aprobada?
Se debe evaluar la solicitud de autorización para saldar la cuenta bancaria, para determinar su
aprobación siempre y cuando se cumpla con los requisitos y políticas vigentes.
Sí: Informar a la Tesorería respectiva la autorización de saldar la cuenta bancaria, ir al numeral 3.
No: Informar a la Tesorería solicitante la negación de la solicitud de autorización para saldar la cuenta
bancaria, ir al numeral 2.
2.
Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para saldar la cuenta
bancaria
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe informar la respuesta por escrito indicando el
motivo por el cual no se autoriza la solicitud para saldar la cuenta bancaria.
3. Informar a la Tesorería respectiva la autorización de saldar la cuenta bancaria
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita a la dependencia
solicitante informando sobre la autorización para saldar la cuenta bancaria.
¿La cuenta bancaria a saldar maneja recursos de la Nación, exentos del GMF?
Sí: Solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación de la cuenta bancaria, ir al numeral 4.
No: Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias, ir al numeral 10.
4. Solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación de la cuenta bancaria
El tesorero debe solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación con la información de la
cuenta bancaria de la cual se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los
Movimientos Financieros.
5. Elaborar, diligenciar y enviar documentación para excluir la cuenta como exenta
del GMF
El tesorero debe elaborar y enviar comunicación escrita a la Gerencia Nacional Financiera y
Administrativa en donde solicite que se realice el trámite ante el Ministerio de Educación Nacional, para
excluir la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, adjuntando:
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 El formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro
Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los Movimientos
Financieros, que tenga diligenciados los datos de la cuenta a excluir.
Ver formato cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros
Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2)
 Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria de la cual
se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros.
6. Enviar documentación al Ministerio de Educación Nacional
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar al Ministerio de Educación Nacional, oficio
remisorio en el cual se efectúa la solicitud del trámite para saldar la cuenta bancaria, con su respectiva
justificación, adjuntando la siguiente documentación:
 El original del formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del
Tesoro Nacional, de cuentas bancarias reportadas para la exención del Gravamen a los
Movimientos Financieros, debidamente diligenciado.
 Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria de la cual
se va a solicitar que sea excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros.
 Copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia.
¿La solicitud de saldar la cuenta exenta del GMF fue autorizada por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público?
Sí: Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen que la cuenta
bancaria fue excluida como exenta del GMF, ir al numeral 8.
No: Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional y establecer el motivo de la no
aprobación de la solicitud para saldar la cuenta bancaria, ir al numeral 7.
7. Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional y establecer el
motivo de la no aprobación de la solicitud para saldar la cuenta bancaria
El Jefe de la División Nacional de Tesorería debe recibir y establecer el por qué no se dio la aprobación
para saldar la cuenta bancaria, para corregir la información de la documentación de acuerdo con lo
indicado en la comunicación del Ministerio de Educación.
Ir al numeral 6, Enviar documentación al Ministerio de Educación Nacional.
8. Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen
que la cuenta bancaria fue excluida como exenta del GMF
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo recibe la comunicación escrita, mediante la cual se
notifica que la cuenta bancaria fue excluida como cuenta exenta del Gravamen a los Movimientos
Financieros.
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9. Notificar a la Tesorería sobre la aprobación de excluir la cuenta bancaria como
exenta del GMF
El Jefe de la División Nacional de Tesorería debe notificar a la Tesorería solicitante al interior de la
Universidad Nacional de Colombia, la aprobación de saldar la cuenta bancaria exenta del Gravamen a
los Movimientos Financieros para el manejo de recursos de la Nación.
10. Efectuar los trámites para saldar cuentas bancarias
El tesorero o quien haga sus veces, debe realizar los siguientes trámites para saldar la cuenta bancaria,
en un término no mayor a sesenta (60) días:
a. Elaborar oficio firmado por el funcionario delegado para saldar cuentas bancarias, según
corresponda, como se relaciona a continuación, donde informe la decisión de saldar la cuenta
bancaria, el cual debe ser enviado a la entidad bancaria en la que se tiene la cuenta bancaria que
se va a saldar:
ÁREA DE GESTIÓN
DELEGADO
1. Nivel Nacional y Sede Tumaco:
Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
2. Sedes de Presencia Nacional:
Director de Sede.
3. Editorial U.N.:
Director de la Editorial U. N.
4. Unimedios:
Director de Unimedios.
5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá:
Director de Unisalud Bogotá.
6. Nivel Central de la Sede Bogotá:
Vicerrector de la Sede Bogotá.
7. Fondos Especiales de las Facultades de la
Sede Bogotá:
Decanos de Facultades de la Sede
Bogotá.
8. Sede Medellín:
Vicerrector de la Sede Medellín.
9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín:
Director de Unisalud Medellín.
10. Sede Manizales:
Vicerrector de la Sede Manizales.
11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales:
Director de Unisalud Manizales.
12. Sede Palmira:
Vicerrector de la Sede Palmira.
13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira:
Director de Unisalud Palmira.
14. Fondo Especial de la Dirección Académica de
la Sede Bogotá:
Vicerrector de la Sede Bogotá.
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De tratarse de cuentas corrientes, en este oficio se debe efectuar la devolución de los cheques no
utilizados, cuando haya cheques disponibles y solicitar expedición por parte de la entidad bancaria
de la certificación indicando que la cuenta ya fue saldada.
b. Efectuar la conciliación bancaria a la fecha en que se saldará la cuenta bancaria, la cual debe estar
sin partidas pendientes por depurar, con saldo en ceros y sin deudas pendientes (retenciones,
comisiones, etc) por parte del banco con cargo a esa cuenta.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para conciliar bancos:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Conciliación bancos
c. Diligenciar y enviar a la División Nacional de Tesorería, a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la terminación del contrato de cuenta bancaria, el formato “información para abrir o
saldar cuentas bancarias”, junto con la certificación expedida por la entidad bancaria indicando que
la cuenta fue saldada. El incumplimiento de éste trámite dará lugar a la suspensión de apertura de
nuevas cuentas bancarias.
Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias
11. Recibir y verificar contenido del formato información para abrir o saldar cuentas
bancarias
El Auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe recibir y verificar el correcto y
completo diligenciamiento del formato “información para abrir o saldar cuentas bancarias”.
12. Actualizar la base de datos de cuentas bancarias de la División Nacional de
Tesorería
El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe actualizar la base de datos en Excel
ingresando la información de la cuenta bancaria a saldar, a partir de la información relacionada por la
respectiva Tesorería en el formato información para abrir o saldar de cuentas bancarias junto con la
certificación expedida por la entidad bancaria, en donde se relacione la información de la cuenta
bancaria saldada.
13. Solicitar a Soporte SGF – QUIPU cambiar el estado de la cuenta bancaria en el
SGF – QUIPU
Para solicitar la inactivación de la cuenta bancaria, el tesorero debe remitir la solicitud a Soporte SGF –
QUIPU adjuntando copia del formato “información para abrir o saldar cuentas bancarias”, debidamente
diligenciado. Esto sin perjuicio de que el formato debe ser remitido a la División Nacional de Tesorería.
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Ir procedimiento: Parametrizar el SGF – QUIPU (Proceso Coordinación y gestión de procesos
administrativos y financieros)
Fin del Instructivo
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora Judith Rojas Rojas,
María Fernanda Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente administrativo
División Nacional de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Mayo 14 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias que
hagan sus veces de la
Universidad Nacional
de Colombia, Liliana
Díaz Poveda, Katty A.
Novoa Cardoso, Aura
María Cárdenas
Paulsen
Tesorero, auxiliar de
Tesorería o quienes
ejercen este rol,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
Mayo 20 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángel Múnera Pineda
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
Abril 09 de 2012