Página 1 de 6 "SERVICIO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS DEL ECAV” TÉRMINOS DE REFERENCIA A. Antecedente: Mediante los siguientes Pedidos de Servicio se realizaron los servicios de: • “Servicio de digitación, etiquetado y archivo en racks en el archivo central de Sedapal” con Pedido de Servicio Nº 4300039781, NAL Nº 489-2010/S por un período de 03 meses. • “Servicio de digitación, etiquetado y archivo en racks en el archivo del Equipo Comercial Ate Vitarte” con Pedido de Servicio Nº 4300044122, NAL Nº 0271-2011SEDAPAL/S por un período de 04 meses. B. N° PAC 2012: 67 C. Objeto del Servicio: El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del servicio de ordenamiento, digitación, etiquetado y ubicación de los documentos del Archivo del Equipo Comercial Ate Vitarte, provenientes de las actividades comerciales de los diferentes Procesos del referido Equipo. La Finalidad Pública es optimizar y modernizar los archivos, mejorando y fortaleciendo la gestión empresarial. El presente servicio es solicitado por el Equipo Comercial Ate Vitarte. D. Lugar de Ejecución del Servicio: El servicio se realizará en los ambientes del Equipo Comercial de Ate Vitarte, de la Gerencia Comercial, en el Centro de Servicios Ate Vitarte ubicado en la Av. Nicolás Ayllón N° 2309 – Ate Vitarte. E. Descripción General del servicio: El contratista trabajará con documentos almacenados en cajas, archivadores de palanca, en expedientes, en paquetes u otros medios de almacenamiento. Los documentos institucionales del servicio solicitado se considerarán como series documentales y entre ellos tenemos a los siguientes: informes técnicos, órdenes de servicio, Formatos de reclamo, Resoluciones, Hojas de Coordinación, Memorandos y otras correspondencia interna y externa, etc. Tomando en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Clasificación de documentos Ordenamiento de documentos Rotulación de documentos Inventario de documentos Codificación de documentos Reubicación física de documentos Generación de base de datos Anexado de documentos Transferencia de documentos al archivo central Página 2 de 6 1. Clasificación de documentos Se clasificarán los archivos por series documentales propias del Equipo Comercial Ate Vitarte. 2. Ordenamiento de documentos Se ordenarán los documentos de manera correlativa, alfabética, numérica, alfanumérica y cronológica, según sea necesario. 3. Rotulación de documentos Se realizará un rotulo a manera de carátula para cada documento donde se describirá de manera resumida su información para poder ubicarlos. 4. Inventario de documentos Todos los documentos serán descritos e inventariados detallando sus características y ubicación física correspondiente. 5. Codificación de documentos Se asignará un código a cada tipo de documentos para poder llevar el control de sus movimientos. 6. Reubicación física de los archivos Se reubicará, según la organización realizada, toda la documentación en las estanterías metálicas asignadas ya sea en el Archivo de Gestión, Archivo Periférico o Archivo Central. 7. Generación de Base de Datos Toda la información inventariada será registrada en el Sistema de Archivo Central (SAC) y serán entregadas las base de datos al personal designado por el Equipo Comercial Ate Vitarte. 8. Anexado de documentos Los documentos sueltos y prestados serán ubicados y anexados en sus respectivos expedientes o files. 9. Transferencia de documentos al archivo central Se realizará un trabajo de selección documental donde se determinarán los valores y periodos de retención de documentos para así detectar aquellos que por su antigüedad ya no son consultados y tienen que ser transferidos a la siguiente etapa de archivos (Archivo Central de la Empresa). F. Descripción Específica del servicio: El servicio solicitado comprende las siguientes actividades: • • • • • Realizar la organización documental, mediante la clasificación de series documentales, ordenación cronológica, numérica, alfabética de la documentación archivada por el Equipo Comercial. Realizar la descripción documental, utilizando instrumentos de gestión como los inventarios de series documentales, catálogos e índices del archivo de gestión. Elaborar inventarios de series documentales, inventarios de transferencias al archivo central, inventarios electrónicos. En el caso de inventarios de eliminación de documentos, se requiere presentar el proyecto de eliminación con las muestra de las series documentales a eliminarse. Verificar, integrar, depurar la documentación y conservación de los mismos, contenida en los medios de almacenamiento: cajas, files, etc. Página 3 de 6 • • Transferir documentación periódicamente del archivo del Equipo Comercial de Ate Vitarte al Archivo Central, dicha documentación podría ser objeto de consulta por parte del personal del Equipo. Paralelo a todas las actividades de organización de archivos el contratista, deberá durante el periodo de ejecución del trabajo, brindar los servicios archivísticos de búsqueda de documentos y control de los préstamos y devoluciones del área usuaria competente. Los tipos de documentos pueden ser textuales (impresos), iconográficos (planos, fotografías, diapositivas, etc), sonoros (discos compactos), electrónicos (disquetes, CD_ROM, base de datos, etc.). Virtuales (webs, blogs, etc.), entre otros. La cantidad estimada de documentos objeto del servicio de organización, registro, foliación y digitalización de archivos expresada en cajas para un periodo aproximado 05 meses, se distribuye de la siguiente manera: Unidad de Medida Cantidad Promedio mensual : : : Cajas de Archivo 2500 500 G. Uso de Instalaciones y/o Recursos de SEDAPAL: Las labores serán efectuadas en las oficinas del ECAV. En caso que el profesional requiera un horario especial para ingresar a SEDAPAL deberá comunicarlo anticipadamente para solicitar los permisos correspondientes. Proporcionar los ambientes adecuados en el Centro de Servicios para la ejecución del presente servicio. H. Confidencialidad: 1. El CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva y no revelar a terceros la información que le sea suministrada. 2. El CONTRATISTA es responsable de la custodia de los documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus labores, los mismos que por ningún motivo pueden salir de las instalaciones de SEDAPAL, dado el carácter de RESERVA que estos tienen. 3. El Contratista no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de SEDAPAL ningún documento. I. Entregables: Clasificación, ordenamiento, etiquetado e inventariado de las 2500 cajas de archivo del Equipo Comercial Ate Vitarte, realizado por EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá entregar, un informe cada treinta (30) días, dando cuenta de las actividades efectuadas de acuerdo a las prioridades establecidas por el Jefe de Equipo Comercial Ate Vitarte. EL CONTRATISTA deberá entregar el Inventario de los documentos registrados en la base de datos del Archivo Central de Sedapal producto del ordenamiento de las 2500 cajas materia del servicio. EL CONTRATISTA deberá entregar el avance mensual y final del Inventario de documentos propuestos para eliminación producto del ordenamiento de las 2500 cajas materia del servicio. Página 4 de 6 J. Medio Ambiente y Plan de Seguridad en la ejecución del servicio: El postor que obtenga la buena pro deberá adoptar procedimientos constructivos, productos y servicios de reducido impacto ambiental negativo que sean durables, no peligrosos y susceptibles de reaprovechamiento (Artículo 18 de la Ley 27314 “Ley General de Residuos Sólidos”). Así también debe presentar evidencias documentarías de que los residuos que se generen por las actividades asignadas deben estar dispuestas en locales aprobados por la autoridad competente, llámese Ministerio de Salud, Municipalidad Metropolitana de Lima, las cuales deben entregar en su informe mensual. A fin de garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en párrafo anterior, SEDAPAL a través del Equipo Gestión Ambiental, puede realizar auditorias planificadas o inopinadas durante el periodo de contratación. K. Personal requerido: Para el desarrollo del servicio se requiere dos (02) personas que realicen el servicio en las oficinas del Equipo Comercial Ate Vitarte proporcionadas por EL CONTRATISTA. Supervisor General del Servicio (01).- Quien realizará las actividades operativas y además tendrá a cargo la supervisión general del servicio a contratar y con quién SEDAPAL realizará las coordinaciones necesarias relacionadas al servicio. Perfil: • Título técnico profesional en Archivo, egresado de la Escuela Nacional de Archiveros. Experiencia: • La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación de copias simples de certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima de cinco (05) años en la supervisión y ejecución de servicios de organización documental en instituciones públicas y/o privadas. Auxiliar y/u Operador de Archivo (01).- Quien realizará las actividades operativas que les asigne el supervisor del servicio, especializado en manejo de documentos, archivos y registros en base de datos. Perfil: • Título técnico profesional en Archivo, egresado de la Escuela Nacional de Archiveros. Experiencia: • La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación de copias simples de certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima de tres (03) años en la ejecución de servicios y/o trabajos de organización documental en instituciones públicas y/o privadas. El personal propuesto por el postor deberá presentar copia simple de la documentación indicada. Queda expresamente establecido que no existe relación laboral alguna entre SEDAPAL y el personal del contratista, siendo el contratista responsable del pago de sus remuneraciones, beneficios sociales, compensaciones por tiempo de servicios, condiciones de trabajo y cualquier otro derecho que pudiera corresponderle. L. Responsabilidad del CONTRATISTA: El CONTRATISTA es responsable por la calidad ofrecida por los servicios ofertados por un plazo no menor de un (01) año contado a partir de la conformidad otorgada, de acuerdo a lo indicado en el artículo 50° de la Ley de Contrataciones del Estado. Página 5 de 6 M. Obligaciones del CONTRATISTA: 1. Ejecutar los trabajos de acuerdo a las Especificaciones Técnicas señalados en las Bases y a las condiciones generales de su Propuesta Técnica del Postor, que forman parte integrante del contrato que se suscribe con EL CONTRATISTA. 2. Prestar el servicio con eficiencia, eficacia y en estricta observancia conforme a la descripción específica. 3. Garantizar que el personal asignado a las actividades del servicio sean profesionales y técnicos especializados con experiencia, a fin de que puedan resolver los problemas que se presenten. SEDAPAL se reserva el derecho de solicitar la separación del consultor designado en cuanto este no satisfaga sus expectativas o realice acciones en perjuicio de la imagen de la Empresa. 4. Cumplir obligatoriamente con todas las disposiciones contenidas en el D.S. Nº 0092005-TR y su modificación mediante Decreto Supremo Nº 007-2007-TR. 5. Asumir responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados a SEDAPAL o terceros por errores o fallas atribuibles a EL CONTRATISTA. 6. Celebrar cuando lo solicite SEDAPAL, reuniones de coordinación, con participación de los responsables de las partes. 7. Aceptar cualquier procedimiento de supervisión y/o fiscalización que efectúe en cualquier momento y sin previo aviso personal designado por SEDAPAL, para lo cual brindará las facilidades del caso. 8. Asumir la responsabilidad, obligaciones civiles y penales por los daños que puedan ocasionar sus trabajadores a SEDAPAL y/o a terceros, durante el desarrollo del servicio, sean éstos materiales o personales. 9. Evitar la subcontratación o transferencia total o parcial de las actividades del servicio contratado, bajo sanción de resolución del presente contrato. 10. EL CONTRATISTA no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de SEDAPAL ningún documento. 11. Cualquier inspección del Equipo Comercial de Ate Vitarte se realizará de modo tal que no se produzcan retrasos indebidos en el avance del contratista. 12. El contratista estará en constante coordinación con el supervisor designado por el Equipo acerca de las acciones que deberá realizar para organizar la documentación. N. Obligaciones de SEDAPAL: SEDAPAL, por el presente servicio se obliga a: a) Designar al personal de supervisión a través del Equipo Comercial de Ate Vitarte, en su calidad de área usuaria, para controlar la ejecución del servicio. b) Evaluar permanentemente el desarrollo del servicio por el contratista para verificar el cumplimiento de las cláusulas del contrato. c) Facilitar el ingreso a las instalaciones para la realización y verificación de la prestación del servicio. Página 6 de 6 d) Proporcionar la documentación e información necesaria para el desarrollo adecuado del servicio. e) Tramitar y ordenar el pago de las facturas presentadas por EL CONTRATISTA, de acuerdo a los términos y condiciones establecidos en las Bases. f) Exigir, a través del Equipo Comercial de Ate Vitarte de la Gerencia Comercial, el estricto cumplimiento de todos los términos y condiciones del presente Contrato, siendo EL CONTRATISTA responsable de su sujeción a las Bases y a las condiciones generales de su propuesta técnico económica, que forma parte integrante del contrato que se suscribe con EL CONTRATISTA, estando facultada la primera para aplicar multas, sanciones y/o penalidades, pudiendo de ser el caso, plantear la resolución del Contrato. SEDAPAL verificará el cumplimiento de las normas ambientales para cautelar la calidad del Ecosistema. O. Forma de Pago: La forma de pago será mensual de acuerdo a lo establecido en el presente Términos de Referencia, a los cuarenta y cinco (45) días calendario contado comercial previa conformidad del servicio por parte del Equipo Comercial de Ate Vitarte, que será otorgada en un plazo que no excederá los diez (10) días calendario, contados a partir de la entrega de la factura e informe(s) por parte de El CONTRATISTA. P. Sistema de Contratación: El presente proceso se rige por el sistema de SUMA ALZADA. Q. Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución del servicio será de cinco (05) meses.