El estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa

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sist
en form
Objetivos de aprendizaje
Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:
L-. Identificar que la actividad administrativa es compleja.
L-. Conocer los objetivos principales de una unidad de sistemas y procedimientos.
L-.
L-.
Explicar la ubicacion de la unidad de sistemas y procedimientos.
L-.
Identificar el estudio de sistemas y procedimientos de manera
externa.
Describir las funciones a desempeiiar por la unidad de sistemas y
procedimientos.
4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa
En todo organismo hay ciertas actividades que deben realizarse exactamente de la
misma manera, sea donde sea. En el caso de la contabilidad 0 el control de personal
e1 procedimiento es necesario para asegurar resultados uniformes. En cuanto a otras
tareas, el prop6sito es llegar al resultado final en la forma mas rapida y eficaz.
Los sistemas y procedimientos que se refieren a la actividad general de un organismo social deben estar a cargo de la direcci6n superior, que es la linica que esta en
condiciones de conocer las necesidades totales. Como dichos sistemas y procedimientos determinan la forma de trabajar en todo el organismo, deben ser muy detallados.
Todo tipo de problemas que pueden plantearse en el transcurso de la vida de un
organismo social se encuentran en sistemas y procedimientos, sencillos 0 sofisticados, que permiten resolverlos con facilidad . Todo organismo, cualquiera que sea su
tipo, inc1uye necesariamente un sector administrativo que tiene tendencia a crecer
mas rapidamente que el sector de producci6n. Ciertos organismos tienen, exc1usivamente, tendencia administrativa, por ejemplo los bancos, las compafifas aereas, las
compafifas de seguros, la administraci6n publica, etcetera.
La actividad administrativa es indudablemente compleja e inc1uye un conjunto de
conceptos, los cuales lentamente se van separando.
El autor M. Aumage 1 nos hace la observaci6n indicando dos grandes sectores:
•
•
Los servicios de producci6n administrativa.
Los servicios de estudio.
Los servicios de produccion administrativa. Se refiere a actividades rutinarias y
repetitivas; por ejemplo, servicios de ventas, servicios de contabilidad, etc., son servicios cuyas actividades son movilizadas progresivamente en el marco de los procedirnientos mas 0 menos complejos.
Los servicios de estudio. Son aquellos que tienen como prop6sito apoyar al organismo con estudios especializados, por ejemplo, un servicio de organizaci6n, sistemas y
procedimientos, auditoria administrativa, etcetera. Se ha observado en la ultima decada una importante proliferaci6n de estos servicios de apoyo en los organismos publicos y privados.
La actividad administrativa es amplia, su campo de acci6n esta en constante
desarrollo. El tributo de este amplio desarrollo estriba en una indiscutible dificultad
organizacional.
Debido a que en Mexico el estudio de los sistemas y procedimientos se encuentran en proceso de desarrollo el profesional de la administraci6n, se encuentra en una
posici6n favorable para practicar dicho estudio, tanto en forma intema como extema.
M. Aumage, Guia practica de organizacion administrativa, Editores tecnicos asociados,
Barcelona, 1979, p. 2.
1
4 .1 Fines de una unidad de sistemas y procedimientos
La concepcion modern a del profesional en administracion como especialista en
sistemas es la de una persona capacitada para llevar a cabo un examen y evaluacion
del sistema operativo en forma parcial 0 total, dando como resultado el detectar las
causas de las deficiencias y sus posibles soluciones.
Todo estudio de sistemas y procedimientos, tanto de tipo interno como externo,
debera llevarse a cabo pensando en que las organizaciones son un sistema y no un
rompecabezas de funciones, puestos y procedimientos aislados; con esto se tiene el
mejor argumento para asegurar que el amilisis debe ser integral. EI organismo en su
totalidad sera sometido a un examen y evaluacion para as! detectar las verdaderas
causas de los problemas.
En consecuencia habra necesidad de crear una unidad organica de sistemas y procedimientos que brinde asesorfa a la direccion superior de un organismo. Que aplique
el enfoque de sistemas y abarque con el mismo todas las areas y actividades del organismo. Esto asegurara en gran parte el resultado del estudio de sistemas y procedimientos.
t:i
4.1 Fines de una unidad de sistemas
y procedimientos
Mediante el estudio de sistemas y procedimientos se produce una manera particular
de conduccion de las operaciones, es mas, se exige, para poder decidir que nos encontramos ante una integracion de los sistemas de un organismo. Por tanto, el primer
concepto en el analisis de sistemas es aquel que hace referencia al examen de las relaciones de la direccion superior en el organismo, para de ella extraer las normas y polftic as de decision que deben verificarse para llevar a cabo una administracion eficaz.
Los fines que perseguira una unidad de sistemas y procedimientos seran asesorar
la direccion superior, desarrollando los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
Elaboracion de programas que marquen directrices para coordinar las actividades a realizar.
Evaluacion de los planes de accion relativos a la ejecucion del trabajo para
determinar su efectividad.
Control del flujo de formas, informes, para determinar si son eficientes, oportunos y complejos.
Buscar y establecer en forma con stante nuevos metodos de informacion para
apoyar la toma de decisiones.
Ayudar a obtener metodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.
Activacion de estudios especializados, cuando as! 10 requiera el volumen y el
complejo de operaciones para proporcionar soluciones y recomendaciones.
Las unidades de sistemas y procedimientos en su desarrollo sefialaran todo acuerdo administrativo en 10 referente al sistema organizacional, sistema de informacion,
polfticas, programas, planes, medicion y simplificacion administrativa.
4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa
c::ti
4.2 Ubicaci6n de la unidad de sistemas
y procedimientos
La ubicacion 0 asignacion de la unidad de sistemas y procedimientos (usp), depende
de varios factores, en primer lugar puede ser que el organa consultor a quien se conffa este estudio sea una unidad integrada a la organizacion, en cuyo caso la extension
de su trabajo depended del nivel donde este ubicado. Esto es, si se trata de una
unidad asesora en un tercer nivel jenirquico, su actividad se vera sumamente restringida, ya que la coordinacion sera solo a la altura de jefe 0 departamento y es mas,
de una seccion especffica, 10 cual supone que solo atacara los problemas de unos
cuantos procedimientos en una funcion para establecer una unidad de esta naturaleza.
EI colocar una unidad asesora de sistemas y procedimientos dentro de las funciones internas puede verse, desde el punto de vista de la organizacion, como:
1. Una extension del area financiera puesto que muchos proyectos de la unidad
de sistemas y procedimientos se relacionan con las actividades financieras:
Gerencia
finanzas
I
I
I
I
Sistemas y
procedimientos
Auditoria
interna
2. Una funcion independiente del area financiera. En este caso la funcion de sistemas y procedimientos es, en sf misma, objeto del grupo operacional.
Director
general
I
I
I
I
Gerente
financiero
Gerente de
administracion
Gerente
ret. indust.
I
1
1
Asuntos
juridicos
Proceso elect.
de datos
Sistemas y
procedimientos
i
4.2 Ubicacian de la unidad de sistemas y procedimientos
3. Una forma departamental que enfatiza la unidad y la estrecha relaci6n que hay
entre el aspecto financiero y el de sistemas.
Gerente de
planeacian
I
I
I
Planeacian
tecnica
I
I
Planeacian
financiera
Sistemas y
procedimientos
4. Un 6rgano asesor de la direcci6n general. Este caso es el que mas se
recornienda, pues mientras mayor nivel jenirquico tenga en la empresa, mayor
sera su campo de acci6n en ella y ademas ganara aceptaci6n rapida y universal.
Director
general
····· ·····························1
Sis. y proc.
1
I
I
I
Produccian
Ventas
Finanzas
I
Adman.
En donde quiera que se situe la responsabilidad de los sistemas y procedimientos,
el alcance de sus actividades debera definirse claramente por la direcci6n general, y
tambien ser claramente comprendida por todas las unidades adrninistrativas de la
empresa.
La selecci6n objetiva de la ubicaci6n de la unidad de sistemas y procedirnientos
dentro de la empresa debe estar basada en la 16gica de colocarla tan alto como sea
posible.
4 . EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y extern a
L:ii
4.3 Importancia de la unidad de sistemas
y procedimientos
La importancia de la unidad de sistemas y procedimientos varia bastante de una
empresa a otra. Esto se debe a que se pueden tomar en cuenta diversos factores que
determinan la importancia de unidad y son:
a)
b)
c)
d)
El campo de accion de la unidad de operacion.
La profundidad de los estudios que van a practicarse.
El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa.
La centralizacion 0 descentralizacion de las funciones de sistemas y procedimientos.
e) Los sistemas de proceso electronico de datos, como parte integrante de la
unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado.
Cuando la funcion de los sistemas y procedimientos va a centralizarse y el personal de asesoria va a ejecutar el trabajo, en vez de descentralizarlo, dicho personal
va a actuar en calidad de consultor, por tanto, la unidad sera mas importante.
Alcance de la unidad de sistemas y procedimientos
En el caso de que se asignara la fun cion a una persona 0 a un grupo especffico de la
organizacion, el nivel maximo directivo debe c1arificar los aspectos siguientes:
a) l,Cuales son los objetivos de la unidad de sistemas y procedimientos?
b) l,Quien tiene la responsabilidad primaria para los procedimientos adrninistrativos dentro de un departamento particular, ese departamento 0 unidad de sistemas y procedimientos?
c) l,Es la funcion de la unidad puramente asesora 0 tendra autoridad para imponer los procedirnientos aprobados?
d) l,Podra la USP emprender estudios por iniciativa propia 0 solo por solicitud del
departamento interesado, 0 por requerimientos de la gerencia?
e) Una vez aprobado e instalado un determinado procedirniento 0 sistema l,Podra
el departamento afectado cambiarlo sin la aprobacion de la unidad de sistemas
y procedimientos?
f) l,Podra la USP apelar el rechazo de sus recomendaciones hechas a un departamento? l,Ante quien?
4.4 Funciones que debe desempeiiar la unidad de sistemas y procedimientos
4.4 Funciones que debe desempenar la unidad
de sistemas y procedimientos
Las funciones de la unidad de sistemas y procedimientos deben quedar enmarcadas
dentro de la estructura organica de una empresa, en una unidad 0 departamento que
por su situaci6n jenirquica pueda conseguir sus objetivos.
EI nivel donde se situe la responsabilidad de la unidad debeni reunir las caracteristicas siguientes:
a) Jerarqufa suficiente para poder penetrar en cualquier unidad administrativa de
la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea todo 10 relacionado con la direcci6n, planeaci6n, sistemas, equipo, etc., con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre las demas unidades administrativas.
Las unidades de sistemas y procedimientos estudian y analizan la organizaci6n y
sus sistemas administrativos, con el fin de proponer y, en su caso, disefiar, implantar
y actualizar los sistemas existentes para permitir y elevar su eficiencia en el logro de
los objetivos establecidos; todo esto, mediante el aprovechamiento racional de los
recursos human os, financieros y materiales de que se disponga.
Para cumplir con 10 anterior, la unidad de sistemas y procedimientos debe ejecutar las funciones siguientes:
1. Estudiar y analizar permanentemente la organizaci6n y el funcionamiento
general de la empresa 0 area de estudio, tratando de:
a) Recabar los datos necesarios que permitan conocer objetivos y poifticas de
la organizaci6n.
b) Analizar la estructura y las funciones de cada una de las unidades administrativas que integran la empresa.
c) Proponer y, en su caso, adaptar los sistemas administrativos y modificaciones que permitan elevar la eficiencia.
2. Diagnosticar sobre los metodos de operaci6n y los sistemas de informaci6n
con el fin de:
a) Recabar datos que permitan evaluar constantemente, la eficacia de los sistemas utilizados.
b) Analizar el flujo de datos y los sistemas para determinar si cada nivel de
la organizaci6n recibe la informaci6n significativa para la toma de decisiones que les corresponde.
4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa
c) Realizar el amilisis, disefio y control de form as impresas, procurando su
adecuacion al funcionarniento de los sistemas establecidos.
3. Estudiar y analizar permanentemente los procedirnientos y relaciones de organizacion en terrninos dellfmite en la estandarizacion del trabajo, la simplificacion y la medicion de la productividad, para 10 cual se necesita:
a) Aplicar sistemas de oficina, enfatizando los flujos de trabajo administrativo y las relaciones de organizacion establecidas para el proceso de trabajo.
b) Deterrninar unidades medibles de trabajo, relacionandolas con el mimero
de empleados que se necesitan para la ejecucion de cierto volumen de trabajo.
4. Disefiar sistemas mas eficientes y comparar las distintas opciones para seleccionar la mas indicada; incluyendo el estudio de metodos manuales, mecanizados 0 electronicos, con el fin de:
a) Disefiar procedirnientos correspondientes a los sistemas nuevos 0 modificados.
b) En su caso, disefiar y aprobar modelos para la simulacion de sistemas con
el fin de seleccionar la alternativa mas adecuada.
5. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos
necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicacion y actualizacion.
6. Revisar la implantacion de nuevos metodos, y realizar la revision periodica,
sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas y procedirnientos,
para 10 cual hay que aplicar programas de valoracion, aunque podria considerarse como la fase final del programa de sistemas de oficina, se desarrolla por
separado.
EI programa se pondra en marcha despues de haber transcurrido el tiempo suficiente para permitir una valoracion exacta de los resultados y un ajuste final de los
detalles del procedirniento y organizacion.
Lii 4.5
Oiselio de la estructura organica de una unidad
de sistemas y procedimientos
Una unidad de sistemas y procedimientos se estructura de la manera siguiente:
El coordinador. Es la persona que tiene la responsabilidad de una parte 0 todo un
plan general de sistemas y procedimientos. Es el encargado de elaborar y aprobar los
procedirnientos a seguir; as! como de revisar y aprobar el trabajo realizado.
4.5 Diseno de la estructura organica de una unidad de sistemas y procedimientos
Es importante que el coordinador que ocupe este puesto sea un profesional en
administracion, con suficiente experiencia y capacidad.
El analista. Es aquel profesional que despues de dominar las tecnicas de sistemas
y procedimientos, se Ie clasifica y especializa por areas de trabajo (por ejemplo sistemas Y procedimientos administrativos, sistemas de informacion, proceso electronico de datos, manualizacion, etcetera).
El auxiliar. El encargado de este puesto se responsabiliza de ayudar al analista en
la recopilacion de informacion. Cuando se trata de empresas de pequefia magnitud
puede tambien coordinar actividades de planeacion y desarrollo.
Como ya se indico anteriormente, el grupo de sistemas y procedimientos de preferencia debe ubicarse al nivel jerarquico mas alto, para poder operar en forma adecuada. Ademas puede formar parte de las actividades del director general, del gerente
de finanzas, del gerente de planeacion, de la gerencia de administracion, etc. La funcion de sistemas y procedimientos puede ser desempefiada por un grupo de especialistas independientes 0 bien por una unidad.
Cabe mencionar que esta funcion debe desarrollarse de la manera mas independiente posible; ya que existe la posibilidad de la presion de los grupos particulares de
la empresa. Mientras mayor independencia haya, mas eficiente y provechoso sera el
trabajo; mientras mas alto sea el nivel jerarquico de la unidad de sistemas y procedimientos, menor sera la oposicion que encontrara.
La estructura organica es un mecanismo para ayudar a lograr las metas fijadas.
Lo fundamental para el diseiio de estructuras es el conocimiento operativo de la
empresa. Sin la comprension general y especffica de la situacion actual y sin un conocimiento real de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que un
nuevo sistema propuesto sea el adecuado, se reduce en forma considerable.
Factores que influyen para el diseno de una estructura organica
a) Actividad
-
Programatica. Comprende el tipo de estructura por proyectos
Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.
Eventual. Es un area de apoyo.
0
material.
b) Duracion
-
Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo
de estructura adecuada.
Temporal. Es recomendable el uso de una estructura por proyectos 0
matricial.
c) Ambito
De acuerdo con el campo de aplicacion:
4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y extern a
-
Pequefia. Tienden a una estructura organica lineal en la medida en que
crece.
Grande. Tienden a una estructura organica de tipo funcional.
d) Relaciones
De acuerdo con el tipo de trabajo:
Independientes. En este caso la estructura organica depende del criterio
que se adopte.
Interrelacionadas. Cuando se adopta una estructura de tipo programlitico.
e) Recursos
Humanos
Espeeialistas. Se utilizan en el caso de una estructura organica de tipo
programatico 0 por proyectos.
No espeeializados. Se utilizan en el caso de una estructura organica de
tipo lineal 0 funcional.
Financieros
Estructura programatica. El costo es mas alto, por el tipo de personal
mas calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque
se trabaja con base en programas, 10 que requiere un solo eoordinador.
Estructura lineal y funeionaI. Es menor el costo, por el tipo de personal
no especiaJizado; pero conforme erece el numero de analistas, se requerini
de mas coordinadores, 10 que provocara un aumento en los costos.
Materiales
Distribueion de ofieinas y equipo. Influye en el tipo de estructura, sobre
todo euando creee nuestro personal y este no se puede colocar en la oficina; 10 eual provoea invertir en una oficina mas grande 0 llevar a otra
oficina parte del personal.
En las figuras 4.1 y 4.2 se presentan varios modelos de estructura organica para tina
unidad de sistemas y procedimientos.
4.6 EI estudio de sistemas y procedimi entos en forma externa
Director de la unidad
sistemas y procedimientos
Coordinador
Coordinador
Coordinador de
dibujo y disefio
Analistas
Analistas
Dibujantes
Auxiliares
Estructura funcional.
COi 4.6
El estudio de sistemas y procedimientos
en forma extern a
El empleo de consultores en la direccion de las empresas se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa intemo, 0 bien
cuando se requiere una opinion de canicter independiente. Una empresa pequefia 0
mediana con escaso personal de asesorfa tal vez encuentre mas economico y efectivo
solicitar los servicios de un consultor en sistemas y procedimientos.
Tambien se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial, cuando la
importancia de otros proyectos de sistemas no permite la asignacion de los miembros
permanentes de personal de asesorfa, al desarrollo de un nuevo proyecto.
Algunas veces, las empresas prefieren emplear consultores extemos para estudios de
cierto tipo, en los que las recomendaciones que se espera se hagan, sean impopulares
y no se desasocien de ninguna unidad de la empresa, por ejemplo, los grandes cambios de organizacion y traslado del personal que se preve van a seguir como resultado de un estudio completo de organizacion y sistemas.
Sin embargo, tal vez, la razon mas comun por la que se emplean los servicios de
un consultor, es el deseo de la direccion de tener el punto de vista de una persona
imparcial, competente, apoyada por un consejo tecnico profesional.
La actuacion del licenciado en administracion como consultor, contratado especialmente por una empresa para mejorar ineficiencias operativas, ya sean detectadas
por la propia direccion 0 resultantes de tareas relacionadas con sistemas y procedimientos, implica la realizacion de un trabajo de consultorfa de empresas.
4. EI estudio de los sistemas Y procedimientos en forma interna y externa
Director
Analisis
Diagnostico
recomendacion
Implantacion
evaluacion
Por producto
Director
Diagramacion
Manuales
Diseiio 0 plan
de formas
Por proyectos
Director
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Tipos de estructura para la departamentalizacion de una unidad
de sistemas y procedimientos.
4.6 EI estudio de sistemas y procedimientos en forma extern a
Esta consultoria administrativa debe ser llevada a cabo por ellicenciado en administraci6n, siempre y cuando cuente con la competencia, imparcialidad y pericia tecnica para llevarla a cabo. La consultoria es una funci6n muy importante que debe
desarrollar el profesional de la administraci6n, por 10 cual citaremos algunos aspectoS interesantes acerca de ella.
Desde su comienzo, la consultoria administrativa ha sido un servicio especializado y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en
diversas areas, sistemas y procedimientos, auditoria administrativa, etc. Como consecuencia del crecimiento de las empresas, por la complejidad de sus operaciones, por
los cambios en los sistemas y procedimientos debido a nuevas formas de distribuir los
artfculos y a la competencia, se ha causado todo un desequilibrio administrativo.
Pero no es facil encontrar profesionales con la capacidad y experiencia necesaria
para ofrecer a las empresas una asistencia eficiente y de calidad; aunque debemos
saber que el desarrollo de cursos y estudios de especializaci6n en actividades relacionadas con el trabajo dellicenciado en administraci6n y la coordinaci6n con profesionales de otras areas, han dado como resultado que muchos profesionistas de la administraci6n se encuentren plenamente capacitados para ofrecer la consultoria administrativa a quien 10 solicite.
Caracteristicas de los consultores contratados
Existen ciertas ventajas y desventajas de los cuerpos consultores en sistemas y procedimientos que hay que tomar en cuenta:
Ventajas
•
•
•
Tardan cierto tiempo en familiarizarse con los antecedentes de la empresa 0 del
problema.
Deben emplear un maximo de tacto para ganarse la confianza del personal.
En ocasiones s610 se limitan a formular recomendaciones, en otras implantan
las recomendaciones aprobadas. Pero 10 mas frecuente es que al terrninar el
contrato se retiren y pierdan as! contacto con 10 que ha sido instalado y la
suerte que pudiera correr.
Desventajas
•
•
Estan menos sujetos a la influencia de los ejecutivos de la empresa.
Pueden tener vasta experiencia en trabajos para los cuales han sido contratados, y estar familiarizados con algunos de los problemas que Ie plantee la
nueva asignaci6n.
4. EI estudio de los sistemas Y procedimientos en forma interna y extern a
Alcance de una asignacion
Especificamente, en los cas os en que los analistas de sistemas y procedimientos son
contratados, la naturaleza de la tarea dada puede ser de gran amplitud, 0 bien, pueden
ser llamados para que su equipo emprenda la revision de toda una empresa, en cuyo
caso tendnin que empezar por estudiar sus objetivos, organizacion y sistemas.
Ademas pueden ser llamados para estudiar un procedimiento aislado. El caso mas
frecuente es que sean llamados para examinar una unidad completa en cuanto a su
organizacion y sistemas. Esto implica tam bien que se trate del examen de una actividad existente 0 que se refiera a la planeacion de una unidad totalmente nueva.
Cualquiera que sea el tipo de la asignacion, es importante que su extension sea
definida anticipadamente. Las referencias pueden ser formuladas en forma muy
amplia: en el primer caso sefialado podria ser para revisar la organizacion y sistemas
empleados en la empresa Rodval, S.A., donde se requiera solo el estudio de un procedimiento dado. La asignacion debe definirse en forma mas estricta.
El objeto de la asignacion debera ser definido de acuerdo con las personas que
buscan el asesoramiento. Especialmente donde los propositos de la asignacion sean
restringidos, es importante que la definicion sea 10 mas clara posible; si es necesario,
puede ser formulada con anterioridad y ajustada en los primeros pasos del estudio.
La definicion debe indicar cualquier problema especial, por ejemplo, falta de informacion en los registros estadfsticos, defectos en el sistema de compras, atraso en las
entregas, procedimientos no documentados, etc. Por 10 general, es recomendable que
sea el director de la oficina asesora quien tome parte en la determinacion de los objetivos.
Aspectos principales en la consultoria administrativa
Para realizar la consultorfa administrativa hay que tener en cuenta tres aspectos principales:
a) Un proyecto que incluye el propos ito y los recursos humanos, tecnico y material.
b) EI tiempo requerido.
c) El dinero de que se dispone.
El proyecto implicara una responsabilidad compartida entre el cIiente y el consultor. De esta relaci6n se derivani que, los funcionarios y subordinados involucrados conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar, por que se va a hacer, el
plazo disponible para su realizacion, el alcance de la actividad y los objetivos que se
persiguen; esto representara evitar desperdicios y aprovechar mejor el uso que se esta
haciendo de sus recursos. Por eso, una buena relaci6n cliente-consultor debera redundar en una mejor operacion del area en que se hall a intervenido.
4.6 EI estudio de sistemas y procedimientos en forma extern a
Una adecuada relaci6n implicani una estrecha colaboraci6n entre el consultor y la
ernpresa para la resoluci6n de los problemas planteados.
Uno de los factores mas importantes para el trabajo de consultor y del cual
depende su exito, es que el personal participante este capacitado para pres tar el servicio, ya que, cuando este es el adecuado para el cliente, se utilizara la consultoria en
nuevas areas, provocando una extensi6n del contrato.
El procedimiento para la elaboraci6n del proyecto, se cita a continuaci6n:
a) Establecimiento del objetivo perseguido. El consultor debeni colaborar con la
empresa para su formulaci6n, el cual, sera por escrito para determinar s610
cosas factibles. Este paso se derivara de un estudio preliminar, el cual permitira considerar alternativas iniciales de soluci6n y pensar en las tecnicas
administrativas requeridas.
b) Planeaci6n de las operaciones, que presenta la determinaci6n de los recursos
requeridos y su orden de aplicaci6n en cada una de las actividades del proyecto, as! como la elaboraci6n de un programa, al que tendran que ajustarse en
funci6n de los objetivos y tiempo de duraci6n.
c) Elaboraci6n de la carta propuesta, que es el documento formal mediante el
cual el consultor propone los terminos en que prestara sus servicios a la empresa 0 cliente. Debe contener los siguientes puntos:
•
•
•
•
•
Antecedentes y definici6n del problema, de acuerdo con el estudio preliminar.
Objetivos y beneficios esperados del servicio.
Programaci6n y alcance del trabajo del consultor.
La colaboraci6n 0 participaci6n del personal de la empresa.
Honorarios y la forma en que se cobraran.
Una vez aprobada la carta propuesta, se inicia el trabajo detallado de las areas
comprendidas en el proyecto. Durante el desarrollo de la consultoria, ellicenciado en
administraci6n podra ir anticipando recomendaciones y realizando informes peri6dicos, donde se resuman las actividades realizadas, las dificultades que se presenten, las
modificaciones respecto al programa inicial, las pr6ximas actividades a realizar y
cualquier otro tipo de informaci6n que interese a la direcci6n de la empresa.
Cuando termina esta fase del proyecto, generalmente se prepara un informe final,
donde se mencionan las conclusiones, recomendaciones, etc., para ser discutido
primero con los funcionarios involucrados, posteriormente con la direcci6n de la
empresa; asimismo, se evaluan los resultados obtenidos y en funci6n de esto, se procede a desarrollar las recomendaciones dadas por el consultor; aunque el valor real de
esas recomendaciones, unicamente se podra determinar en el momento en que empiecen a producir beneficios para la empresa.
4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa
1. Indique cmlles son los fines que perseguini un departamento de sistemas y
procedimientos.
2. Explique cucH es su punto de vista para la ubicaci6n interna del departamento
de sistemas y procedimientos.
3. Enumere cuMes son las funciones que debe desempefiar un departamento de
sistemas y procedimientos.
4. Represente gnificamente el modele de estructura organica pOl' productos, para
una unidad de sistemas y procedimientos.
S. El empleo de consultores en sistemas y procedimientos administrativos es una
practica necesaria, ~c uando se utiliza el empleo de estos consultores?
6. Existen ciertas ventajas y desventajas en el empleo de consultores extemos,
~cuaIes son estas ventajas y desventajas?
7. Para la realizaci6n de una consultoria administrativa,
tener en cuenta?
~que
aspectos hay que
8. Explique cual es el procedimiento para la elaboraci6n de un proyecto de consultona?
Objetivos de aprendizaje
Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:
' - - Comprender las perspectivas del anal isis del trabajo.
' - - Analizar la perspectiva organizacional.
' - - Identificar los aspectos mas importantes en el diseno de la organizacion.
' - - Comprender como pueden sobrevivir las organizaciones, operar
eficazmente e innovarse en un entorno cambiante.
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