Los sistemas de codificación de artículos. Introducción

Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Página 1 de 9
Los sistemas de codificación de artículos.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1
FILOSOFÍA BÁSICA DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN. ........................ 1
ASPECTOS GENERALES DEL EAN. ........................................................................ 2
CODIFICACIÓN Y SIMBOLOGÍA DEL EAN. ........................................................ 3
CÓDIGO S DE PAISES EMISORES DEL CÓDIGO. ................................................ 9
Introducción
Sea cual sea el tipo de inventario empleado no cabe discusión sobra la utilidad para la
realización del control de emplear un sistema de codificación que permite llevar de
forma fácil y poco costosa un sistema de inventarios permanentes en tiempo real con
una inversión mínima.
Un sistema de codificación es un conjunto de normas que, en nuestro caso, identifican a
los productos o servicios. Sin duda alguna el sistema de codificación por excelencia
para la identificación de artículos en ge neral es el código de barras. Aunque para uso
interno la empres puede establecer el sistema de codificación que considere más
adecuado, la verdadera utilidad de un sistema de este tipo es que sea reconocido de
forma generalizada de tal modo que el producto se identifique de forma inequívoca en
cualquier lugar o situación.
En general, el uso de la codificación es útil tanto para el fabricante como para el
comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de ayuda para el control de sus
inventarios, de los pedidos y la distribución de sus productos; además le permite
identificar sus productos de manera única en cualquier parte del mundo y agiliza los
pedidos y entregas a la vez que mejora la comunicación con sus proveedores y clientes.
Para quien comercializ a el producto también supone grandes ventajas ya que le permite
mantener un control en tiempo real de su stock y así poder emitir pedidos de forma
automática, asímismo aumenta la productividad de los cajeros y facilita la llevanza de la
contabilidad.
Por su parte, el consumidor también se ve beneficiado ya que se reduce el riesgo de
error que resulta del tecleo manual de los precios, recibe un comprobante de compra
más detallado y ahorra tiempo de esperas.
Lógicamente para que todo esto sea posible, el código debe ser único para cada
producto y el sistema de codificación empleado debe estar normalizado o estandarizado.
Filosofía básica de los sistemas de codificación.
Un sistema de codificación comprende un código que se calcula en base a una serie de
normas prestablecidas y una simbología que permite representar ese código para su
lectura electrónica. La forma más común de representar el código es haciendo uso de los
llamados códigos de barra que consisten en la sucesión de barras oscuras sobre un fondo
claro que permiten el uso de lectores ópticos. El primer intento de codificación a través
de códigos de barras se realizó en 1973 en Estados Unidos donde se aprobó el Universal
Product Code (UPC), estándar todavía vigente en este país y Canadá, creado por UCC
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Página 2 de 9
(Uniform Code Council). Mientras tanto en Europa diversos paises y organismos de
numeración trabajaban conjuntamente para obtener un sistema de codificación
comercial: EAN (European Article Numbering). El objetivo perseguido con la creación
de EAN era proveer a los fabricantes y comerciantes de un sistema simple que
identificara y simbolizara de forma inequivoca los productos. Este sistema se inició, por
tanto, en Europa y rápidamente fue aceptado por Japón (el sistema de códigos japones
se denomina JAN (Japanese Article Numbering) y es equivalente al EAN) y el resto de
países, siendo utilizado en la actualidad por más de 800.000 empresas de los cinco
continentes. Aunque EAN y UCC son organizaciones independientes colaboran a nivel
técnico y los códigos de ambas son compatibles.
Debido a su internacionaliz ación esta organización consta de un órgano principal EAN
Internacional que coordina las asociaciones y agencias existentes en los paises de todo
el mundo que son las encargadas de proporcionar el código a las empresas solicitantes.
En España, existe la AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) que es
la encargada de asignar a cada empresa que lo solicite su código para que ésta pueda
emplear códigos de barras en sus productos.
Aspectos generales del EAN.
Se puede considerar que el código EAN -13 es el estándar actual, aunque existen otros
tipos de codificación y simbología (modos de impresión de las barras) como EAN 8,
EAN 128, DUN 14, CODE 39, CODE 39 Ext., e ITF (Interleave 2-5). Los códigos EAN
13 y EAN 8 son para uso comercial y se emplean a nivel mundial salvo en EE.UU. y
Canadá. La codificación EAN 8 se emplea en casos especiales en los que debido al
reducido tamaño del producto no es posible emplear una codificación de 13 dígitos. Los
códigos CODE 39 son alfanuméricos para uso industrial y no necesitan de ningún
conve nio. Por último ITF está indicado para la impresión de códigos de barras en
materiales que admiten poca resolución como cartones, etc..
En general, los códigos EAN 13 están orientados principalmente para aquellos casos en
que el artículo codificado tenga como destino su venta al detalle ya que estos disponen
terminales que sólo son capaces de leer este tipo de códigos. Cuando el destino es un
mayorista o un almacen se puede utilizar también este tipo de código pero pueden ser
más convenientes el DUN 14 o el EAN 128. La principal ventaja del DUN 14 respecto
al EAN 13 es que permite codificar hasta 8 veces más artículos que éste que permite
hasta 100.000. Por otro lado, el sistema EAN 128 es más completo ya que permite
incorporar otros datos como número de lote, fecha de caducidad, etc..
Centrándonos en el comercio minorista, como sabemos, nos encontramos con dos
sistemas de numeración internacionales: el UPC (Universal Product Code) americano y
el verdaderamente internacional EAN (European Article Number).
El código EAN fue elaborado a partir del UPC por lo que es compatible con este último,
de este modo, una máquina capaz de leer códigos EAN también lee códigos UPC,
aunque no a la inversa.
Además de estos dos sistemas de codificación se emplea para libros y revistas los
códigos ISBN (International Standard Book Numbers) e ISSN (International Standard
Serial Numbers).
A continuación veremos la codificación y simbología de cada uno de estos códigos.
Página 3 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Codificación y simbología del EAN.
El EAN 13 consiste en un código de 13 dígitos numéricos donde viene especificado el
pais de procedencia, la empresa, el producto y un dígito de control. La estructura
depende del tipo de producto codificado y del número de unidades que desee registrar la
empresa. Para el caso de productos con contenido fijo se emplea la siguienteestructura:
los tres primeros dígitos corresponden al país (en algunos países, como España (84), son
sólo los dos primeros), los 6, 5 o 4 siguientes hacen referencia al código de la empresa,
los 4, 5 o 6 siguientes al código del producto y por último se encuentra el dígito de
control que se calcula en base a un algoritmo establecido.
Lógicamente los códigos del país y fabricante se proporcionan por los organismos
competentes, mientras que el código del producto lo elige libremente el fabricante
cuidando de no repetir un mismo código para dos productos diferentes. Además hay que
tener en cuenta que el código del pais no hace referencia al país de origen del producto
sino al país donde fue solicitada la codificación EAN por parte de la empresa.
El dígito de control o verificación es importante en la codificación EAN porque permite
la eliminación de los errores de lectura del código. Su cálculo es muy sencillo:
comenzando por la derecha se multiplican los dígitos del código por 1 si su posición es
par y por tres si es impar; despues se suman los valores de los productos obtenidos y por
último se resta a la decena superior esta suma siendo el resultado el dígito de control,
otra posibilidad es restarle a 10 el modulo sobre 10 de esta suma.
Ejemplo:
Código EAN:
8
4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Primer paso:
8
12
1
6
3
12
5
18 7
24
9
3
Segundo paso: 8+12+1+6+3+12+5+18+7+24+9+3=108
Tercer paso: 110-108=10-(108 MOD 10) = 2.
También existe el código EAN-8 cuya estructura es similar, de nuevo los tres (dos)
primeros dígitos hacen referencia al país y el último dígito es de control y se calcula de
los 7 precedentes siguiendo el mismo algoritmo que en el caso anterior. Sin embargo, en
esta ocasión los 4 o 5 dígitos intermedios hacen referencia conjuntamente a la empresa y
al producto. Como ya se ha comentado, este tipo de codificación se emplea cuando el
producto sea de dimensión reducida y el código EAN -13 no puede utilizarse.
En ocasiones los productos a codificar son de contenido variable en peso, longitud,
número de unidades, etc., como por ejemplo fruta, carne, tela, verdura, .... En este caso,
la codificación empleada siguiendo el sistema EAN-13 es diferente y queda estructurada
como sigue: los dos primeros dígitos definen si la información del código se refiere al
peso o al precio y determina quién ha asignado el código al producto; de este modo se
tienen los siguientes pares de números:
Peso
Precio
Comerciante
24
25, 26
Fabricante
29
27
Los siguientes tres dígitos identifican a la empresa y son asignados por el organismo
competente, los dos siguientes son el código de identificación del producto y lo asigna
el fabricante de cada producto, los cinco siguientes representan el precio o peso del
Página 4 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
producto (los decimales son a partir del segundo o tercer dígito) y por último viene el
dígito de control.
Entonces el procedimiento para la codificación de un producto, en el caso de emplear
códigos EAN, es como sigue: la primera vez la empresa deberá dirigirse a una oficina
de EAN internacional en el país que desee y solicitar un código de identificación para la
misma. Generalmente este procedimiento corresponde realizarlos a los fabricantes de
los productos y las empresas distribuidoras del mismo deben respetar los códigos de
origen. Una vez que la empresa dispone de su código puede codificar los productos y
calculará el dígito de control para completar el código en base a lo explicado
anteriormente.
Además de esta codificación se permite añadir al código EAN 13 en simbología anexa 2
o 5 dígitos que no debe usarse para identificar diferencias en el producto.
Esta codificación hay que representarla simbólicamente para que los lectores ópticos
puedan leerla. La estructura física del código EAN 13 es como sigue: el primer dígito
del código no se codifica y el resto está limitado por dos guardas una al comienzo
(izquierda) y otra al final (derecha) que se codifican como 101 (los 1 representan barras
y los 0 espacios), además el código está dividido en dos (6+6) por una guarda central
que se codifica como 01010. La codificación se realiza según la paridad (par o impar,
indican el número de módulos que ocupan las barras), de modo que los dígitos
colocados a la izquierda se representan de una manera y los colocados a la derecha de la
guarda central de otra. Cada dígito está representa do por 7 módulos (ancho nominal
0’33 mm, mínimo 0’23mm.) que comprenden 2 barras y 2 espacios de 1, 2, 3 o 4
módulos de ancho, comenzando los dígitos codificados con la paridad impar (izquierda)
siempre por un espacio y los de paridad par (derecha) siempre por una barra. Además
los dígitos de la izquierda cambian su codificación dependiento de cual sea el primer
dígito del código (representativo del país).
De este modo, dependiendo del primer dígito la codificación de los seis siguientes se
realizará siguie ndo el tipo A o B, tal y como indica la siguiente tabla:
1º
2º
3º
4º
5º
6º
7º
0
A
A
A
A
A
A
1
A
A
B
A
B
B
2
A
A
B
B
A
B
3
A
A
B
B
B
A
4
A
B
A
A
B
B
5
A
B
B
A
A
B
6
A
B
B
B
A
A
7
A
B
A
B
A
B
8
A
B
A
B
B
A
9
A
B
B
A
B
A
Página 5 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
De tal modo que la representación final de cada dígito es como sigue:
Paridad Impar A
Paridad Impar B
Paridad Par
0
0001101
0100111
1110010
1
0011001
0110011
1100110
2
0010011
0011011
1101100
3
0111101
0100001
1000010
4
0100011
0011101
1011100
5
0110001
0111001
1001110
6
0101111
0000101
1010000
7
0111011
0010001
1000100
8
0110111
0001001
1001000
9
0001011
0010111
1110100
Dígito
La representación de los dígitos complementarios sigue un sistema similar aunque no
igual.
Para la representación del EAN 8 se sigue un procedimiento similar, aunque la
codificación de los dígitos de la izquierda se realiza siempre empleando el Tipo A. De
este modo: guarda izquierda (101), cuatro primeros dígitos del código representados con
paridad impar tipo A, guarda central (01010), cuatro últimos dígitos del código
representados con paridad par y guarda derecha (101).
El código UPC tiene tres versiones: A, D y E, la versión D es de longitud variable y no
se emplea con fines comerciales. La versión A es la normal y está formada por 12
dígitos y la versión E es una versión reducida de seis dígitos empleada para pequeños
envases como el EAN 8. Ambas versiones A y E pueden incluir codificación
complementaria de 2 o 5 dígitos (principalmente empleados en periódicos, revistas,
etc.).
El código UPC A contiene 12 dígitos, el primero es el número de sistema, estando
asignados 7 de los diez posibles, por ejemplo el 0, 6 y 7 representan productos y
servicios, el 2 productos de peso variable y el 3 productos farmaceuticos, los diez
dígitos siguientes son los datos y representan el código de la empresa y del producto,
por último tenemos el dígito de control o verificación que se cálcula igual que para el
EAN.
Página 6 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Para su representación se sigue un método similar al EAN. Los 12 dígitos están
limitados por guardas (101) y se dividen en 2 partes (6+6) por la guarda central (01010).
El primer y último dígito aparecen escritos en los márgenes izquierdo y derecho,
respectivamente del código de barras pero su representación se encuentra dentro de las
guardas laterales. Igual que en el caso del EAN, los 6 primeros dígitos se codifican con
paridad impar y los seis últimos situados a la derecha de la guarda central con paridad
par.
La codificación de cada número según el lugar que ocupe es:
Paridad Impar
Paridad Par
0
0001101
1110010
1
0011001
1100110
2
0010011
1101100
3
0111101
1000010
4
0100011
1011100
5
0110001
1001110
6
0101111
1010000
7
0111011
1000100
8
0110111
1001000
9
0001011
1110100
Dígito
que corresponde con el sistema EAN, empleando para la paridad impar el tipo A.
El sistema UPC E permite que los ceros se omitan de los datos del código permitiendo
una representación más reducida. Para convertir un número codificado UPC A a UPC E
el primero debe tener al menos cuatro ceros. La estructura física del código comienza
con una guarda lateral (101) seguida de la codificación de los seis dígitos que componen
el código más una guarda lateral derecha (010101) que finaliza la representación. Para
determinar el modo en que se simboliza n los 6 dígitos de datos debe calcularse primero
el dígito de control que será el que establezca en qué forma (con qué paridad) se debe
simbolizar cada dígito del código.
De este modo la representación se hará siguiendo la codificación establecida para el
UPC A pero teniendo en cuenta que se pueden seguir dos sistemas, cada uno de los
cuales determina la paridad que debe presentar cada dígito en función del dígito de
control del UPC A. Además se incorpora un 0 o un 1 dependiendo del sistema utilizado
al principio de la representación aunque no se codifica.
Página 7 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Sistema 0
Sistema 1
D. Control 1º
2º 3º
4º
5º 6º
1º 2º 3º
4º
5º 6º
0
P
P
P
I
I
I
I
I
I
P
P
P
1
P
P
I
P
I
I
I
I
P
I
P
P
2
P
P
I
I
P
I
I
I
P
P
I
P
3
P
P
I
I
I
P
I
I
P
P
P
I
4
P
I
P
P
I
I
I
P
I
I
P
P
5
P
I
I
P
P
I
I
P
P
I
I
P
6
P
I
I
I
P
P
I
P
P
P
I
I
7
P
I
P
I
P
I
I
P
I
P
I
P
8
P
I
P
I
I
P
I
P
I
P
P
I
9
P
I
I
P
I
P
I
P
P
I
P
I
La determinación de los caracteres del código UPC E se hace como sigue:
•
Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 000, 100, o 200, los
dígitos de los productos válidos son 00000 a 00999. Los caracteres del código
UPC E serán los dos primeros dígitos del número del fabricante, los tres
últimos del producto y el tercer dígito del número del fabrica nte.
•
Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 300, 400, 500, 600, 700,
800 o 900, números de producto válidos son de 00000 a 00099. Los caracteres
del código UPC E serán los tres primeros dígitos del código del fabricante, los
dos últimos del código del producto y el “3”.
•
Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 10, 20, 30, 40, 50, 60,
70, 80 o 90, números de producto válidos son de 00000 a 00009. Los caracteres
del código UPC E serán los cuatro primeros dígitos del código del fabricante,
el último del código del producto y el “4”.
•
Por último si el código del fabricante no acaba en cero, los números válidos
para los productos son 00005 a 00009. Los caracteres del código UPC serán los
cinco carácteres del fabricante y el último carácter del código del producto.
La representación en barras de los dígitos suplementarios sigue una codificación
diferente. Cuando se trata de dos dígitos se comienza con una guarda lateral izquierda
(1011) seguida de la representación del primer dígito según se muestra en la tabla
siguiente despues se incorpora un delimitador (01) y por último se representa el último
dígito según se indica en la tabla.
La paridad empleada para codificar cada dígito será par o impar según se indica a
continuación:
Página 8 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
Paridad Impar-Impar Paridad Impar - Par
Paridad Par - Impar
Paridad Par – Par
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
Para el caso de que se empleen 5 dígitos adicionales el método es diferente. Para
determinar que formato de paridad se va a emplear se debe calcular primero un número
que ocupa la posición de las unidades del resultado de sumar las cantidades resultantes
de multiplicar por 3 la suma de todos los dígitos que ocupan posición impar
(comenzando por la derecha) y multiplicar por 9 la suma de todos los dígitos que
ocupan posición par. Siendo la paridad a utilizar:
Número
Paridades (Izda. a Dcha.)
0
P P I I I
1
P I P I I
Página 9 de 9
Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez .
2
P I I P I
3
P I I I P
4
I P P I I
5
I I P P I
6
I I I P P
7
I P I P I
8
I P I I P
9
I I P I P
Teniendo en cuenta lo anterior la representación empezará con una guarda lateral (1011)
seguida de cada uno de los caracteres codificados según lo anterior separados por un
delimitador (01).
Por último, los sistemas de codificación ISBN (libros), ISSN (publicaciones periódicas)
e ISMN (música) son similares, colocándose el número ISBN correspondiente sobre el
código de barras y representando éste según el sistema EAN 13 permitiendo también
dígitos adicionales o suplementarios para indicar precio, ediciones, etc.
Códigos de Paises emisores del código.
Código
Pais
Código
País
Código
País
00,01,03,05,06-13 USA y Canadá
30 -37
Francia
93
Australia
400-440
Alemania
45, 49
Japón
46
Federacion rusa
471
520
560
590
600-601
690-692
73
Taiwan
Grecia
Portugal
Polonia
Sudafrica
China
Suecia
489
539
569
594
611
70
740-745
50
54
57
599
64
729
750
UK
Belgica y Luxemburgo
Dinamarca
Hungria
Finlandia
Israel
Mexico
759
780
84
880
977
Venezuela
Chile
España
Corea del Sur
ISSN
76
789
850
90 -91
978
Hong Kong
Irlanda
Islandia
Rumania
Marruecos
Noruega
Guatemala,Salvador,
Honduras,Nicaragua,
Costa Rica y Panamá
Suiza
Brasil
Cuba
Austria
ISBN
779
80 -83
87
94
979
Argentina
Italia
Holanda
Nueva Zelanda
ISMN