Descargar

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
11
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos.
SE REPORTA A: Sub Director Ingeniería y Proyectos
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A: Secretaria Ejecutiva y Técnicos de Seguimiento y Monitoreo.
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado en Ingeniería Civil o carrera afín al cargo o experiencia
mínima de tres años desempeñando cargos similares y tener evidencias de éxito.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Administración, supervisión seguimiento de proyectos,
aplicación de normas técnicas, LACAP, SAFI, etc.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo
y toma de decisiones.
ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y
con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Planificar, organizar y coordinar el seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión
financiados con fondos internos y externos.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFICA
1. Planifica acciones y actividades de la Unidad.
2. Mantiene contacto con administradores y/o supervisores, respecto al seguimiento de los
proyectos.
3. Vela por el cumplimiento de la presentación de los informes mensuales de
administración y supervisión.
4. Coordina actividades de seguimiento y gestiona información de proyectos de inversión.
5. Coordina con ejecutores de proyecto la sistematización de información para el
seguimiento de proyectos.
6. Coordina actividades para la obtención de información de proyectos comunitarios que
desarrolla la institución.
7. Coordina actividades para la actualización y formulación de normas, manuales o guías
técnicas.
8. Atiende requerimientos de instancias externas a la institución previamente autorizadas,
en coordinación con otras áreas de la institución.
9. Apoya la administración y supervisión de proyectos de inversión y otros a requerimiento
521
de los ejecutores.
10. Apoya la divulgación de normas, directrices en la temática de administración y
supervisión de proyectos.
11. Realiza gestiones para capacitar al personal técnico en materia de administración y
supervisión de proyectos o contratos.
12. Realiza inspecciones o visitas de campo a los proyectos en ejecución, según
requerimiento.
13. Supervisa y evalúa el personal a cargo.
14. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano
y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa
a su superior jerárquico inmediato.
16. Coordina la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y
programación anual de compras de la Unidad, los que deberán ser consistentes con el
presupuesto anual asignado.
17. Recopila y consolidar información técnica de los proyectos.
18. Realiza otras funciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos
encomendados por la Sub Dirección de Ingeniería y Proyectos.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por
el manejo y uso de información confidencial.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites
deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Sub Director de Ingeniería y Proyectos.
PARA
- Recibir lineamientos
- Coordinar actividades de seguimiento.
- Rendir información periódica.
-
Unidad de Planificación.
-
-
Dirección Administrativa.
Gerencias regionales
- Recibir lineamientos administrativos.
- Coordinar actividades para el seguimiento
de proyectos
- Obtener información para sistematización
de información de proyectos.
Relaciones externas
CON
- Instituciones Públicas.
Formulación y seguimiento del PAO
Seguimiento a inversión
Proveer insumos para seguimiento de
proyectos.
PARA
Apoyar en proveer información respecto al
desarrollo de los proyectos.
522
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Hoja:
Vigencia:
Día
00
Mes
11
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC IÓN
NOMBRE DEL PUESTO:
Secretaria.
SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria de Gerencia.
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o bachiller en Comercio y Administración o
carrera afín al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo
de máquina de escribir, fax y fotocopiadora, conocimientos de redacción y ortografía.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de
organización, capacidad de laborar con metas de trabajo.
ACTITUDES: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar
fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Coordinar y ejecutar labores de asistencia de tipo secretarial para la unidad; apoya y
programa la agenda de trabajo y le asiste en la preparación de la correspondencia y
documentación, archivo y custodia de la documentación de la Unidad.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Asiste al Jefe de Unidad y equipo técnico para las diversas actividades.
2. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
3. Lleva controles internos tales como: control de correspondencia, control de archivos,
control de permisos y licencias del personal de la Unidad.
4. Apoya en la elaboración del presupuesto de la unidad.
5. Organiza y actualiza los archivos de la unidad.
6. Elabora solicitudes para uso de vehículos, cuando se requiera.
7. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a la unidad.
8. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato.
9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa
a su superior jerárquico inmediato.
10. Colabora en otras actividades relacionadas, que su jefe inmediato le encomiende.
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos, relación con
523
público, manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo,
manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas:
CON
- Jefe de Unidad de Seg. y Mon.
- Asistentes de otras áreas.
Relaciones externas:
-
PARA
Recibir lineamientos de trabajo.
-
Canalizar gestiones
PARA
CON
-
Usuarios de ANDA
-
Atender solicitudes y/o enviar información.
-
Instituciones Públicas
-
Atender solicitudes y/o enviar información
524
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
00
Mes
11
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Profesional Administrativo de Seguimiento
SE REPORTA A: Jefe Seguimiento y Monitoreo de Proyectos.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Especializado, Supervisor, Colaborador.
SUPERVISA A:
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Egresado o graduado en licenciatura en Administración de
Empresas, Ingeniería Industrial o carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años
en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, control, seguimiento
de proyectos; normas y procedimientos técnicos y operativos.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo
y toma de decisiones.
ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y
con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Planificar, organizar y dar seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión financiados
con recursos propios y externos.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Mantener contacto y coordinar actividades con ejecutores para seguimiento de
proyectos.
2. Recibe información de proyectos por parte de los ejecutores
3. Sistematiza información proporcionada por ejecutores.
4. Informa a la jefatura y Sub dirección de los resultados de la base de datos construida
con la información.
5. Realiza reuniones de coordinación con los ejecutores de proyectos.
6. Realiza inspecciones de campo a los proyectos.
7. Da seguimiento a proyectos comunitarios con aporte institucional.
8. Da seguimiento a la formulación de proyectos de inversión.
9. Participa en la administración y supervisión de proyectos y consultarías.
10. Apoya en la actualización o formulación de normas y guías técnicas.
11. Apoya en la formulación de proyectos y documentos de preinversión
12. Apoya en la elaboración de especificaciones técnicas y pliegos de licitación.
13. Participa en comisiones de evaluación de ofertas, para bienes, obras o servicios.
525
14. Apoyo técnico a otras áreas de la subdirección o de la institución que lo demanden.
15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informa
a su superior jerárquico inmediato.
16. Realiza otras actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos
encomendados por la Subdirección de Ingeniería y Proyectos o Jefatura inmediata
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por
el manejo y uso de información confidencial.
Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites
deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas
CON
- Jefe de Unidad de Seg. y Monitoreo
-
Gerencias regionales
PARA
- Recibir lineamientos generales.
- Rendir información periódica.
Coordinación para el seguimiento de los
proyectos en todas sus etapas.
Relaciones externas
PARA
CON
-
Instituciones Públicas
-
Proveer información de proyectos
526
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
00
Mes
11
Año
2013
1. ID ENT IFIC AC ION
NOMBRE DEL PUESTO: Profesional de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
SE REPORTA A: Jefe Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Especializado, Supervisor, Colaborador.
SUPERVISA A: -------------
2. REQUIS IT OS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado en Ingeniería Civil o carrera afín al cargo o experiencia
mínima de dos años en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en
procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, Control, seguimiento
de proyectos; criterios para la elaboración de normas técnicas, aplicables al diseño,
construcción y funcionamiento de sistemas de agua potable y alcantarillado sanitario;
manuales, normas y procedimientos técnicos y operativos.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo
y toma de decisiones.
ACTITUDES: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y
con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCR IPCIÓN GENER AL
Planificar, organizar y dar seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión financiados
con recursos propios y externos.
4. DESCR IPCIÓN ESPEC ÍFIC A
1. Mantener contacto y coordinar actividades con ejecutores para seguimiento de
proyectos.
2. Recibe información de proyectos por parte de los ejecutores
3. Sistematiza información proporcionada por ejecutores.
4. Informa a la jefatura y Sub dirección de los resultados de la base de datos construida
con la información.
5. Realiza reuniones de coordinación con los ejecutores de proyectos.
6. Realiza inspecciones de campo a los proyectos.
7. Da seguimiento a proyectos comunitarios con aporte institucional.
8. Da seguimiento a la formulación de proyectos de inversión.
9. Participa en la administración y supervisión de proyectos.
527
10. Participa en la administración y supervisión de consultorías.
11. Apoya en la actualización o formulación de normas y guías técnicas.
12. Apoya en la formulación de proyectos y documentos de preinversión
13. Apoya en la elaboración de especificaciones técnicas y pliegos de licitación.
14. Participa en comisiones de evaluación de ofertas, para bienes, obras o servicios.
15. Apoyo técnico a otras áreas de la subdirección o de la institución que lo demanden.
16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e
informa a su superior jerárquico inmediato.
17. Realiza otras actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos
encomendados por la Subdirección de Ingeniería y Proyectos o Jefatura inmediata
5. ESPECIFIC AC IONES
RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Unidad, por
el manejo y uso de información confidencial.
Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina y de campo, con condiciones ambientales dentro de los limites
deseables de aceptación.
6. REL AC ION ES DE TR AB AJO
Relaciones internas
CON
- Jefe de Unidad de Seg. y Monitoreo.
-
Gerencias regionales
PARA
- Recibir lineamientos generales.
- Rendir información periódica.
Coordinación para el seguimiento de los
proyectos en todas sus etapas.
Relaciones externas
PARA
CON
-
Instituciones Públicas
-
Proveer información de proyectos
528