asitente ejecutivo egreamigos

TITULO DEL CARGO: ASISTENTE EJECUTIVO DE EGREAMIGOS
CÓDIGO: 08064
NIVEL: 6
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Planificar las actividades relacionadas con la colocación del Pagaré de Honor y las actividades administrativas de la
Asociación de Egresados y Amigos de la Institución, promocionando y difundiendo eventos para la venta y cobranza del
pagaré, la suscripción y seguimiento de los convenios firmados con organismos públicos, privados y con particulares,
manteniendo contacto con instituciones bancarias, supervisando y controlando las actividades administrativas del personal
de la dependencia, a fin de contribuir con el logro de la misión de Egreamigos de construir el Aula Magna de la Universidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planifica, organiza, promueve y difunde eventos para la colocación del Pagaré de Honor.
Coordina y controla el proceso de venta y suscripción del Pagaré de Honor dentro y fuera de la Institución.
Coordina y controla el proceso de cobranza del Pagaré de Honor.
Gestiona, ante instituciones públicas y/o privadas, egresados y público en general, asuntos relacionados con los aportes
de éstos a egreamigos.
Planifica, coordina y controla la cobranza de los aportes institucionales recurrentes.
Organiza y participa en campañas de promoción de la Imagen de Egreamigos.
Organiza y coordina actividades de visitas a instituciones públicas y/o privadas para la difusión y colocación del Pagaré
de Honor.
Coordina las actividades para los actos de firma del Pagaré de Honor en empresas de la zona.
Promueve y difunde las actividades realizadas y/o a realizar por Egreamigos, por medio de boletines, propagandas y de
los diferentes medios de comunicación.
Realiza seguimiento y revisión periódica a los convenios firmados con diversos organismos o instituciones públicas y/o
privadas, y con particulares en pro del logro de los objetivos de la Asociación.
Mantiene actualizado los archivos de información de los Convenios de Egreamigos.
Prepara agenda para las reuniones de la Directiva de Egreamigos, cumpliendo con la Planificación estructurada.
Prepara la información necesaria para las reuniones de la Directiva de Egreamigos.
Realiza trámites ante las Entidades Bancarias correspondientes, para la solicitud de tarjetas de crédito para los
suscriptores del Pagaré de Honor que lo deseen.
Hace seguimiento, ante las Entidades Bancarias a las solicitudes de tarjetas de crédito efectuadas.
Contacta con los bancos para solicitar información de interés para la Junta Directiva de la Asociación.
Atiende y suministra información requerida al público en general que visita a Egreamigos.
Mantiene reuniones con el personal de la asociación fijando pautas a seguir en la promoción y difusión de eventos para la
colocación del Pagaré de Honor.
Realiza y/o supervisa el proceso de suscripción del Pagaré de Honor.
Coordina, supervisa y controla el trabajo operativo de la Oficina.
Facilita información al personal administrativo de la oficina para cuadres contables, balances, etc.
Lleva el control de los ingresos por concepto de cancelación de cuotas del Pagaré de Honor en efectivo o cheque.
Lleva el control de la caja chica de la asociación.
Lleva registro y control de la asistencia del personal de la Oficina.
Autoriza permisos de períodos cortos del personal de la oficina.
Tramita ante el Departamento de Compras las requisiciones de materiales y las requisiciones de compra de equipos para
la Oficina.
Distribuye y lleva el control del material de oficina que se suministra a las unidades de la asociación.
Gestiona en oficinas del rectorado, realizando seguimiento a asuntos tramitados en relación con el personal o con
recursos para la asociación.
Supervisa y controla el personal a su cargo.
Evalúa el personal a su cargo.
Redacta y mantiene actualizadas las normas internas de funcionamiento de la Asociación.
Vela por el cumplimiento de las normas internas de la dependencia y de la Institución, ejerciendo las sanciones a lugar en
caso de incumplimiento de las mismas.
Opera un microcomputador para accesar información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la Organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Presenta informes periódicos de las actividades.
Realiza cualquier otra función y/o tarea que le señale las leyes y reglamentos.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja esporádicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo de custodia de materiales, títulos, valores y es responsable indirecto de dinero en efectivo.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de unidad.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y ejerce una supervisión específica de manera directa y
periódica.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la Asociación, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o
controlar lo relativo al área, y frecuentes con los Directivos de la Asociación, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y privadas, egresados y público en general, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para negociar y obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un
grado de precisión manual y visual bajo.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Licenciado en Relaciones Industriales o en Administración Comercial.
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área de gerencia de administración.
B) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Relaciones Industriales o en Administración Comercial.
EXPERIENCIA:
Siete (7) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área de Gerencia de Administración.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Ley de Universidades y su reglamento.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
Principios y técnicas de planificación.
Normas, reglamentos y demás instrumentos legales que rigen las actividades de la Institución.
Estatuto de la Asociación Egreamigos y reglamento del Pagaré de Honor.
HABILIDAD PARA:
Analizar y comprender leyes, reglamentos y demás documentos legales.
Tomar decisiones de diversa índole.
Elaborar y presentar informes.
Expresarse en forma clara y precisa de manera oral y escrita.
Supervisar personal.
Coordinar y dirigir grupos de trabajo.
Tomar iniciativa.
Organizar el trabajo de oficina.
DESTREZAS EN:
El manejo de microcomputador.
El manejo de material de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Planificación Estratégica.
Relaciones Humanas.
Toma de Decisiones.
Supervisión de Personal.
Informática Básica.
Capacitación y desarrollo para gerenciar efectivamente.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.