Guia de Documentos Gerenciales - ort

INS-02
ORTsf
Guía de Documentos
Gerenciales
Páginas: 6
Versión: 1.1
Objetivo
El objetivo de este documento es introducir a los Gerentes de
Proyectos a los documentos que el Proceso de ORTsf propone
que sean utilizados para gestionar el proyecto, para los que
existen formatos predefinidos.
Alcance
Este documento es aplicable a los GEPRO de los proyectos de
ORTsf.
Revisado por: Mariel Feder – Rafael Bentancur
Aprobado por: ORT Software Factory
Archivo: Guía de Documentos Gerenciales.DOC
Vigencia: Julio 2004
Aprobación: Julio 2003
Universidad ORT Uruguay – Software Factory
Índice
1. LISTA DE DOCUMENTOS GERENCIALES .......................................................................... 3
1.1 DOCUMENTOS DE ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA......................................................................................... 3
1.2 DOCUMENTOS DE VERSIÓN ÚNICA.......................................................................................................... 3
1.3 DOCUMENTOS AUXILIARES .................................................................................................................... 3
2. DOCUMENTOS DE ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA ............................................................. 3
3. DOCUMENTOS DE VERSIÓN ÚNICA................................................................................... 4
4. DOCUMENTOS AUXILIARES ............................................................................................... 4
REGISTRO DE CAMBIOS ......................................................................................................... 6
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1. Lista de Documentos Gerenciales
Los documentos recomendados por el proceso de SF, de los cuales es responsable el
Gerente de Proyecto se dividen en dos grupos:
1.1 Documentos de actualización periódica
Son aquellos que se modifican periódicamente como resultado de las tareas de
seguimiento del proyecto (ejemplo: Plan del Proyecto).
1.2 Documentos de versión única
Son aquellos que no se actualizan periódicamente, sino que se generan una única vez
en el momento en que son necesarios. Si bien durante el proceso pueden existir varias
versiones hasta llegar a la definitiva, luego esta queda fija, y si debe hacerse otra vez
un documento similar, se trata de un nuevo documento del mismo tipo, y no una nueva
versión del anterior (ejemplo: Informes de Avance).
1.3 Documentos auxiliares
Son formularios auxiliares y planillas que utiliza el gerente como ayuda para desarrollar
su tarea.
2. Documentos de Actualización Periódica
Cronograma.mpp – Como herramienta se sugiere el Microsoft Project. En el mismo se
planifican las tareas y los recursos asignados, se mantiene una línea base de la
planificación, se ingresan las horas reales insumidas y pede utilizarse como fuente de
toda la información numérica para la gestión del proyecto.
Se sugiere una actualización semanal de las horas incurridas y consecuente
replanificación del proyecto en base a esta información.
Análisis de Riesgo – En este documento se registra formalmente el análisis de riesgo
en forma periódica. En el mismo figuran los riesgos y su evolución. Para ayudar en el
cálculo de los valores de los riesgos, se puede utilizar la planilla planilla_gerente.xls, en
la solapa de Riesgos.
Formato: ANRI.DOT
Instructivo: ANRI.DOC
Plan del proyecto – El plan de proyecto es el lugar donde el gerente debería,
periódicamente, registrar la situación general del proyecto, y analizar cada una de las
áreas relacionadas con la gestión del mismo. Es un documento evolutivo que va
creciendo en forma paralela a la gestión del proyecto.
Formato: PLANPROY.DOT
Instructivo: PLANPROY.DOC
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3. Documentos de Versión Única
Precompromiso de Trabajo – Este documento debe completarse al comienzo del
proyecto, y refleja el contrato inicial entre el cliente o la SF (para los que trabajan en
productos) y el grupo del proyecto. El mismo cubre las etapas iniciales, mientras no
existe informaicón suficiente para firmar el contrato de trabajo definitivo. Este
documento es obligatorio.
Formato: PRECOTA.DOT
Instructivo: PRECOTA.DOC
Compromiso de Trabajo – Una vez que se define el sistema que se va a desarrollar, y
el alcance del mismo en líneas generales, se está en condiciones de firmar con el
cliente (o SF) el compromiso de trabajo, que funciona como el contrato entre las partes.
Este documento también es obligatorio.
Formato: COTA.DOT
Instructivo: COTA.DOC
Informe de Avance – En las instancias de inspección, los gerentes deben entregar un
informe de avance en el que se describe el estado actual y previsto para el proyecto.
Para las gráficas que se sugiere incluir en el informe de avance, existe una planilla
asociada, con el nombre de planilla_gerente.xls de donde se puede obtener el formato
de las mismas. Además de los informes de avance que se entregan durante las
inspecciones, tambíen se puede generar al finalizar el proyecto, un documento con este
aspecto con la situación final del mismo y las conclusiones de gestión que
correspondan.
Formato: INFOAVAN.DOT
Instructivo: INFOAVAN.DOC
Datos Finales – Al finalizar el proyecto, debe completarse un formulario con el
resumen de los datos de tamaño, productividad y calidad recopilados a lo largo del
proyecto. Para ello existe un formulario a completar que es el que debe entregarse. En
el mismo se piden datos sobre tiempo invertido, tamaño del proyecto (en principio en
Puntos Función, salvo que se justifique alguna otra unidad de medida), n información
relativa a errores detectados. Este documento es obligatorio y su formato no
puede ser modificado.
Formato: DATFINAL.DOC
4. Documentos Auxiliares
Formulario de Asignación de tareas: Se utiliza para asignar una determinada tarea a
un recurso. En dicho formulario el gerente incluye toda la información que el recurso
necesitará para poder completar la tarea, así como las condiciones para la ejecución de
dicha tarea. Elementos tales como la descripción de la tarea, productos de entrada,
productos de salida, fecha de comienzo de la asignación, fecha de fin prevista,
esfuerzo previsto, etc.
Formato: ASIGNAR.DOT
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Formulario de Avance de tareas: Se utiliza para que los recursos asignados a
diferentes tareas notifique al gerente acerca del estado de avance de las mismas. En
caso de que se opte por utilizar la planilla de reporte de horas (ver adelante), se podría
generar este documento únicamente en aquellos casos en que sea necesario incluir
información extra que se desee comunicar al gerente y se referencia desde dicha
planilla.
Formato: AVANCE.DOT
Plan de Agenda: Se utiliza para planificar las reuniones del proyecto. Puede incluir las
reuniones con el cliente, tutores, internas del grupo.
Formato: PAGE.DOT
Planilla_gerente: Planilla auxiliar para realizar cálculos que permitan analizar la
información relacionada con la gestión. Incluye cálculos para análisis de riesgo,
esfuerzo, tamaño, presupuesto, entregas y gestión de la calidad. Contiene además el
formato origen de las gráficas del informe de avance.
Formato: PlanillaGerente.xls
Planilla Reporte de Horas: Planilla auxiliar mediante la cual los diferentes recursos
pueden reportar al gerente sobre el avance de las tareas. Es una alternativa al
formulario de reporte de avance de tareas, y si se desea utilizar esta planilla, es posible
dejar el reporte de avance para aquellos casos en que se deba comunicar al gerente
información adicional, en cuyo caso, se hará referencia dicho reporte de avance desde
esta planilla.
Formato: TimeReports.XLS
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Registro de Cambios
Fecha Cambio
Octubre/2001
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Versión Anterior
1.0
Descripción del cambio
Se agregó capítulo 4 sobre
documentos auxiliares.
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