Guía de Trámites - Registro de la Propiedad

Guía de Trámites
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Alcaldía
Alcaldía Metropolitana
Metropolitana
GUÍA DE INGRESO DE TRÁMITES
REVISIÓN LEGAL DE ESCRITURAS
Contenido
REVISIÓN LEGAL DE ESCRITURAS
INSCRIPCIONES MÁS FRECUENTES: 11
I.
Motivo de la inscripción: COMPRAVENTA GENERAL, TRANSFERENCIAS
DE DOMINIO (COMPRAVENTA, DONACIÓN, ADJUDICACIÓN DACIÓN EN
PAGO, PARTICIÓN). 11
I.
Motivo de la inscripción: COMPRAVENTAS BAJO EL REGIMEN DE
PROPIEDAD HORIZONTAL. 13
II.
Motivo de la inscripción: COMPRAVENTA CON HIPOTECA Y
PROHIBICIÓN DE ENAJENAR. 14
A.
Motivo de la inscripción: CONSTITUCIÓN DE HIPOTECA ABIERTA. 14
B.
Motivo de la inscripción: CANCELACIÓN DE HIPOTECA ABIERTA. 15
C. Motivo de la inscripción: FRACCIONAMIENTOS. 15
D. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL (HEREDITARIA). 15
E.
Motivo de la inscripción: PARTICIÓN JUDICIAL. 15
F.
Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL. 15
G. Motivo de la inscripción: INSCRIPCIÓN DE DONACIÓN. 16
H. Motivo de la inscripción: PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE DOMINIO.. 16
I.
Motivo de la inscripción: DERECHOS Y ACCIONES. 16
J.
Motivo de la inscripción: CAPITULACIONES MATRIMONIALES. 17
K.
Motivo de la inscripción: EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR. 17
L.
Motivo de la inscripción: POSESIÓN EFECTIVA.17
M. Motivo de la inscripción: ACLARATORIA. 18
N. Motivo de la inscripción: TESTAMENTOS. 18
Recomendaciones generales. 18
Es la fase en onde se revisa y verifica que la escritura cumpla con
todos los requisitos legales previa a su inscripción; el revisor indicaráobservará los documentos e información faltante o la respectiva proforma
según sea el caso; a esto es lo que se conoce como CALIFICACIÓN o
REVISIÓN.
Costo trámite: GRATUITO.
Tiempo de entrega: 5 días laborables en REVISIÓN; 3 días
laborables en REINGRESO.
Vigencia del trámite: No tiene caducidad.
Horario Atención: 08h00 a 17h00 en el Registro de la Propiedad.
PASOS
PARA EL INGRESO DE ESCRITURAS
1. Solicite un turno de atención en
el Balcón de Servicios.
2.
de
2
El
agente
del
Balcón
Servicios revisa todos los
3
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documentos habilitantes para establecer que se encuentren
completos.
Inscripción.
b)
3. El agente del Balcón de Servicios registra los datos en el
SISTEMA INFORMÁTICO, asignando un número de trámite para la
revisión pertinente y calificación del trámite.
4. El agente del Balcón de Servicios informa al usuario el tiempo
de entrega de su trámite para que proceda al pago o en su defecto
para que realice las correcciones que sean del caso.
5.
En el día y hora señalados, el usuario debe acercarse al Balcón
de Servicios del Registro de la Propiedad para retirar su trámite.
6. En caso de que el trámite no sea calificado, se le entrega al
usuario la documentación con las indicaciones pertinentes para que
las corrija.
7. De cumplir los requisitos legales tanto en su forma como en su
fondo, el agente del Balcón de Servicios comunica al usuario el valor
a pagar, y lo direcciona hacia las cajas de recaudación.
RETIRO DE SU ESCRITURA
1. El usuario debe tomar un ticket
para ser atendido.
2. Entregará el comprobante
de ingreso en la ventanilla
correspondiente.
Importante: Sus escrituras pueden
tener dos tipos de respuestas:
a)
Escritura Proformada:
El usuario una vez retirada su
escritura, podrá acercarse de
inmediato a cancelar el valor en
cajas para que el Registro de la
Propiedad inicie el proceso de
4
Escritura Observada:
· El usuario deberá realizar las correcciones que se solicitan.
· Una vez completados los requisitos deberá re ingresar el
trámite como lo hizo en INGRESO DE ESCRITURAS.
REQUISITOS PARA INSCRIPCIONES MÁS FRECUENTES:
I. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventa general, transferencias
de dominio (compraventa, donación, adjudicación dación en pago,
partición).
1. Primera copia certificada
de la escritura (Segundas
copias cuando el certificado
de Gravamen conste como
propietario el vendedor).
a.
En cada foja de la
escritura deberá constar la
rúbrica del notario.1
b.
En caso de entregar
la segunda copia, deberá
adjuntar el certificado de
búsqueda.
c.
NO ES NECESARIO
SOLICITAR
EL
CERTIFICADO DE BÚSQUEDA. Si el certificado de gravámenes
que usted presenta mantiene la misma información de la escritura
a inscribirse.
d.
En la escritura debe constar el antecedente registral de la
1
Art. 23- Los protocolos se formarán anualmente y se dividirán en libros o
tomos mensuales o de quinientas fojas cada uno, debiendo observarse los requisitos
siguientes”:
5
GUÍA DE INGRESO DE TRÁMITES
anterior escritura2. Si de acuerdo a los antecedentes, la compra
fue anterior al AÑO 2000 se recomienda adjuntar la escritura
anterior para su revisión.
7.
Sello de la contribución a la Autopista Manuel Córdova Galarza
(únicamente para propiedades ubicadas en Pomasqui y San Antonio
de Pichincha). Este sello le facilitan en las ventanillas del Consejo
Provincial.
e.
En la escritura deberá constar un extracto o resumen de la
misma. (opcional).
8. Certificado actualizado (los certificados tienen una validez
de 90 días desde la fecha de su emisión si se encuentran como
documento habilitante). Solicitar validación en caso de superar los
90 días de la fecha de emisión (máximo un año). Solicite validación,
si ha sobrepasado los 90 días (Máximo un año).
f.
Se recomienda que para facilitar la revisión en escrituras
extensas o cuando el contrato contenga varios inmuebles, se
adjunte en medio magnético (CD) la transcripción de las mismas.
2. Copia de la cédula de ciudadanía y del certificado de votación
de todas las personas que comparecen al contrato.
Copia de los siguientes comprobantes de pago de tributos:4
9.
•
•
•
•
a.
Se deberá verificar que conste en la comparecencia todos
los propietarios con sus firmas y número de cédula.
b.
En cuanto al certificado de votación, si está en el extranjero
debe justificar este hecho en la Junta Provincial para que la
exoneración de la multa.
Utilidad del Municipio
Alcabalas del Municipio
Alcabalas del Consejo Provincial
Registro del Consejo Provincial
3. Nombramiento del representante legal, debidamente inscrito y
actualizado (sólo para personas jurídicas).
4.
Copia del RUC (Para personas naturales extranjeras y jurídicas
en general).
5. Acta de la junta o asamblea de accionistas, en la que se le
faculta al representante legal la realización de la transacción, venta,
adquisición o hipoteca del inmueble (solo para personas jurídicas),
excepto aquellas cuya actividad sea inmobiliaria.
6. Oficio de Transferencia de dominio del Municipio (en este
documento consta la cuantía, superficie y valor de impuestos) en la
que conste la liquidación del pago de la Utilidad y Alcabala.3
2
“Art. 708.- Siempre que se transfiera un derecho que ha sido antes inscrito,
se mencionará la precedente inscripción en la nueva.”
3
Art. 527 COOTAD
4
6
Art. 556 COOTAD
7
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pública.
10. Para escrituras anteriores al 2004 adjuntar copia de los siguientes
comprobantes de pago:
•
•
•
•
•
Registro Municipio
Alcabalas Junta de Defensa (Ministerio de Defensa ubicado
en la Recoleta)
Registro Junta de Defensa (Ministerio de Defensa, ubicado
en la Recoleta)
Impuestos de Alcabala Consejo Provincial
Impuestos Registro Consejo Provincial
18. En caso de que, los comparecientes tengan capitulaciones
matrimoniales, adjuntar escritura de capitulaciones matrimoniales.
I. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventas bajo el regimen de
propiedad horizontal.
11. Extranjeros, deberán presenta copia notariada del RUC5.
12. En caso de que la compraventa se realice mediante poder:
a.
En caso de que el poder no ha sido revocado (vigencia del
poder 1 año en el Ecuador y 5 años en el extranjero).
b.
El poder debe contener la autorización expresa para el acto
o contrato que se está realizando.
13. En caso de que la compraventa se estipule a nombre de una
persona, se deberá adjuntar la copia de la cédula de la persona por
quién se estipula.
14. Para brindar seguridad jurídica de la autenticidad de la escritura
se requiere el sello Holográfico a partir del 2012 y firma del notario.
(Sello plateado en el que se identifica la Notaría).
1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio.
2. En la cláusula de la escritura pública, recuerde colocar los datos de
los linderos generales y específicos de la propiedad o departamento
que se adquiere en propiedad horizontal.6
15. Cuando se realice la venta, en la cual se favorezca a menores de
edad, se necesita autorización judicial.
16. Tutores o curadores solo podrán vender con autorización judicial;
además, la venta debe hacerse en subasta pública.
3. Nombramiento actualizado del Representante Legal del Edificio
declarado en propiedad horizontal.
17. Cuando la venta la realiza un albacea testamentario (persona
encargada por el Testador o el Juez de custodiar los bienes hasta
repartirlos entre los herederos), la venta debe hacerse en subasta
5
Registro Oficial Nro. 735 del 29 de junio del 2012
8
4. Copia de cédula del representante legal del edificio declarado en
propiedad horizontal.
6
Art. 10 de la Ley de Propiedad Horizontal.
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5. Certificado de expensas por parte del Administrador o de la
persona encargada de realizar los cobros del Edificio declarado en
propiedad Horizontal, indicando que la propiedad a transferirse no
adeuda de alícuotas ordinarias o extraordinarias7.
3. Los linderos y dimensiones deben ser los mismos de la escritura
matriz que se está hipotecando, no se aceptan otros linderos.8
4. Solicitar fichas catastrales o carta de pago del impuesto predial
de los inmuebles objetos de contrato
a. Los certificados de expensas tienen una validez máxima de
dos meses.
b. En caso de inexistencia de administrador o colector de pagos,
se debe realizar una Declaración Juramentada del comprador
indicando que no existe administrador y que, por tanto no se
generan expensas y que los declarantes se hacen responsables
de cualquier pago, eximiendo de responsabilidad de lo declarado
al Registro de la Propiedad.
II. MOTIVO DE LA INSCRIPCIÓN: Compraventa con hipoteca y
prohibición de enajenar.
B. Motivo de la inscripción: CANCELACIÓN DE HIPOTECA ABIERTA
1.
Original y copia de la Escritura de cancelación, con los datos
exactos de cuándo se constituyó la hipoteca, fecha y número de
inscripción.
2.
C. Motivo de la inscripción: FRACCIONAMIENTOS
1.
Todos los documentos
requeridos para el traspaso
de dominio
2.
En el caso de que
en la hoja de transferencia
de
dominio
consten
varios números de predio,
identificarlos cada uno.
1.
inscripción:
PARTICIÓN
EXTRAJUDICIAL
2.
Partida de defunción
del
cuasante
(fallecido)
autenticada.
3.
Declaración del impuesto
a la herencia
de todos los
herederos o el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI.
(Formulario 108 y su anexo.)
2. Si se hipotecan bienes que pertenecen a un menor de edad, a
una persona que no tiene la libre administración de sus bienes; tiene
que presentarse la autorización judicial correspondiente.
10
la
1.
Todos los documentos
requeridos para el traspaso
de dominio. (Certificado de
gravámenes con la(s) posesión
efectiva.
1. En la escritura debe constar el antecedente registral de la escritura.
Art. 5 Ley de Propiedad Horizontal
Autorización municipal.
D. Motivo de
(HEREDITARIA)
A. Motivo de la inscripción:
CONSTITUCIÓN
DE
HIPOTECA ABIERTA
7
Indicar si es total o parcial.
8
Art. 2320 Código Civil
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4.
Copia de la cédula de identidad, tarjeta índice o partida íntegra
de nacimiento en donde conste el número de cédula del o los
causantes.
5. Si en la partición intervienen personas que no tienen la libre
administración de sus bienes, la partición necesariamente será
judicial.
6.
Exoneración o pago de impuestos.
7.
Señalar la cuantía general e individual de los bienes.
E. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN JUDICIAL
1.
Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio.
2.
Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos
o el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI. (Formulario
108 y su anexo, si fuese del caso).
3.
Exoneración o pago de impuestos.
4.
Certificado de Gravámenes con las posesiones efectivas a
nombre de los herederos.
F. Motivo de la inscripción: PARTICIÓN EXTRAJUDICIAL
1.
Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio.
2.
Oficio de refundición y pagos.
3. Si en la partición intervienen personas que no tienen la libre
administración de sus bienes, la partición será judicial.
4.
12
Si la partición fue extrajudicial, debe ser aprobada por un juez,
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(aún cuando exista una autorización judicial para intervenir este acto).
G. Motivo de la inscripción: INSCRIPCION DE DONACIÓN
1.
Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio.
2.
Mencionar con una cláusula en la escritura si la donación es
revocable o irrevocable.
3. Cláusula de notificación de donación a los donantes y su respectiva
aceptación.
4.
Declaración del Impuesto de donación SRI. (Formulario 108 y
su anexo.)
5.
Insinuación judicial o acta notarial de suficiencia de bienes.
H. Motivo de la inscripción: PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA DE
DOMINIO
1.
Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio.
2.
3.
Sentencia del Juez con la razón que se encuentra ejecutoriada.
Protocolización en una notaría de la sentencia.
4.
En caso de que se evidencie un fraccionamiento, se necesita
una autorización municipal.
I. Motivo de la inscripción: DERECHOS Y ACCIONES.
1. Todos los documentos requeridos para el traspaso de
dominio.
2. Debe constar EL ANTECEDENTE de la escritura matriz y
los linderos generales del inmueble donde están fincados los
derechos y acciones9.
9
Art. 708 del Código Civil.
16
3. Declaración del impuesto a la herencia de todos los
herederos o el certificado de encontrarse prescrito el derecho en
el SRI. (formulario 108 y su anexo, si fuere del caso.)
4. En la hoja de rentas debe constar el porcentaje objeto de la
venta y coincidir con el que consta en la escritura.
5. En caso de derechos de acciones sobrantes, adjuntar
certificado de ventas.
6.
Adjuntar título anterior, para verificar porcentaje que adquirió.
J. Motivo de la inscripción: CAPITULACIONES MATRIMONIALES.
1.
Todos los documentos requeridos para el traspaso de dominio
en el caso de que comporten transferencia.
2.
Es necesario además de la marginación correspondiente en el
acta de matrimonio10.
K. Motivo de la inscripción: EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR
1.
Primera copia de la escritura de Extinción de Patrimonio.
2.
En caso de segundas copias, adjuntar certificado de Búsqueda.
3. Petición de abogado solicitando la extinción del Patrimonio
Familiar.
4. Autorización de la institución correspondiente por la que se
constituyó el patrimonio familiar, justificar la calidad legal de quien
autoriza.
10
Art. 151 del Código Civil.- Las capitulaciones matrimoniales se otorgarán
por escritura pública, o en el acta matrimonial. (ii) Si se refieren a inmuebles, se inscribirán en el Registro de la Propiedad correspondiente y, en todo caso, se anotarán
al margen de la partida de matrimonio.
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5.
Acta de cancelación del Patrimonio Familiar.
6.
Declaración del interesado y dos testigos.
7. Sí la entidad ya no tiene vida jurídica, la cancelación del patrimonio
familiar tendrá que realizarse judicialmente.
si no consta el número de cédula en la partida de defunción
6. Copias de cédulas con certificados de votación de los
intervinientes.
7.
Partida de matrimonio del cónyuge sobreviviente.
8.
Partidas de nacimiento de los herederos.
M. Motivo de la inscripción: ACLARATORIA
1.
Certificado de Gravamen del inmueble
2.
Título anterior, con razón de inscripción del título que se aclara,
si fuere del caso.
L. Motivo de la inscripción: POSESIÓN EFECTIVA
1.
Primera copia de la escritura.
2. En caso de segundas copias,
adjuntar certificado de búsqueda.
3. Acta notarial de la Posesión
Efectiva, concedida por el notario.
4. Partida de defunción
5.
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Copia de cédula del causante,
3.
Copias de la escritura de Aclaratoria.
4.
Razón de Notario al margen.
5.
Demás documentos que justifican la aclaratoria.
6.
Fichas catastrales.
N. Motivo de la inscripción:
TESTAMENTOS
1. Copias de cédulas con
certificados de votación de
los intervinientes (causantes y
beneficiarios).
2. Partida de defunción del
causante.
3.
Certificado de Gravamen
actualizado de cada inmueble.
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4. Declaración del impuesto a la herencia de todos los herederos o
el Certificado Liberatorio o Prescripción dado por el SRI. (Formulario
108 y su anexo, si fuere del caso).
5. Comparecencia de testigos (3 testigos si el testamento es abierto).
6. En caso de testamento cerrado, agregar sentencia de aprobación
judicial.
RECOMENDACIONES GENERALES
F.
Sobre el estado civil:
•
•
•
•
Al momento de la adquisición si comparece con capitulaciones
matrimoniales debe adjuntar las mismas, no basta que esté
marginada en la partida.
Si los comparecientes tienen disolución de la Sociedad
Conyugal adjuntar la partida de matrimonio con la marginación
correspondiente.
Si los comparecientes son divorciados, adjuntar la partida de
matrimonio con la respectiva marginación.
Si se adquiere o transfiere en Unión de Hecho se solicitará el
reconocimiento judicial o notarial. (No basta la simple declaración
juramentada).
G.
La venta de los bienes del pupilo debe ser realizada a través de
una subasta pública (419 CC, concordancia Arts. 779 y 780 CPC).
A. Sobre los comparecientes.- Verificar el estado civil al momento de la
adquisición de la propiedad
B. Sobre los antecedentes.- Verificar en el título anterior o con el título
del vendedor
C. Verificar que, la persona quien realiza el contrato sea propietario del
vien inmueble.
D. Sobre la especificación del bien objeto del contrato.- Establecer la
orientación o puntos cardinales del objeto materia del contrato.
E. Sobre las alícuotas.- Verificar que se coteje las alícuotas de la
escritura con la de propiedad horizontal.
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H.
Si son Cooperativas de Vivienda y afines se requiere el
Acuerdo Ministerial que aprueba la minuta de adjudicación y el Acta
de sorteo de los inmuebles (este requisito se seguirá solicitando
hasta que se conforme la Superintendencia y con ella las nuevas
políticas a aplicarse de acuerdo a la Ley Orgánica de Economía
Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario) y los
nombramientos de los representantes otorgados por el MIES. Esto en
caso de escrituras anteriores a la promulgación de la Ley Orgánica de
Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario.
I.
En caso de que, una persona haya adquirido la propiedad con
su estado civil casado, sin especificar el nombre del cónyuge se deberá
adjuntar la partida de matrimonio.
J.
Si se comparece por un menor de edad o una persona que no
tenga la libre administración de sus bienes, se debe señalar la calidad en
que interviene. En el caso de tratarse de un curador, tiene que adjuntar
el discernimiento (nombramiento) correspondiente con la respectiva
autorización judicial que permita la enajenación del inmueble. Se debe
tomar en cuenta lo señalado en el Art. 419 del C. Civil en concordancia
con lo señalado en el Art. 779 del C. Procedimiento Civil.
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GUÍA DE INGRESO DE TRÁMITES
K.
Los formularios de impuestos a la herencia y a la donación (108)
y los anexos revisados por el SRI, la constancia de presentación ante
esta entidad, debe ser original o copia certificada.
RETIRO DE ESCRITURA
El usuario debe tomar un ticket para ser atendido.
2.
Entregar comprobante de pago.
C
IÓ
N
1.
SP
EN
Importante: Sus escrituras pueden tener 3 tipos de respuestas:
Inscrita, Suspensa, Negativa.
O
N
SU
Escritura Suspensa:
RA
TU
RI
ES
C
El usuario deberá realizar las
correcciones que se solicitan.
• El usuario debe tomar un
ticket para ser atendido.
• Acercarse a la ventanilla de
ingreso de escrituras para levantar
la suspensión.
• Inmediatamente volver a
ingresar la escritura por cajas sin
valor a cancelar.
• Recibir el documento con la
nueva fecha de entrega.
C
•
Escritura con Negativa:
•
Para el retiro deberá presentar
la cédula de identidad.
• Firmar el Libro Repertorio.
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1.- SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO
El usuario/a debe acercarse al balcón de servicios del Registro de la
Propiedad y firmar un contrato mediante el cual se le asignará una clave
de acceso para el ingreso al sistema; así podrá solicitar sus peticiones
de certificados ya sean de Gravamen, Ventas, Búsqueda, Bienes Raíces, Propiedades y Estatuto Personal.
2.- PAGO
Confirmada la petición del certificado que el usuario/a necesita, el Sistema Central de Recaudación emitirá un Título de pago, es decir que,
el usuario/a genera una deuda que corresponde al valor del certificado,
más el valor del servicio de COURIER (Servicio puerta a puerta $1.50
ctvs).
3.- ENTREGA DEL CERTIFICADO
Los certificados solicitados por vía electrónica se entregan al ciudadano/a
directamente en su domicilio, en un plazo no mayor a 5 días hábiles.
Solicite y pague en línea
sus certificados en...
¡UNO, DOS, TRES!
24
Para que la entrega de los certificados en el domicilio se realice en el
tiempo establecido, el usuario/a deberá realizar el pago de lunes a viernes hasta las 17H00.
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Ingrese su usuario y clave.
Si existen posesiones efectivas solicítelas.
Recuerde que tiene ayudas para llenar su certificado.
Confirme y genere la petición de certificado.
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Acepte, y el sistema de pago en línea enviará al correo electrónico
registrado el título generado.
Con el número de título generado, realice el pago en cualquier
institución financiera con la que el Municipio tenga convenio, de forma
presencial o vía on line.
Descargue la petición generada.
Con el afán de brindar una mejor atención nos
empeñamos en la modernización de nuestros servicios.
Ingrese a:
www.registrodelapropiedad.quito.gob.ec
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