PROCEDIMIENTO GENERAL EN SERVINET RECEPCIÓN

PROCEDIMIENTO GENERAL EN SERVINET
RECEPCIÓN
MODULO DE CONSULTAS
1. Este es el primer paso para hacer una consulta es necesario entrar al sistema dando doble clic en el
icono de ServiNet
2. Acontinuación se abrirá una pantalla de Agredecimiento de damos en continuar y nos aparecera ora
pantalla donde vamos seleccionar la empresa a la cual queremos accesar.
3. Una vez seleccionada la empresa nos pedirá usuario y password para poder ingresar
4. Enseguida nos aparecera informacion util del usuario en curso sobre sus pendientes y actividades por
realizar.
5. Una vez que accesamos a nuestro sistema (CRM) veremos la pantalla principal en la cual nos muestra
un menu y una busqueda rápida. Al momento de utilizar la busqueda rápida podemos ver que hay
varias formas de consultar el status de la orden de cotización ó servicio de uno de nuestros clientes.
6. Las consultas a realizar pueden ser por diferentes medios:
FOLIO: Ingresa el Num de folio
CONTACTO: Nombre de la persona o cliente(no es necesario ponerlo completo ya que con un solo
nombre o apellido hace la busqueda)
TELEFONO, CORREO, RFC y ASESOR: Lo buscamos siempre y cuando estén estos datos registrados en el
sistema en caso contrario no tenremos resultado de la busqueda.
7. Al realizar una consulta podremos observar la lista que nos despliega la consulta en la cual podremos
ver en la columna “TIPO”si el cliente tiene servicios, cotizaciones pendientes o bien solo sus datos en la
opción selñalada como ADMINPAQ (si al cliente es nuevo y sus datos se acaban de capturar veremos
en lugar de adminpaq el letrero de “INTERNO”.
8. Dar clic en la opción a revizar dependiendo de la solicitud del cliente y podremos ver el status de lo que
el cliente necesita.
SI ES SERVICIO abrir parntalla y ver el diagnostico
SI ES COTIZACIÓN dar doble clic en cotización y revizar su status
NOTA: Es importante mencionar que para tener mayor información del cliente sea servicio ó cotización es
importante checar los historiales que cada opción presenta.
CONTACT CENTER
MODULO DE SEGUIMIENTO
Procedimiento para agentar una cita atreves del servinet

En la pantalla principal se selecciona el modulo de seguimiento

En actividad se selecciona la opción de visita

Se anota la fecha y la hora de la cita

Se da click en la lupa para que despliegue el catalogo para seleccionar el vendedor a quien se le va a asignar el
seguimiento

Si es un cliente nuevo se da click en el botón de (+) para capturar los datos y guardalo como cliente interno


Si es un cliente que ya le cotizamos, lo buscamos como cliente interno
Si es un cliente que ya le vendimos, lo buscamos de la misma forma solo desmarcamos la opción de interno para
que lo busque en la base de datos de adminpaq


En asunto se ponen las observaciones
En observaciones se pone el nombre de la cuenta y el asunto

Le damos enviar y confirmamos
VENTAS
MODULO DE COTIZACION
Abrir cotización:
1. Llenar los siguientes campos
SOLICITUD VIA: porque medio nos está contactando.
DIRIGIDO A: Seleccionar de la lista de usuarios a quien va dirigido
ASUNTO: deberá ser estándar poniendo “nombre de la empresa-nombre del cliente-asunto de la cotización”.
VIGENCIA: cuando vence o se cerraría la venta.
DATOS DEL CLIENTE: ver si es cliente o prospecto, si es cliente jalar los datos de Adminpaq en caso contrario
capturar los datos.
ARCHIVO EXTRA: En caso de querer un archivo extra y completar la cotización
ESTADO DE LA COTIZACIÓN: si es normal ó urgente.
NOTAS: algún comentario extra
CAPTACIÓN: forma en que se entero el cliente de nuestra empresa
Cotización abierta
1. Se abren nuevos campos para darle seguimiento a la cotización
 Marcar cotización como realizada
 Cancelar
 Reasignar
 Cambio de estado
Cotizador
1. Presionar botón de cotizador
2. Abrirá una pantalla así.
3. Preferentemente utilizar la opción de captura libre
4. Dar doble clic en descripción para abrir la captura de datos.
CODIGO: numero de parte del producto
DESCRIPCIÓN: descripción del producto o servicio
CANTIDAD: cantidad de producto
PRECIO: precio al cliente
IVA: (automático)
NETO: (automático)
SUBTOTAL: (automático)
ALMACEN: nombre de proveedor
COSTO: costo de nuestro proveedor
UTILIDAD EN $: (automático)
UTILIDAD EN %: (automático)
INICIATIVA: tipo de venta o servicio.
NOTAS: Indicar fecha de entrega al cliente para que sea visible en el formato de cotización.
5. Una vez que la cotización está lista dar clic en Aceptar.
6. Dar clic en volver para que te regrese a la pantalla anterior
7. Regresas a la siguiente pantalla y hay q ver el formato para imprimir
8. Clic en botón de imprimir
9. Si es formato general aparecerá lo siguiente
10. Si es formato de gobierno
MARCAR COTIZACIÓN COMO REALIZADA
1. Dar clic en el botón izquierdo de cotización realizada
2. Llenar los campos de seguimiento de cotización
FECHA: (automática)
HORA: (automática)
MEDIO: forma en que nos comunicamos con el cliente
FECHA DE POSIBLE CIERRE: señalar fecha
CONTACTO: nombre del cliente
OBSERVACIONES: comentarios extras
ARCHIVO: extraer una cotización desde la ubicación del servidor
ESTADO: completa o incompleta
3. Dar clic en realizado
4. Pregunta si deseas enviar un mensaje de cotización
5. A continuación aparecerá la pantalla siguiente, favor de IGNORARLA y dar clic en el botón de salir.
6. Dar clic en el botón de seguimiento que se señala.
7. Ahora veremos el cuadro de seguimiento de cotización, es necesario llenar los campos necesarios y clic en
seguimiento si hay una actividad más por registrar ó en su defecto clic en aceptar o rechazar.
8. Después veremos este mensaje.
9. Posteriormente veremos las opciones y motivos del cierre de la venta.
10. Es recomendable en el siguiente recuadro incluir domicilios de envío ó datos de facturación en caso de haber
tenido un cambio por parte del cliente.
11. A continuación aparecerá la pantalla siguiente, favor de IGNORARLA y dar clic en el botón de salir.
12. Después volveremos a la pantalla principal de cotizaciones en la cual nuestro siguiente paso será dar clic en
reasignar para que el documento sea enviado a Anahí.
VENTAS
REPORTE HISTORICO DE ACCIONES
Reporte histórico de Acciones en historial por usuario, para saber cuántas ventas ganó un usuario ir a la pestaña de
reportes, Reporte de cotizaciones – Reporte general de cotizaciones
Enseguida nos aparecerá una nueva ventana hacemos click en botón de Acciones realizadas y en la siguiente ventana
seleccionamos los detalles y rango de fechas que queremos ver en el reporte en este caso ventas ganadas de Hruiz
Y según el estatus seleccionado nos dará el reporte en Excel de esta manera
AGENDA PARA VEHICULOS O MOBILIARIO
Ir a movimientos pendientes o bien (Control P) y al abrir la ventana de Pendientes 1.- seleccionar usuario a quien se
asigna el pendiente 2.- palomear donde dice programar pendiente 3.- debajo de la fecha poner la hora y fecha del
pendiente a asignar 4.- y una vez teniendo los datos darle en el botón enviar pendiente y ponerle en la siguiente
ventana nos aparecerá otra pantalla de Mobiliario y equipo registrado, aquí es seleccionar el mobiliario y darle en
agregar y luego en guardar
Después al ir a la agenda ahí encontraremos un apartado que dice calendario y después ya solo queda seleccionar la
fecha y hora y seleccionar mobiliario para ver la disponibilidad que tiene y nos muestra en azul las horas agentadas y no
pueden ser remplazadas por otro pendiente a esa misma hora
ADMINISTRACIÓN
MODULO DE AUTORIZACIÓN
1. Al Abrir servinet veremos el icono de “seguimiento a pedidos”.
2. Acontinuación veremos una pantalla nueva en la cual se verán algunas opciones nuevas, cabe señalar
que para autorizar sólo es necesario abrir la casilla señalada.
3. Ahora veremos lo siguiente, en esta pantalla podremos ver todos los datos del cliente al que se está cotizando,
es muy importante verificar en esta parte si el cliente no nos debe $$ para poder autorizarle la venta.
Posteriormente dar clic en el botón de autorizar ( si procede).
4. Llenar los campos necesarios para continuar con la autorización.
5. Reasignar la ODC a la persona de Compras
6. Hacer la reasignación
COMPRAS
MODULO DE PEDIDOS
1. Al Abrir servinet veremos el icono de “seguimiento a cotizaciones ganadas”.
2. Aquí veremos todas las ODC pendientes por pedir, es necesario darle clic en “Autorizadas”, despues
aparecerá en la parte de abajo la lista de las ODC para lo cual es necesario dar doble clic en la ODC a
pedir.
3. Aquí se debe revisar de nuevo los datos del cliente y la cotización para que compras determine si se efectúa el
pedido ó se devuelve la ODC al vendedor.
4. Marcar la orden por pedir, se solicita el medio por el cual se pide el producto, el contacto y se marca como por
pedir.
5. Marcar la orden por pedir, se solicita el medio por el cual se pide el producto, el contacto y se marca como por
pedir.
6. Se pone el proveedor con el cual se solicito el producto, fecha de llegada al almacén, medio, nombre del
contacto y se marca como pedida.
7. Asegurar que la mercancía se haya recibido en tiempo y forma vs la orden de compra.
8. Se reasigna al siguiente usuario (en este caso almacén).
ALMACEN
MODULO DE PEDIDOS
1. Revisa los datos nuevamente del cliente.
2. Se revisan la cotización para poder hacer la remisión
3. Una vez que la cotización está lista se capturan los últimos datos como lo son fechas y comentarios extras.
4. Clic en aceptar la cotización lista
5. Una vez realizados estos pasos damos fin con la parte de almacén y lo siguiente es la captura de esto en
adminpaq, para facturar la ODC.