Guía Nº 2 - Créditos

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Guía Nº 2 – Año 2010
CASO 1.1.- NOS ASUSTO EL LOBO SA
1.1.- DATOS RELEVADOS.
Usted es el auditor de LOBO SA y se encuentra llevando a cabo el relevamiento del Componente Ventas y Cuentas a cobrar según
el siguiente detalle:
La empresa comercializa productos de limpieza y se está expandiendo en el mercado merced a la captación de un número
importante de nuevos clientes.
Los vendedores generan los pedidos, emitiendo el formulario de notas de pedido que son entregados al departamento de Ventas.
Este departamento controla el código del cliente, para verificar que el mismo exista y el número del vendedor. Luego a través de
una pantalla de computación se ingresa on - line la nota de pedido.
Automáticamente, en forma diaria, en base a los archivos maestros de clientes y saldos en cuenta corriente y existencias, se
aprueban las notas de pedido siempre que no se exceda del limite de crédito acordado (el mismo es informal y cargado al sistema
por su operador en función al promedio de operaciones realizadas), el cliente no tenga saldo vencido de más de 90 días y haya
existencia suficiente. De no autorizarse la venta, la misma se detalla en un listado de notas de pedido rechazadas, que son
analizadas directamente y en forma conjunta por los gerentes de cuentas a cobrar y finanzas a efectos de evaluar las razones del
rechazo. Con referencia alas ordenes aceptadas se procede a emitir factura y remito (original y dos copias), y se lleva a cabo el
despacho a los clientes.
A partir del proceso de facturación se emite la siguiente información:
a)
Informe diario de ventas y subdiario mensual de ventas (unidades y pesos). Una copia de estos listados se envía a
Contaduría para control de la correlatividad de las facturas y su correlación con las notas de pedido.
b)
Resumen general de unidades facturadas por producto para el sector Contaduría.
c)
Estados mensuales de cuentas de clientes para el análisis del sector Cuentas a cobrar.
d)
Análisis de antigüedad de saldos de clientes que es remitido al gerente de finanzas.
Cabe resaltar que las ventas son contabilizadas aún cuando el cliente tiene el derecho de devolución de los productos que no son
de su satisfacción.
Un empleado de contaduría concilia diariamente el listado de unidades despachadas y facturadas (punto a anterior considera
contabilizadas) con un listado de unidades descargadas de las existencias, tras recibirse los remitos conformados de los clientes, e
investiga lo ocurrido con aquellos despachos no regularizados antes de cinco días.
Adicionalmente, concilia el estado mensual de cuentas del cliente con el mayor general.
Por otra parte, la gerencia de finanzas mantiene un estricto control presupuestario mediante la comparación mensual de las cuotas
estimadas de ventas en pesos y unidades versus las ventas reales contabilizadas del mes; también analiza cualquier desvío entre
los días de cobranzas previstos y reales contabilizados , y además realiza una evaluación del análisis de antigüedad de saldos con
el fin de establecer pautas precisas para gestiones de cobro y previsiones contables en los casos que se consideren de difícil
recuperabilidad (se vislumbra un deterioro significativo en la antigüedad de los saldos).
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2.2.- TAREA A REALIZAR.
En base a la información suministrada,
a)
Identifique factores de riesgo inherente y de control y marque las implicancias para la auditoria del componente (para
cada uno de ellos)
b)
Identifique controles clave.
c)
Determine el enfoque de auditoria para el componente
Diseñe el programa de trabajo correspondiente.
CASO 2.2.- AGUANTE SABALERO SRL.
I.I.- DATOS.
La empresa AGUANTE SABALERO S.R.L. está constituida por los abogados José del Diablo y Eduardo Cuervo quienes además de
prestar servicios profesionales se dedican a la venta de pinturas para todo tipo de materiales. Sus estados contables cierran el 31
de marzo de cada año y en diciembre de 2009, usted contratado como auditor externo para realizar la evaluación de los Estados
Contables correspondientes al ejercicio cerrado al 31-03-2010.
I.1.I.1.- ANOTACIONES PREVIAS.
De sus entrevistas con los propietarios donde obtuvo información preliminar para presupuestar sus honorarios, rescata las
siguientes notas relacionadas con el rubro:
-
están experimentando importante guerras de precios por parte de competidores nuevos que ingresan al mercado de las
pinturas;
-
los procesos de ventas y cobranzas se diseñaron en el curso del año 2008 y fueron implementados sobre principios del
año 2009.
I.2.I.2.- DESCRIPCION PROCESOS.
Las funciones de facturación a clientes y entradas de efectivo de la empresa que se encuentran a cargo de un recepcionista, un
encargado de cuentas por cobrar y un cajero que también es secretario. Seguidamente se describen todos los procedimientos que
realizan los empleados y que refieren a la facturación de clientes y entradas de efectivo:
- El correo lo abre el recepcionista quien entrega los pedidos de clientes al encargado de cuentas por cobrar. Cada día se
reciben entre 15 y 20 pedidos, dado que se tienen instrucciones de acelerar el embarque de pedidos. El encargado de cuentas por
cobrar prepara de una sola vez una factura de ventas en cinco copias distribuyéndola de la forma siguiente:
i) La copia uno es la copia de facturación del cliente y se conserva en cuentas por cobrar hasta que se recibe la nota de
embarque.
ii) La copia dos es la copia para el departamento de cuentas por cobrar y se conserva para la actualización final de los
registros contables.
iii) Las copias tres y cuatro se envían al departamento de embarques.
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iv) La copia cinco se envía al almacenista por ser quien tiene autoridad para liberar los productos al departamento de
embarques.
- Después que ha pasado el pedido de pintura del almacén al departamento de embarque este último prepara el remito y
las etiquetas de las cajas. La copia de la factura de ventas número cuatro se inserta en una caja como ficha de empaque. Después
que el transportista ha recogido el embarque la copia del cliente del remito y la copia tres, en la que se anotan cualesquiera
faltantes, se devuelven al encargado de cuentas por cobrar. En los casos de que ocurran faltantes se espera a que los clientes
vuelvan a pedir la mercadería. La copia del remito de la compañía se archiva en el departamento de embarques.
- Cuando la copia tres y la copia del remito del cliente se recibe en cuentas por cobrar, las copias uno y dos se numeran y
se insertan las cantidades embarcadas, los precios unitarios, los cálculos, las rebajas y los totales. Las copias dos y tres se
agrupan.
- El encargado de cuentas por cobrar captura las operaciones de ventas en los registros de contabilidad a partir de la
copia dos. Sólo se capturan las cantidades, precios, rebajas y cuentas dado que el sistema calcula las multiplicaciones y los totales.
Estas multiplicaciones y totales se comparan después con la copia uno. El encargado de cuentas por cobrar envía entonces la
copia uno y la copia del remito al cliente. Se archiva la copia dos junto con la copia tres en orden numérico.
- Dado que la compañía tiene escasez de efectivo también se acelera el depósito de las entradas de efectivo. El
recepcionista entrega todas las cartas recibidas y correspondencia relacionada al encargado de cuentas por cobrar quien examina
los cheques y determina que los comprobantes acompañantes o la correspondencia contiene suficientes detalles para permitir la
registración de las operaciones en el sistema. El encargado de cuentas por cobrar endosa los cheques y los da al cajero quien
prepara el depósito diario. No se recibe efectivo en el correo y no se vende pintura directamente en la fábrica.
- El encargado de cuentas por cobrar utiliza los comprobantes o la correspondencia que acompaña a los cheques para
registrar las operaciones en el sistema. El encargado de cuentas por cobrar es el que tiene correspondencia con los clientes sobre
deducciones no autorizadas para descuentos, flete o descuentos por publicidad, devoluciones, etc. y prepara las notas de crédito
pertinentes.
Las aclaraciones de montos grandes son remitidas al gerente de ventas para que los aclare. Cada mes el encargado de
cuentas por cobrar imprime un resumen de las cuentas por cobrar y compara el total con las cuentas de control del mayor de
cuentas por cobrar.
I.3.I.3.- INFORMACION CONTABLE.
Usted solicita a la Administración de la empresa un listado de los saldos del mayor general al 31-03-2010 así como una descripción
de las principales cuentas. El listado que la empresa le proporciona es el siguiente:
Saldo según Balance de Sumas y Saldos al 31/03/10:
- Deudores por servicios profesionales
$ 36.240,00 (a)
- Deudores por venta de pinturas
$ 12.890,00 (b)
- Documentos a cobrar
$ 41.590,00 (c)
- Deudores Morosos
$
- Previsión para desvalorización de Cuentas a Cobrar
$ (2.780,75) (e)
0,00 (d)
Cuando usted comienza a realizar el análisis de los saldos de las cuentas puede determinar de las fichas auxiliares los siguientes
detalles de cada una de ellas:
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(a) Deudores por servicios profesionales:
1. Club Atlético Gimnasia Y Esgrima
$ 10.235,00 (1)
2. Fábrica COHBA
$ 8.645,00
3. Casa El Marqués
$ 9.250,00 (2)
4. Juguetería Laguna Mental
$ 1.890,00 (3)
5. Susana Vida
$ 6.220,00
(1)
Es una deuda que posee el club por honorarios de un juicio que se originó al finalizar el juicio con fecha 31 de marzo de
2008 y desde ese momento hasta la fecha los directivos de este club no solucionaron el tema. Se comprobó que existe un
contrato con fecha 30 de abril de 2009 por el cual la nueva comisión directiva se presentó y arregló un convenio de pago
desde esa fecha en adelante en 15 cuotas mensuales y consecutivas de $ 1.000,00; con vencimiento la primera de ella el
05/05/09. La diferencia corresponde a intereses por la mora y la financiación.
Las cuotas se cobraron a su debido vencimiento y se espera cobrar las cuotas no vencidas a FCE, oportunamente.
(2)
Casa El Marqués solicitó su concurso preventivo en fecha 15 de marzo de 2009. La empresa a verificado su crédito como
quirografario. Por tal motivo se estima que cobrará un 60 % del valor nominal de dicha deuda, a fines de Diciembre del
2010.
(3)
La juguetería Laguna Mental por la circularización realizada confirma que posee esa deuda por honorarios
correspondientes a juicios laborales con un retraso de 180 días y que aún no se ha presentado y pagado por la grave
situación financiera. Sin embargo y como consecuencia que sus titulares son conocidos de los socios de Pintatutti es
posible que se cobre el 15 de Abril de 2010. Se estima que podrá recuperarse el valor nominal de la deuda vencida, es
decir que no se cree posible el cobro de intereses por mora.
(b) Deudores por ventas de pinturas:
Sucesores de Juan Segura S.R.L.
$ 6.850,00 (4)
Cibercafé S.A.
$ 6040,00 (5)
$ 12.890,00
(4)
Al recibir la contestación a la circularización efectuada, el cliente Sucesores de Juan Segura S.R.L. respondió que su
deuda asciende a $ 8.850,00 lo cual se verificó a través de la factura nro. 0001-00001174 por $ 8.850,00 que fue
erróneamente registrada. El vencimiento de la citada factura es el día 05/05/2010, y se estima cobrar en su totalidad.
(5)
Corresponde al saldo de una deuda que venció el 15 de agosto de 2009. Dicha sociedad está atravesando por
dificultades económicas por lo que constituyó una garantía hipotecaria por la deuda con un inmueble cuyo valor asciende
a $ 20.000,00. El 30 de marzo de 2010 la sociedad entra en convocatoria de acreedores, estimándose que será factible
el cobro dentro de un año, con más los intereses por mora a devengar.
( c) Documentos a cobrar:
(6)
En esta condición se encuentran cuatro documentos de Adolfo Tomate los cuales tenían sus fechas de vencimiento
establecidas de la siguiente manera:
1º
$ 9.147,50
20/02/10
2º
$ 9.147,50
20/03/10
3º
$ 9.147,50
20/04/10
4º
$ 9.147,50
20/05/10
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Con respecto a los dos primeros el deudor no se presentó a cancelarlos. Los abogados de la empresa comenzaron las
acciones judiciales correspondientes a la ejecución de su cobro antes de la fecha de cierre de ejercicio, por lo que el deudor
conociendo esa situación comunicó su enojo a la empresa y manifestó que no pagará ninguno de los restantes.
Al mismo tiempo hizo un depósito judicial por $ 24.000,00 correspondientes al capital de dichos documentos fundamentando
dicha acción en que los intereses cobrados por la financiación en cada documento ($ 3.147,50) son exorbitantes. Los
abogados nos informan a fecha de cierre de ejercicio que la posibilidad de cobro es del capital más un 50% de los intereses
mencionados por corresponder a los que normalmente cobra el Banco de la Nación Argentina para sus operaciones de
descuento de documentos. Se estima que será posible concretar el cobro de dichos intereses aproximadamente el 30/06/2010.
(7)
Otros documentos por $ 2.500,00 cada uno fueron descontados en la cuenta del Banco Francés S.A. el 28 de febrero del
corriente año. En ese momento el banco nos cobró por gastos, intereses y comisiones el total de $ 245,00. El resto fue
acreditado en dicha cuenta pero el responsable del sector de conciliaciones bancarias tomó dicha acreditación como si
fuera un depósito de cheques de terceros, disminuyendo la cuenta representativa de los mismos.
(d) Deudores Morosos:
En esta condición se encuentran varios deudores que si bien los administradores de la empresa conocían su situación
creyeron conveniente no mostrarlos en dicha cuenta.
(e) Previsión para Desvalorización de Cuentas a Cobrar:
En esta cuenta se encuentra registrada la previsión constituida sobre saldos del ejercicio anterior por deudores que se
presentaron y pagaron a la fecha de vencimiento de cada uno de sus créditos en el ejercicio objeto de la auditoria.
I.4.I.4.- Notas de interés.
Según las disposiciones del Informe Nº 24, se considera la Tasa de Mercado para Activos en un 2% mensual.
2.2.- TAREA A REALIZAR.
2.1.2.1.- En relación a la planificación y programación:
a) Identifique factores de riesgo inherentes y de control a efectos de definir el enfoque de auditoria para el rubro.
2.2.2.2.- En relación
relación a los procesos:
a) Identifique las debilidades de control interno.
b) Para cada una de las debilidades identificadas en a) precise el riesgo de control involucrado.
c)
Defina las implicancias a nivel de procedimientos
de auditoria de cada debilidad (que procedimiento
realizaría si existe la debilidad).
d) Lea detenidamente el desarrollo de las tareas descriptas en el planteo, para la obtención de elementos de
juicio válidos y suficientes solo de la cuenta Deudores por servicios profesionales y redacte los procedimientos
sustantivos que fueron utilizados por usted.
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2.3.2.3.- En relación a los estados contables.
a) Proponer los asientos de ajuste que considere necesarios a efectos de valuar y exponer los saldos de
acuerdo con normas contables profesionales vigentes.
b) Estimar la previsión para créditos incobrables considerando la situación de cada crédito en particular y
justificando la utilización de cada alícuota.
2.4.2.4.- En relación al Informe del Auditor.
a) Resumir los principales problemas o desvíos de auditoria para el rubro y considerando que la participación
del rubro en el total del Patrimonio Neto es muy significativa y que la empresa no acepta sus asientos de
ajustes propuestos:
1.- Defina el tipo de Informe a emitir fundamentando su respuesta
2.- Redacte el párrafo correspondiente si el informe no es favorable
3.- Indique en que parte del Informe del Auditor incluiría la fundamentación en el caso que no fuera
favorable.
CASO 3.3.- VERDADERO/FALSO.
Indique para cada afirmación, si la misma es Verdadera o Falsa. Justifique su respuesta.
1.
En los estados contables se debe diferenciar los créditos por ventas de los bienes y servicios correspondientes a las
actividades habituales del ente de los que no tengan ese origen.
2.
Son ejemplos de aspectos que representan riesgos de auditoria del rubro créditos al cierre del ejercicio, entre otros, los
siguientes: las cobranzas no registradas; error en la determinación de la carga financiera devengada; e incorrecta
consideración de los riesgos de incobrabilidad.
3.
El objetivo del arqueo de documentos es comprobar la correspondencia entre los saldos que surgen de los registros
contables con la tenencia real de la documentación de respaldo.
4.
La confirmación de operaciones con terceros se denomina positiva, cuando del propio texto resulta que se espera
respuesta del tercero en todos los casos.
5.
Un procedimiento alternativo habitual para validar el rubro créditos, es la verificación de las cobranzas posteriores al
6.
El auditor debe satisfacerse que los créditos están valuados a su valor recuperable.
7.
Para contabilizar ingresos por ventas debe tenerse en cuenta el periodo de devengamiento, cuando éste no coincide con
cierre del ejercicio para constatar la cancelación de los saldos pendientes a esa fecha.
el de su facturación.
8.
9.
Una adecuada división de tareas reduce los riesgos de que se realicen fraudes o se cometan errores.
La magnitud del saldo de la cuenta ventas facilita el ocultamiento de información que el cliente no desee exponer por
separado.
10. Si no se efectúa circularización de saldos de clientes pero se logra constatar su existencia, su titularidad, su integridad y
su valuación por otros medios, no es necesario que el informe de auditoria mencione la cuestión.
11. Un arqueo de documentos en cartera brinda pruebas concluyentes sobre la existencia de los créditos por ventas documentados pero no sobre su integridad.
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CASO 4.4.- PENSAR QUE NO DEBÍAMOS NADA S.A.
Prepare un programa de trabajo de trabajo para el examen de devoluciones por ventas en PENSAR QUE NO DEBIAMOS NADA
S.A. una empresa industrial argentina. Tenga en cuenta que:
a) tanto las ventas como las devoluciones se registran en un subdiario de ventas a partir del cual se preparan asientos mensuales
resumen que se contabilizan en el diario principal;
b) la empresa es responsable inscripta en el IVA;
c) la entrada de mercadería en devolución da lugar a la emisión de una nota de recepción específica;
d) sobre la base de los datos de la nota de recepción y de la factura a la cual corresponde, un proceso computadorizado:
1) prepara las notas de crédito para los clientes, un diario de éstos con las correspondientes imputaciones contables y la
parte pertinente del subdiario de ventas, donde aparecen cada una de las notas de crédito y su total diario,
2) actualiza las cuentas corrientes de los clientes;
e) la mercadería devuelta por problemas de calidad es destruida, haciéndose constar esto en una orden de destrucción que debe
ser aprobada por el jefe de control de calidad y el gerente de comercialización.