Procedimiento de remisión de documentos para su destrucción

Naforroako
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INSTRUCCIONES PARA LA REMISIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL
PARA SU DESTRUCCIÓN SEGURA
La progresiva utilización del servicio de destrucción segura de documentos proporcionado por el
Archivo General de la Universidad exige adoptar algunas medidas de identificación y control de
la documentación a eliminar, como prevención frente a errores en la determinación de tales
documentos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS SUSCEPTIBLES DE DESTRUCCIÓN CONTROLADA Y
CERTIFICADA
El servicio de destrucción controlada y certificada de documentos que procura el Archivo
General de la Universidad está destinado exclusivamente a aquellos documentos en papel
(originales o copias) que, producidos en el ejercicio de una función universitaria (académica,
docente o administrativa) contienen datos de carácter personal. Es precisamente la
presencia de datos de carácter personal lo que obliga a adoptar una serie de precauciones que
evite la posibilidad de acceso incontrolado a la información, y su uso, por parte de terceros.
En el caso de que los documentos con datos de carácter personal sean originales, su
destrucción requiere la previa autorización por la Comisión de Archivo de la Universidad,
de acuerdo con los plazos señalados por ésta (en caso de duda, consultar al Archivo General,
tel. 9513).
Son ejemplos de documentos susceptibles de destrucción controlada y certificada: exámenes,
listados nominales, fichas de estudiantes o fotocopias de documentos administrativos.
No son susceptibles de destrucción controlada y certificada los documentos
personales, y tampoco los documentos producidos en el ejercicio de una función
universitaria que no incluyan datos de carácter personal.
COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU DESTRUCCIÓN
Toda unidad que quiera hacer uso del servicio de destrucción controlada y segura de
documentos deberá remitir un correo electrónico a la dirección [email protected]
informando de los siguientes extremos:
- número de cajas que van a ser remitidas para su destrucción controlada,
- si se trata de documentación original (esto es, cuya destrucción ha sido acordada por la
Comisión de Archivo) o duplicados, y
- antigüedad de la documentación.
Estos datos son imprescindibles para llevar a cabo el proceso de destrucción certificada.
INFORMACIÓN REQUERIDA SOBRE LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR
Para hacer uso del servicio de destrucción controlada y certificada, las unidades deberán remitir
al Archivo General los documentos en cajas, donde constarán de forma visible los siguientes
datos:
- la indicación clara de "DOCUMENTOS A DESTRUIR"
- la PROCEDENCIA (unidad remitente), y
- el TIPO DE DOCUMENTO incluido en la caja (por ejemplo, exámenes o trabajos, fichas de
estudiantes, instancias de un determinado proceso selectivo, etc.).
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ELIMINACIÓN DE SOPORTES ELECTRÓNICOS
Debido al alto coste de la eliminación controlada de DVD, CD y disquetes que pueden contener
datos de carácter personal, esta tarea deberá realizarla directamente cada oficina o
persona interesada .
Existe un aparato en el Servicio Informático que destruye los soportes de manera eficiente y
rápida y está a disposición de cualquier oficina o persona que lo pueda precisar. Es importante
señalar que el Servicio Informático únicamente procura el equipo, de manera que la
destrucción debe llevarla físicamente a efecto la persona interesada .
Por lo tanto, los DVD, CD o disquetes no se destruirán de acuerdo con el procedimiento de
eliminación de documentos en papel que procura el Archivo General de la Universidad, razón
por la que cualquier remisión de estos soportes será devuelta a la oficina o persona
remitente.
RESPONSABILIDAD EN LA DETERMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR
La unidad remitente es la responsable de la adecuada determinación de los documentos a
eliminar. El Archivo General actúa únicamente como un cauce para proceder de forma
controlada, segura y certificada a la destrucción de documentos que, por sus características,
deben ser eliminados siguiendo unas pautas específicas.
Por otra parte, el Archivo General no es responsable de comprobar la adecuación de la
documentación remitida para su destrucción.
La destrucción de documentos con datos de carácter personal que se lleve a cabo al margen de
este procedimiento quedará bajo la exclusiva responsabilidad de las personas que las realicen.
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Nararroako Unibtrtsltate Pubhkoa
Pamplona, 22 de septiembre de 2011