PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Establecer

RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO
Código : PRT.01
Versión : 09
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico
Profesional División de Mantenimiento Tecnológico
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución Nº 1860
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento
correctivo de equipos y máquinas de acuerdo a las solicitudes realizadas
por las Unidades Académico y/o Administrativas de la Universidad
Industrial de Santander.
Aplica desde la elaboración de la solicitud del servicio por parte de las
UAA s, hasta el cumplimiento dado por los técnicos a la solicitud una vez
realizado el trabajo.
NORMATIVIDAD
No aplica.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS







Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad y funcionalidad de los equipos y
máquinas en servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad.
Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas orientadas hacia la restitución de las características de funcionamiento
y operación de un equipo o máquina después de ocurrida la falla.
SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico desarrollado para optimizar el servicio de mantenimiento correctivo, a través del
manejo ágil, oportuno y veraz de la información.
Reasignación: Acciones realizadas en el SIMAT para volver a asignar una tarea a un técnico, basados en la modalidad en la cual este se desempeñe
y el servicio que se requiera.
UAA: Unidad Académico Administrativa.
DMT: División de Mantenimiento Tecnológico.
DPF: División de Planta Física.
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CONSIDERACIONES
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Para la compra de repuestos las Unidades trasladan el dinero correspondiente al valor de repuesto a la DMT o realizan la compra directamente.
La contratación externa de un servicio de mantenimiento es realizada por la División de Mantenimiento Tecnológico a través de una orden de prestación de
servicios.
Para el adecuado manejo del SIMAT por parte de los usuarios de los procesos, se debe consultar la Guía Para Uso del SIMAT (GRT 01) publicada en la
intranet.
Las reasignaciones en el SIMAT se efectúan cuando el técnico recibe una solicitud que no es de su especialidad o de su propia área de trabajo.
Para realizar la orden de compra o de servicio para la reparación de un equipo la DMT envía previamente a la unidad la solicitud de traslado de fondos.
Los requisitos de compra de repuestos se establecen en el momento de realizar el pedido por parte del técnico de la DMT, la verificación de la necesidad de
repuesto la realiza el jefe o profesional de la DMT y su verificación se realiza en el momento de la entrega.
Las actividades de mantenimiento correctivo de equipos de las sedes regionales se harán a través del SIMAT, se debe realizar comunicación con el
profesional encargado para verificar la capacidad de la DMT para atender el servicio solicitado y la confirmación del envío del equipo a las instalaciones de la
DMT, en caso contrario La DMT puede rechazar la solicitud.
Las solicitudes de mantenimiento correctivo pueden ser realizadas por el coordinador de la sede, el coordinador de planta física o de servicios informáticos
de la sede.
Los equipos que requieren mantenimiento correctivo en los talleres de la DMT deben ser enviados por la sede correspondiente a la sede central. La División
de mantenimiento Tecnológico realizará las actividades necesarias para corregir las fallas del equipo, el embalaje y envíoo de equipos a su sitio de origen
Previa verificación de funcionamiento por parte de un representante del instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IPRED, quien conserva una
copia del documento y la otra reposa en las instalaciones de la DMT.
La División de Mantenimiento Tecnológico realizará el servicio de mantenimiento a través de personal técnico idóneo para la actividad, con personal propio
o a través de proveedores de servicio.
La supervisión de las actividades de mantenimiento en las sedes regionales estará a cargo del coordinador respectivo y podrá solicitar asesoría de la División
de Mantenimiento Tecnológico cuando él lo estime conveniente.
CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
El proveedor puede ser una persona natural o Jurídica que este facultada por la DIAN para expedir una factura de venta.
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
DIAGRAMA DE FLUJO
Procesamiento en S.I. o
intranet
Documento
DESCRIPCIÓN
Procedimiento predefinido
TIEMPO
ESTIMADO
Conector
RESPONSABLE
INICIO
1. Elabora la solicitud de Evaluación y concepto técnico Sujeto al tiempo
de la Unidad
de equipos a través del Sistema de Información de
Academico
Mantenimiento Tecnológico (SIMAT).
Administrativa
1. Elabora solicitud de
concepto ténico de baja
2.Recibe la solicitud de servicio por medio del SIMAT, se
estudia la solicitud teniendo en cuenta la especialidad
requerida, así mismo se asigna la orden de trabajo. La
asignación de orden del trabajo se realiza por medio del
SIMAT.
2. Recibe, estudia la
solicitud del servicio y
asigna la orden de trabajo
3. Evalúa el reporte de falla para establecer el
procedimiento a seguir y el sitio para la atención del
servicio.
3. Evalúa el reporte de falla
¿Se requiere el
traslado del equipo a
la DMT?
Si
4. Comunica al beneficiario
el traslado del equipo a la
bodega de la DMT
No
5. Recibe el equipo en la
bodega y se diligencia
FRT.01
6. Solicita transporte a la
DPF de personal técnico al
sitio
1 Jornada
4. Se Comunica al beneficiario la necesidad del traslado
del equipo a la bodega de la DMT.
1 Jornada
5. Recepción del equipo en bodega, como evidencia se
diligencia el formato FRT.01 Control de equipos y se
realiza posterior entrega al técnico correspondiente.
½ Jornada
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de las unidades
Académico Administrativas ya que son las encargadas de llevar
el equipo a la bodega .
6. Realiza la solicitud de servicio de transporte en el
modulo de planta física, según el procedimiento PRF.05
en caso de considerar que no se requiere trasladar el
equipo a los talleres de la DMT.
PRF.05
2 Jornadas
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de
solicitud de servicio de la División de Planta Física
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
½ Jornada
Unidad Académico
Administrativa
Jefe DMT
Profesional DMT
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Manual Normativo y
Procedimental para la
administración y control
de los Bienes muebles de
la UIS MFI.02 Art. 27
Guía uso del SIMAT
GRT.01
Profesional DMT
Profesional DMT
Técnico DMT
Auxiliar Bodega
DMT
Profesional DMT
Auxiliar administrativa
Control de Equipos
FRT.01
Procedimiento de servicio
de transporte PRF 05
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TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
2 jornadas
Técnico DMT
8. Informa al usuario la necesidad de realizar
contratación externa para realizar el mantenimiento del
equipo.
1 Jornadas
Técnico DMT
Profesional DMT
9. Solicita la cotización
para reparación del equipo
con proveedor externo
9. Realiza solicitud de cotizaciones de los proveedores
requeridos para la prestación de servicio de acuerdo a lo
establecido en los procedimientos del proceso de
contratación
5-10
Jornadas
Profesional DMT
10.Solicita el traslado de
fondos al beneficiario.
10. Solicita el traslado de fondos al beneficiario para la
contratación del servicio.
3 Jornadas
Secretaría DMT
Auxiliar Admin.
DMT
11. Compra de los repuestos requeridos
5 Jornadas
Profesional DMT
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
7. Realiza diagnóstico de la falla que presenta el
equipo para determinar la posibilidad de corregirla en
el sitio de ubicación del equipo.
7. Realiza diagnóstico de
falla del equipo
No
¿Existen tareas
correctivas que
solucionen la falla?
A
Pág. 6
Si
¿L a reparación se
puede realizar por el
personal de la DMT?
8. Informa al usuario la
necesidad de realizar la
contratación externa
No
Si
No
¿El equipo requiere
repuestos?
B
Pág.5
Si
¿Existen repuestos en
la DMT?
Si
No
11. Compra de los
repuestos
12. Realiza la respectiva entrega de los repuestos a los
técnicos.
12. Realiza entrega de
repuestos al técnico de la
DMT.
B
Pág.5
2
Nota: El repuesto sustraído y que no sirve se entrega al
momento de la recepción del nuevo repuesto para su
respectiva clasificación y disposición final, según
lineamientos establecidos por el Programa de Gestión
integral de Residuos - PGRI.
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
2 Jornadas
Auxiliar de bodega
DMT
Programa de Gestión
integral de Residuos PGRI.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
13.Realiza la orden de compra para efectiva prestación
de servicio
3 Jornadas
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
¿El usuario está de
acuerdo y traslada los
fondos?
No
A
Pág. 6
Si
13.Realiza la orden de
compra
Si
¿Es necesario
trasladar el equipo por
fuera del campus?
No
14. Realiza solicitud de servicio de transporte a la
División de Planta Física, según el procedimiento PRF.05
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta
de solicitud de servicio de la División de Planta Física
14. Solicita transporte a la
DPF de personal técnico al
sitio
Secretaría DMT
½ Jornada
Profesional DMT
Procedimiento de servicio
de transporte PRF 05
PRF.05
15. Entrega del equipo al proveedor externo
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta
de solicitud de la División de Planta Física
15. Entrega del equipo al
proveedor externo
B
16. Repara el equipo
3
½ Jornada
Técnico DMT
16. Repara el equipo teniendo en cuenta las fallas
presentadas
*Personal
externo: 10-15
Jornadas
Nota: Esta función puede ser realizada por personal
*Personal
interno o externo de la DMT.
interno: 5-10
Jornadas
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Técnico DMT
Procedimiento de servicio
de transporte PRF 05
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
2 Jornadas
Profesional DMT
Técnico DMT
1 Jornada
Técnico DMT
3
17. Verifica el
funcionamiento
A
18. Cierra orden
19. Entrega del equipo al
usuario
FIN
17. Realiza las pruebas de funcionamiento del equipo
para verificar la operación del mismo. En caso de haber
sido atendido por un proveedor externo, la verificación
del buen funcionamiento la realiza un funcionario de la
DMT.
18. Cierra la solicitud de servicio, ya sea a través del
Sistema
de
Información
de
Mantenimiento
Tecnológico (SIMAT) o entregando el informe técnico
de servicio.
Nota: Si no existen tareas informa a la unidad que el
daño del equipo es irreparable o que no es posible
conseguir los repuestos y por lo tanto se sugiere la
baja del equipo.
19.Entrega del equipo reparado, el usuario o la UAA
deberán recoger el equipo en las instalaciones de la Sujeto al tiempo
DMT. La entrega se hace personalmente por el de las Unidades
Académico
funcionario de mantenimiento cuando se requiere dar
Administrativas
ciertas indicaciones de uso al usuario o cuando la
UAA
instalación requiere personal especializado.
1Jornada: 1 día hábil
Auxiliar de bodega
DMT
Técnico DMT
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Diciembre 4 de 2007
02
Abril 02 de 2008
03
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Modificación de todo el documento.
Para las actividades de compra y transporte se remitió a los procedimiento de los procesos
Noviembre 12 de 2008 que las contempla, se incluyeron actividades de verificación de entrega de equipos y
seguimiento del funcionamiento y satisfacción del cliente con sus respectivos formatos.
04
Abril 17 de 2009
Eliminación de actividades relacionadas con la entrega y reporte del servicio del SIMAT
cuando la solicitud se realiza por un medio diferente al SIMAT.
05
Octubre 05 de 2009
Inclusión en las consideraciones, los aspectos relacionados con la prestación del servicio en las
sedes regionales UIS.
06
Mayo 15 de 2012
Modificación del procedimiento, teniendo en cuenta la optimización de las actividades para
desarrollar la prestación de los servicios.
07
Septiembre 13 de 2012 Inclusión de nota aclaratoria en el numeral 16 del diagrama de flujo.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
En los criterios de selección a proveedores se especifico que se deben realizar según los
lineamientos establecidos por la universidad, contenidos en el instructivo para la selección,
evaluación y reevaluación de proveedores código ICO.01 versión 06
08
Mayo 02 de 2014
En la actividad 1 se elimino una de las opciones «memorando interno»
En la actividad 13, se incluyo nota aclaratoria relacionada con el adecuado manejo de los
repuestos en desuso y su disposición acorde con los lineamientos establecidos por el
programa de gestión integral de residuos- PGIR
09
Octubre 05 de 2015
Unión de actividades 2 y 3
Inclusión de tiempos estimados para cada actividad
Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 5,6,14 y 15
Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.