Documento 469621
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PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Página 1 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. FECHA NOMBRE Y CARGO Julia Mondaca Gerente de Marketing y Productos Mariann Leniz Gerente de Europa Elaborado por Revisado por 21-12-2009 01-12-2010 Cristian Allende Gerente de Nacional Sergio Oteiza Gerente de Adm y Finanzas Leticia Boggio Asistentente de Gerencia Comercial Bárbara Aguirre Coordinadora de Calidad Matías Carrère Gerente Comercial Aprobado por 14-06-2011 François Carrère Gerente General FIRMA PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Página 2 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 INDICE 1. OBJETIVO .......................................................................................................... 3 2. ALCANCE ........................................................................................................... 3 3. RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 3 3.1 Gerentes De Área .......................................................................................... 3 3.2 Gerente De Administración Y Finanzas ....................................................... 3 3.3 Administrativos De Contabilidad ................................................................. 3 4. DEFINICIONES ................................................................................................... 3 5. MODO OPERATIVO ........................................................................................... 3 5.1 Tipos de Auspicios ....................................................................................... 3 5.2 Selección de participantes .............................................................................. 4 5.3 Facturación por Participación ......................................................................... 4 6. INDICADOR ........................................................................................................ 4 7. REGISTRO .......................................................................................................... 4 8. REFERENCIAS ................................................................................................... 5 9. ANEXOS ............................................................................................................. 6 10. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 6 PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Página 3 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 1. OBJETIVO El Objetivo de éste procedimiento es conseguir el auspicio necesario para financiar la impresión de manuales y folletos de promoción turística. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para auspicios de catálogos o folletos de clientes, auspicio de catálogos o folletos de CTS y para los viajes y promociones planificados en un año. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerentes De Área Son los responsables de: Negociar los auspicios, respetando siempre los criterios para éstas. Solicitar mail 3.2 Gerente De Administración Y Finanzas Es responsable de: Recibir la información y designar un administrativo para la emisión y envío de la factura, adjuntando el manual o folletos si corresponde, vigilando que el procedimiento se cumpla. 3.3 Administrativos De Contabilidad Son responsables de: Emitir la documentación, y realizar el envío de las facturas y el manual o folleto cuando corresponda a cada auspiciador. 4. DEFINICIONES No aplica 5. MODO OPERATIVO 5.1 Tipos de Auspicios Cuando corresponde a Auspicio de Catálogos de clientes primero se analiza la factibilidad de la solicitud y luego se analiza si los requerimientos del cliente son factibles de cumplir. En caso de que el auspicio corresponda a un catálogo de CTS, previamente se cotizan 3 imprentas, para definir los costos. PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Página 4 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 Finalmente cuando corresponde a auspicios de Viajes y Promociones, se planifica el destino de acuerdo al calendario de viaje y los objetivos planteados, y luego se revisan los costos a fin de especificar cuantos invitados son necesarios para su cobertura. 5.2 Selección de participantes De acuerdo a los requerimientos se seleccionan los posibles auspiciadores, cuidando que sea un proveedor vigente en sistema y que tenga relación con el contenido del motivo al que se invitará a participar. Se envía por escrito la invitación a participar en el catálogo o folleto del cliente. La invitación contiene como mínimo la siguiente información: - Contenido e información - Especificaciones técnicas de la propuesta (si aplica) - Distribución, alcance y tiraje. - Costo del auspicio o propuesta - Forma de pago - Dead line para confirmar participación 5.3 Facturación por Participación La información se envía a contabilidad adjuntando el formulario de solicitud de facturación en participación (FORM-GF-CO-001), la confirmación escrita del participante y el Manual o folleto si corresponde. La factura con sus respectivos respaldos, es enviada a los contactos establecidos, correspondientes al departamento de administración del auspiciador. Se realiza un informe de canjes pendientes. Ese informe se presenta en la reunión gerencial semanal. 6. INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica 7. REGISTRO Almacenamiento Identificación del Registro Código Responsable Solicitud de facturación en participación FORMGF-CO001 Administrativ a de Contabilidad Protección Recuperación Retención Disposición final Soporte PC de Administrativ a de contabilidad Mis documentos/sol icitud de auspicios Indefinido Indefinido Digital PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Identificación del Registro Almacenamiento Código Responsable Invitación a participar en folletos o manuales NO APLICA Gerentes de área Operaciones MKT y Productos Invitación a participar en ferias NO APLICA Mails de comunicación con Proveedores NO APLICA Mails de Comunicación con clientes NO APLICA Calendario de viajes DOCUGG-GC001 Informe de canjes pendientes Facturas emitidas por concepto de participación 8. Página 5 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 Protección Recuperación Retención Disposición final Soporte PC de quien envía la invitación (Gerentes de área) PC de quien envía la invitación (Gerentes de área) Indefinido Indefinido Digital Gerentes de área: Operaciones MKT y Productos Gerentes de área: Operaciones MKT y Productos Gerentes de área: Operaciones MKT y Productos PC de quien envía la invitación (Gerentes de área) PC de quien envía la invitación (Gerentes de área) Indefinido Indefinido Digital PC de quien negocia el auspicio PC de quien negocia el auspicio Indefinido Indefinido Digital PC de cada responsable PC de cada responsable Indefinido Indefinido Digital Asistente Gerencia Comercial PC de Asistente Comercial Escritorio/ Calendario de Viajes Indefinido Indefinido Digital Indefinido Indefinido Digital Indefinido Indefinido Digital NO APLICA Administrativ a de Adm. y finanzas NO APLICA Administrativ a de Adm. y finanzas SICON SICON Sicon Ctas.x cobrar /Gestión de Cobranza Por Antiguedad /Rango: Todos vencidos /Docto: Facturas/Tipo: Otros Clientes /Aceptar Sicon ctas.x cobrar/Facturac ión/Registro /Factura REFERENCIAS Procedimiento de Facturación Pesos PROC-GF-CO-001 Procedimiento de Diseño PROC-GC-MP-001 PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES 9. Página 6 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 Norma ISO Sección 7.5.1 “Control de la Producción y la Prestación del Servicio” ANEXOS I. Formato de Solicitud para facturación de Auspicios y/o Participaciones FORM-GF-CO-001 II. Calendario de viajes DOCU-GG-GC-001 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION V1 FECHA 30-11-2010 MODIFICACIONES V2 14-06-2011 Se modifica la responsabilidad del Gerente de Adm. y Finanzas y del Administrativo de Adm. y finanzas, en el punto 3.2 y 3.3 respectivamente, aludiendo a que ellos serán responsables de enviar el Manual o Folleto en casos que corresponda. En el punto 5. y en la tabla de registros, se eliminan los formatos de invitación a participación, se establece que el envío se hace por escrito. Se modifica en el punto 5. todo el modo operativo, unificando el proceso para los auspicios de catálogos de clientes, catálogos de CTS y para viajes y promociones, detallando las excepciones. Se modificaron los Registros Recuperación) en el Punto 7. (Responsables – PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES Página 7 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011 ANEXOS I. Formato de Solicitud para facturación de Participación FORM-GF-CO-001 PROC-GG-GC-001 PROCEDIMIENTO AUSPICIOS Y PUBLICIDADES II. Calendario de Viajes DOCU-GG-GC-001 Página 8 de 8 Edición 03 Vigencia 14/06/2011