Entrada de comprobantes

SIIGO WINDOWS
Entrada de Comprobantes
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
2. ¿Qué es Entrada de Comprobantes?
3. ¿Cuál es la Ruta para Ingresar a la opción Entrada de Comprobantes?
4. ¿Qué funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes?
4.1
Graba
4.2
Consulta
4.3
Anula
4.4
Borra
4.5
Modifica
5. Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se repasa o modifica un
comprobante
Presentación
El presente documento ofrece una guía que aclara la opción del menú entrada de
comprobantes que se encuentra en el Modulo de Contabilidad, se explica su
funcionalidad y efectos en el software.
ENTRADA DE COMPROBANTES
¿Qué es Entrada de Comprobantes?
Entrada de comprobantes es una opción del menú que permite realizar algunos
procesos sobre los documentos contables
¿Cuál es la Ruta
Comprobantes?
para
Ingresar
a
la
opción
Entrada
de
La ruta para ingresar a esta opción de menú es: Contabilidad – Procesos – Generación
Comprobantes – Entrada de Comprobantes
¿Qué funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes?
Entrada de comprobantes es una opción del menú para realizar algunos procesos en
los documentos contables como son:
a. Grabarlos
b. Consultarlos
c. Anularlos
d. Borrarlos
e. Modificarlos
Importante:
En esta opción solo se deben contabilizar documentos contables en
caso de no tener el modulo de documentos o cuando se ingresan
saldos iníciales
A continuación se explicaran cada uno de los procesos antes enunciados:
a. Grabar Comprobantes
Para grabar documentos se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad
– Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y seleccionar los
campos requeridos por el sistema
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




Tipo y Numero de Tipo: Se puede seleccionar cualquier tipo de documento
contable previamente definido en el sistema
Numero de Documento: Al dar enter el sistema lo trae en forma automática
validando el numero que esta parametrizado en la definición de documentos
Vendedor: Campo informativo
Fecha: El sistema toma con la que se ingreso al sistema pero esta puede ser
modificada
Los campos transaccionales (Cuenta – Centro de Costo – Sub centro de
Costo – Nit – Sucursal – Descripción – Debito/Crédito – Valor): Todos
estos datos deben ser asignados por el usuario ítem por ítem y algunos de
estos datos se habilitan dependiendo de las marcaciones realizadas en las
cuentas contables
Teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados
(lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos), toda valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida

Luego se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono
b. Consulta, Anula y Borra Comprobantes
Para realizar cualquiera de los procesos se debe ingresar por la ruta antes mencionada
(Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y
llamara el Tipo, Numero del Tipo de Documento y Numero del Documento
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O
IGNORA.



IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante
sin realizar ninguna modificación en el.
ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados
posteriormente.
BORRA: Esta opción se utiliza para reversar el comprobante en su totalidad y
liberar el número del documento para ser utilizado posteriormente.
c. Modificar Comprobantes:
Importante:
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar
el comprobante se debe llamar inmediatamente el comprobante sin
salir de la opción del menú Entrada de comprobantes o digitar un
número incorrecto ya que al hacerlo, el comprobante quedará
borrado.
Para modificar un documento bien sea en la descripción, el centro de costo, la cuenta
contable, entre otros; se debe:

Ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación
Comprobantes – Entrada de Comprobantes)

Se habilita la pantalla en la parte inferior y se debe dar clic en la pestaña
BORRA, el sistema solicita confirmación del proceso

Y luego presenta el avance del borrado de cada una de las secuencias

Inmediatamente se debe llamar nuevamente el Tipo y Numero del Tipo de
documento, al igual que el numero de documento y se habilita la siguiente
pantalla
Allí se habilitan las siguientes opciones:

REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer
hasta el último ítem (uno a uno).

UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del
comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.
Importante:
En algunos casos estas opciones no se habilitan; esto se debe a que
en el registro de control está marcada la opción de “Maneja
Reservas”
En este caso se cambio el subcentro de costo de 6 por el subcentro de costo 1 y la
descripción de los primeros ítems de Parqueaderos a Servicio General
Importante:
Si se modifican los valores de un documento, se debe tener en
cuenta modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para
que el documento continua cuadrado.
Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se
repasa o modifica un comprobante
1. Al repasar o asignar cuentas contables que este amarradas a las tablas de
inventario, el sistema solicita el código del producto.
2. En el momento de repasar o asignar cuentas contables que estén amarradas a
las tablas de activos fijos, el sistema pide el código del activo fijo.
3. Al asignar o repasar cuentas contables que estén detalladas por cobrar o por
pagar, el sistema confirma:
a.
La forma de pago de la cuenta contable:
b. Datos del documento cruce: ( Tipo De documento – Numero del Tipo de
Documento – Numero del Documento – Numero de Vencimiento)
4. Cuando se asigna o repasan cuentas contables asociadas a conceptos de
nomina el sistema:
a. Genera un mensaje aclarativo informando que generara el registro en los
acumulados de nomina
b. Solicita un concepto de nomina el cual debe estar asociado a la cuenta contable
digitada y previamente creados estos parámetros en el modulo