PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO Codigo: GH-P

Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
PR O C ED IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
V ersion: 1
AUTORIDAD
LIDER
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion de
Secretario General
PROCEDIMIENTO:
PROCEDIMIENTO:
Talento Humano
PROCESO
Gestion de Talento Humano
Promover y regular el Teletrabajo como un instrumento de generacion de empleo y autoempleo mediante la utilizacion de
OBJETIVO
tecnologfas de la informacion y telecomunicaciones (TIC).
ALCANCE
PROVEEDORES
Proceso de
Gestion Talento
Humano
Servidor Publico
ANDJE
Inicia con el analisis de cargos con opcion de teletrabajo y finaliza con la actualizacion de la hoja de vida del Servidor Publico
Teletrabajador.
ENTRADAS
Manual de
Funciones y
Competencias
Laborales
Formato
Inscripcion a
Teletrabajo
(GH-F-43)
diligenciado
ACTIVIDADES
1. Analizar los
Cargos
2. Realizar
Postulacion del
Servidor Publico
(R)
Codigo: MC-F-09 V-0
RESPONSABLES
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de Talento
Humano
Servidor Publico
ANDJE
DESCRIPCION
Se
diligencia
el
formato Analisis de
Cargo para Opcion
de Teletrabajo (GHF-42),
para
establecer
que
cargos
son
teletrabajables
conforme con el
manual
de
funciones
de
la
Agencia.
El
Coordinador
del
Grupo de Talento
Humano revisa y
valida
la
informacion.
El Servidor Publico
diligencia
el
formato Inscripcion
a Teletrabajo (GHF-43), y lo entrega
al Coordinador de
TALENTO HUMANO,
quien verifica que el
cargo
sea
PCC
X
SALIDAS
Formato
Analisis de
Cargo para
Opcion de
Teletrabajo
(GH-F-42)
diligenciado
CLIENTES
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
(R)
Formato
Inscripcion a
Teletrabajo
(GH-F-43)
verificado
(R)
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Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
Gestor T1-11
Grupo Interno
de Trabajo de
Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
PR O C ED IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
V ersion: 1
PROVEEDORES
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
ENTRADAS
Comunicacion
escrita
remitiendo
formato
Proceso de
Seleccion Evaluacion del
Jefe (GH-F44).
ACTIVIDADES
3. Evaluar
postulacion
RESPONSABLES
Jefe Inmediato
DESCRIPCION
PCC
teletrabajable,
previa divulgacion.
Coordinador
de
Talento
Humano
comunica mediante
memorando al jefe
inmediato,
la
postulacion
del
funcionario y se le
solicita
evaluar
competencias
y
funciones
teletrabajables,
diligenciando
el
formato Proceso de
Seleccion
Evaluacion del Jefe
(GH-F-44).
El Jefe inmediato
remite el formato al
Grupo
Talento
Humano.
X
SALIDAS
Memorando y
formato
Proceso de
Seleccion Evaluacion del
Jefe (GH-F-44)
diligenciado
(R)
dEl servidor publico
esta calificado?
SI.
Pasa
actividad 4.
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Memorando y
formato
Proceso de
4. Solicitar
prueba sicologica
Codigo: MC-F-09 V-0
Tecnico Asistencial
T1-12 Grupo
Interno de Trabajo
a
CLIENTES
Gestion de
Talento Humano
Coordinador
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
Gestor T1-11
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
la
NO.
Pasa a la
actividad 15.
Elabora
Oficio
solicitando practica
de
prueba
Comunicacion
escrita
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Entidad que
realiza la prueba
psicologica
Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
PR O C ED IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
V ersion: 1
PROVEEDORES
Gestion de Talento
Humano
Entidad que
realiza la prueba
psicologica
Proceso Gestion
de Talento
Humano
ENTRADAS
Seleccion Evaluacion del
Jefe (GH-F44)
diligenciado
(R)
Informe
resultado
prueba
psicologica
Formatos
Reporte de las
condiciones de
Teletrabajo
(GH-F-45)
Y
Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo
(GH-F-46)
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
de Gestion de
Talento Humano
5. Revisar los
resultados
prueba
psicologica
6. Realizar visita
domiciliaria
Codigo: MC-F-09 V-0
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestion de
Talento Humano
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestion de
Talento Humano
DESCRIPCION
con
en
PCC
SALIDAS
CLIENTES
Comunicacion
escrita (correo
electronico)
informando
realizar la
visita
domiciliaria
Servidor Publico
de la ANDJE
sicologica
enfasis
teletrabajo
Se recibe y revisa el
informe
de
los
datos encontrados
en la aplicacion de
la prueba.
dEl servidor publico
paso
la
prueba
psicologica?
SI.
Pasa
a
la
actividad 6.
NO.
Pasa a la
actividad 15.
Se
revisan
condiciones
ambientales,
familiares,
de
seguridad y salud
en el trabajo y
tecnologicas.
Se
diligencian
los
formatos
Reporte
de las condiciones
de Teletrabajo (GHF-45) y Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo (GH-F46).
Formatos
Reporte de las
condiciones de
Teletrabajo
(GH-F-45)
diligenciado
(R)
Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo
(GH-F-46),
diligenciado
(R)
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Gestor T1-11
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
DESCRIPCION
dCumple con
condiciones
mfnimas
requeridas?
PCC
Proceso Gestion
de Talento
Humano
Formato
Evaluacion
Manejo del
Sistema de
Gestion
Documental
(GH-F-47)
Formato
Analisis de
Tecnico Asistencial
y/o Profesional de
Talento Humano
7. Realizar
evaluacion y
capacitacion
Profesional de
Gestion
Documental
Profesional de
Tecnologfa de la
Informacion
8. Proyectar y
revisar
Codigo: MC-F-09 V-0
CLIENTES
las
SI.
Pasa
a
la
actividad 7.
NO.
Pasa a la
actividad 15.
Se
realiza
evaluacion
del
manejo del Sistema
de
Gestion
Documental
Formato
Asistencia
(GD-F-18)
SALIDAS
Formato
Asistencia
(GD-F-18)
diligenciado
Se
realizan
capacitaciones
en
los
temas:
Seguridad y Salud
en
el
Trabajo,
Sistema de Gestion
Documental
y
Seguridad
de la
Informacion
y
manejo
de
tecnologfas con el
apoyo
de
los
Proceso
Gestion
Documental
y
Gestion
de
Tecnologfa de la
Informacion.
(R)
Formato
Evaluacion de
Manejo del
Sistema de
gestion
Documental
(GH-F-47)
diligenciado
Gestor T1-11
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
(R)
X
Proyecto de
resolucion de
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Secreta rio
General
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PROVEEDORES
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
ENTRADAS
Cargo para
Opcion de
Teletrabajo
(GH-F-42)
diligenciado
(R)
ACTIVIDADES
resolucion de
autorizacion de
teletrabajo
RESPONSABLES
DESCRIPCION
PCC
SALIDAS
autorizacion de
teletrabajo
revisada
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo
de Gestion de
Talento Humano
Formato
Inscripcion a
Teletrabajo
(GH-F-43)
(R)
Formato
Proceso de
Seleccion Evaluacion del
Jefe (GH-F44)
diligenciado
(R)
formatos
Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo
(GH-F-46),
formato de
Reporte de las
condiciones de
Teletrabajo
(GH-F-45)
Codigo: MC-F-09 V-0
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de Talento
Humano
El Gestor proyecta
la resolucion de
autorizacion, la cual
es revisada por el
Coordinador
del
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de Talento Humano
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CLIENTES
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
DESCRIPCION
PCC
SALIDAS
CLIENTES
Resolucion de
autorizacion de
teletrabajo
firmada,
fechada y
numerada
Gestor T1-11
Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
diligenciados
(R)
Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
Secretario General
Proyecto de
resolucion de
autorizacion
de teletrabajo
revisada
Resolucion de
autorizacion
de teletrabajo
firmada,
fechada y
numerada
9. Aprobar
resolucion de
teletrabajo
10.
Comunica
r resolucion de
autorizacion de
teletrabajo
Codigo: MC-F-09 V-0
Secretario General
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de Talento
Humano
El
Secretario
General firma la
resolucion
de
autorizacion
de
teletrabajo
revisada,
previo
visto
bueno
del
Coordinador
del
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de
Talento
Humano, la cual es
fechada
y
numerada por la
Secretarfa General.
El
gestor
envfa
correo electronico
con copia de la
resolucion firmada
por el Secretario
General
al
funcionario y al jefe
inmediato.
Se envfa mediante
oficio firmado por el
Coordinador
del
Grupo de Talento
Humano, copia de
la resolucion a la
administradora de
riesgos laborales.
Comunicacion
escrita (correo
electronico)
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
(R)
Comunicacion
escrita ARL
(Oficio) (R)
Jefe Inmediato
ARL
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PROVEEDORES
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
ENTRADAS
Formato
Fijacion y
Entrega de
Productos
(GH-F-48)
ACTIVIDADES
11.
Realizar
fijacion y
seguimiento
entrega de
productos
RESPONSABLES
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
Jefe Inmediato
Jefe Inmediato
Proceso Gestion
de Talento
Humano
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Teletrabajador
(GH-F-49)
Jefe Inmediato /
12.
Solicitar
Reversibilidad
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
DESCRIPCION
Se diligencia por
parte
del
funcionario
y del
Jefe Inmediato el
Formato Fijacion y
Entrega
de
Productos
(GH-F48), el cual es
firmado
por
el
funcionario y su
jefe inmediato.
El jefe inmediato
realiza seguimiento
semanal, quincenal,
mensual
o
bimestral de los
productos fijados.
El Servidor Publico
diligencia
el
Formato
de
Reversibilidad
por
parte
del
Teletrabajador
(GH-F-48)
mediante el cual
solicita el retorno a
su
puesto
de
trabajo de manera
presencial,
se
entrega al Grupo de
Talento Humano
PCC
SALIDAS
Formato
Fijacion y
Entrega de
Productos
(GH-F-48)
diligenciado
(R)
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
Jefe Inmediato
El Servidor
Publico
diligencia el
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Teletrabajador
(GH-F-49)
diligenciado
(R)
Codigo: MC-F-09 V-0
CLIENTES
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Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
Codigo: G H -P-09
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PROVEEDORES
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
ENTRADAS
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Jefe
Inmediato
(GH-F-50)
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Jefe
Inmediato
(GH-F-50)
diligenciado
ACTIVIDADES
13.
Revisar la
Solicitud de
reversibilidad
RESPONSABLES
Equipo
Coordinador de
Teletrabajo
(R)
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
El Servidor
Publico
diligencia el
14.
Proyectar
acto
administrativo
Codigo: MC-F-09 V-0
Gestor T1-11
Grupo Interno de
DESCRIPCION
PCC
SALIDAS
Si el proceso lo
realiza
El
Jefe
inmediato diligencia
el
Formato
de
Reversibilidad
por
parte
del
Jefe
Inmediato (GH-F50) mediante el
cual
solicita
el
retorno al puesto de
trabajo del Servidor
Publico
Teletrabajador, se
entrega al Grupo de
TALENTO HUMANO
El
Equipo
Coordinador emite
concepto
con
respecto
a
la
solicitud.
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Jefe Inmediato
(GH-F-50)
diligenciado
dEl
concepto
favorable?
SI.
Pasa
a
actividad 14.
Formato Acta
de Reunion
registrada en
la herramienta
SIGI (R)
(R)
es
la
NO. Se le cita al jefe
para que exponga
las causas y se
decide
en
acta.
Pasa a la actividad
15
Proyecta
la
resolucion
que
revoca la modalidad
CLIENTES
X
Proyecto de
Resolucion que
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Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
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V ersion: 1
PROVEEDORES
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
ENTRADAS
Formato de
Reversibilidad
por parte del
Teletrabajador
(GH-F-49)
diligenciado
(R)
Proyecto de
Resolucion
que revoca la
modalidad de
teletrabajo
ACTIVIDADES
que revoca la
modalidad de
teletrabajo
15.
Aprobar
reversibilidad
RESPONSABLES
DESCRIPCION
Trabajo de Gestion
de Talento
Humano
de teletrabajo para
revision
del
Coordinador
del
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de
Talento
Humano.
El
Secretario
General firma la
resolucion
que
revoca la modalidad
de
teletrabajo,
previo visto bueno
del Coordinador del
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de
Talento
Humano, la cual es
fechada
y
numerada por la
Secretarfa General.
Secretario General
PCC
SALIDAS
revoca la
modalidad de
teletrabajo
Resolucion que
revoca la
modalidad de
teletrabajo,
fechada y
numerada (R)
CLIENTES
Secreta rio
General
Servidor Publico
ANDJE Teletrabajador
Comunicacion
escrita (correo
electronico)
(R)
Comunicacion
escrita ARL
(Oficio) (R)
ARL
Comunicacion
escrita ARL
(Oficio) (R)
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de
Gestion de Talento
Humano
Resolucion
que revoca la
modalidad de
teletrabajo,
fechada y
numerada (R)
Formatos:
Analisis
16.
Archivar
Hoja de Vida
de
Codigo: MC-F-09 V-0
Gestor T1-11
Grupo Interno de
Trabajo de Gestion
de Talento
Humano
Se
archivan
los
Formatos:
Analisis de Cargo
para
Opcion
de
Teletrabajo (GH-F42) e Inscripcion a
Hoja de Vida
actualizada
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Grupo Interno
de Trabajo de
Gestion de
Talento Humano
Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
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V ersion: 1
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
Cargo
para
Opcion
de
Teletrabajo
(GH-F-42)
e
Inscripcion a
Teletrabajo
(GH-F-43),
Proceso
de
Seleccion
Evaluacion del
Jefe
(GH-F44),
Reporte
de
las
condiciones de
Teletrabajo
(GH-F-45),
Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo
(GH-F-46),
Formato
Evaluacion de
Manejo
del
Sistema
de
Gestion
Documental
(GH-F-47).
POLITICAS DE OPERACION
Cumplir los requerimientos especfficos para teletrabajar contemplados en la
Resolucion No 461 del 23 de diciembre de 2015.
Codigo: MC-F-09 V-0
DESCRIPCION
PCC
SALIDAS
CLIENTES
Teletrabajo (GH-F43),
Proceso de
Seleccion
Evaluacion del Jefe
(GH-F-44), Reporte
de las condiciones
de Teletrabajo (GHF-45),
Evaluacion
Componente
Tecnologico
para
Teletrabajo (GH-F46).
Se
archivan
los
actos
administrativos
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Ver Normograma
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Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
PR O C ED IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
V ersion: 1
POLITICAS DE OPERACION
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Para la aprobacion de la solicitud de reversibilidad se requiere aprobacion del
equipo coordinador de teletrabajo conformado segun resolucion No 154 del
20 de junio de 2014.
En caso de ser seleccionado conforme a la evaluacion del jefe, se autoriza al
Grupo Interno de Trabajo de Gestion de Talento Humano, para realizar la
respectiva visita domiciliaria de verificacion de las condiciones de ambiente
(ergonomfa, luz, ruido), a traves de la Administradora de Riesgos Laborales
- ARL y/o miembros del COPASST y la evaluacion psicologica.
La modalidad de teletrabajo se realiza dos (2) dfas a la semana para aquellos
funcionarios cuyos cargos sean considerados teletrabajables.
Contar como mfnimo seis (6) meses de vinculacion en la entidad.
La jornada de trabajo es la establecida para los demas servidores publicos de
la Agencia.
RECURSOS
Puesto de trabajo
Servidores Publicos
Sistema de Gestion Documental
Sistemas de Tecnologfa de la Informacion y Comunicaciones
ELABORO:
REVISO:
Codigo: MC-F-09 V-0
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato Analisis de Cargo para Opcion de Teletrabajo (GH-F-42)
Formato Inscripcion a Teletrabajo (GH-F-43)
Formato Proceso de Seleccion - Evaluacion del Jefe (GH-F-44)
Formato de Reporte de las condiciones de Teletrabajo (GH-F-45)
Formato Evaluacion Componente Tecnologico para Teletrabajo
(GH-F-46)
Formato Evaluacion Manejo del Sistema de Gestion Documental
(GH-F-47)
Formato de Fijacion y Seguimiento Entrega de Productos (GH-F48)
Formato de Reversibilidad por parte del Teletrabajador (GH-F-49)
Formato de Reversibilidad por parte del Jefe Inmediato (GH-F-50)
APROBO:
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Codigo: G H -P-09
A ge n c ia N a c io n a l de D e fe n sa
PR O C ED IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
V ersion: 1
Nestor Javier Gonzalez Rojas
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Camilo Andres Umana Mesa
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco Ramirez
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Gestion de Talento Humano
Codigo: MC-F-09 V-0
Andrea Carolina Carrasco Ramirez
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestion
de Talento Humano
Pagina 12 de 12
Codigo: GH-P-09
P R O C E D IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
Version: 1
IN IC IO
l.A n a liz a r los Cargos.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
2.R ealizar P o stu la cio n del S erv id or
Publico.
Servidor Publico ANDJE
3.Evaluar po stu lacion .
Jefe Inmediato.
4 -S o licita r prueba P sico lo g ica .
Tecnico Asistencial T1-12 Grupo Interno
de Trabajo de Gestion de Talento
Humano.
5.R evisar los re su lta d o s prueba
psico log ica.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
Codigo: GH-P-09
P R O C E D IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
Version: 1
7 .R ealiza r ca p a cita cio n .
Tecnico Asistencial de Talento Humano.
Profesional de Gestion Documental.
Profesional de Tecnologfa de la
Informacion.
8 .P ro y e cta r y re v isa r reso lu cio n de
a u to riza cio n de teletra b a jo .
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
1r
9 .A p ro b ar re so lu cio n de
te le tra b a jo .
Secretario General.
1r
lO .C o m u n ica r re so lu cio n de
a u to riza cio n de teletrab ajo .
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
1r
ll. R e a liz a r fija cio n y seg u im ien to
entrega de productos.
Servidor Publico ANDJE Teletrabajador
Jefe Inmediato.
12.S olicitar R ev e rsib ilid a d .
Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE Teletrabajador
Pag.B
Codigo: GH-P-09
P R O C E D IM IE N TO DE TE LE TR A B A JO
Version: 1
Pag.2
1r
12.S olicitar R ev e rsib ilid a d .
Jefe Inmediato /
Servidor Publico ANDJE Teletrabajador
1f
13.Revisar la S o licitu d de
re v e rsib ilid a d .
Equipo Coordinador de Teletrabajo.
1 4 .Pro yectar acto a d m in istra tiv o
que revoca la m o d alidad de
teletrab ajo .
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
©1
r
1 5 .A probar re v ersib ilid a d .
Secretario General.
GH
1f
16.Archivar Hoja de Vida.
Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo
de Gestion de Talento Humano.
FIN