Comunicación para el Cambio

Comunicación para el Cambio
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Diagnóstico de Comunicación
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Para realzar un diagnóstico de la comunicación es necesario conocer los diferentes
ámbitos donde ella se da:
– La Comunicación Global de la Organización
– Las Características de la Comunicación en cada Área
– La Comunicación entre Áreas
– La Comunicación del Cambio
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Para cada una de estas dimensiones de análisis se relevan:
– Las comunicaciones Formales e Informal
– Los canales de Comunicación
– La comunicación de metas, objetivos y planes
– Los mecanismos existentes de retroalimentación
Análisis del Por qué y Para qué
de la Comunicación
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Como punto inicial del diagnóstico, debemos identificar los objetivos de la
Comunicación, es decir, qué resultados se espera de cada una de las acciones a
desarrollar.
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La Comunicación es parte fundamental de un proceso de Cambio.
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Su foco debe estar puesto en involucrar al personal, equipo gerencial, líderes y
stakeholders internos y externos a través de comunicaciones convincentes y
claras.
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Para ello es necesario analizar:
– Las audiencias o públicos destinatarios: sus características, preocupaciones,
requerimientos
– La etapa del proceso de cambio en el que se encuentra: Descongelamiento,
Reformulación, Congelamiento
– Restricciones presupuestales
Análisis de Canales de
Comunicación
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Una vez establecidos los objetivos comunicacionales, debe ser realizado un análisis de
los Canales de Comunicación que emplea la organización para comunicar mensajes
en función de las audiencias y los objetivos.
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Se considera como Canales de Comunicación a aquellos instrumentos o
herramientas utilizados para comunicar.
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Cada canal de comunicación tiene un alcance e impacto distinto en las audiencias.
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El análisis de los canales de comunicación existentes y potenciales, provee la
información necesaria para elegir adecuadamente los canales a utilizar en cada
actividad de comunicación.
Análisis de Canales de
Comunicación
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El análisis de cada canal de comunicación requiere la evaluación de los siguientes
aspectos :
– Tipo: Naturaleza del canal de comunicación (impreso, interpersonal,
electrónico).
– Frecuencia de uso: Cada cuanto tiempo se emiten comunicaciones a través de
este medio.
– Audiencia Objetivo: A quién va dirigida la comunicación emitida por este
medio.
– Responsable: Quién administra las comunicaciones que se emiten por este
canal.
– Utilización Según Empleados: Grado de utilización de este canal según los
empleados.
– Efectividad: Grado en que se logran los objetivos al usar este canal de
comunicación.
– Comentarios: Opiniones relevantes de los empleados acerca de este canal.
Plan de Comunicación
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El Plan de Comunicación del Cambio es un documento de evaluación periódica.
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Este plan será actualizado en las distintas etapas del cambio, en función de las
necesidades de comunicación que se detecten.
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Para la realización del Plan se toma como insumo el Diagnóstico y análisis de
canales realizado.
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El Plan de Comunicación del Cambio identifica:
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Acciones de Comunicación que se llevarán a cabo durante el cambio
Etapa del cambio en la que se enmarca la acción
Mensajes Clave a transmitir
Por qué y Para qué de la acción a realizar
Conducta que se desea generar
Audiencia meta
Canales de comunicación a utilizar
Fecha
Responsable
Evaluación de la Comunicación
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Periódicamente es necesario realizar evaluaciones sobre la efectividad de las
acciones tomadas a partir del feedback de los propios involucrados, teniendo en
cuenta:
• Análisis para cada uno de los ámbitos
• Conductas esperadas y sus efectos
• Identificación de acciones de reforzamiento
• La comunicación debe ser una acción permanente