PROCEDIMIENTO DE VOTO Federación Espa ñola de Enfermedades Raras Definiciones: Representación de la entidad miembro de FEDER: La representación de la entidad la tiene siempre la persona que ostenta la presidencia de la misma, o en su ausencia el vicepresidente. Cualquier otra persona que pretenda ostentar la representación, deberá ser certificada mediante documento emitido por el presidente o el secretario de dicha entidad. Así pues el representante de la asociación actúa con las mismas atribuciones del presidente. Una persona solo puede ostentar la representación de una asociación. Solo ostentaran voto las entidades de pleno derecho de FEDER. Podrán ser representadas todas las entidades miembros de FEDER ya que todos los tipos de socios tienen voz. Otras acreditaciones Podrán estar acreditados para estar presentes en la Asamblea General: 1. Un acompañante por entidad. No tendrá, en ningún caso, voz ni voto y su presencia en la sala de la Asamblea deberá ser acreditada antes del inicio de la asamblea. 2. Las personas invitadas expresamente por la JD para dar una conferencia o realizar funciones de moderación o de observación podrán participar con voz en los momentos en los que la JD lo estipule previamente pero, en ningún caso, participarán con voto. Delegación de votos: Según el artículo 26.4 de los presentes estatutos de FEDER, “A cada miembro corresponde un solo voto. El voto se podrá ejercer a través de otro socio en quien se delegue, con un máximo de tres votos delegados. Previo al inicio de la celebración de la Asamblea, se deberá comunicar a la Mesa de la Asamblea la delegación del voto, así como entregar la autorización del presidente de la asociación miembro, si es el caso.”. Por tanto cada entidad, además de su voto, puede llevar hasta 3 votos delegados. Sólo pueden llevar votos delegados aquellas personas (representantes de entidades) con derecho a voto. La delegación de voto se efectuará mediante un documento tipo firmado por el presidente o el secretario de la asociación, 1 PROCEDIMIENTO DE VOTO Federación Espa ñola de Enfermedades Raras indicando el nombre de la entidad, el nombre, apellidos y DNI del presidente de la entidad que emite el voto, el nombre de la entidad en la que delega, la fecha de la asamblea y si el voto viene en sobre cerrado, y por tanto secreto y no modificable, o es a discreción del portador. Posibilidad de delegar el voto en sobre cerrado: Así pues, los votos delegados podrán emitirse en sobre cerrado con el fin de preservar el derecho al secreto del voto, y la integridad del mismo. De la misma forma que se realiza en las votaciones por correo certificado, los sobres que contienen la votación estarán en blanco y se introducirán en otro sobre, en el cual se hará constar el nombre de la asociación, y en el área del cierre de la solapa del sobre, a fin de evitar manipulaciones, deberán llevar el sello de la asociación estampado o, en su defecto, la firma de su presidente/a, de puño y letra, en la misma área. Opcionalmente se puede aplicar por encima de esta marca un pedazo de cinta adhesiva transparente. Protocolo: Previo a la asamblea Una vez convocada la asamblea, se remitirán por correo electrónico a todas las asociaciones miembros de pleno derecho de FEDER estas instrucciones, así como las plantillas de los formularios necesarios para certificar la representación de la asociación, la delegación de voto, y la papeleta de votación en donde constará cada uno de los puntos a votar y las opciones de cada punto. Se solicitará a las asociaciones que deleguen manden copia a FEDER (por correo postal, correo electrónico o fax) del certificado de delegación de voto o de representación, a fin de agilizar los trámites durante la recepción de la asamblea. No obstante, no es obligado presentar esta certificación hasta el momento de la recepción a la Asamblea. La delegación de voto, opcionalmente, se podrá ejercer en sobre cerrado a fin de preservar el derecho al secreto del voto. Previo a la votación. Durante el proceso de recepción de la asamblea, se identificará cada una de las asociaciones representadas en persona o por delegación, y después de verificar la identidad de la persona representante, de que las asociaciones sean miembros de pleno derecho, estén al corriente de sus obligaciones y no estén suspendidas de sus 2 PROCEDIMIENTO DE VOTO Federación Espa ñola de Enfermedades Raras derechos, se les hará entrega de un número que se utilizará para indizarlas en la lista de votantes. Este número se corresponderá con el número de socio de FEDER. En caso de representar a entidades que deleguen su voto se le entregará también los números de las entidades que han delegado. Los sobres cerrados de delegación de voto serán comprobados para certificar su procedencia correcta y que no hayan sido manipulados. En caso de duda la persona encargada de la admisión, si es posible, se pondrá en contacto con la asociación emisora para resolver la duda. De no poder ser así, el voto no será admitido. Una vez verificado la validez, si la votación se realiza en sobre cerrado, se extraerá el sobre interno y en su solapa la persona encargada de la recepción estampará el sello de FEDER. Cualquier duda en el procedimiento de admisión será informada al secretario/a de FEDER. Si en el interior del sobre externo se hubiera puesto la papeleta sin sobre, el encargado lo introducirá en un sobre blanco que tendrá dispuesto. Cada asociación está representada por una sola persona, le corresponde un solo voto, y la posibilidad de delegación de otras tres entidades. Si se produjeran conflictos por haber más de un representante de una misma asociación, deberán ellos ponerse de acuerdo en quien actuará de representante. En caso contrario, de no llegar a un acuerdo, si FEDER no tiene en su poder evidencias incontrovertibles y demostrables de a quien le corresponde dicho derecho, ninguna de las partes podrán ejercer su derecho a voto. Previo a la votación se pedirá entre los representantes de las entidades cuatro voluntarios para actuar como apoderados durante el proceso de votación y para prestar apoyo a la función del secretario/a. De existir diversas candidaturas, se dará prioridad a los presidenciables para que cada uno de ellos designe apoderados en igual número para cada uno de ellos. La mesa electoral quedará constituida por el secretario de FEDER, los cuatro apoderados y la persona responsable del proceso de admisión, como apoyo a la mesa. El secretario y dos de los apoderados dispondrán de una lista con el registro de asociaciones de FEDER, en la que constará si son asociaciones de pleno derecho, si han sido admitidas a la votación, si votan en presencia o por delegación, si están al corriente de sus obligaciones y si están suspendidos de sus derechos. El secretario de 3 PROCEDIMIENTO DE VOTO Federación Espa ñola de Enfermedades Raras FEDER podrá pedir los apoyos que crea necesarios para el proceso de votación y recuento. Durante la votación. La votación empezará en el momento en que así lo indique el secretario/a de FEDER, acercándose los representantes de las entidades miembros a la mesa electoral, en la que previamente se habrá instalado la urna, identificándose mediante el número que les ha sido entregado en la admisión, o mediante la persona responsable del proceso de admisión. Una vez localizada y anotada en el registro de miembros del secretario/a y de los apoderados, ratificando que sea una miembro de pleno derecho, que estén al corriente de los pagos y que no estén suspendidas de sus derechos, podrá proceder a introducir su voto en la urna. Este protocolo se realizará para cada delegación que lleve cada representante. En el caso de que algún miembro con derecho a voto y debidamente registrado tenga que ausentarse antes de terminar el proceso de votación, podrá confiar su papeleta, debidamente cumplimentada, al secretario de la mesa. Este procedimiento es válido únicamente para los votos propios, no para los votos delegados. Estas papeletas se introducirán en la urna también al terminar la votación de los miembros presentes. Después de la votación. Una vez hayan votado todas las entidades, incluidos los miembros de la mesa que deban hacerlo, la mesa electoral, junto con la urna, se trasladará a un espacio apropiado para proceder al recuento. El secretario anunciará que quien así lo desee podrá participar como observador durante el recuento. Una vez acomodada de nuevo la mesa, el secretario/a dará la orden para proceder a la apertura de la urna y posterior recuento. Para proceder al recuento de los votos, se utilizarán unas hojas tipo, en la que sus filas estarán compuestas por cada uno de los temas a votar, subdivididos en las respuestas posibles, incluyendo el voto en blanco o nulo, y sus columnas numeradas representaran (hasta 50) las personas que votan, habiendo de estas hojas el número suficiente para completar la votación, y para al menos dos veces el secretario/a y uno de los apoderados. 4 PROCEDIMIENTO DE VOTO Federación Espa ñola de Enfermedades Raras Uno de los apoderados irá recuperando una a una las papeletas de voto de la urna y leyendo los resultados en voz alta. El secretario y otro apoderado irán apuntando los resultados en las hojas a tal efecto, hasta completar todas las papeletas. Los otros dos apoderados vigilarán el proceso a fin de evitar errores. Una vez terminado el proceso, se procederá a totalizar los resultados. El resultado del secretario/a y el del apoderado deben coincidir. De no ser así se iniciará de nuevo el escrutinio. Una vez finalizado el proceso, el secretario, junto con los apoderados y con el visto bueno del presidente rellenarán y firmarán el formulario de resultados del escrutinio, haciendo constar cuantas incidencias significativas hayan sucedido durante la votación o el recuento, en número de dos para FEDER y una para cada candidatura que se haya presentado. Hecho esto la mesa electoral se volverá a trasladar a la sala de la asamblea. El secretario procederá a leer a la Asamblea los resultados punto por punto, especificando el tema y el sumatorio de cada una de las opciones, así como los votos en blanco y nulos detectados. 5