COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Dirección J. Auditoría de los Gastos Agrarios J.5. Auditoría financiera Bruselas, 16 de septiembre de 2014 DIRECTRIZ Nº 4 SOBRE LA DECLARACIÓN DE GESTIÓN QUE HA DE FACILITAR EL DIRECTOR DE UN ORGANISMO PAGADOR DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 102, APARTADO 1, LETRA C), INCISO III), DEL REGLAMENTO (UE) Nº 1306/2013 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO Ejercicio financiero de 2014 1 ÍNDICE 1. OBJETIVO .................................................................................................................. 3 2. ANTECEDENTES ...................................................................................................... 3 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Aspectos legislativos ......................................................................................... 3 Calendario ......................................................................................................... 3 Firma ................................................................................................................. 3 Transmisión y formato ...................................................................................... 4 Texto de la declaración de gestión .................................................................... 4 3. BASES PARA LA DECLARACIÓN DE GESTIÓN ................................................ 5 4. RESERVAS ................................................................................................................ 6 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Requisitos generales .......................................................................................... 6 Aspectos cualitativos ......................................................................................... 6 Aspectos cuantitativos ....................................................................................... 7 Medidas correctoras .......................................................................................... 8 5. REQUISITOS PARA HACER RESERVAS .............................................................. 8 6. MENCIONES COMPLEMENTARIAS ..................................................................... 8 ANEXO Nº 1: LISTA DE LOS DOCUMENTOS Y EL TRABAJO REALIZADO QUE SIRVEN DE BASE A LA DECLARACIÓN DE GESTIÓN................................... 10 ANEXO Nº 2: ANÁLISIS DE LAS ESTADÍSTICAS DE CONTROL ................... 11 2 1. OBJETIVO El presente documento aspira a orientar sobre la declaración de gestión que ha de facilitar el director de cada organismo pagador de conformidad con el artículo 102, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y el Consejo1, y con el artículo 3 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, de 6 de agosto de 20142. Recuerda las disposiciones jurídicas aplicables y hace recomendaciones de los servicios de la Comisión con vistas a garantizar que las declaraciones de gestión se redactan sobre la base de criterios comparables. El documento únicamente hace recomendaciones y no cuestiona el principio de que el director de cada organismo pagador es el único responsable de la redacción de la declaración de gestión y, en especial, de la decisión de hacer alguna reserva al respecto. 2. ANTECEDENTES 2.1. Aspectos legislativos De conformidad con lo dispuesto en el artículo 102, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y el Consejo, los Estados miembros deben enviar a la Comisión las cuentas anuales de los organismos pagadores autorizados, completadas con una declaración de gestión firmada por el responsable del organismo pagador. De conformidad con el artículo 3, apartado 1, párrafo segundo, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, la declaración de gestión debe ajustarse al modelo recogido en el anexo I de dicho Reglamento. Puede restringirse mediante reservas que cuantifiquen el posible efecto financiero. En ese caso, la declaración de gestión debe incluir un plan corrector y un calendario preciso para su aplicación. La declaración de gestión debe basarse en la supervisión efectiva del sistema de gestión y control existente a lo largo de todo el año. La opinión del Organismo de certificación (OC) sobre la integralidad, exactitud y veracidad de las cuentas anuales del organismo pagador también debe indicar si su examen pone en duda las afirmaciones realizadas en la declaración de gestión. 2.2. Calendario De conformidad con el artículo 30 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, el documento debe remitirse a la Comisión no más tarde del 15 de febrero del año siguiente a la finalización del ejercicio financiero al que se refiera. 2.3. Firma La declaración de gestión, junto con sus posibles reservas, deben ir firmadas por el director del organismo pagador. Esta función no puede delegarse. Únicamente se requiere la firma del director del 1 DO L 347 de 20.12.2013, pp. 549-607. 2 DO L 255 de 28.8.2014, pp. 59-124. 3 organismo pagador (y no distintas firmas para diferentes partes de la declaración de gestión por los responsables de esas partes en el organismo pagador). En caso de que el director del organismo pagador haya cambiado durante o después del ejercicio financiero, la declaración de gestión debe ir firmada exclusivamente por la persona que ocupara el cargo de director del organismo pagador en el momento de la firma, prevista el 15 de febrero. 2.4. Transmisión y formato La declaración de gestión se debe denominar «MD_PAXY.*», donde PAXY indica el código del organismo pagador del Estado miembro (por ejemplo, MS01). El documento debe incluir la propia declaración de gestión, además del anexo 1 sobre la «Lista de los documentos y el trabajo realizado» y el anexo 2 sobre el «Análisis de las estadísticas de control». Debe transmitirse en papel (firmado) a la dirección siguiente: Comisión Europea Dirección General de Agricultura y Desarrollo Rural Unidad J5 – Auditoría financiera Rue de la Loi, nº 130 B - 1049 BRUSELAS Bélgica y en formato electrónico (escribir por correo electrónico a [email protected] y a [email protected]). 2.5. Texto de la declaración de gestión «DECLARACIÓN DE GESTIÓN (Artículo 3) El abajo firmante, …, Director del organismo pagador …, presenta la contabilidad de este organismo pagador correspondiente al ejercicio financiero comprendido entre el 16.10.xx y el 15.10.xx+1. Basándose en su propio criterio y en la información que obra en su poder, en especial, los resultados obtenidos por el servicio de auditoría interna, tiene a bien declarar lo siguiente: — según su leal saber y entender, la contabilidad presentada ofrece una imagen veraz, íntegra y exacta de los gastos e ingresos del ejercicio financiero antes mencionado. En particular, todas las deudas, anticipos, garantías y existencias de las que ha tenido conocimiento se han hecho constar en la contabilidad, y todos los ingresos recaudados relativos al FEAGA y al FEADER se han abonado correctamente a los fondos apropiados, — el abajo firmante ha aplicado un sistema que ofrece suficientes garantías sobre la legalidad y regularidad de las transacciones subyacentes, y que asimismo permite asegurar que la admisibilidad de las solicitudes y, tratándose del desarrollo rural, los procedimientos de atribución de la ayuda se gestionan, supervisan y documentan de conformidad con la normativa de la Unión. Los gastos consignados en las cuentas se han utilizado para los fines previstos, tal como se establece en el Reglamento (UE) nº 1306/2013. 4 El abajo firmante confirma, además, que se han establecido medidas antifraude efectivas y proporcionales en virtud del artículo 58 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 y que se han tenido en cuenta los riesgos identificados. No obstante, estas garantías están supeditadas a las reservas siguientes: El abajo firmante confirma, finalmente, no tener conocimiento de información reservada alguna que pudiera perjudicar los intereses financieros de la Unión. Firma» Con respecto al texto de la declaración de gestión arriba indicado, es necesaria la información siguiente: – nombre del director y nombre del organismo pagador. Es especialmente importante que solo figure el nombre del director en el texto y que sea él o ella quien firma realmente al final de la declaración de gestión; – ejercicio financiero de que se trate. 3. BASES PARA LA DECLARACIÓN DE GESTIÓN Como ya se ha indicado, la declaración de gestión se basará en la supervisión efectiva del sistema de gestión y control existente a lo largo de todo el año. El director del organismo pagador es responsable de organizar la estructura interna de este último de modo que le permita recibir a tiempo toda la información pertinente, a fin de que la declaración pueda elaborarse conforme a lo exigido. Será de especial ayuda el trabajo del servicio de auditoría interna, pero todos los demás departamentos también han de contribuir. En cambio, el director del organismo pagador no podrá basar su declaración de gestión en el trabajo realizado por el organismo de certificación de conformidad con el artículo 5 del Reglamento (UE) nnº 885/2006. No obstante, las constataciones comunicadas durante el trabajo realizado por el organismo de certificación en el transcurso del año y sobre las cuales se haya actuado antes de firmar la declaración de gestión, además de la conclusión del organismo de certificación sobre los años anteriores, son una fuente válida y el director puede tenerlas en cuenta. En el ámbito del sistema global de gestión y control de los gastos agrícolas y de la garantía que puede derivarse de ese sistema en lo que respecta a la legalidad y regularidad de las transacciones subyacentes, es esencial que el director declare sobre qué base se ha establecido la declaración de gestión. Por consiguiente, cada declaración de gestión debe ir acompañada de una lista conforme a lo establecido en el anexo nº 1 en la que se informe de forma resumida de los documentos y el trabajo realizado que han servido de base para esa declaración. Esta lista debe limitarse a una breve descripción del asunto del documento de que se trate. En cambio, no debe incluir un resumen del contenido del documento ni se debe adjuntar el documento en anexo a la declaración de gestión. Debe consignarse información análoga sobre el trabajo realizado por el director del organismo pagador antes de firmar su declaración. Además, el director del organismo pagador debe cumplimentar el cuadro establecido en el anexo nº 2 con un análisis de las estadísticas de control (incluidos los controles de segundo nivel3) para las que 3 Por ejemplo, controles efectuados y/o vueltos a realizar por un servicio de auditoría interna del organismo pagador. 5 existan requisitos de notificación4. Únicamente en un número limitado de casos, que se indican en el anexo nº 2 de la presente directriz, harán falta más explicaciones. 4. RESERVAS 4.1. Requisitos generales Tal y como ya se ha indicado, es responsabilidad exclusiva del director del organismo pagador definir y divulgar los criterios utilizados para decidir si se restringe la declaración de gestión mediante reservas. Sin embargo, se recomienda hacer reservas cuando haya deficiencias significativas en un sistema nacional de control y el riesgo derivado de ellas sea importante. Por tanto, se deberán cumplir los siguientes factores acumulados: – el examen de los aspectos cualitativos permite detectar deficiencias significativas en un sistema de control nacional tal como se indica en el punto 4.2, y – se calcula que el importe de los pagos indebidos supera el 2 % de los pagos totales efectuados en el ejercicio financiero de que se trate en cualquiera de las poblaciones mencionadas en el punto 4.3 y – no ha sido posible anular el impacto de las deficiencias a través de otras medidas correctoras (punto 4.4). Únicamente si se reúnen estas tres condiciones está previsto que el director del organismo pagador emita una reserva. Si, al final del ejercicio financiero, el director del organismo pagador prevé que probablemente va a emitir una reserva, debe comunicar informalmente sus intenciones a la Comisión en el inicio del mes de noviembre siguiente al término del ejercicio financiero de que se trate. Los servicios de la Comisión presentarán entonces orientaciones suplementarias y organizarán un intercambio de puntos de vista entre organismos pagadores. Tales orientaciones e intercambio, sin embargo, no podrán en modo alguno desnaturalizar la exclusiva responsabilidad del director para decidir si la declaración de gestión debe ir acompañada de reservas. 4.2. Aspectos cualitativos En términos cualitativos, se debe considerar hacer una reserva cuando haya deficiencias significativas en un sistema nacional de control. Se considera que las deficiencias son significativas si uno o más componentes fundamentales del sistema de que se trate no existen o no funcionan eficazmente. Los componentes que han de tenerse en cuenta en este contexto incluyen tanto los requisitos generales 4 El análisis de las estadísticas de control se limita a las estadísticas de control que deben facilitarse antes del 15 de julio de cada año de conformidad con el artículo 31 del Reglamento (UE) nº 65/2011 de la Comisión y el artículo 84 del Reglamento (CE) nº 1122/2009 de la Comisión y las correspondientes disposiciones de las normas de ejecución de medidas de mercado. Respecto a la evaluación de las estadísticas de control, se deben tener en cuenta los regímenes de ayuda enumerados en el cuadro del punto 3) del anexo 2. 6 sobre la acreditación del organismo pagador como los requisitos concretos de los reglamentos específicos del sector pertinente5. Para evaluar la importancia de las deficiencias han de tenerse en cuenta los siguientes factores: – el número de esas deficiencias; – la duración de esas deficiencias; – factores especiales que aumenten el riesgo de reputación del organismo pagador; – la existencia de medidas compensatorias al nivel del organismo pagador que reduzcan realmente el riesgo detectado. 4.3. Aspectos cuantitativos En términos cuantitativos, debe considerarse la emisión de una reserva si se calcula que el importe de los pagos indebidos supera el 2 %6 del total de los pagos efectuados en el ejercicio financiero de que se trate en cualquiera de las poblaciones definidas en el punto 4.2 de la directriz nº 27: 1) regímenes del FEAGA contemplados por el SIGC, es decir, regímenes de ayuda establecidos en los títulos III, IV y V y el anexo 1 del Reglamento nº 73/2009 del Consejo (en la actualidad artículo 67 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo); 2) regímenes del FEAGA no contemplados por el SIGC, es decir, todos los demás regímenes de ayuda del FEAGA; 3) regímenes del FEADER contemplados por el SIGC, es decir, los regímenes de ayuda del FEADER contemplados en el artículo 6 del Reglamento (UE) nº 65/2011 de la Comisión; 4) regímenes del FEADER no contemplados por el SIGC, es decir, los regímenes de ayuda del FEADER contemplados en el artículo 23 del Reglamento (UE) nº 65/2011 de la Comisión. Además, es necesario considerar separadamente las siguientes poblaciones, que deben compararse con el balance final del ejercicio financiero precedente: 5) transacciones relacionadas con el libro mayor de deudores, 6) transacciones relativas a los anticipos y garantías, y 7) transacciones relativas a los regímenes de ayuda para existencias. 5 En lo que respecta a los componentes fundamentales de los reglamentos sectoriales, véanse los documentos AGRI/17933/2000 y AGRI-2005-64041 final en lo que se refiere a los controles fundamentales y controles auxiliares. 6 Haber sobrepasado únicamente el límite del 2 % no debe dar pie automáticamente a una reserva. Hay que tener en cuenta todos los criterios indicados en la presente directriz: solo habrá lugar para una reserva en los casos, por ejemplo, en que haya una deficiencia significativa en el sistema de control y no haya sido posible compensar el efecto de la deficiencia mediante medidas correctoras. 7 Directriz nº 2 - Autorización de un organismo pagador de conformidad con el artículo 7 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, los artículos 1, 2 y 4 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión y los artículos 1 y 2 y el anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión. 7 Hay que señalar que, en lo que respecta a las 4 primeras poblaciones, el límite del 2 % de los pagos totales es una estimación. En cualquier caso, para su evaluación no es necesario que el director del organismo pagador constituya una muestra específica. Puede basarse en la información pertinente disponible, principalmente las estadísticas de control de los organismos pagadores o el trabajo realizado por los servicios de auditoría interna de los organismos pagadores. En lo que respecta a las poblaciones para cubrir las transacciones relacionadas con el libro mayor de deudores (5), debe considerarse una reserva si el importe erróneo supera el 2 %6 del balance de cierre (columna t del cuadro del anexo II); en lo que respecta a los anticipos o garantías (6), debe considerarse una reserva si el importe erróneo supera el 2 %6 del balance de cierre de anticipos y garantías, respectivamente; y en lo que respecta a los regímenes de ayuda para existencias (7), debe considerarse una reserva si el importe erróneo supera el 2 %6 del valor de las existencias pendientes. Los errores mencionados bajo esas poblaciones son normalmente puros errores de contabilidad que se pueden corregir inmediatamente después de su detección. También debe insistirse en que el umbral del 2 % arriba mencionado no está relacionado con el concepto de «errores tolerables». 4.4. Medidas correctoras Si se han detectado deficiencias, el organismo pagador podría aplicar medidas correctoras para contrarrestar la repercusión de dichas deficiencias, en particular para las poblaciones (5), (6) y (7). Se debe considerar hacer una reserva si dichas medidas correctoras son ineficaces o no consiguen solucionar los problemas, por ejemplo por falta de tiempo. 5. REQUISITOS PARA HACER RESERVAS Toda reserva debe transmitirse de la siguiente manera: – explicación clara de los criterios utilizados para hacer la reserva; – breve evaluación de la posible repercusión de la deficiencia significativa en términos de su causa (por ejemplo, en términos de las operaciones del organismo pagador, exactitud de la información financiera, etc.) y efecto sobre las garantías proporcionadas por la declaración de gestión; – cuantificación de la repercusión financiera potencial en términos monetarios; – plan corrector y calendario previsto para su aplicación. En lo que respecta a la cronología de las medidas correctoras, siempre que las deficiencias no puedan ser corregidas antes de la siguiente declaración de gestión, debe repetirse la reserva y comunicarse los progresos. En circunstancias extremas, es posible que el director del organismo pagador no pueda garantizar la fiabilidad exigida por el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión. 6. OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS Si, en el contexto del establecimiento de la declaración de gestión, se detectaran deficiencias que no cumplieran las condiciones para emitir una reserva pero que el director considere suficientemente 8 graves para llamar la atención de los servicios de la Comisión, se invita al director a señalarlas y comunicarlas en un documento separado anejo a la declaración de gestión. 9 ANEXO Nº 1: Lista de los documentos y el trabajo realizado que sirven de base para la declaración de gestión: 1) Documentos sobre los que se ha establecido la declaración de gestión a) Título del documento [breve descripción del tema] b) Título del documento [breve descripción del tema] c) Título del documento [breve descripción del tema] d) … 2) Trabajo realizado sobre el que se ha establecido la declaración de gestión a) Trabajo realizado [breve descripción del trabajo realizado] b) Trabajo realizado [breve descripción del trabajo realizado] c) Trabajo realizado [breve descripción del trabajo realizado] d) … 10 ANEXO Nº 2: Análisis de las estadísticas de control El director del organismo pagador debe proporcionar un análisis de las estadísticas de control (inclusive cumplimentando los dos cuadros que figuran a continuación9. Este análisis se dividirá en dos partes: 1) una estadísticas de control, y 2) un panorama de las tasas de error calculadas en el caso de los regímenes de ay notificación. También debe constar de una comparación con la situación constatada en el ejercicio financiero ante 1) Evaluación general de la calidad de las estadísticas de control (inclusive una comparación con la situación anterior): Resultados de los controles de segundo nivel: 8 Véase la nota 3: por ejemplo, controles efectuados y/o vueltos a realizar por un servicio de auditoría interna del organismo pagador. 9 Véase también la nota 4: El análisis de las estadísticas de control se limita a las estadísticas de control que deben facilitarse de conf nº 65/2011 de la Comisión y el artículo 84 del Reglamento (CE) nº 1122/2009 de la Comisión y las correspondientes disposicio mercado. Respecto a la evaluación de las estadísticas de control, se deben tener en cuenta los regímenes de ayuda enumerados en el 11 La tasa de error en el nivel de población debe calcularse a partir de la diferencia entre el importe solicitado y derecho antes de aplicarse sanciones a raíz de los controles sobre el terreno (CST) basados en la muestra aleatoria Únicamente en los casos siguientes hacen falta más explicaciones y un análisis de los motivos subyacentes, así c (véanse las explicaciones del cuadro siguiente): la tasa de error en el nivel de población en el ejercicio financiero actual es superior al 2 %, o la comparación con la situación constatada en el ejercicio financiero anterior indica que el deterioro es supe 0,5 % en términos absolutos (clasificado como «significativo»), o la tasa de error en el nivel de población en el ejercicio financiero actual es sospechosamente baja. En los casos en que la tasa de error en el nivel de población sea inferior al 2 % y permanezca estable a lo largo análisis. En cualquier caso, las tasas de error deben comunicarse únicamente para las poblaciones cuyos gastos se ha financiero. Respecto al cálculo de la tasa de error11 en el nivel de población, deben tenerse en cuenta los regímene punto 3) siguiente. 2) Población Importe total Importe total Importe total solicitado sujeto a CST erróneo antes de la imposición de sanciones a consecuencia de CST [EUR] [EUR] [EUR] Tasa de error en el ejercicio financiero 2014 Tasa de error en el ejercicio financiero anterior De anterio a) los del niv b) las tomará [%] [%] 10 De no disponerse de muestras aleatorias, el análisis debe basarse en una muestra fiable y representativa (sírvanse indicarlo en nota). 11 Para el cálculo de la tasa de error debe tenerse en cuenta únicamente la información monetaria. Sin embargo, si solo hay infor toneladas o hectáreas), si es posible, se debe utilizar de la manera más aproximada con respecto al impacto financiero para poder t general en el nivel de población, además de la tasa de error total. 12 a b c d=c/b - - FEAGA – SIGC FEAGA – no SIGC FEADER – SIGC FEADER – no SIGC TOTAL (3) Lista de los regímenes de ayuda que se deben tener en cuenta para facilitar tasas de error agregadas en el nivel Cabe señalar que, en cualquier caso, las tasas de error se deben tener en cuenta únicamente para los regímenes de producido en el ejercicio financiero. 13 (1) FEAGA – SIGC [regímenes de ayuda del FEAGA contemplados por el SIGC, es decir, regímenes de ayuda establecidos en los títu Reglamento (CE) nº 73/2009 del Consejo (en la actualidad artículo 67 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Par 1.1 RPU/RPUS 1.2 Pago aparte por azúcar Pago aparte por frutas y hortalizas Pagos por superficie cultivada Ayuda suplementaria para el trigo duro: zonas de producción tradicionales Prima por vaca nodriza, prima complementaria por vaca nodriza Prima especial a la carne de vacuno Prima por sacrificio de bovinos — terneros + prima por sacrificio de bovinos — adultos Prima por ovino y caprino, prima adicional por ganado ovino y caprino Pagos a los productores de fécula de patata Ayuda por superficie al arroz Ayuda a los olivares Prima por tabaco Ayuda por superficie al lúpulo Prima específica a la calidad del trigo duro Prima a las proteaginosas Pagos por superficie a los frutos de cáscara Ayuda a cultivos energéticos 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 1.19 Pagos para tipos específicos de agricultura y producción de calidad 1.20 Importe adicional para productores de remolacha y caña de azúcar 1.21 Ayuda por superficie en favor del algodón 1.22 Pago aparte por frutas y hortalizas 1.23 Otras (ayudas directas) 1.24 Importes adicionales de ayuda 1.25 Derechos especiales [..] 14 (2) FEAGA – no SIGC (regímenes de ayuda del FEAGA no contemplados por el SIGC, es decir, todos los demás regímenes de ayuda de 2.1 Restituciones por exportación 2.2 OCM del azúcar 2.3 Almacenamiento de intervención Leche para las escuelas Plan comunitario de consumo de fruta en las escuelas Frutas y hortalizas Fécula de patata Programa para las personas necesitadas Ayuda para el lino y el cáñamo 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 Vino: Reestructuración y reconversión de viñedos 2.11 Vino: Prima por arranque 2.12 Forrajes desecados 2.13 POSEI […] (3) FEADER – SIGC [regímenes de ayuda del FEADER contemplados por el SIGC, es decir, los regímenes de ayuda del FEADER con Reglamento (UE) nº 65/2011 de la Comisión] 3.1 Desarrollo rural: medidas relacionadas con la superficie (total), eje 2 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 […] Desarrollo rural: medidas agroambientales (214) Desarrollo rural: medidas para desventajas naturales (211 + 212) Desarrollo rural: NATURA 2000 (213 + 224) Desarrollo rural: reforestación (221) Pago complementario de las ayudas directas 15 (4) FEADER – no SIGC [regímenes de ayuda del FEADER no contemplados por el SIGC, es decir, los regímenes de ayuda del FEADER Reglamento (UE) nº 65/2011 de la Comisión] 4.1 Desarrollo rural: Ejes 1, 3 y LEADER+ […] 16