Como redactar un e-mail

Como redactar un e-mail
Las herramientas de comunicación online más importante en su estrategia de
Marketing
En el mundo online, el e-mail es la vía mas importante para entrar en contacto con sus
posibles clientes, sus clientes actuales y sus relaciones comerciales. Después de todo, email es principalmente comunicación, así que la CLARIDAD debe ser su principal
objetivo.¿Se detuvo a pensar en qué piensa de USTED y de SU NEGOCIO la persona que
recibe un e-mail suyo, a partir de los mensajes de e-mail que usted le envía? ¡Podría
sorprenderse!.
Evalúe su capacidad para escribir un e-mail. Haga este pequeño y rápido test:
1)- Redacte el e-mail y, cuando termine, verifique con el corrector que las palabras estén
bien escritas.
2)- Vuelva a leer el e-mail, en voz alta. Si es un e-mail largo, imprímalo para hacer esta
tarea más fácil, sino, apenas léalo de la pantalla.
3)- Realice las correcciones necesarias, después tome un descanso 5 min. Y haga algo
diferente, después léalo en voz alta nuevamente.
4)- Si hiciera falta, realice cambios adicionales y decida si está como usted quisiera que
saliera.
5)- Envíe el e-mail.
Puede parecer un poco pesado, especialmente si envía diariamente muchos e-mail, pero
piense que encontrará que sus correos salientes serán más eficaces e incluso podrían crear
algunas ventas en el proceso. Una vez que se acostumbre, para acortar el proceso puede
saltar el paso 4 y, quizás, también el 3.
Algunos consejos para redactar e-mail más eficaces.
Antes de que entremos en el mensaje mismo del e-mail, necesitamos hablar primero de las
secciones ASUNTO, PARA y DE. Estos tres items tienen un efecto muy importante en el
resultado que pueda tener el mensaje de su e-mail.
1)- Línea de Asunto del e-mail.
Cuando mira los e-mail entrantes, ¿Cómo decide cuál mirar primero o mirar todos los de un
determinado tema? ¡ Por el ASUNTO! Como en los titulares, el ASUNTO es la parte más
importante de su mensaje de e-mail. ¿ Como conseguir que su e-mail sea mirado en primer
lugar?
 Siempre complete la línea de ASUNTO en su e-mail.
 Escriba la línea ASUNTO de una manera significativa para el destinario. Aquí es donde
se utilizan palabras claves sobre el contenido del mensaje. No escriba todas las letras en
mayúsculas, porque generalmente se consideran como un GRITO. Si fuera posible, utilice
palabras que invoquen una emoción.
 Si está contestando a un mensaje pero está cambiando el tema de la conversación cambie
el Asunto también o, mejor todavía, comience un nuevo mensaje. El Asunto es
generalmente la manera más fácil de seguir el hilo de una conversación, así que cambiar el
tema de la conversación sin cambiar el Asunto puede confundir a la persona que lo recibe;
incluso su e-mail podría ser borrado.
2)- Los encabezados PARA y DE del e-mail.
Use su nombre personal, si fuera posible. La mayoría de los programas de e-mail permiten
escribir una cadena de texto que se anexa a su dirección de e-mail. Miren el fichero de la
ayuda de Software de e-mail y descubra dónde puede colocar su nombre. Un nombre
personal asociado a su dirección lo identifica mucho mejor que la dirección por sí sola.
 Utilice un nombre personal que pueda ser identificado por los destinarios. Cuando este
nombre tenga fama de buen nombre, valdrá una fortuna. Utilice los nombres personales de
sus destinarios. Si alguien responde usando su propio nombre personal contéstele con el
mismo nombre personal. Esto creará un lazo más personal con quien se está comunicando.
3)-El formato del e-mail.
Si desea, puede darle formato al campo de del mensaje y al contenido de acuerdo con la
conversación y el tenor de la comunicación. Sus mensajes personales parecerán y se
sentirán totalmente diferentes a sus mensajes de negocios. Si está haciendo solamente una
pregunta rápida, entonces sea breve y no se salga del tema.
 Céntrese en el contenido del Asunto. Si necesita cambiar de tema en el medio del
mensaje o extenderse hacia una dirección totalmente nueva y diferente, entonces a menudo
es mejor enviar un nuevo mensaje.
 Raramente utilice las letras en mayúscula. No digite su mensaje todo en MAYÚSCULAS,
es muy difícil de leer y muchos lo consideran como un GRITO. Sin embargo, puede usar
algunas mayúsculas para enfatizar algún tema.
 Las palabras deben estar bien escritas, sin errores gramaticales ni falta de ortografía. Los
mensajes deben ser claros, sus cintos y centrados en el tema.
 Si su programa de e-mail utiliza el formato enriquecido (en negrilla, itálico, etc) sea
cuidadoso para no exagerar. Como todavía hay bastantes programas de e-mail que no
pueden visualizar estas características, el destinatario encontrará su e-mail terrible, porque
recibirá todos los códigos y ningún formato.
4)- Respuestas al e-mail.
¿Cuántas veces recibió un e-mail con el mensaje original entero incluido en la
contestación?.
Estos mensajes de e-mail necesitan bastante tiempo para descargar. Aquí está la manera
apropiada de contestar un e-mail:
 Incluya el mensaje original sólo lo necesario para refrescar la memoria del destinatario.
También, puede fijar el contexto original con un marcador.
 Controle siempre los encabezados A y CC. Estoy seguro de que ha recibido un e-mail con
50 o más direcciones de e-mail en él, generalmente spam, y si alguien da clic en el botón
para responder a todos y no quita todas las direcciones, entonces cada uno recibe el mismo
mensaje. Esto no es sólo descuidado sino molesto.
 Antes de responder, cerciórese de que la contestación sea segura.
5)- La cortesía en el e-mail.
El e-mail es especialmente comunicación con otras personas y requiere un trato cordial.
 Utilice por favor y gracias.
 Asegúrese de enviar, por lo menos, una respuesta rápida “Recibí su pedido y mañana me
pondré en contacto con usted”
 Use las caritas sonrientes. para darle cuerpo al lenguaje y a las emociones de sus
mensajes.
 Elogie a las personas en público y amonéstelas en privado.
6)- Las firmas del e-mail.
La mayoría de los programas de e-mail pueden agregar automáticamente una firma al final
de sus mensajes. Verifica que su firma lo identifique a usted y que incluya información de
contacto (generalmente, el teléfono, fax, URL). Es conveniente que su firma sea breve,
cuatro a siete líneas como máximo.
La línea final.
El e-mail es una de las herramientas más importantes de la comercialización que cualquier
empresa utiliza para escribir y comunicarse. Recuerde siempre que usted está tratando con
personas y las personas tienen diferentes formas, tamaños y personalidades. Como
cualquier herramienta, el e-mail se debe utilizar con una finalidad y con cuidado. Si realiza
el, “pequeño y rápido auto-test”, estará en el camino correcto para dominar el e-mail.-