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Procesos Eficaces – Levantamiento de Requerimientos
Versión: 1.2
Fecha de creación: 01 de Junio de 2009
Fecha última modificación: 08 de Junio de 2009
Magdalena Medio Limitada – http://www.magdalenamedio.net – Tel: 2567813
Tabla de contenido
Usuarios ............................................................................................................................ 3
Administrador (procesos eficaces) ............................................................................... 3
Clientes ......................................................................................................................... 3
Navegantes ................................................................................................................... 3
Roles ................................................................................................................................. 4
Procesos Eficaces .......................................................................................................... 4
Clientes ......................................................................................................................... 4
Sitio Web – Front-End....................................................................................................... 5
Home ............................................................................................................................ 5
Quienes Somos ...............................................................Error! Bookmark not defined.
Productos ...................................................................................................................... 5
Información de Interes ................................................................................................. 6
Contáctenos .................................................................................................................. 6
Extranet - Clientes ............................................................................................................ 7
Menú Clientes ............................................................................................................... 7
Catálogo ........................................................................................................................ 7
Solicitudes de aprobación ............................................................................................ 7
Compra especializada ................................................................................................... 8
Extranet – Administradores .............................................................................................. 9
Menú Administradores ................................................................................................. 9
Menú clientes ............................................................................................................... 9
Clientes ......................................................................................................................... 9
Solicitudes en curso ...................................................................................................... 9
Empresas ...................................................................................................................... 9
Departamentos ........................................................................................................... 10
Catálogo ...................................................................................................................... 10
Usuarios ...................................................................................................................... 10
Catálogo ...................................................................................................................... 10
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Usuarios
Administrador (procesos eficaces)
1. Existirán usuarios de tipo administrador que podrá acceder a la extranet a efectuar
procesos de empleados de Procesos Eficaces.
2. Los usuarios de tipo administrador contarán con un usuario (su correo) y una
contraseña.
Clientes
1. Existirán usuarios de tipo cliente que podrán acceder a la extranet a efectuar
procesos de cliente.
2. Los usuarios de tipo cliente contarán con un usuario (su correo) y una contraseña
que serán provistos por un usuario administrador.
3. El usuario deberá cambiar su clave la primera vez que ingrese.
Navegantes
Los navegantes son aquellas personas que ingresan a la página Web. No deben estar
registrados ante el sistema.
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Roles
Procesos Eficaces
Procesos Eficaces tendrá los siguientes roles (todos de usuarios tipo administrador).
1. Súper-Administrador







Este usuario, será el encargado de controlar el sistema en su totalidad.
Podrá acceder a todas las operaciones realizadas en la extranet.
Podrá modificar todas las operaciones realizadas en la extranet.
Podrá eliminar todas las operaciones realizadas en la extranet.
Podrá agregar, activar, modificar y eliminar usuarios de tipo Administrador.
Podrá agregar, activar, modificar y eliminar usuarios de tipo Cliente.
Podrá cambiar la contraseña de todos los usuarios.
2. Mercadeo
Este usuario estará encargado de actualizar los procesos de contratación y noticias
que se publiquen en la página.
Recibe los correos y formularios de contacto.
3. Operaciones
A este usuario se deben dirigir los correos de recibo de requerimientos por parte
de los clientes.
Debe recibir los correos generados automáticamente cuando hay aprobaciones de
compras especializadas o urgentes.
Actualiza el estatus de los requerimientos del cliente.
Actualiza en cualquier momento los catálogos de los proveedores y clientes.
Consolida los pedidos hechos a través de catálogo
Clientes
Los clientes tendrán los siguientes roles.
- El cliente tendrá asignado un código de 3 letras.
1. Usuario Solicitante
2. Usuario Aprobador
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Sitio Web – Front-End
Home
1. El home del Front-end contará con un espacio donde serán publicadas las
novedades.
2. El home del Front-end contará con un Stage diseñado para Procesos Eficaces
donde se explique los servicios de la compañía.
3. El home contará con un espacio donde se mostrarán los datos de contacto de la
empresa.
4. El home contará con un menú que permitirá acceder a las siguientes secciones.
a. Nuestra Empresa
b. Productos (Administración de Contratos, Outsourcing en Compras;
Optimización de Procesos)
c. Información de Interés
d. Contáctenos
5. El home contará con un espacio donde los usuarios de tipo Cliente podrán digitar
su usuario y contraseña para acceder a la Intranet.
Referentes
- http://www.stewart.com/ (presentación productos, rollover fotos, porque)
- http://www.ey.com/ (Imagen y ubicación registro,
- http://www.avianca.com/inicio/navegacion/comprar/home.htm?idioma
=ES&pais=CO (compras)
Nuestra Empresa
1. Quienes somos será la sección donde Procesos Eficaces contará que es su empresa,
incluyendo Misión, Visión y “¿Qué nos hace diferentes?”
2. Contará con un Stage diseñado para esta sección, con imágenes alusivas al
contenido.
3. Podrá tener hasta 3 páginas internas.
Productos
1. Productos será la sección donde Procesos Eficaces mostrará los servicios de su
empresa.
2. Contará con un Stage diseñado para esta sección, con imágenes alusivas al
contenido.
3. Podrá tener hasta 4 páginas internas, una por producto.
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Información de Interés
1. Esta página podrá ser administrada a través de la Extranet.
2. Los usuarios Administradores con permisos podrán:
a. Crear novedades
b. Editar novedades
c. Publicar novedades
d. Eliminar novedades.
Contáctenos
1. Esta sección contará con un formulario que enviará datos a un correo electrónico
establecido por Procesos Eficaces.
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Extranet - Clientes
Menú Clientes
Una vez un cliente (rol solicitante) ingresa, podrá acceder a tres secciones.
1. Catálogo
2. Compra especializada
3. Estatus solicitudes
Cuando un cliente (rol aprobador) ingresa, podrá acceder a estas secciones.
1. Solicitudes de aprobación
2. Estatus solicitudes
Catálogo
1. El cliente podrá acceder únicamente al catálogo de su empresa.
2. El cliente deberá ingresar el código del centro de costo.
3. El cliente encontrará un catalogo previamente alimentado por usuarios de tipo
administrador.
4. El catálogo tendrá los siguientes campos
a. Código del Centro de Costos
b. Producto/Elemento
c. Código producto
d. Precio Unitario
e. Cantidad
f. Precio Total (con Iva)
5. El cliente podrá únicamente modificar las cantidades que desea solicitar de cada
ítem.
6. El cliente podrá guardar el pedido.
7. Al aceptar la orden, un correo electrónico será emitido al Cliente tipo aprobador
encargado del centro de costos.
8. El cliente podrá acceder a pedidos guardados a través de un listado de estos.
9. El listado mostrará los pedidos guardados por fecha de guardado.
Solicitudes de aprobación
1. El cliente podrá acceder únicamente a las solicitudes de su empresa que tenga
asignadas.
2. Existirán dos tipos de solicitudes listadas
a. Las provenientes del catalogo
b. Las provenientes del formulario de compra especializada.
3. El cliente podrá ver una copia de lo solicitado por el Cliente tipo solicitante. Debe
estar resumido, solamente con los ítems que fueron solicitados y tener el valor
total a aprobar.
4. El cliente podrá ver la hora y fecha en la cual fue hecha la solicitud.
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5. El cliente encontrará dos casillas (apruebo y no apruebo) y una casilla de
comentarios.
6. Cuando el cliente seleccione la casilla apruebo y acepte, un correo electrónico será
enviado al encargado de Operaciones de esa empresa (usuario tipo administrador).
7. En caso de que el usuario no apruebe, la orden será archivada para posterior
consulta y un correo será enviado al solicitante informándole de la decisión del
aprobador y su respectiva explicación.
8. Las órdenes aprobadas generaran un consecutivo. El consecutivo tendrá mínimo 4
números y será precedido por el código del aprobador.
Compra especializada
1. El usuario solicitante podrá ingresar a esta sección con las siguientes opciones:
 Compra
 Cotización
2. El usuario podrá diligenciar un formulario con los siguientes campos.
 Nombre Producto/Elemento
 Referencia o número de parte (opcional)
 Descripción producto
 Cantidad requerida
 Proveedor (opcional)
 Contacto
 Precio Unitario
 Campo para comentarios o instrucciones especiales.
3. El usuario deberá marcar si el usuario especialista aprobó la compra.
4. El usuario podrá aceptar el formulario o cancelarlo.
5. Al aceptar la orden, un correo electrónico será emitido al Cliente tipo aprobador
Especificaciones:
1. La aceptación se da cuando marca que sí fue aprobado por el especialista y si es
cotización, va a Operaciones PE; si es compra, va al aprobador.
2. La cancelación se da cuando el usuario quiere anular la solicitud.
3. En compras especializadas, las solicitudes no deben estar más de una semana en el
sistema, pendientes de aprobación.
4. En el caso de cotizaciones, la solicitud viene a Operaciones PE, no al aprobador.
5. Una vez hecha la cotización y evaluación (debe existir un formulario de evaluación,
o un archivo en Excel, que se cuelga en el sistema, con la recomendación de
compra) Operaciones PE marca el envío en el sistema y debe ir al aprobador.
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Extranet – Administradores
Menú Administradores
1. Clientes
2. Usuarios
3. Novedades (si se cuenta con privilegios para ingresar a modificar novedades)
4. Administradores (si se cuenta con privilegios para ingresar a modificar
administradores)
Menú clientes
Dentro de la opción clientes, el administrador podrá seleccionar que cliente desea
modificar
Clientes
Una vez seleccionado que cliente se desea modificar, el administrador podrá ingresar a
estas secciones.
1. Solicitudes en curso
2. Realizar un pedido a nombre del cliente.
1. Los administradores podrán crear clientes
Solicitudes en curso
1. En esta pantalla el administrador con rol Operador podrá ver las solicitudes
realizadas por un cliente y aprobadas por un aprobador.
2. El Operador tendrá una bitácora por cada orden de compra.
3. El operador podrá cambiar de estado las órdenes.
4. Estos estados podrán ser:
a. Recibida (en trámite).
b. TRAMITADA AL PROVEEDOR (incluyendo la fecha de entrega)
c. Finalizada parcialmente
d. ENTREGADA
e. Cancelada
5. El usuario podrá enviar correos al aprobante y/o solicitante comentándole
problemas con su orden de compra.
6. El usuario podrá cancelar ítems (falta de stock, problemas generales, etc) de la
orden de compra y darla como finalizada parcialmente.
7. El usuario podrá ingresar la fecha de entrega de la orden.
Empresas
1. Los administradores podrán crear empresas.
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2. Las empresas tendrán los siguientes datos
a. Razón Social
b. NIT
c. Dirección
d. Teléfono
e. Código interno (provisto por PE).
f. Responsable.
Departamentos
1. Las empresas tendrán departamentos
2. Los departamentos contarán con los siguientes campos
a. Nombre
b. Responsable
c. Aprobador
Catálogo
1. Cada empresa podrá tener un (1) catálogo asociado.
2. Los catálogos contarán con estos campos
a. Categoría
b. Producto/Elemento
c. Código
d. Precio de Referencia
Usuarios
1. Las empresas podrán tener usuarios.
2. Cada usuario contará con un nombre de usuario y una contraseña.
3. Los administradores podrán crear, eliminar y actualizar los usuarios.
4. Los usuarios tendrán los siguientes campos.
a. Nombres
b. Apellidos
c. Teléfono
d. Extensión
e. Celular
f. E-mail
g. Dirección
h. Cargo
i. Departamento
5. Los usuarios tendrán roles.
a. Solicitante
b. Aprobador
Catálogo
1. El Operador podrá seleccionar el cliente al cual quiere anexarle (agregarle un
pedido) un pedido.
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2. El Operador deberá ingresar el código del centro de costo.
3. El Operador encontrará un catalogo previamente alimentado por usuarios de tipo
administrador.
4. El catálogo tendrá los siguientes campos
a. Producto/Elemento
b. Código
c. Precio unitario
d. Cantidad
e. Precio Total (con Iva) – Precio Total de Referencia
5. El Operador podrá únicamente modificar las cantidades que desea solicitar de cada
ítem.
6. El Operador podrá guardar el pedido.
7. Al aceptar la orden, un correo electrónico será emitido al Cliente tipo aprobador
encargado del centro de costos.
8. El cliente podrá acceder a pedidos guardados a través de un listado de estos.
9. El listado mostrará los pedidos guardados por fecha de guardado.
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