Creación del Plan de Proyecto El desarrollo del plan del proyecto

Iniciación y Planeación de un Proyecto
Creación del Plan de Proyecto
El desarrollo del plan del proyecto implica determinar las fechas de inicio y terminación
para las actividades del proyecto. Normalmente es un proceso iterativo que se lleva a cabo
en diferentes momentos del proyecto.
Para realizar el calendario se utilizan todos los elementos desarrollados hasta el momento
como el diagrama de red del proyecto , la estimación de la duración de las actividades, los
requerimientos de recursos y la descripción de los recursos disponibles.
El calendario del proyecto identifica los períodos en los que se puede realizar el trabajo y
muestra información sobre:
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Calendarios del proyecto. Afectan a todos los recursos, por ejemplo horas
normales o turnos de trabajo, es decir, representan el calendario del proyecto como
un todo y se aplican a los recursos que no tengan un calendario propio

Calendarios de recursos. Se aplican a una categoría específica de recursos, por
ejemplo, participantes con diferentes horarios o contratos externos que apoyan a l
proyecto

Restricciones. Limitaciones por circunstancias del proyecto como por ejemplo, el
flujo de efectivo

Fechas impuestas. Se aplican cuando se requieren una fecha específica de
terminación de los entregables hacia el patrocinador del proyecto, el cliente o
debidos a factores externos.

Eventos clave o Milestones. Requieren una fecha específica de terminación de los
entregables hacia el patrocinador del proyecto, el cliente u otros participantes Stakeholders-. Son compromisos difíciles de cambiar de fecha

Supuestos. Fechas aplicadas que están sujetas a ciertos eventos

Adelantos y demoras. Cualquier dependencia puede requerir un adelanto o
demora para definir una relación real y exacta. Por ejemplo, la orden y recepción de
equipo
Herramientas para la programación del calendario
Para realizar el análisis de las tareas y con ello definir los ajustes necesarios se utilizan
diferentes herramientas como:
Análisis matemático Involucra el cálculo de las fechas de inicio y terminación de todas las
actividades del proyecto, los resultados no representan el calendario sino los períodos de
tiempo en que debe ser calendarizada cada actividad. Los análisis matemáticos mas
conocidos son:
Método del camino crítico (CPM) Calcula una fecha de inicio y terminación temprana y
tardía determinística para cada actividad . Su enfoque es el cálculo de la holgura para
detectar las actividades con menor flexibilidad en el calendario
Técnica de evaluación y revisión Gráfica (GERT). Permite un tratamiento probabilístico
para la estimación y la definición de la red de actividades, por ejemplo, terminaciones
parciales
Técnica de evaluación y revisión (PERT) Utiliza la red lógica secuencial y un promedio
ponderado de la duración de las actividades para calcular la duración del proyecto
Difiere del método CPM en que utiliza la distribución normal en lugar del estimado más
probable
Compresión de la duración Es un caso especial de análisis matemático que busca acortar
el calendario sin cambiar el alcance. Incluye técnicas como:
Crashing. Se negocia el costo y el calendario para determinar como comprimir más las
fechas sin agregar un costo excesivo, cada cambio realizado en el tiempo impacta el costo
del proyecto
Fast Tracking. Busca realizar actividades en paralelo que normalmente se realizan en
secuencia. Si no se aplica correctamente, resulta en retrabajo y en un incremento del
riesgo.
Simulación
Existen técnicas de simulación que permiten analizar la distribución correcta del calendario,
entre las que se encuentran:
Heurística para nivelación de recursos. Los análisis matemáticos producen un
calendario preliminar que requieren más recursos en ciertos períodos de tiempo o cambios
en niveles que no son administrables. Puede aplicarse una heurística que implque por
ejemplo, colocar más recursos a las actividades del camino crítico para resolver las
restricciones
Calendario con recursos restringidos, es un caso especial de nivelación de recursos
basado en las limitaciones de la cantidad de recursos disponibles
Software de Administración de Proyectos Es ampliamente usado para ayudar en el
desarrollo del calendario. Automatizan el cálculo del análisis matemático y la nivelación de
recursos, además de la impresión y consulta de las salidas del calendario
Como resultado de este proceso se obtiene el calendario del proyecto que incluye al
menos las fechas de inicio y las fechas esperadas de terminación para cada una de las
tareas.
El calendario se considera preliminar hasta que se asignan oficialmente los recursos a las
actividades, lo cual se realiza antes de desarrollar el plan del proyecto
Se presenta en una forma de resumen o en detalle, en alguno de los siguientes formatos:
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

Diagrama de red del proyecto incluyendo fechas. Muestra la lógica del proyecto y las
actividades del camino crítico
Diagrama de barras –Gráfica de Gantt- que muestra las fechas de inicio y
terminación de cada actividad
Diagrama de Milestones, similar a la gráfica de gantt pero identifica el inicio o
terminación de los principales entregables o interfaces externas críticas
El calendario se mide en términos de Tiempo, costo y riesgo, no es posible tener un
calendario óptimo en los tres aspectos por lo que se hace óptimo en una variable y se
establece un límite aceptable para las restantes
Otras variables que afectan como factores limitantes:
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
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Fechas de terminación fijas
Restricciones en el flujo de efectivo
Recursos limitados. (Por ejemplo: personal especializado)
Tiempo para requerir aprobaciones
Esperas o demoras externas e inevitables
De acuerdo a la información recolectada, el administrador deberá cuidar ciertos detalles
durante la creación del plan del proyecto:
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

Evitar el tener tareas en conflicto de acuerdo a sus dependencias
Revisar que las tareas no requieran mas recursos que los disponibles
Establecer las fechas considerando horas, especialidad y costo por tarea
Nivelar recursos, es decir, balancear la carga de trabajo entre los participantes en el
proyecto
Maximizar la cohesión entre las tareas asignadas a un mismo recurso
Además del calendario se producen los detalles de soporte que contienen
documentación de todos los supuestos y restricciones identificados, por ejemplo:



la
Requerimientos de recursos por período
Calendarios alternativos
Reservas de calendario o restricciones por riesgo
Plan de administración del calendario
Es importante definir la manera en que se administrarán los cambios al calendario del
proyecto, las prioridades que serán tomadas y las personas autorizadas para realizarlos.
Este plan tiene las siguientes características:



Define como deben administrarse los cambios al calendario, puede ser formal o
informal; detallado o en resumen
Depende de las necesidades del proyecto
Es un elemento requerido en el plan del proyecto para que pueda cumplirse su
descripción
Actualización de los requerimientos de recursos
El balance de recursos y las actualizaciones a la lista de actividades pueden tener un efecto
significativo sobre los estimados iniciales de recursos
Una vez que se ha representado el calendario del proyecto, este se convierte en una guía
para monitorear y controlar el tiempo en que se realizarán las tareas del proyecto para su
terminación exitosa ya que especifica fechas de aplicación y , no estimados de tiempo
Usos del Plan del proyecto. Una vez creado el plan del proyecto, se utiliza para efectos
de coordinación del proyecto y para demostraciones sobre las acciones para todos los
stakeholders. Representa:
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La guía en la ejecución del proyecto
Un documento de los supuestos del proyecto
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
Un documento sobre las decisiones del proyecto de acuerdo a las
alternativas especificadas
La facilitación de la documentación entre los participantes
Una revisión administrativa clave sobre el contenido, extensión y
tiempo
Las bases para medir el avance y control del proyecto
Características del plan del proyecto

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Es un documento formal y aprobado para administrar la ejecución del
proyecto
Lista las fechas planeadas para realizar las actividades y las actividades clave
(milestones) identificadas en el plan
Debe ser distribuido en la forma en que se definió en el plan de comunicación
Usos del plan en la codificación
El primer uso de de la codificación es en la definición de la línea base del calendario que
contiene la programación del proyecto y la solución de los conflictos a nivel de recursos y
tareas:
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Consiste en una copia tomada en un momento del proyecto
Es un paso crítico para el momento de programación del proyecto
Se utiliza para comparar el plan con las versiones posteriores de la
programación
Para conocer las estadísticas de una línea base se selecciona la opción Project
Information del menú Project:
En donde se seleccionan las estadísticas:
Creación de planes provisionales
Un plan provisional se almacena en ciertas fases del proyecto para compararse con la línea
base y el avance real. En un plan provisional no se guardan los datos de los recursos y en
MS Project pueden guardarse hasta 10 planes provisionales
Comprobar que la copia se hace para todo el proyecto:
La línea base del proyecto (Baseline) permite comparar los datos del proyecto con el avance
real, para ello se utiliza la vista View-Tracking Gantt