MAPA DE RIESGOS LOTERIA DE CUNDINAMARCA VALORACION DE RIESGOS Y ACCIONES DE CONTROL DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL NIVEL ESTRUCTURACION MAPA DE RIESGOS: POR DEPENDENCIAS No. 1 RIESGO Incumplimiento en la entrega de billetería por parte de la firma Transportadora. 2 Incremento de la cartera. 3 falsificación de los billetes de lotería por medio de escaneado o de fotocopia a color IMPACTO Alto Alto PROBABILIDAD CONTROLES EXISTENTES Se informa al contratista sobre el incumplimiento. Medio Media Control semanal de cartera, seguimiento a la vigencia de las pólizas. NIVEL DEL ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLE CRONOGRAMA RIESGO No de cupos recibidos / No de A partir del mes de cupos totales marzo reportados para envío. Medio Requerir a la empresa que distribuye la billetería Jefe de Area reportes de envío por Comercial. sorteo Medio Reportar permanentemente del estado de cuenta del Area Comercial y Tres meses. distribuidor para mantener Subgerencia. un control sobre ellos. 1. Papel de seguridad alto medio Intaglio medio 2. Diseño y color del billete 3. Varias seguridades Subgerencia INDICADOR Mayo Total tiempo utilizado / total tiempo proyectado. No de billetes impresos con seguridad (por sorteo) / total de billetes impresos por sorteo 1 MAPA DE RIESGOS LOTERIA DE CUNDINAMARCA VALORACION DE RIESGOS Y ACCIONES DE CONTROL No. 4 RIESGO Adulteración en billetes premiados 5 Error en generación de relaciones de premios 6 Perdida de paquetes de premios dentro de la empresa 7 Perdida de material merchandasing (uniformes,pendo nes, volantes, material POP, exhibidores etc. IMPACTO media alto medio Alto PROBABILIDAD CONTROLES EXISTENTES media Verificar características de seguridad media 1. Personal de confianza y solo una persona hace los ajustes en el sistema diferente de los que leen 2. Supervisión de la coordinador a Comercial medio Control en caja de seguridad medio Ingreso al almacén y supervisión de la coordinación comercial NIVEL DEL ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLE RIESGO CRONOGRAMA INDICADOR permanente No Programas publicitarios ejecutados / No programas programados. medio Elaborar relación semanal de paquetes leídos para revisión de la coordinadora comercial y/o Subgerente. Coordinadora Comercial Informe semanal los dias viernes de lectura de premios Iniciar el mes de marzo No Relaciones presentadas y observadas / No de observaciones programadas. medio Elaborar instructivo sobre el procedimiento y medidas Coordinadora de seguridad y Comercial responsabilidades a cargo. Permanente Numero de paquetes extraviados / No de paquetes en total permanente Inventario de Material de merchandasing final / inventario de material merchandasing inicial medio Campañas de publicidad con características de seguridad en volantes de resultados Listado de control para manejo de eventos. Medio Informe general de cada evento al que se asista Coordinadora Área comercial Coordinadora comercial 2 MAPA DE RIESGOS LOTERIA DE CUNDINAMARCA VALORACION DE RIESGOS Y ACCIONES DE CONTROL No. RIESGO 8 No envío de reporte módem ni fax de un distribuidor 9 Errores en la elaboración de informes a la superintendencia nacional de salud IMPACTO Alto alto PROBABILIDAD media media CONTROLES EXISTENTES Cierre de módem Supervisión del contador NIVEL DEL ACCIONES DE CONTROL RESPONSABLE RIESGO medio 10 Perdida de billeteria no despachada, que llega a la loteria sin perforar. alto media 2. La que recoge el distribuidor previo pago, se requiere establecer procedimiento documentado. INDICADOR Circular a distribuidores Verificación al cierre del Coordinadora sorteo y elaboración de comercial planilla de ventas. permanente No de novedades reportadas módem y fax / No de reportes enviados Verificación por la Sugerente Elaborar un manual para verificación que debe ejecutar el funcionario que diligencia el informe A partir de marzo de 2005 No de informes observado / No de informes elaborados medio 1. perforarla tan pronto llegue. CRONOGRAMA medio Coordinadora Comercial designar un solo funcionario para que se responsabilice de este Coordinadora procedimiento. Comercial Documentar el procedimiento. Actividades A partir de la ejecutadas / primera quincena actividades de marzo de 2005 programadas. 3