procedimiento de adquisición de materiales

INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE
MATERIALES, SUMINISTROS, SERVICIOS Y
BIENES MUEBLES
FECHA DE ELABORACIÓN
FECHA DE REVISIÓN
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
OBJETIVO
Contar con existencias suficientes de materiales y suministros en el almacén,
programando la adquisición de bienes muebles y contratación de servicios de acuerdo a
la disponibilidad presupuestal y a las necesidades de las Unidades Administrativas del
Instituto.
NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1.- Contratar de manera directa con los proveedores, la adquisición y prestación de
servicios, cuando los montos no excedan a lo determinado en la Ley de Egresos del
Estado de Puebla para el ejercicio fiscal vigente, de acuerdo a la disponibilidad
presupuestal.
2.- La adquisición de bienes y prestación de servicios se realizará de acuerdo a la Ley de
Egresos del Estado de Puebla para el ejercicio fiscal vigente, y se deberá cotizar cuando
menos con tres proveedores. Con las cotizaciones recibidas de los participantes se
elaborará cuadro comparativo y se adjudicará el pedido al proveedor que cumpla con las
especificaciones solicitadas.
3.- Cuando el monto de la adquisición o prestación de servicio se encuentre en el rango
de lo determinado en la Ley de Egresos del Estado de Puebla para el ejercicio fiscal
vigente, y se cuente con disponibilidad presupuestal, la Dirección General de
Adjudicaciones de la Secretaría de Administración asignará mediante el procedimiento de
invitación a cuando menos tres personas, en los términos de la Ley de Adquisiciones.
4.- Cuando el monto de la adquisición, arrendamiento o prestación de servicios sea
superior a lo determinado en la Ley de Egresos del Estado de Puebla para el ejercicio
fiscal vigente, y se cuente con disponibilidad presupuestal, el pedido o contrato respectivo
deberá adjudicarse mediante licitación pública que realiza la Dirección General de
Adjudicaciones de la Secretaría de Administración.
5.- Se deberán invitar a los procedimientos de adjudicaciones de preferencia a las
personas integrantes del Padrón, de acuerdo con la clasificación en que estén
registrados, sin perjuicio de que a falta de proveedores o por convenir a los intereses de
los contratantes o adjudicantes, se pueda invitar a personas que no estén inscritas, con la
condición de que en caso de que se les adjudique el contrato o pedido, se inscriban al
padrón.
6.- Se elaborará el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el
presente ejercicio fiscal y los que abarquen más de un ejercicio.
7.- Todas las adquisiciones del capítulo 5000 deberán estar previamente autorizadas por
la Junta de Gobierno y la Secretaría de Finanzas.
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
NO.
1
RESPONSABLE
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
2
FORMATO Y/O
DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
Programa las adquisiciones de
acuerdo a las necesidades de las
Unidades Administrativas y turna
al
analista
de
Recursos
Materiales.
Solicita
cotización
proveedores.
a
Formato solicitud de
tres cotización
Cotización
3
Recibe cotizaciones y elabora
cuadro comparativo.
Cuadro Comparativo
4
Adjudica al proveedor que ofrece Orden de compra
mejores condiciones de compra.
5
Elabora orden de compra al
proveedor ganador.
6
Turna orden de compra, cuadro
comparativo y cotizaciones para
revisión.
7
Subdirector (a)
Administrativa
8
9
Recibe y analiza orden de
compra, cuadro comparativo y
cotizaciones
Autoriza orden de compra y turna
al Jefe del Departamento de
Recursos Materiales
Jefe (a)del Departamento
de Recursos Materiales
Recibe
orden
de
compra
autorizada y la envía al proveedor
vía fax.
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMATO Y/O
DOCUMENTO
“Adquisiciones a través de la
Secretaría de Administración”
10
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
11
12
Elabora en el SISREQ de la
Secretaría
de
Administración
requisición previa.
Envía requisición previa a la Requisición previa
Dirección General de Adjudicaciones
para revisión.
Dirección General de
Adjudicaciones de la SA
13
Recibe y revisa requisición previa.
Envía correcciones al
Departamento
de
Materiales.
Jefe del
Recursos
14
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
Recibe, corrige e imprime la
requisición definitiva y la turna para Requisición definitiva
validación.
15
Subdirector (a) de
Administración
Recibe y revisa la requisición, y la
turna para autorización.
16
Director (a) General y/o
Director (a) Administrativa
Recibe y autoriza la requisición, y la
turna para su seguimiento.
17
Subdirector (a)
Administración
Recibe
y
entrega
requisición
autorizada para continuar trámite.
18
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
Recibe
y
envía
requisición
autorizada a la DGA de la SA para
su trámite de adjudicación.
19
Dirección General de
Adjudicaciones de la SA
Recibe para
adjudicación
20
21
procedimiento
de
Emite fallo de adjudicación e informa Fallo
al IRCEP.
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
Imprime pedido
validación.
y
turna
para Pedido
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
NO.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMATO Y/O
DOCUMENTO
22
Subdirector (a) de
Administración
Recibe y valida pedido, y lo turna Pedido
para autorización.
23
Director (a) General o
Director (a) Administrativo
Recibe y autoriza pedido, y lo turna
para su seguimiento.
24
Subdirector (a) de
Administración
Recibe y entrega pedido autorizado
para concluir trámite.
25
Jefe (a) del Departamento
de Recursos Materiales
Recibe pedido autorizado y espera
entrega de materiales y bienes
muebles.
26
Recibe y revisa materiales
bienes muebles adquiridos.
27
Sella y firma factura de recibido.
28
Captura en el sistema de entradas y
salidas de almacén y en el Sistema
Contable Gubernamental
FIN DEL PROCEDIMIENTO
y/o
Factura
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
1
7
Programa las adquisiciones
de acuerdo a las necesidades
de
las
Unidades
Administrativas y turna al
analista
de
Recursos
Materiales.
Recibe y analiza orden de
compra, cuadro comparativo y
cotizaciones
Orden de compra
2
1
Solicita cotización
proveedores.
a
tres
8
3
1
Recibe cotizaciones y elabora
cuadro comparativo.
Cotizacion
4
1
Adjudica al proveedor que
ofrece mejores condiciones de
compra.
5
1
Elabora orden de compra al
proveedor ganador.
6
Turna orden de compra, cuadro
comparativo y cotizaciones para
revisión.
9
Recibe orden de compra
autorizada y la envía al
proveedor vía fax.
A
Autoriza orden de compra
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES
DIRECCION GENERAL DE
ADJUDICACIONES
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
A
10
Elabora en el SISREQ de la
Secretaría de Administración
requisición previa.
11
12
Elabora en el SISREQ de la
Secretaría de Administración
requisición previa.
Recibe
previa
y
revisa
requisición
13
Envía correcciones al Jefe del
Departamento
de
Recursos
Materiales.
14
Recibe, corrige e imprime la
requisición definitiva y la turna
para validación.
Requisición
definitiva
15
Recibe y revisa la requisición,
y la turna para autorización.
B
INSTITUTO REGISTRAL Y
CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
DIRECTOR GENERAL Y/O
DIRECTOR
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
MATERIALES
DIRECCION GENERAL DE
ADJUDICACIONES
B
18
17
19
16
23
Recibe
y
envía
requisición autorizada
a la DGA de la SA
para su trámite de
adjudicación.
Recibe
y
entrega
requisición autorizada
para continuar trámite.
Recibe y autoriza la
requisición, y la turna
para su seguimiento.
21
22
Recibe y autoriza
pedido, y lo turna para
su seguimiento.
Recibe
y
valida
pedido, y lo turna para
autorización.
Recibe
procedimiento
adjudicación
20
Imprime pedido y
turna para validación.
Emite
fallo
de
adjudicación
e
informa al IRCEP.
Fallo
25
24
Recibe y entrega
pedido
autorizado
para concluir trámite.
para
de
Recibe
pedido
autorizado y espera
entrega de materiales y
bienes muebles.
26
Recibe
y
revisa
materiales y/o bienes
muebles adquiridos.
27
Sella y firma factura de
recibido.
Factura
28
Captura en el sistema de
entradas y salidas de
almacén y en el Sistema
Contable Gubernamental
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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CATASTRAL DEL ESTADO
DE PUEBLA
NO EXISTEN FORMATOS E INSTRUCTIVOS.