9. ¿Cómo nos comunicamos internamente?

9. ¿Cómo nos comunicamos internamente?
A partir de las encuestas de clima laboral y de exploración de las necesidades informativas de
funcionarias/os se estableció políticas de comunicación interna y se elaboró un plan
estratégico para el 2012, que tiene 2 objetivos principales: 1) mejorar la entrega de
información oportuna y la práctica de una comunicación clara y 2) potenciar los canales de
comunicación interna y fomentar el diálogo entre los funcionarios.
Las estrategias planteadas para alcanzar los objetivos que permitan mejorar la comunicación
interna en el INEC fueron:
1. Promocionar la importancia de socializar las actividades de cada equipo de trabajo y la
interrelación entre sus miembros.
2. Homogenizar formatos y políticas para transmitir información a nivel interno y externo.
3. Producir y difundir informaciones institucionales de interés colectivo, mediante
segmentos Informativos.
4. Potenciar los canales y medios de comunicación interna como fuentes de información
oficial.
5. Crear y fortalecer canales y medios de comunicación interna para promover la
interacción y el diálogo entre funcionarios.
Una vez planteadas las estrategias, se propuso la elaboración de varios productos y
actividades, que se validaron mediante una encuesta al azar a 134 funcionarios (de
nombramiento y contrato) de cada dirección y unidades de procesos en la Administración
Central y regionales del INEC. Se aplicó el 02 y 03 de febrero de 2012. Mediante esta gestión se
evidenció las necesidades informativas, la frecuencia y los medios por los cuales los
funcionarios/as deseaban que se les comunique.
Ahora conozcamos cómo fluyó la comunicación interna en nuestra institución.
Intranet:
Desde el 2009, el INEC cuenta con la intranet, una herramienta de comunicación interna que
permite mejorar y agilizar varios procesos administrativos.
La intranet ofrece noticias, lista de contactos, manuales, gestión documental e información
institucional.
Los funcionarios acceden a servicios de correo, soporte técnico, reserva de salas, clasificados,
consulta de rol de pagos, tramitación de permisos, movilización y viáticos. Además, cuenta con
un espacio para realizar foros; acceder a información de capacitaciones institucionales y becas,
transparencia de la gestión, consejos de salud y trabajo social; enviar de saludos de
cumpleaños a los funcionarios y acuerdo de condolencias.
La intranet contribuyó, en buena medida, a mejorar los procesos de selección de personal y
capacitación interna. Además se empezó, de a poco, a diseñar y evaluar procesos con
indicadores cuantitativos, lo que más tarde se configuraría en el Panel de Control Interno o
futuro Balance Score Card (BSC), herramienta empleada para medir y controlar la eficiencia y
eficacia en el cumplimiento de la misión y objetivos de la institución.
Para el 2012, la Intranet cambiará en fondo y forma, se renueva tanto la imagen como los
contenidos. La reestructuración está basada en la detección de las necesidades informativas
de las y los funcionarios, quienes mayoritariamente desean enterarse de noticias
institucionales, crónicas sobre procesos y trabajos del INEC, informaciones clave como
trámites, reglamentos y resoluciones, además de cifras novedosas, tecnología, salud, galería de
fotos y humor. De esta forma se contará con un canal eficiente y permanente de información
valiosa y actualizada.
Boletín electrónico
El Boletín electrónico es un medio de difusión oficial de las noticias institucionales más
relevantes y temas de interés de las y los funcionarios. Tiene una periodicidad quincenal, con
formato unificado tanto en Administración Central como en Regionales. En el último año, este
informativo cambió tres veces de formato.
Hasta junio de 2011, el boletín presentó una forma básica, solo con fotografías y el titular
enlazado a la intranet, para que se despliegue la respectiva noticia.
En julio de 2011, se unificó el diseño del boletín tanto para la Administración Central como
para las Regionales y se incorporó la sección de galería fotográfica para mostrar los diversos
eventos institucionales.
Desde la primera quincena de febrero de 2012 se renovó la imagen del boletín, tanto en forma
como en fondo. Las secciones se establecieron de acuerdo a las necesidades informativas de
las y los funcionarios, expresadas en la encuesta de comunicación interna. Además, con el fin
de convertir al boletín en un producto más familiar se les otorgó un nombre tanto al boletín
(InfoINEC) como a las secciones (Noticias, Lo Que Tienes que Saber, Todos Somos INEC, Las
Regionales Informan, Galería fotográfica, Humor y Buen Dato).
Cartelera
Sirven para difundir los principales temas de interés como noticias institucionales,
reglamentos, resoluciones, cursos, talleres, becas, estadísticas y temas gubernamentales,
según los resultados de la encuesta de comunicación interna. Se renovó la cartelera,
visualmente es más estética y los contenidos responden a los intereses informativos de los
funcionarios. En la las publicaciones prima la imagen sobre el texto, la relación icónico-textual
es de 70%-30%.
Manual de inducción INEC 2012
El Manual de Inducción está a disposición de todos los funcionarios en la intranet. Se emplea
como material de consulta breve sobre la misión, visión, estructura organizacional, consulta de
rol de pagos, solicitud de licencias y permisos; así como deberes, derechos, prohibiciones,
tipos de contratos, beneficios sociales, entre otros temas de interés.
El manual fue diseñado en cuatro formatos: presentación web, descargable en pdf, multimedia en
CD y versión impresa de bolsillo.
Informe semanal
Es un documento semanal que recoge la información coyuntural dividida en tres secciones:
1. Esta Semana en el INEC: hace referencia a todas las actividades que efectua el INEC durante
2.
3.
la semana en curso, además de los mensajes que deberán ser posicionados por los voceros,
según cada temática.
Noticias del Sector: son los temas coyunturales estadísticos que los medios de comunicación
pueden demandar.
Ecuador Actual: son las noticias más relevantes del ámbito nacional.
Ayuda memoria
Es un documento con periodicidad quincenal, que recopila los temas más relevantes tratados
en Directorio y los compromisos alcanzados.