CONVOCATORIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA INTEGRAL DE MEDIOS, PARA EL DESARROLLO DE PLANES ESTRATÉGICOS DE PUBLICIDAD DE LA SEDE PRINCIPAL DE LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO 1. LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO La CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO, Institución de Educación Superior, de carácter privado, sin ánimo de lucro, con personería jurídica reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, mediante Resolución No. 10345 del 01 de Agosto de 1990, cuyo NIT. 800.116.217-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., se permite invitar a todas las personas jurídicas, constituidas como sociedades comerciales a presentar sus ofertas para la prestación de servicios de Agencia Integral de Medios de la Sede Principal de UNIMINUTO. Una vez se realice la selección la agencia escogida se llamará en adelante LA CENTRAL. 2. OBJETO 2.1. El objeto de la presente invitación pública es contratar la prestación del Servicio de Agencia Integral de Medios, para el desarrollo de planes estratégicos, campañas de publicidad, plan de medios, actividades BTL, digital e internet, que permita la comunicación efectiva de los servicios, marca y posicionamiento de la Sede Principal de UNIMINUTO. Por lo tanto, LA CENTRAL elegida, se compromete a desplegar toda su capacidad y experiencia a UNIMINUTO en la ejecución de la Estrategia Integral de Inversión en medios publicitarios y digitales, bajo las orientaciones, recomendaciones y directrices que ésta le imparta. En ese orden, LA CENTRAL se compromete a realizar todas sus actividades de manera conjunta con la Dirección de Mercadeo de la Sede Principal de UNIMINUTO. LA CENTRAL se compromete a realizar en forma conjunta con el equipo de Dirección de Mercadeo de la Sede Principal, las siguientes actividades de carácter general: a. Formular un plan orientado a una comunicación estratégica de producto, servicio, marca y posicionamiento. b. Formulación de un plan de inversión inteligente y objetivo, que permita obtener descuentos o bonificaciones, dado los altos volúmenes de negociación de descuento, trasladando a la Sede Principal de UNIMINUTO estos descuentos obtenidos por mejores negociaciones que superen los obtenidos por contactos directos de la DM con los medios. c. Elaborar documentos tales como cronograma de pauta, diagnóstico de la inversión de la categoría, informes mensuales del comportamiento de la competencia directa y de toda Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 1 la categoría y análisis de la inversión de la misma, sin que para ello se deba pagar una tarifa adicional ( fee ) por el servicio prestado. 3. NORMATIVIDAD APLICABLE. El presente proceso se rige por las normas de derecho privado, y de conformidad con los reglamentos institucionales de UNIMINUTO, en especial por las normas civiles y comerciales vigentes. 4. COMITÉ EVALUADOR: La escogencia de la propuesta se realizará por un Comité Interdisciplinario. Los miembros del comité estudiarán el material que haya sido entregado por los proponentes en medio físico. Los proponentes no podrán mejorar su propuesta con posterioridad al cierre de la convocatoria, si así fuere, se considerará como inhabilitado. Una vez estudiadas las propuestas serán evaluadas por los miembros del Comité, organismo que traducirá a valores numéricos su apreciación sobre cada uno de los aspectos evaluados de acuerdo con los ítems que se describirán a continuación en el numeral 14.6.1. 5. DURACION DEL CONTRATO. La duración del contrato será por un año, contado a partir del primero de febrero de 2016, hasta el primero de febrero de 2017, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización. Dicho plazo eventualmente, podrá prorrogarse previa justificación motivada por parte de la supervisión del contrato, el cual deberá formalizarse mediante documento debidamente suscrito por sus representantes. 6. PRESUPUESTO El Monto del Presupuesto estimado para la presente contratación es de seiscientos millones de pesos ($600.000.000.oo), incluido IVA. 7. FORMA DE PAGO UNIMINUTO cancelará el valor del contrato por mensualidades vencidas y sucesivas, hasta agotar la partida presupuestal asignada, de acuerdo a las pautas publicadas. Para estos efectos se deberá allegar la factura comercial, previa certificación de recibido a satisfacción y visto bueno del coordinador de canales y del director de mercadeo de la Sede Principal 8. MODALIDAD DE SELECCIÓN: La modalidad contractual mediante la que se desarrollara el presente proceso de contratación corresponde al Concurso público, teniendo en cuenta el presupuesto a invertir. 9. ALCANCE DEL CONCURSO E INTERRUPCIÓN - TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Cuando surjan circunstancias administrativas o presupuestales, o cualquiera otra que a juicio de UNIMINUTO hagan inconveniente o innecesario continuar con este concurso público de ofertas, UNIMINUTO se reserva la facultad de dar por terminado el proceso de selección del proponente o interrumpirlo en el estado en el que se encuentre, sin que por ello haya lugar a reclamación alguna, condición que aceptan los proponentes con el sólo hecho de presentar Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 2 oferta, liberando a UNIMINUTO de cualquier responsabilidad. En caso de presentarse una única oferta o en caso que sólo una oferta de las presentadas reúna los requisitos mínimos para contratar, UNIMINUTO se reserva la facultad de adjudicar o no al único elegible posible. Así mismo, deberá tener en cuenta al momento de presentar su propuesta, que el Servicio Integral de Central de Medios, se realizará bajo su exclusiva responsabilidad y que para la prestación del servicio a UNIMIINUTO suministrará el personal idóneo, equipos adecuados, estudios, productos, servicios y los demás aspectos que consideren necesarios para la adecuada, suficiente y eficiente prestación del servicio a contratar. UNIMINUTO se reserva la facultad de verificar la calidad del servicio y revisar las condiciones de ejecución, pudiendo dar por terminado el contrato aún antes del vencimiento del mismo, si dichas condiciones y calidad no resultan ser satisfactorias y ajustadas a las obligaciones a que se comprometió LA CENTRAL, en virtud de su oferta, del contrato y de los términos de referencia que hacen parte integral del mismo. En estos eventos no habrá lugar al pago de suma alguna con destino a LA CENTRAL, ni a la reclamación de perjuicios de alguna especie, situación que el proponente acepta con la presentación de la oferta. 10. SUPERVISIÓN: UNIMINUTO, con el fin de verificar el cumplimiento del contrato, ejercerá la supervisión a través del Director de Mercadeo o quien haga sus veces. LA CENTRAL proporcionará las facilidades necesarias al supervisor para el desempeño de su labor. El supervisor podrá impartir por escrito a LA CENTRAL, las observaciones, recomendaciones, que considere pertinentes para el cumplimiento del objeto del contrato. 11. OBLIGACIONES DEL CONTRATO: El contratista en desarrollo del objeto contractual se compromete a realizar la totalidad de las siguientes obligaciones: garantizar pauta acorde a malla de medios compartida por DM, garantizar los espacios, tarifas, negociaciones, descuentos y bonificaciones. 12. GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO El Proponente presentará con la propuesta, una garantía de seriedad de la misma a favor de LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO, expedida por una Compañía de Seguros, legalmente establecida en Colombia. Dicha garantía debe ser constituida por el diez (10%) por ciento, del valor total del PRESUPUESTO ESTIMADO y con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir del cierre de la presente Invitación. Si se llegare a prorrogar el plazo de la Invitación, los proponentes deben ampliar la vigencia de la póliza a solicitud de UNIMINUTO. Las garantías deben estar acompañadas del recibo o constancia de pago de la prima, de que la póliza no expira por falta de su pago o por revocación unilateral. Cuando la propuesta la presente un Consorcio o Unión Temporal, la Garantía de Seriedad debe ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal indicando sus integrantes, y no a nombre del Representante Legal del Consorcio o de la Unión Temporal. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 3 La omisión de la Garantía no será subsanable en ningún caso y la propuesta será rechazada. Cuando la Póliza de Seguros no sea expedida de acuerdo con los requerimientos de los presentes términos, el Proponente debe modificarla dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe UNIMINUTO, de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta. Una vez adjudicado y suscrito el contrato. EL CONTRATISTA seleccionado se compromete a: Constituir para el perfeccionamiento del contrato, las garantías que avalarán el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los perjuicios que se llegaren a ocasionar por su incumplimiento total o parcial de sus obligaciones a nombre de la CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO y que deben amparar los siguientes riesgos: 13. CUMPLIMIENTO: El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. En caso de que la liquidación supere los cuatro meses la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto. 14. CALIDAD DE LOS SERVICIOS: El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y dos meses más contados a partir del acta de liquidación. Responsabilidad Civil Extracontractual: El valor de esta garantía será equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato. El Contratista debe mantener vigente la garantía y ajustarla siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato, o en el evento en que se produzca la suspensión temporal del mismo. 15. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN: REQUISITOS MÍNIMOS: Las evaluaciones jurídicas, financieras y técnicas, según el caso, determinarán si las propuestas presentadas cumplen con los requisitos mínimos para efectuar la evaluación y posterior ponderación y comparación de las propuestas. La oferta deberá cumplir con los requerimientos mínimos (jurídico, financiero y técnico) que a continuación se describen so pena, de que las propuestas sean evaluadas por los miembros del COMITÉ EVALUADOR, con la decisión de “no cumplen jurídica, financiera y técnicamente”, sin que ello no signifique que puedan solicitados a juicio del Comité Evaluador, los documentos que inicialmente no se hayan presentado. UNIMINUTO, con anterioridad a la decisión definitiva, tendrá la facultad de solicitarle a los proponentes, aclaraciones o documentos que complementen la información, en cuanto se estimen pertinentes, en relación con sus respectivas ofertas, sin que tales solicitudes puedan Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 4 utilizarse para que los interesados puedan mejorar o modificar las condiciones o especificaciones de sus respectivas propuestas. 15.1. REQUISITOS FINANCIEROS HABILITANTES: UNIMINUTO realizará unos análisis a los estados financieros del oferente, correspondientes a los años 2013 y 2014. Para cada uno de los años se determinarán los indicadores descritos a continuación: 15.2. FACTORES DE LIQUIDEZ Se considerará habilitado financieramente el proponente que cumpla con la totalidad de los parámetros definidos a continuación en el presente pliego: LIQUIDEZ. (Activo corriente sobre pasivo corriente) Razón Corriente igual o superior a 1 Habilita Razón Corriente inferior a 1 No Habilita ENDEUDAMIENTO. (Pasivo total sobre activo total) Endeudamiento inferior o igual a 70% Habilita Superior al 70% No Habilita RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES (Utilidad operacional /gastos de intereses) Cobertura de Intereses igual o superior a 3.5 Habilita Cobertura de Intereses inferior a 3.5 No Habilita RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO= (Utilidad Operacional / Patrimonio) Si el indicador ROE es igual o superior al 5% Habilita Si el indicador ROE es inferior al 5% No Habilita RENTABILIDAD DEL ACTIVO= (Utilidad Operacional / Activo Total) Si el indicador ROI es igual o superior al 4% Habilita Si el indicador ROI es inferior al 4% No Habilita 15.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS DE LA OFERTA Estados financieros básicos con corte a 31 de Diciembre de 2013 y Diciembre 31 de 2014: Balance General, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujo de efectivo. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 5 Los estados financieros deben estar debidamente clasificados según lo dispuesto en las normas de contabilidad para comerciantes, acompañados de sus respectivas notas explicativas, certificados por el representante legal de la empresa, el contador y/o Revisor Fiscal cuando sea el caso, adjuntando copia de tarjeta profesional. Copia de la Declaración de Renta para los años gravables 2013 y 2014, firmadas por el representante legal, contador y/o revisor fiscal. 16. REQUISITOS HABILITANTES JURIDICOS: 16.1. CALIDADES DE LOS PROPONENTES Las Sociedades invitadas al presente proceso de selección, deberán acreditar ser personas jurídicas con domicilio en Colombia, deberán tener como objeto social la prestación del servicio integral de Central de Medios adicionalmente no podrán estar incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad o conflicto de interés consagradas en la Constitución Política y la ley que lo inhabilite o lo ponga en situación de incompatibilidad con ocasión de la presentación de su oferta y del contrato que va a ser adjudicado, ni inmersos en algún conflicto de interés de los previstos en tales disposiciones, ni tampoco podrán estar reportados en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, y deberán cumplir los demás requerimientos de la presente invitación. El oferente deberá tener en consideración que no debe tener limitación alguna respecto al tiempo de prestación de dicho servicio como quiera que se trate de labores permanentes de acuerdo con la frecuencia establecida por UNIMINUTO y no ocasionales o transitorias. Cuando el representante legal de la sociedad se encuentre limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar mediante los documentos exigidos por la Ley, que ha sido facultado para presentar oferta y firmar el contrato hasta por el valor total del mismo. 16.2. DOCUMENTOS JURIDICOS DE LA OFERTA. 16.2.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Deberá elaborarse de acuerdo con el modelo suministrado por UNIMINUTO y suscribirse por el representante legal de la persona jurídica, en la cual se manifestará que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones consignadas en el presente documento, se indique el valor de la oferta, se manifieste expresamente el no encontrarse incurso en prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades o conflictos de interés para contratar, de acuerdo con lo descrito en la Constitución y la ley. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cual información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 6 En todo caso, aquella información que se requiera para la comparación de las ofertas y la determinación de la mejor, no podrá tener carácter de reservado, no obstante, al optar por concursar en el presente proceso, el oferente acepta irrevocablemente que a esta información no podrán acceder los demás participantes. El participante que acceda a la información de otro participante sin su debida autorización será descalificado. La validez de la propuesta no podrá ser inferior a sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha límite de presentación de su oferta. La cual se entenderá prorrogada en caso de modificaciones al cronograma del concurso. La omisión de este documento, no serán subsanable por lo tanto la ausencia del mismo es causal para que el oferente no cumpla jurídicamente. 16.2.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Y AUTORIZACIÓN LEGAL El oferente deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la autoridad competente en donde conste que la sociedad cuenta con no menos de siete (7) años de constituida, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación. Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar con su oferta el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor presupuestado. El objeto social del proponente deberá contemplar actividades relacionadas con el objeto a contratar. La certificación sobre existencia y representación legal deberá haber sido expedida con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de su oferta. En este certificado debe constar el término de duración de la persona jurídica, el cual no podrá ser inferior a la del plazo de vigencia del contrato y un año más, so pena de rechazo. Cuando no se acredite la existencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos sociales se requieran para representar y comprometer válidamente a la persona jurídica, la incapacidad legal de la misma para desarrollar el objeto del contrato a celebrar o el hecho de que el objeto social no tenga relación con el solicitado para la presente invitación no son subsanables y, darán lugar a que la propuesta NO CUMPLA JURIDICAMENTE. 16.2.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de Autorización Expresa del Órgano Social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato que resulte del presente Concurso. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 7 La omisión de la autorización prevista en el presente numeral será causal de rechazo de la propuesta. 17. REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS: 17.1. EXPERIENCIA Las certificaciones no deben ser mayores de 90 días de expedidas. Cada certificación debe contener la siguiente información: Nombre de la Entidad o persona que certifica (datos de información) Numero de contrato Nombre del contratista certificado Firma de quién certifica. En caso que el proponente allegue certificaciones de contratos en los que participó como integrante de un consorcio o unión temporal, se tendrán en cuenta estas certificaciones en proporción al porcentaje de su participación en la unión temporal, o de acuerdo con el número de miembros que conforman el consorcio, según el caso. La certificación no puede ser remplazada por la copia del contrato, y debe contener la totalidad de la información requerida en los pliegos, de lo contrario no será tenida en cuenta para efectos de establecer el mínimo de experiencia requerido. La propuesta que no acredite la experiencia mínima requerida, no pasará a la siguiente etapa de verificación y no será calificada en los criterios económico, técnico y de experiencia, establecidos en el pliego de condiciones. 17.2. CERTIFICACIONES Las calidades y demás requisitos exigidos a los proponentes en este pliego de condiciones, deben acreditarse mediante los documentos expedidos por la entidad o autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana. 17.3. FACTORES Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN 17.3.1. PONDERACION DE CRITERIO FACTOR Experiencia Coordinador de Servicio. Calidades excepcionales del proponente. Certificado de calidad ISO 9001. PUNTAJE 400 300 100 200 Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 8 Total puntaje 1000 FACTORES a) POR EXPERIENCIA: 400. Experiencia igual o mayor a 7 años. 200: Experiencia mínima de 4 años b) ASIGNACIÓN DE COORDINADOR DEL SERVICIO: 300 puntos El oferente que asigne un coordinador del servicio sin costo adicional, se le asignarán 300 puntos. El proponente que no ofrezca coordinador no obtendrá puntaje por este concepto. C) CONDICION EXCEPCIONAL1 Al proponente que reúna esta condición especial en el medio, se le asignarán 100 puntos por este concepto. d) CERTIFICADO DE CALIDAD ISO 9001 – 200 puntos. Para obtener la puntuación indicada el proponente debe aportar un certificado de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001 VERSION 2008 otorgado por organismo certificador autorizado para tal fin por la Superintendencia de Industria y Comercio. Quien presente el certificado con el lleno de los requisitos mencionados obtendrá 200 puntos, quien no lo presente con la totalidad de los requisitos obtendrá cero (0) puntos. 16. SELECCIÓN DEL CONTRATISTA UNIMINUTO adjudicará el contrato a quien obtenga el mayor puntaje de conformidad con los factores anteriormente mencionados. En el evento de existir empate entre varias propuestas que se encuentren en igualdad en el puntaje total, UNIMINUTO tendrá en cuenta, en su orden y de manera sucesiva y excluyente, los siguientes criterios de desempate: a) En primer lugar, se preferirá al oferente que haya logrado mayor calificación en el factor excepcional. b) En caso de subsistir el empate se preferirá al oferente que haya logrado mayor calificación en el factor experiencia. 19. FASES DEL CONCURSO 19.1. APERTURA DEL PROCESO 1 Calidades excepcionales del proponente. Se le asignarán puntos al proponente que ofrezca Calidades excepcionales en años de servicios, premios y reconocimientos de gremios y asociaciones reconocidas en publicidad y medios publicitarios. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 9 La apertura del presente concurso abierto corresponderá a la fecha en que se publiquen en la página web de UNIMINUTO los términos de referencia con destino a las Sociedades que estén interesadas en hacer parte del mismo. 19.2. OBSERVACIONES En caso de existir alguna(s) inquietud (es) que deba (n) ser atendida (s) por UNIMINUTO, ésta (s) podrá (n) presentarse durante el término descrito en el cronograma de esta invitación, la cual deberá formularse al correo [email protected] y/o por carta radicada en las oficinas de correspondencia de UNIMINUTO ubicadas en calle 81B No. 72B-70 y obtendrá, las aclaraciones del caso, vía correo electrónico a la dirección señalada en el documento de observaciones. No son admisibles las consultas telefónicas ni las visitas personales. 19.3. PRESENTACION DE LAS OFERTAS. Las propuestas deberán ser entregadas en UNIMINUTO, en sobre cerrado en un (1) original y dos (2) copias debidamente foliadas, en idioma español, elaboradas en medio mecánico, electrónico o en letra imprenta, sin tachaduras o enmendaduras, en la Dirección de Mercadeo ubicada en la ciudad de Bogotá en la calle 82ª No. 73 esquina, hasta las 4:00 p.m. del día establecido en el cronograma de esta invitación. Para el recibo de las propuestas el horario de atención es de 9:00 a.m. a 4:00 p.m. de lunes a viernes (días hábiles). Las propuestas radicadas en un lugar diferente a la dirección descrita en estos términos; aquellas enviadas por correo o vía fax, e-mail o las que por cualquier causa lleguen con posterioridad al lugar, fecha y hora señaladas para su entrega, serán consideradas extemporáneas y por ende se rechazarán. Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, debe estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. El original y copias deberán venir cada una dentro de un sobre, paquete o caja cerrado y rotulado con el nombre del proponente. Estos sobres deberán numerarse: original, copia I y copia II, dirigirse así: CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS, UNIMIUTO Concurso Público para Central de Medios. Nombre del Proponente UNIMINUTO se reserva la facultad de aceptar las ofertas cuando éstas no vengan acompañadas del número solicitado de copias. UNIMINUTO se exime de responsabilidad al rechazar cualquiera de las ofertas presentadas que hayan sido indebidamente radicadas sin el lleno de los requisitos exigidos para su presentación. La validez de la propuesta no podrá ser inferior a sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta. En caso de no expresar el término de vigencia de la oferta se entenderá como tal el término establecido en la póliza de seriedad de la oferta. UNIMINUTO podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la oferta y por ende la ampliación de la garantía de seriedad por el término que se requiera. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 10 Durante el periodo de evaluación, el oferente no podrá retirar su oferta ni modificar los términos o las condiciones de la misma. UNIMINUTO no acepta la presentación de ofertas alternativas ni parciales, so pena de rechazo. El proponente deberá ofrecer a totalidad de los servicios requeridos en la presente invitación. No se aceptarán ofertas complementarias o modificatorias, presentadas con posterioridad al cierre de la invitación. 19.4. COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA: Serán de cargo del oferente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su oferta, así como a la realización de los estudios y análisis necesarios para la presentación de la misma, y en ningún caso UNIMINUTO se hará responsable de los mismos, ni tampoco de que no se alcancen las expectativas que sirvieron de base para la formulación de la postulación. El oferente mantendrá indemne a UNIMINUTO de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, provenientes de terceros, que tenga como causa toda acción u omisión generada por éste, sus subcontratistas o proveedores, que se constituyan en hechos generadores de daños, lesiones y/o perjuicios materiales y/o morales en la integridad personal y/o patrimonial de los mencionados terceros, para la estructuración de la propuesta. Así mismo se señala, que en el evento de presentarse alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá el original. 19.5. ADENDAS Y AVISOS UNIMINUTO se reserva la facultad para hacer modificaciones a estos términos, en los plazos previstos en el cronograma. En estos casos, al igual que los documentos publicados a través de la página Web de UNIMINUTO formarán parte integral de los mismos. La consulta permanente de la página Web es responsabilidad del oferente, por lo cual UNIMINUTO no dará avisos individuales, ni notificaciones a los correos indicados, respecto de cualquier modificación, adenda o aclaración a los términos del concurso. 19.6. LUGAR, HORA Y FECHA DE CIERRE DEL CONCURSO Las propuestas se entregarán en las oficinas de la Dirección de Mercadeo de la Sede Principal de UNIMINUTO ubicadas en la Calle 82A No. 73 -Esquina, en el barrio Minuto de Dios, hasta el día viernes 04 de diciembre de 2015 a las 4:00 p.m. En tal oportunidad se levantará un acta donde se consignarán los nombres de los proponentes y el número de folios de sus propuestas, acorde con las postulaciones que hayan sido debidamente depositadas en la urna dispuesta para tal fin en las oficinas de Mercadeo de sede de UNIMINUTO ubicada en la sede principal de la Ciudad de Bogotá. No se aceptarán propuestas dejadas en un lugar diferente a las oficinas de Mercadeo antes mencionada; tampoco se aceptarán aquellas enviadas por correo, ni las que por cualquier causa lleguen con posterioridad a la fecha y hora señaladas para el cierre del concurso, de tal forma que las mismas se consideraran extemporáneas y por ende se rechazarán. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 11 Las propuestas serán recibidas de lunes a viernes únicamente y el horario de atención es de 9:00 a.m. a 4:00 p.m. únicamente, UNIMINUTO se exime de responsabilidad en caso de tener que rechazar cualquier propuesta que se radique sin el lleno de los requisitos para su presentación o por no estar debidamente identificado el sobre de la presentación de la misma. Para confirmar la puntualidad de la hora aquí señalada, se tomará como oficial, la suministrada por http://horalegal.inm.gov.co/ LA HORA LEGAL PARA COLOMBIA del Instituto Nacional de Metrología de Colombia, vencida esta hora no se aceptarán propuestas. 19.7. EVALUACION DE LAS POSTULACIONES Y PUBLICACION DE RESULTADOS. El comité evaluador de UNIMINUTO evaluará las propuestas entres los días 4 y 14 de diciembre de 2015 y publicará la evaluación provisional el día 18 de diciembre de 2015, una vez publicado se dejará hasta el día 15 de enero de 2016 para que los oferentes remitan sus observaciones. El día 20 de enero de 2016 se publicará la evaluación definitiva, precisando que UNIMINUTO procederá a efectuar la adjudicación o, si ésta no fuere posible, a declarar desierto el proceso. La adjudicación y el resultado de las evaluaciones definitivas, se publicará en la página web de UNIMINUTO. La adjudicación se informará adicionalmente a los oferentes mediante comunicación escrita. 19.8. PRÓRROGA DEL CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN. Cuando UNIMINUTO lo estime conveniente, prorrogará antes de su vencimiento, cualquiera de los términos y fechas previstos en el cronograma del presente concurso, lo cual dará a conocer a través de su página Web www.uniminuto.edu 19.9. CRONOGRAMA ACTIVIDAD Apertura Del proceso y publicación de Términos de Referencia Formulación de preguntas observaciones y aclaraciones. Respuestas a preguntas, observaciones y aclaraciones. Presentación o radicación de oferta en medio impreso Evaluación de ofertas Publicación de acta de resultados de evaluación FECHA 13 de noviembre de 2015 17 al 20 de noviembre de 2015 23 al 27 de noviembre de 2015 30 de noviembre al 4 de diciembre de 2015 (hasta las 4:00 p.m.) 7 al 14 de diciembre de 2015 18 de diciembre de 2015 Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 12 Observaciones al acta de resultados. Respuesta a las observaciones del acta de resultados Adjudicación o en su defecto, declaratoria desierta Firma del contrato 21 de diciembre de 20152 11 al 13 de enero de 2016 15 de enero de 2016 26 de enero de 2016 20. UNIMINUTO podrá rechazar cualquiera o todas las ofertas antes de la selección del oferente, en los siguientes casos: a) Cuando el Oferente se halle incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades e Incompatibilidades para contratar, establecidas en la Ley, en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Constitución Política que lo inhabilite o lo ponga en situación de incompatibilidad o se encuentre inmerso en algún conflicto de interés. b) Cuando la oferta o los documentos que hagan parte de ella contengan enmendaduras o presenten alteraciones e irregularidades no convalidadas o certificadas por la firma del proponente. c) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta invitación. d) Cuando el oferente no subsane correcta o completamente y dentro del término fijado, la información o documentación solicitada por UNIMINUTO. e) Cuando se compruebe falsedad o inexactitud en la información suministrada por el oferente o la contenida en los documentos y certificados anexos a la oferta, que no permita la evaluación objetiva de la misma. f) Cuando existan condicionamientos frente al presente documento. g) Cuando no se presente oportunamente la oferta. h) Cuando el (los) oferente(s) haya(n) tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente sobre el análisis de las ofertas. i) Cuando la oferta sea contraría a la ley. j) Cuando un oferente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que presente oferta en el mismo proceso o cuando se trate de ofertas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas. k) Cuando el oferente se encuentre vinculado a procesos penales por extinción de dominio, narcotráfico y delitos conexos o la persona jurídica cuyos socios o beneficiarios reales se encuentran en la misma situación. l) El oferente, cuyo representante legal, accionista, socio, miembro de la Junta Directiva o beneficiario real, haya sido condenado por delitos contra el Patrimonio del Estado. 2 A partir del día 22 de diciembre, se suspende la atención por la entrada en periodo de vacaciones colectivas hasta el día 11 de enero de 2016. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 13 m) El oferente, que se encuentre reportado en cualquiera de las listas de control por lavado de activos que llegare a consultar a UNIMINUTO o lo estén sus socios, sus representantes legales o beneficiarios reales. n) El oferente que se encuentre incluido en el Boletín de responsables fiscales, de conformidad con las previsiones del artículo 60 de la Ley 610 de 2000, como también si lo están sus representantes legales, socios o beneficiarios reales. o) El oferente cuyos accionistas, socios, miembros de la Junta Directiva o beneficiarios reales ostenten o lleguen a ostentar la calidad de funcionarios de UNIMINUTO mediante cualquier tipo de vinculación directa o por outsourcing. p) El oferente que a través de una sociedad, consorcio o unión temporal de la cual sea socio o integrante, haya incumplido a UNIMINUTO, alguna de las obligaciones surgidas en virtud del contrato celebrado con cualquiera de aquellas. q) El oferente que sea deudor moroso de UNIMINUTO, bien sea directamente o a través de la sociedad, de la cual sea socio o integrante. 21. CONDICIONES PARA DECLARATORIA DE DESIERTA El proceso culminará sin adjudicación a alguna de las ofertas presentadas cuando sea imposible elegir entre éstas de manera objetiva y principalmente: a) Cuando ninguna de las ofertas cumpla los requisitos sustanciales exigidos para el efecto en este concurso, como cuando todos los oferentes se encuentren inhabilitados, o deban ser rechazadas todas las ofertas por las causales aquí dispuestas. b) Cuando exista evidencia acerca de la configuración de colusión entre los diferentes proponentes o cuando exista fundamento cierto para concluir acerca de la configuración de irregularidades derivadas de acuerdos indebidos o connivencia entre uno o varios de los oferentes y el o los responsables de la estructuración o la dirección del correspondiente procedimiento de selección o de la evaluación de las ofertas. c) Cuando ninguna de las propuestas resulte conveniente para la entidad por razón de factores objetivos tales como la calidad de los servicios requeridos, los precios, la tecnología o especificaciones correspondientes o las garantías de mantenimiento o soporte, en relación con las condiciones del mercado. d) Cuando falte voluntad de participación. e) Las demás que en estos términos puedan preverse. ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE OFERTA Bogotá D.C., ______________ Señores CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO Bogotá D.C. ASUNTO: CONCURSO PÚBLICO PARA CENTRAL DE MEDIOS Respetados señores: Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 14 En mi calidad de representante legal de _________________________ (nombre del oferente o de cada una de las personas que integran cualquier forma de asociación), o _______________, actuando en nombre propio, de conformidad con las condiciones establecidas en los documentos del proceso citado en el asunto, presento oferta, para la prestación de los servicios de CENTRAL DE MEDIOS, para realizar la estrategia de comunicación publicitaria para la construcción de campañas de marca, fidelización de clientes en los diferentes segmentos, de conformidad con las condiciones previstas en el presente. En consecuencia, el (los) suscrito(s), declara (mos) que: (a) La presentación de la oferta constituye la aceptación de todos los documentos que hacen parte de la Invitación (términos de referencia, los cuales he (mos) leído y comprendido cuidadosa e íntegramente. (b) Garantizo (amos) la total correspondencia de la Oferta con el contenido de los mencionados documentos, sin salvedades, excepciones, alternativas, condicionamientos, ni modificación alguna. (c) La garantía de seriedad de la oferta tiene la vigencia exigida en los términos de referencia. (d) Los siguientes documentos de mi oferta son de carácter reservado de acuerdo con las normas legales vigentes: _____________________. (Relacionarlos) (e) Acepto (amos) que cualquier comunicación que se deba cursar durante el proceso, me (nos) sea(n) enviada a las direcciones de correo electrónico señaladas en la presente comunicación. Así mismo, acepto como realizada por mí cualquier comunicación proveniente de mi dirección electrónica con destino a UNIMINUTO dentro del proceso. Garantizo que la empresa que represento cuenta con todas las herramientas tecnológicas para asegurar y conservar el contenido de los documentos escritos, su autor, fecha, la circunstancia de no haber sido alterado, y su recibo por el destinatario. (f) En el evento en que la oferta resulte favorecida, me obligo a allegar, dentro de los dos 2 días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, los documentos no aportados que se requieran para mi inscripción como proveedor de UNIMINUTO. (En caso de no estar inscrito) o para la correspondiente actualización, y a suscribir la minuta del contrato, así como a presentar la documentación para la obtención de los certificados de seguro exigidos por parte de UNIMINUTO dentro de los plazos establecidos. (g) Para todos los efectos relacionados con el desarrollo del presente proceso, a continuación me permito indicar la información completa, así como las direcciones electrónicas en la que recibiré cualquier notificación, comunicación o requerimientos sobre el particular: Nombre o Razón Social del oferente: [xxxxxxxx] Nombre del Representante: [xxxxxxxx] NIT o Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx Dirección Electrónica: [xxxxxxxx] Ciudad: [xxxxxxxx] Teléfono Fijo: [xxxxxxxx] Teléfono Móvil: [xxxxxxxx] Datos del Contacto Nombre: [xxxxxxxx] Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx Dirección Electrónica: [xxxxxxxx] Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 15 Ciudad: [xxxxxxxx] Teléfono Fijo: [xxxxxxxx] Teléfono Móvil: [xxxxxxxx Adicionalmente, bajo la gravedad de juramento declaro que: Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas. Ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de UNIMINUTO. (En caso de tenerlas debe diligenciarse la siguiente información: Que la sociedad ó ______________ quien es (socio, accionista, representante o administrador) tiene (n) relación comercial con ______________, quien es empleado de UNIMINUTO y trabaja en ____________ (indicar área). Que ______________ quien es [socio, accionista, representante legal, miembro de Junta Directiva, etc.] tiene parentesco en _______ grado de ____________ con ______________________, quien es empleado de UNIMINUTO y trabaja en ____________ (indicar área). Ni la sociedad, los socios o accionistas, representantes o administradores se hallan incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política y en la Ley, para la presentación de la oferta y para la celebración y ejecución del contrato. Igualmente, acepto expresamente el compromiso Anticorrupción y me obligo para con UNIMINUTO a: Estructurar propuestas serias, con información fidedigna y económicamente ajustadas a la realidad, que aseguren la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia. Actuar en el proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas y éticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de buena fe, transparencia y equidad. Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 16 Abstenerme de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o dádivas, sobornos u otra forma de halago a trabajador alguno de UNIMINUTO o de utilizar medios de presión con ocasión del proceso en el que participa. Impartir instrucciones y adoptar todas las medidas necesarias para que todos sus trabajadores, agentes, cualesquiera otros representantes no incurran en conductas violatorias del presente pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las leyes colombianas y especialmente aquellas que rigen el proceso de selección y la relación contractual que podría derivarse del mismo, e imponer la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los trabajadores de UNIMINUTO, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir en dichos trabajadores. Cumplir con rigor las exigencias de UNIMINUTO en el curso del proceso de selección y utilizar las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar cualquier forma de abuso del derecho. No celebrar acuerdos ni incurrir en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el proceso de selección. No interferir en la etapa de evaluación de las propuestas para efectos de buscar la descalificación de sus competidores o influenciar o entorpecer el resultado del proceso. Y Denunciar con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades competentes, las Directivas de UNIMINUTO, la Auditoría y/o Revisoría Fiscal y los demás órganos de control, cualquier actuación irregular ejecutada por trabajadores de UNIMINUTO y/o los proponentes. Cordialmente, Nombre y firma del Representante Legal Convocatoria para la contratación de una agencia integral de medios. Dirección de Mercadeo. Sede Principal. UNIMINUTO 17