Código PGH-16 v.00 Página 1 de 4 Entrega y Recibo de Cargos 1. Objetivo y Alcance Definir la metodología para la elaboración del informe de entrega, recibo del cargo, novedades o situaciones administrativas. El presente documento debe ser utilizado por todos los funcionarios que entreguen el cargo ya sea por retiro, pensión, renuncia o por traslado a otras dependencias en todas las áreas de la Institución: Estratégico, Misional, de Apoyo, de Evaluación y Control y por las dependencias que entregan funciones a otras. 2. Responsables Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: 3. • El Director de la Oficina de Gestión del Talento Humano, por la notificación con antelación correspondiente al funcionario que se retira o traslada. Por controlar la emisión del Paz y Salvo que requiere las firmas de los diferentes responsables. • Funcionario que se retira o traslada, por la elaboración del informe, el cual es de obligatorio cumplimiento, sin el cual no le será entregado al funcionario el Paz y Salvo. • Jefe inmediato del funcionario que se retira o traslada, por la verificación y aprobación del informe y garantizar su entrega y recibo cumpliendo con los requisitos exigidos en este documento. • Jefe de Almacén, por la toma física de los inventarios del funcionario que se retira o traslada. Definiciones 3.1 Traslado Cambiar a una persona de un puesto o cargo a otro. 3.2 Retiro Ruptura o terminación de la relación Laboral. Fecha Elaboró Aprobó Validó Firma Merlin Mildred Jaimes Delgado Firma Karin Johanna Fajardo Martinez Firma Maria Victoria Bautista Bochaga 24 de julio de 2012 Fecha 24 de julio de 2012 Fecha 27 de agosto de 2012 Código PGH-16 v.00 Página 2 de 4 Entrega y Recibo de Cargos 4. Contenido Responsable: Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano Mediante el FGT-12 “Memorando” el Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano notifica al funcionario, con la antelación legalmente establecida, acerca de la finalización de su vinculación o del traslado de oficina, que ha sido autorizado y que debe llevarse a cabo, de manera que inicie la diligencia de entrega de su cargo. De igual manera comunica al líder del Proceso de Adquisiciones y Servicios del evento de retiro o traslado del funcionario a fin de que este organice la toma de inventario, considerando el tiempo establecido para ello. 4.1 Notificación de Retiro y/o Traslado Responsable: El Funcionario que se Retira o Traslada Una vez el funcionario es notificado, desde el Proceso de Gestión del Talento Humano, de su retiro o traslado, este procede a la elaboración del informe de entrega correspondiente del estado de su trabajo, documentación física y electrónica. El funcionario diligencia el FGT-56 “Informe Entrega de Cargo Administrativo”, donde describe en su orden cada uno de los siguientes puntos: Información Básica del Empleado, Estado de Avance de los Trabajos a su cargo, relación de documentos que entrega, información de la operación de los aplicativos que tiene a su cargo y relación de archivos en medio electrónico debidamente organizados en el computador a su cargo. 4.2 Elaboración del Informe de Entrega Responsable: El Funcionario que se Retira o Traslada y el Jefe Inmediato El jefe inmediato de la dependencia en la cual se viene desempeñando el empleado que hace entrega del cargo, es el responsable de la verificación y aprobación del informe. 4.3 Entrega y Revisión del Informe Revisa la información que el funcionario relaciona y garantiza la entrega y recibo de la misma; es el directo responsable de que la información consignada contenga los requisitos especificados en este procedimiento, la disposición de la misma en la dependencia y la entrega a otra dependencia en caso de ser necesario. Cumplidos los requisitos establecidos en el Informe el Jefe inmediato debe firmarlo como constancia de recibo a satisfacción. A su vez, inicia el diligenciamiento del FGT-57 “Paz y Salvo Administrativo”, en dos copias, y otorga con su firma el primer registro de Paz y Salvo. Código PGH-16 v.00 Página 3 de 4 Entrega y Recibo de Cargos 4.4 Verificación del Inventario a Cargo del Funcionario Retirado o Trasladado Responsable: Jefe de Almacén y Funcionario que se Retira o Traslada El líder del Proceso de Adquisiciones y Servicios organiza y ejecuta la diligencia formal de toma de inventario que entrega el empleado, en la cual se adelanta la entrega de los elementos devolutivos que tiene bajo su responsabilidad, consignados previamente en documentos de entrega de equipos y/o elementos, los cuales deben estar en buen estado de funcionamiento, de lo contrario debe responder por su valor de acuerdo a lo establecido en el procedimiento respectivo. Sujeto a la responsabilidad que le competa al empleado que se retira o traslada por el estado de los elementos devolutivos, el Jefe del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios procede a registrar la entrega en orden de los elementos que el funcionario tenía bajo su responsabilidad y liberarlo formalmente de esta responsabilidad. Registra entonces su firma de Paz y Salvo en el FAD-35 “Constancia Paz y Salvo Inventarios” y en el FGT-57 “Paz y Salvo Administrativo”, en donde ya se encuentra la primera firma del Jefe Inmediato del Funcionario. Este formato, en dos copias, es entregado al Jefe de la Oficina de Gestión del Talento Humano quién se encarga de la emisión de la Liquidación, en caso de retiro del empleado. Si se trata de un traslado archiva el Paz y Salvo, con las firmas del jefe inmediato y el Jefe de la Sección de Adquisiciones y Almacén. En caso de presentarse renuencia del empleado o de alguno de los responsables de garantizar el efectivo cumplimiento del presente procedimiento, se remite la situación a la Oficina de Control Interno para su intervención. 5. Documentos de referencia • NTC ISO 9000:2005 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Términos y vocabulario. • NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos • Ley 962 de 2005 “Antitrámites” • Código Sustantivo del Trabajo • Ley 30 de 1992 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación Código PGH-16 v.00 Página 4 de 4 Entrega y Recibo de Cargos 7. Administración de Formatos Código. Nombre Responsable de Almacenamiento FGT-12 Memorando Gestión del Talento Humano FGT-56 Informe Entrega de Funcionario que se Cargo retira o traslada Administrativo FAD-35 Constancia de Paz y Salvo de Inventarios Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios FGT-57 Paz y Salvo Administrativo Gestión del Talento Humano 8. Anexos “No aplica” Ubicación Archivo Gestión del Talento Humano Archivo personal del Funcionario que se retira o traslada – Archivo Gestión del Talento Humano Archivo Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios Archivo Gestión del Talento Humano – Líder del Proceso Acceso Tiempo de Disposición Final Retención Personal Autorizado Según las TRD Archivo Central Personal Autorizado Según las TRD Archivo Central Personal Autorizado Según las TRD Archivo Central Personal Autorizado Según las TRD Archivo Central