procedimiento para revisión del sistema de gestión de calidad

PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
GG-PRD-001
VERSIÓN: 01
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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo describir el proceso de revisión del Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.
de la Cámara de Comercio de Girardot, con intervalos definidos y suficientes para asegurar su adecuación y eficacia
permanente satisfaciendo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2000, la política y los objetivos de calidad así
como la satisfacción de nuestros usuarios
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las dependencias y cubre todos los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad
S.G.C.de la Cámara de Comercio de Girardot y las revisiones periódicas que se realizan al modelo del Sistema de
Gestión de la Calidad implementado, lo cual ayuda a su mejoramiento continuo.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Documento: Es el medio de soporte de la información del sistema de calidad, la cual puede estar en papel, disco
magnético o fotografía.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
1. Citación comité de
calidad
2. Desarrollo de la
reunión
3. Análisis de la
información
CÓMO
Cita a reunión al menos una vez al
año a los integrantes del Comité de
Calidad especificando dentro del
asunto a tratar en la reunión la
revisión del sistema de gestión de
calidad
Para el desarrollo de la reunión se
debe verificar la asistencia de los
invitados a la reunión, se debe dar
lectura al acta anterior y se debe
presentar
la
información
recolectada
Analizar la información con los
integrantes del Comité de Calidad y
se procede a:
1. Definir planes y acciones
entorno a:
Mejora de la eficacia del
Sistema de Gestión de la
Calidad y sus procesos
Mejora en los servicios
referentes a los requisitos
del usuario
RESPONSABLE
REGISTRO
VARIABLE A
CONTROLAR
Líder proceso
gestión Gerencial
ó Presidente
ejecutivo
Comunicación
interna y/o
externa
¨Existencia de la
reunión
anualmente.
Representante
de la Dirección
Ver
condiciones
generales
Comité de
Calidad
Revisión de
todos los
SI-FRT-005
“Acta de
Reunión”
ELABORADO POR:
YENNY LORENA LABRADOR RENGIFO
REVISADO POR:
MAGDALENA COLLAZOS LUNA
APROBADO POR:
MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
FECHA: 19 DE ENERO DE 2009
FECHA: 18 DE FEBRERO DE 2009
FECHA: 03 DE MARZO DE 2009
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CALIDAD
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Las necesidades y los
recursos
2. Asignar las tareas con sus
responsables así como las
fechas para la realización de las
acciones.
3. Definición de fecha de la
próxima reunión para Revisión
del Sistema de Gestión de
Calidad
4. Envío acta a
integrantes comité
de calidad
5. Confirmación
recepción acta y
archivo
6. Seguimiento a los
compromisos
adquiridos
Levantada el acta de cada reunión
en el formato Acta de Revisión del
Sistema de Gestión de Calidad, en
los diez primeros días hábiles del
mes se envía por correo electrónico
comunicando en ella las decisiones
y acciones tomadas en la misma.
Al recibir el correo electrónico se
envía un correo de confirmación de
recepción del Acta de Revisión del
Sistema de Gestión de Calidad.
El Representante de la Dirección
imprime los correos y los guarda
con el correspondiente formato
Los líderes de cada proceso se
aseguran de hacerle seguimiento a
las acciones propuestas en la
Revisión por la Dirección de
acuerdo
con
las
fechas
establecidos
Representante
de la Dirección
SI-FRT-005
“Acta de
Reunión”
Correo
electrónico
Integrantes
comité de calidad
Representante
de la Dirección
Líderes de
procesos
Correo
electrónico
impreso
Revisión puntos
tratados en
reunión
Revisión
compromisos
adquiridos
Cumplimiento
compromisos
adquiridos
5. CONDICIONES GENERALES
La frecuencia para la realización del las reuniones de revisión del Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C. de la
Cámara de Comercio de Girardot es anual y posterior a la realización de un ciclo de auditoria interna de calidad.
El Presidente Ejecutivo delega en el Jefe Administrativo para que presida alguna reunión en particular en caso de
ausencia
El Representante de la dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C. asiste a todas las reuniones que
él le haya designado
Si durante una revisión al Sistema de Gestión de la Calidad S.C.G. surgen cambios, estos se implementan de
manera oportuna y con previa evaluación de la eficacia de los mismos.
La información analizada en la reunión es la siguiente:
 Seguimiento labores asignadas en la reunión anterior.
 Informe de resultados de las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad S.C.G. al interior de cada
proceso.
 Consolidado de resultados de las auditorias realizadas.
 Informe de retroalimentación de los usuarios (Quejas, reclamos, sugerencias, encuestas entre otros)
 Efectividad y estado de acciones correctivas y preventivas.
 Análisis de los cambios que afectan la calidad del sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.
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CALIDAD
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 Propuestas o sugerencias de mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C, por parte de los
usuarios, Confecámaras u otros entes de vigilancia y control.
 Revisión de la política y los objetivos de calidad (su contenido y cumplimiento en los diferentes procesos por
medio del despliegue de las mismas y los indicadores de calidad).
 Desempeño de los procesos y la conformidad del servicio.
 Revisión de los recursos asignados en el periodo.
La responsabilidad de la recolección de la información para esta reunión está a cargo del Representante de la
Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
<Process Name>
Líder Proceso Gestión
Gerencia ó Presidente
ejecutivo
INICIO
Citación comité de
calidad
Comunicación
interna y/o externa
Representante de la Dirección
Comité de Calidad
Analisis
información
Lectura acta
anterior y
presentación
información
recolectada
Definición planes y
acciones
Asignación de
tareas
Definición fecha
próxima reunión
Verificación
asistencia
Levantamiento
información de la
reunión
SI-FRT-005 “Acta
de Reunión”
Envio correo
electronico copia
del acta a
asistentes a
Cómite
Envio por correo
electronico
confirmación de
recepción de acta.
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<Process Name>
Líder Proceso Gestión
Gerencia ó Presidente
ejecutivo
Representante de la Dirección
Comité de Calidad
1
Impresión correos
electronicos
Archivo correo
electronico
confirmación
recepción acta
FIN
7. REFERENCIAS
Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Responsabilidad de la Dirección.
Manual de Calidad. GC-MDC-001
Procedimiento Para la Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y/o De Mejora. GC-PRD-007
8. ANEXOS
Anexo 1. Acta de Reunión, SI-FRT-005
9. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
01
DESCRIPCION
ORIGINAL
FECHA
03 de Marzo de 2009