Presupuesto base integral del gasto

Presupuesto base
integral del gasto
Los ahorros pueden alcanzar en
algunas categorías niveles de hasta
de gasto actual
¿Cuánto gasta nuestra
empresa anualmente en
viajes? ¿Y cuánto en
artículos de oficina? ¿Y
en actividades de
limpieza? ¿Se debería
realizar ese gasto o no?
¿Nuestros empleados
están tomando las
decisiones más adecuadas
en el momento de
realizar un gasto? ¿Cómo
sabemos si estamos
siendo eficientes o
cuánto deberíamos gastar
en cada uno de estos
rubros?
Con la intensificación paulatina de la
competencia, el bajo crecimiento en los
mercados de consumo y los cambios en
las cadenas de suministro globales, las
empresas buscan nuevas oportunidades
para mantener o incrementar sus
márgenes. Históricamente, el orden de
importancia ha sido, en primer lugar, un
enfoque hacia el crecimiento de los
ingresos y, en un cercano segundo
lugar, el control de los gastos, dejando
relegada en tercer lugar la optimización
de la categoría de gastos.
Recientemente, en las actuales
condiciones de los mercados, las
empresas han encontrado en este último
rubro de gastos una gran oportunidad
para crear valor para el negocio.
Hoy en día hay una fuerte tendencia
hacia la optimización de los gastos, la
cual se está convirtiendo ahora en la
norma, ya que la creciente adopción de
estas metodologías por un mayor
número de empresas será determinante
para definir las empresas rentables
dentro de cada industria y mercado.
PRESUPUESTO BASE CERO:
GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL GASTO
A través de los años y en conjunto
con las diversas experiencias de
trabajo con nuestros clientes, en
Accenture hemos desarrollado,
perfeccionado y enriquecido una
metodología para la gestión estratégica
del gasto a través del uso correcto de
presupuestos base cero.
Los principales objetivos de esta
metodología son dos:
1.Si un gasto no agrega valor al
negocio, no debe realizarse.
2.Los recursos de la organización deben
canalizarse hacia las actividades que
generen mayor valor para el negocio.
De forma conceptual, esto puede ser
obvio y seguramente es un principio de
gestión de la mayoría de las empresas de
hoy; sin embargo, el reto es llevarlo a la
práctica de manera efectiva. ¿Cómo
asegurarnos de que en operaciones
complejas, que involucran a un número
importante de personas con funciones y
responsabilidades diferentes y en las que
se toman miles de decisiones en un solo
día, podamos cumplir estos dos
objetivos?
Nuestra metodología de gestión
estratégica del gasto a través de
Principios básicos de la metodología
Visibilidad
•Evaluar la raíz del gasto, sus dimensiones y sus implicaciones (quién,
cuánto y en qué).
•Lograr un entendimiento profundo de las palancas que determinan el
nivel de todos los gastos.
Eficiencia en el gasto
•Justificar cada gasto desde la perspectiva del negocio.
•Hacer más con menos.
•Asignar recursos a las actividades que generan mayor valor.
Perspectiva de dueño
•Tratar cada peso como si fuera propio.
•Acoger una cultura colaborativa y de identificación constante de
eficiencias y mejores prácticas.
Disciplina financiera
•Desarrollar planes detallados y hacer el seguimiento para su
cumplimiento cabal.
•Rendir cuentas en todos los niveles.
Viajes y gastos / Ingresos netos (porcentaje)
0,45 %
Valor $xxx
Compañía A
0,15 %
0,16 %
Compañía B
Compañía C
presupuestos base cero ha sido
ampliamente reconocida y comentada
en diversos medios de comunicación
especialistas en temas de negocios al
haber generado resultados
diferenciadores en compañías de alto
desempeño tanto nacionales como
globales.
Esta metodología es un modelo de
gestión en el que el liderazgo se
predica con el ejemplo, se crea un
nivel de visibilidad en los rubros del
gasto inexistente anteriormente y se
logran ahorros sustentables en el
largo plazo a través de análisis
profundos del gasto y un cambio en la
forma de tomar decisiones de manera
más cooperativa y coordinada, con un
sentido de responsabilidad más claro y
un proceso de seguimiento y control
altamente disciplinado. Cuatro son los
principios básicos de esta
metodología: visibilidad, eficiencia,
perspectiva de dueño y disciplina
financiera.
RESULTADOS ESPERADOS
Los resultados de adoptar un modelo
de gestión estratégica del gasto a
través de presupuestos base cero
dependen de la situación actual en la
que se encuentre el negocio en tres
ejes rectores:
1.La cultura prevaleciente respecto a
la gestión de recursos.
2.Las políticas y procesos para la
gestión del gasto establecidos en
relación con las mejores prácticas
globales.
3.El nivel de visibilidad, indicadores y
herramientas existentes para la
gestión del gasto.
En nuestra experiencia, los beneficios
logrados pueden sorprender
positivamente a la alta gerencia, sobre
todo por la velocidad con la que se
obtienen en la mayoría de los casos.
En ciertas categorías del gasto, los
ahorros pueden alcanzar niveles de
entre el 30 % y el 40 % de la base de
gasto actual. El tiempo promedio en el
que una empresa puede llevar sus
gastos a un nivel de alto desempeño
con esta metodología oscila entre dos
y tres años; en realidad, un período
corto en relación con el impacto que
produce en los resultados de la
compañía.
El resultado de implantar un modelo de
gestión estratégica del gasto no solo se
queda en reducir el gasto de la empresa
de manera importante. Tal vez el
beneficio más atractivo es que la
propia metodología facilita la
asignación de recursos económicos a
actividades de mayor valor agregado,
como fondear proyectos o iniciativas
de crecimiento o dedicar más recursos
al desarrollo de mercado y el
posicionamiento de los productos de
cara al consumidor final. Esto permite
que una iniciativa de reducción del
gasto también tenga la capacidad de
apoyar el crecimiento del negocio.
PROCESO DE OPTIMIZACIÓN
DEL GASTO
La elaboración de un presupuesto base
cero no es tan sencilla como podría
parecer en primera instancia. Muchas
empresas han intentado mejorar su
eficiencia en el gasto utilizando este
tipo de procesos sin lograr los
beneficios buscados. Esto se debe a que
la metodología debe adoptarse de
manera integral y acogiendo las
mejores prácticas que se han
desarrollado a través del tiempo a
partir de las experiencias vividas.
La adopción de un presupuesto base
cero obliga al negocio a justificar cada
gasto por realizar. El presupuesto o el
gasto real del año anterior dejan de ser
la base del presupuesto para el siguiente
año, para convertirse meramente en una
referencia y la línea base de partida
para la búsqueda de ahorros. La mejor
manera de hacer esto es agrupar el
gasto en «categorías», para
posteriormente realizar análisis
detallados que permitan identificar
dónde se encuentran los beneficios
potenciales y de qué tamaño son. Sobre
la base de los resultados obtenidos se
define el presupuesto detallado, que se
acompaña con un proceso de
seguimiento y control que apoya su
correcta ejecución y la captura de los
beneficios previamente identificados.
Para el desarrollo del presupuesto, se
debe adoptar una perspectiva de abajo
arriba, partiendo de cero. Cada unidad
de negocio debe determinar cuándo,
cuánto y en qué gastará a lo largo del
año, así como la justificación de
dichos gastos. Dentro de la
organización se designan responsables
específicos para cada tipo de gasto,
que trabajan en conjunto con las
unidades de negocio para cuestionar,
evaluar y determinar la justificación
del gasto requerido.
El proceso se vuelve más poderoso si se
emplean las herramientas y la
información de mejores prácticas
disponibles. En Accenture contamos
con indicadores de desempeño que
sirven de referencia para evaluar el
nivel de eficiencia actual de una
compañía en las distintas categorías
del gasto.
Como parte de este proceso se incluye
la revisión de las políticas de gasto
vigentes en la empresa y se comparan
con las mejores prácticas identificadas
a nivel global para cada categoría de
gasto. Este proceso tiene como
finalidad garantizar que las políticas
cuentan con el grado de detalle
adecuado e incluyen aquellos
conceptos que efectivamente controlan
o rigen de manera directa el nivel de
gasto de cada categoría.
FACTORES DE ÉXITO
Existen varios factores de éxito para la
implantación de un modelo de gestión
estratégica del gasto a través de
presupuestos base cero. El factor más
importante tal vez sea el compromiso y
patrocinio desde la cúspide
corporativa. Esto es relevante en dos
niveles. Primero, la alta gerencia
determina el grado de eficiencia al que
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de
se quiere llevar a la compañía y,
segundo, la adopción de un modelo de
gestión de este tipo conlleva cambios
importantes en la forma en la que se
toman algunas decisiones y en la que
se asignan las responsabilidades para
el logro de resultados a lo largo de
toda la compañía.
Otros factores para lograr el éxito con
un modelo de este tipo son la
alineación de los paquetes de
compensación de los ejecutivos clave
con los objetivos y metas definidos,
una estricta disciplina en la ejecución
de las sesiones de seguimiento y
control y el uso de herramientas de
registro, análisis, control y seguimiento
adecuadas.
DIAGNÓSTICO INICIAL
Accenture tiene la capacidad de realizar
un rápido diagnóstico de la situación
actual de su empresa referente a la
eficiencia en la gestión del gasto, para
evaluar las áreas de oportunidad y
determinar los beneficios potenciales de
adoptar el modelo de gestión
estratégica del gasto. Sobre la base de
este diagnóstico se pueden determinar
la viabilidad, el atractivo y el nivel de
retorno de un proyecto de este tipo y,
así, ayudamos a los directivos del
negocio a tomar la mejor decisión sobre
invertir o no y las distintas formas de
hacerlo para desarrollar un proyecto de
este alcance.
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Acerca
ACCENTURE
Accenture esesuna
Accenture
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global
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de negocios, tecnología
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agosto del 2013. Su página web es
www.accenture.com.
www.accenture.com.
Tomás Rodríguez
Gerente
experimentado de Estrategia
Tomás Rodríguez
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Gerente experimentado de Estrategia
Tel.:
(52 55) 5284 7599
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