a-uda-19 manual de seguridad en oficinas - SIIA

UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Medidas de Seguridad en oficinas
Objetivo
El presente documento pretende dar a conocer una serie de medidas que nos
ayuden a prevenir, reconocer y reaccionar ante una serie de actos que pongan en
riesgo nuestra integridad y la del patrimonio de nuestra casa de estudios.
Por ello le pedimos lea cuidadosamente estas recomendaciones y en caso de
tener alguna duda nos la haga saber.
Durante la apertura
1. Antes de realizar la apertura de su oficina asegúrese de que no hallan
personas o vehículos sospechosos en los alrededores, de ser así
comuníqueselo al personal de vigilancia o a la policía.
2. Si encuentra indicios de haberse cometido algún robo u otra situación
similar tome las siguientes medidas:
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No toque ni mueva nada
Comuníquese con su superior para recibir instrucciones, llame a la
policía solo si su superior se lo indica
De aviso a la Coordinación de Control de Riesgos de la Unidad de
Desarrollo Administrativo (Ext. 5014)
No propague rumores
No haga declaraciones a la prensa
Cuide que nadie mas entre a la oficina hasta que reciba indicaciones
de la Coordinación de Control de Riesgos
En Horas de Trabajo
1. Nunca deje sobre su escritorio, librero, cajonera, sillas, etc., los siguientes
artículos:
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Bolsas de mano
Billeteras, monederos, etc.
Teléfonos
celulares
y
radiocomunicación
Llaves
demás
aparatos
portátiles
Fecha de emisión
No. de revisión
Código
Página
27 de Marzo de 2006
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Tarjetas bancarias
Relojes, anillos y demás artículos de joyería (aunque no sean
valiosos pueden atraer la atención del ladrón)
Lentes de sol
Discos o casetes
Reproductores portátiles de discos o casetes
Los artículos anteriormente señalados deben permanecer en cajones y
de preferencia bajo llave
2. Cuando salga de su oficina cierre la puerta de su cubículo o área de
trabajo, aún y cuando la salida sea dentro del mismo edificio observe
siempre esta medida
3. Instruya a su secretaria o recepcionista para que se asegure que toda
persona que ingrese a su oficina se identifique y justifique su presencia en
dicho lugar
4. Asegúrese de que el personal de apoyo de su oficina (intendentes,
mensajeros, etc.) sean de absoluta confianza
5. Nunca de información personal sobre usted o sus compañeros de trabajo
por teléfono, desconfíe de las encuestas telefónicas y de las llamadas de
Telemarketing
6. La información reservada o confidencial deberá permanecer bajo llave, sea
cuidadoso de no dejar documentos en su escritorio con este tipo de
información
7. No permita la entrada a
conoce
vendedores ambulantes, sobre todo si no los
8. Evite dar donativos a indigentes dentro de su área de trabajo (ello ocasiona
que constantemente acudan a sus oficinas)
9. Si llega a sufrir un asalto en su oficina observe las siguientes
recomendaciones:
 Mantenga la calma
 Haga solo lo que el delincuente le pide, no le de mas dinero ni
información de la que le sea requerida.
 No se enfrente con el(los) ni trate de hacerse le héroe, valore su vida
y su salud. Recuerde que el dinero y los bienes se pueden recuperar.
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Solo si es posible observe al delincuente de preferencia de arriba
hacia abajo y trate de memorizar algunos datos como: Tipo y color
de cabello, forma de la cara, cejas, ojos, nariz, boca, barba, bigote,
complexión, estatura, forma de hablar, tipo de arma (blanca, corta ó
larga), etc.
Después de ocurrido el asalto no toque ni mueva nada para que no
se pierdan o alteren evidencias
Cierre la oficina, pida ayuda al personal de vigilancia o a la policía y
llame a su superior para informarle del hecho.
De aviso a la Coordinación de Control de Riesgos
Colabore con las autoridades
10. Si observa alguna circunstancia sospechosa comuníqueselo al personal de
vigilancia o directamente a la Coordinación de Control e Riesgos de la
Unidad de Desarrollo Administrativo (ext. 5014)
Cierre de Oficina
1. Asegúrese de que no halla ninguna persona sin justificación razonable
dentro de su área de trabajo o en los alrededores (Recuerde que las horas
en que mas frecuentemente se producen los asaltos son durante la
apertura y el cierre de la oficina), cierre puertas y ventanas.
2. Desconecte los aparatos eléctricos.
3. Revise que queden bien cerradas puertas y cajones.
4. Si hubiera algún artículo personal olvidado dentro de la oficina guárdelo en
un lugar que usted recuerde fácilmente.
5. Si cuenta con sistema de alarma ponga su clave (ármela)
6. Apague las luces
7. Cierre la puerta con llave
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