normas para creacion, aprobación y manejo de un fondo rotatorio se

NORMAS PARA CREACION, APROBACIÓN Y MANEJO DE UN FONDO
ROTATORIO
SE DICTAN LAS PRESENTES NORMAS PARA LA CREACIÓN,
APROBACIÓN Y MANEJO DE UN FONDO ROTATORIO
DE LA CREACIÓN
1. La creación de los FONDOS ROTATORIOS se hará previo informe
favorable de la Dirección de Finanzas en cuanto a que la Unidad
solicitante, en rendición Fondos Rotatorios, Cajas Chicas, Anticipos para
propósitos similares y en función de la disponibilidad presupuestaria. El
custodio debe estar cubierto por una fianza de fidelidad, y que el
Director o Jefe de la Unidad Ejecutora presente la autorización de la
persona que actuará como Custodio del Fondo.
DE LA APROBACIÓN
1. La aprobación de los Fondos Rotatorios será potestad del Ciudadano
Rector, a solicitud de los Directores de Unidades, previa presentación
de la documentación que justifique la creación del mismo.
DE LAS RESPONSABILIDADES
1.
Los Directores de Unidades serán administradores responsables ante el
Ciudadano Rector de los fondos asignados.
2. El funcionario a quien el Director de la Unidad delegue el manejo del
Fondo Rotatorio, será responsable ante éste, del manejo de los mismos.
3. Los custodios de los Fondos Rotatorios deben estar cubiertos por una
fianza de fidelidad para manejar estos Fondos de acuerdo al
procedimiento establecido para tales fines.
4. Los custodios de los Fondos Rotatorios serán responsables por el
reporte de activos fijos que adquiera la Unidad, y deberán enviar copia
de la orden de compra y de la factura al recibir el bien al Depositante
de Bienes Nacionales para su registro.
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
1/6
5. El funcionario con carácter de Custodio será responsable de los
documentos, así como también de llevar registros internos y de
preparar las rendiciones de cuentas.
DEL MONTO Y DISTRIBUCION
1. El monto del FONDO ROTATORIO será hasta de CINCUENTA MIL
BOLIVARES (Bs. 50.000,00).
2. La
distribución del Fondo Rotatorio se hará entre las partidas
presupuestarias autorizadas para su afectación, en base a un
porcentaje del monto total de dichas partidas, el cual se establecerá de
comùn acuerdo entre el Director de la Unidad y el Director de Finanzas
al ser asignada su cuota de gastos.
Este Porcentaje una vez establecido, no debe ser objeto de variaciones,
salvo que la dinámica del gasto así lo exija y para lo cual debe
autorizarlos el señor Rector.
DEL MANEJO
1. Todos los Fondos Rotatorios serán manejados a través de Cuentas
Bancarias y éstas deberán estar a nombre de la Universidad
Centroccidental "Lisandro Alvarado".
2. El Ciudadano Rector autorizará en cada Unidad Depositante, las
firmas registradas para movilizar dichos Fondos mediante cuenta
corriente abierta a estos efectos.
3. Para manejar la cuenta se requieren firmas conjuntas del Director de la
Unidad Ejecutora y del Custodio del Fondo.
4. Los cheques no podrán ser emitidos al portador y deberán llevar el
sello de "NO ENDOSABLE".
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
2/6
5. El Director de la Unidad Ejecutora a la cual le ha sido asignado el Fondo
Rotatorio, deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el
nombre del Banco y el número de cuenta corriente donde fue
depositado el monto del Fondo, así como también, los nombres de la
persona o personas autorizadas para movilizar la referida cuenta
corriente, y los facsímiles de sus firmas; esto último en tarjeta por
separado anexas a la comunicación referida.
6. Los Fondos Rotatorios serán utilizados para efectuar erogaciones
correspondientes a las Partidas Presupuestarias 20 y/o 50 excepto
viáticos y pasajes cuyas erogaciones se seguirán canalizando a través de
la Dirección de Finanzas.
A fin de cumplir los objetivos de celeridad de los fondos Rotatorios con
relación a las cotizaciones, se establece lo siguiente:
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
No se exigirá cotización por compras hasta Bs. 2.500,00.
Se exigirá por lo menos una (1) cotización por compras desde…Bs.
2.501,00 hasta Bs. 5.000,00.
Se exigirá por lo menos dos (2) cotizaciones para compras entre
Bs. 5.001,00 y 10.000,00.
Se exigirá por lo menos tres (3) cotizaciones para compras por
más de Bs. 10.000,00 y por lo tanto se deberá cumplir con lo
establecido en el Reglamento de Compras y demás normas
existentes.
7. El efectivo integrante de los Fondos Rotatorios deberá mantenerse
depositado en cuenta corriente bancaria, no obstante se podrá mantener
en efectivo DOS MIL QUINIENTOS BOLIVARES (Bs. 2.500,00)
destinados a efectuar gastos urgentes de menor cuantía.
8. No podrán utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines:
a) Efectuar gastos de personal.
b) Efectuar gastos correspondientes a las específicas de la Partida
20 que están centralizadas, en la Dirección de Servicios
Administrativos, las cuales son: 301, 304, 305, 311, 314, 316, 341,
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
3/6
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
372 y 377. La específica 381 queda autorizada para realizar
gastos hasta por CINCO MIL BOLIVARES
(Bs. 5.000,00).
Quedan centralizados en el Vicerrectorado Administrativo lo
relativo a gastos de la específicas 331, 334 y 342.
Quedan centralizados en la Dirección de Finanzas lo relativo a
gastos de específicas 326 y 342
Efectuar gastos por conceptos no autorizados.
Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza.
Para hacer adelantos a cuenta de entregas futuras.
Efectuar compras que estén sujetas a control perceptivo. Salvo
que se le emita su respectiva orden de compra
Se podrán dar adelantos contra facturas de acuerdo al fomato
elaborado al efecto
DE LA RENDICIÓN DE CUENTA:
1. La rendición de cuenta del Fondo Rotatorio será presentada por la
Dirección Ejecutora ante la Dirección de Finanzas, cuando se haya
ejecutado una cifra no mayor del 40% del monto de los Fondos
aprobados .
La rendición de cuenta constará de los siguientes documentos:
a. Relación de comprobante.
b. Facturas o comprobantes de los pagos en original firmados por el
Director de la Unidad Ejecutora, el funcionario responsable del Custodio
del Fondo y por el Beneficiario.
c. Los cuentadantes deberán presentar en los primeros 20 días de cada
mes la conciliación del Fondo Rotatorio con el Estado de cuenta Bancaria
2. El importe de cada rendición de cuenta de un Fondo Rotatorio será
restituido una vez aprobada dicha rendición por la Dirección de
Finanzas, verificada la documentación presentada y la correcta
imputación del gasto, se procederá al registro contable del gasto
causado, remitiéndoles luego a la Contraloría Interna, junto con la Orden
de Pago, para efectuar la correspondiente reposición.
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
4/6
3. Antes del 30 de noviembre de cada año deberá efectuarse una rendición
de cuenta de lo ejecutado a esa fecha, a los fines del cierre del
Ejercicio Fiscal, a excepción de la Dirección de Servicios
Administrativos, quien deberá hacerlo antes del 30 de diciembre.
4. Con la última rendición de cuenta correspondiente a un Fondo Rotatorio,
deberá agregarse la constancia de la devolución a la Tesorería, de las
sumas no utilizadas.
5. La asignación del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio
presupuestario.
En tal sentido al iniciarse el nuevo período se librará una orden de pago por el
importe correspondiente a la asignación inicial
DEL REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA:
1. Se registrará como compromiso el monto de la constitución inicial del
Fondo Rotatorio.
2. Se registrará en forma progresiva como gastos causados y pagados, el
monto de las rendiciones aprobadas, cuyo movimiento afectare en la
misma fecha del compromiso establecido inicialmente.
3. El importe comprometido será ejecutado al cierre del ejercicio en
función de los gastos reales
Estas normas regirán para las demás unidades que manejan Fondos
Rotatorios en cuanto le sean aplicables.
El incumplimiento por parte del Administrador del Fondo y del Custodio
del mismo de las normas establecidas para el manejo del Fondo y de las
disposiciones especiales, fijadas para cada caso, lo hará personal y
solidariamente responsable a los efectos penales y administrativos que
pudiera corresponder.
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
5/6
Normas aprobadas en Consejo Universitario sesión No. 308 celebrada el 1004-84. Estas Normas derogan las anteriores de fecha doce (12) de Enero de
mil novecientos ochenta y tres.
Dr. Carlos Zapata Escalona
Rector
Dr. Mario Baptista T.
Vicerrector Académico
Dr. Francisco Diamond
Vicerrector Administrativo
Dra. Carmen Alicia Carmona de García
Secretaria General
Lic. Francesco Leone
Ing. Augusto Gallardo
Director Esc. Administración
Director Esc. De Agronomìa
Dr. Cruz Daniel Zambrano
Director Esc. De Ciencias
Ing. Luis Murrieta Delgado
Director Esc. Ing. Civil
Dr. Naji Torbay K
Director Esc. de Medicina
Dr. Alirio Atencio Leon
Director Esc. de Cs. Veterinarias
Dra. Gadra de Pèrez
Representante Ministerio de Educación
Normas para Creación, Aprobación y manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 13
6/6