PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

TALENTO HUMANO / FORMACIÓN DEL PERSONAL
Código : PTH.17
PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
Revisó: Jefe División Recursos Humanos
Profesional Formación División Recursos Humanos
Versión : 10
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Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008
Resolución N° 032
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer los lineamientos para las actividades de entrenamiento y
capacitación del personal de la Universidad Industrial de Santander.
Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
capacitación del personal de la Universidad Industrial de Santander
NORMATIVIDAD
Norma NTC-ISO 9001:2008 numerales 6.2.2 literales b y c
Norma NTC-GP 1000:2004 numerales 6.2.2. literales b y C
Norma NTC-OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.2
Norma NTC-ISO 14001:2004 numeral 4.4.2
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
 UAA: Unidades Académico Administrativas
 DSI: División Servicios de Información
 DRH: División de Recursos Humanos.
 DCGD: División de Control y Gestión Documental
 APA: Asuntos Personal Administrativo
 SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional
 ENTRENAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN: Actividades encaminadas a mejorar la competencia del personal sobre un tema determinado.
 FP: Formación de Personal
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CONSIDERACIONES
1. Identificación de necesidades
Las principales fuentes de detección de necesidades de entrenamiento y capacitación pueden ser:
 Reporte de necesidades en UAA
 Informes de auditorías
 Informes de revisión por la dirección
 Detección de no conformidades
 Información de la evaluación de Desempeño referente a capacitación
 Riesgos valorados en las UAA
 Investigación de accidentes e incidentes del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en SYSO
 Impactos ambientales
 Requisitos legales del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional SYSO
 Resultados de simulacros
 Reporte de actos y condiciones inseguras
 Resultados del desempeño del Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión en SYSO
 Comunicaciones y solicitudes de entes gubernamentales y/o comunidad
 Quejas, reclamos y sugerencias
2. Desarrollo del Plan de Entrenamiento y Capacitación
La División de Recursos Humanos atenderá las necesidades básicas de entrenamiento y capacitación transversales identificadas , y apoyará el desarrollo
de actividades de entrenamiento y capacitación identificadas y reportadas por la UAA, las cuales en todo caso deberán ser comunicadas a la División de
Recursos Humanos para recibir la orientación correspondiente al trámite a seguir establecido en este procedimiento. En todo caso todas las actividades
de entrenamiento y capacitación deberán seguir el procedimiento establecido en el presente documento.
Las UAA deberán gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitación de su personal , para el caso que no
puedan ser apoyadas en su totalidad por la División de Recursos Humanos.
El documento oficial para la socialización de las actividades de la División de Recursos Humanos es el plan de entrenamiento y capacitación, el cual
contendrá los requisitos y será actualizado durante cada semestre según se requiera.
En coherencia con las políticas ambientales de la Universidad, los documentos que no requieran soporte físico, serán en lo posible entregados en formato
digital a través de correo electrónico, exceptuando los formatos de listado de asistencia, cartas de compromiso firmadas por los participantes de las
actividades de entrenamiento y capacitación(según se requiera), así como los soportes entregados por los proveedores, documentos que
obligatoriamente deberá dejarse evidencia física.
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CONSIDERACIONES
3. La evaluación
Las actividades de entrenamiento y capacitación realizadas en la Universidad pueden estar sujetas a los siguientes (3) tipos de evaluación : Evaluación de
la reacción, la cual pretende medir la satisfacción del participante frente a tres aspectos, el expositor, el contenido de la capacitación y los recursos
empleados; evaluación del aprendizaje y la evaluación INSITU, refiriéndose a la aplicación de los conocimientos adquiridos en las actividades de
entrenamiento y capacitación en el desarrollo de las funciones pertinentes al cargo. La aplicación de estas evaluaciones se realizará acorde a la Guía de
Evaluación de Entrenamiento y Capacitación de Personal GTH.01. y a la planeación de la evaluación establecida.
El número de personas que deben ser evaluados, independientemente del tipo de evaluación a aplicar, debe ser mínimo la tercera parte del personal
participante de la actividad.
4. Aspectos generales
Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitación planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la División de Recursos
Humanos estarán bajo la responsabilidad de cada Lider de subproceso, por tanto este será responsable de la realización de todas las actividades que en
este procedimiento se establecen, así como los cambios y actualizaciones que se generen en el Plan de Entrenamiento y Capacitación del semestre.
Los proveedores externos no están obligados a utilizar los documentos establecidos en este procedimiento, pero si deberán presentar la evidencia de la
participación del personal en las actividad y ejecutar la evaluación establecida por la Universidad.
Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitación para recibir el certificado de asistencia por parte de l a División de Recursos
Humanos, deberá evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas programadas y la suscripción de la carta de
compromiso.
La carta de compromiso de asistencia no es de obligatorio cumplimiento por parte del participante cuando el sea citado por au toridad académica
competente y cuando las actividades por su naturaleza no lo requiera.
Las comunicaciones serán enviadas en lo posible mediante correo electrónico; sólo aquellas dirigidas al personal de la Universidad que por la naturaleza
de los cargos que desempeñen no tienen acceso a medios electrónicos, se evaluará la opción de enviarla por medio físico.
Al terminar la etapa de inscripción a las actividades de entrenamiento y capacitación, se permitirá que los cupos libres sean ocupados por el personal
interesado en asistir a algunas sesiones, siempre y cuando sea presentado por el el jefe de la UAA. Este personal no se le exigirá la carta de compromiso
y por tanto no será certificado.
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
DIAGRAMA DE FLUJO
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
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Conector
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
10 Jornadas
Jefe DRH
Profesional FPDRH
Sujeto a la
respuesta
del
oferente
Profesional FPDRH
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Entrenamiento, capacitación,
inducción y re-inducción
NO
A
Pág 11
La DRH
identifica la necesidad de entrenamiento,
capacitación, inducción y re-inducción
SI
1. Definición de necesidades de
entrenamiento y capacitación a
atender
1. Define las formaciones a atender por la División de
Recursos Humanos.
2. Realiza investigación
preliminar de posibles
capacitadores o entrenadores
2. Contacta a empresas o personas expertas en el
tema que realicen las propuestas respectivas que den
respuesta a la necesidad de entrenamiento o capacitación.
3. Revisa propuestas
3. Revisa propuesta y selecciona el o los formadores que
atiendan las diferentes necesidades de formación
3 Jornadas
Jefe DRH
Profesional FPDRH
4. Proyecta plan de entrenamiento y capacitación para el
semestre inmediato
8 Jornadas
Profesional FPDRH
5. Revisa y Aprueba el Plan de Entrenamiento y
Capacitación y anexos a publicar.
5 Jornadas
4. Elabora el Plan de
Entrenamiento y Capacitación
de la UAA
5. Revisa y aprueba
1
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Jefe DRH
FTH.64 Listado
de inscripción a
actividades de
entrenamiento y
capacitación.
FTH.24 Plan de
Entrenamiento y
Capacitación
FTH.24 Plan de
Entrenamiento y
Capacitación
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
3 Jornadas
Líder FPDRH
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Plan de Entrenamiento y
Capacitación
C
6. Publica plan de
entrenamiento y capacitación
6. Publica el Plan de Entrenamiento y Capacitación en la
intranet a través de una solicitud enviada a la DSI.
7. Planeación de las actividades
de entrenamiento y
capacitación
7. Planea la evaluación de la actividad de entrenamiento y
capacitación a realizar.
8. Promoción
de las actividades
E
9. Recepción de inscripciones
6 Jornadas
Líder FPDRH
8. Promociona las actividades de acuerdo al cronograma
establecido en el plan.
Sujeto al
plan de las
actividades
Profesional
FP-DRH
9. Revisa los registros de inscripción y el Compromiso, y
analiza si la demanda cumple para dar continuidad a la
programación de la actividad.
8 Jornadas
Profesional
FP-DRH
2
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FTH.31 Planeación
de la Evaluación de
la actividad de
entrenamiento y
capacitación.
Correo electrónico
o
Carta de
Compromiso
(según aplique)
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
¿El 60% del cupo esta
inscrito?
No
Pag 7
Si
¿La fecha planteada de la
actividad se mantiene?
B
Si
Verifica si las inscripciones abarcan el 60% del total de los
cupos asignados en el Plan de Entrenamiento y
Capacitación.
Verifica si la fecha planteada inicialmente para el plan de
entrenamiento y capacitación se mantiene.
No
10. Replantea plan de
entrenamiento y capacitación
11. Convoca al personal a la
actividad
B
10. Replantea la fecha del Plan de entrenamiento y
capacitación e informa a DSI para los respectivos cambios
en el plan de formación publicado en la intranet.
8 Jornadas
11. Realiza convocatoria ofreciendo la actividad a los
asistentes o a las unidades a las que pertenece el personal.
Sujeto a los
ajustes del
nuevo plan
de
actividades
12. Envía comunicación al entrenador o capacitador y a los
participantes inscritos o citados a las actividades.
Sujeto a la
fecha de
inicio del
plan de
activiades.
Profesional
FP-DRH
Jefe DRH
Profesional FPDRH
C
Pág 6
F
12. Envía comunicación al
entrenador o capacitador y a los
participantes
Nota: Entre los aspectos a informar en el correo se debe incluir
los documentos que contractualmente debe entregar el formador
y las evaluaciones que debe aplicar durante las actividades.
3
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Profesional FPDRH
Personal
encargado por el
Jefe de la UAA
respectiva o de la
sede
Comunicación
entrenador o
capacitador
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
13. Realiza las actividades de entrenamiento o
capacitación y se controla la asistencia a la actividad en
cada una de sus jornadas.
Sujeto al
cronograma
del plan de
actividades
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Entrenador o
capacitador
FTH.33 Control de
Asistencia
3
13. Realiza actividad de
entrenamiento y capacitación
Control de asistencia
No
¿Se planeó evaluar el
aprendizaje?
Si
14. Evalúa el aprendizaje
15. Evalúa la reacción
16. Consolida resultados de
evaluación de reacción
Dependiendo si en la planeación de la evaluación de la
actividad de entrenamiento o capacitación se determina
evaluar aprendizaje se debe aclarar las actividades a
seguir.
14. Evalúa los conocimiento adquiridos por el participante en
la actividad al final de la misma.
Sujeto al
último día
de
actividades
½ Jornada
15. Gestiona con los participantes el diligenciamiento de la
Evaluación de la reacción durante la última jornada de
cada actividad de entrenamiento y capacitación.
Nota:
Para el caso que la actividad tenga varios
profesores, cada uno debe ser evaluado por aparte.
Profesional FPSujeto al
DRH/
ultimo día Personal encargado
de
por el Jefe de la
actividades UAA respectiva o
½ Jornada
de la sede
16. Consolida todos las evaluaciones de reacción
realizadas por los participantes de la actividades de
entrenamiento y capacitación con la herramienta
establecida por el líder del subproceso.
Profesional FPDRH/
Personal encargado
por el Jefe de la
UAA respectiva o
de la sede
4
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
5 Jornadas
Instructor
FTH.32 Resumen
de la Evaluación de
aprendizaje
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
17. Entrega
al Profesional de Recursos Humanos
responsable de las actividades de entrenamiento y
capacitación, el control de asistencia y la evaluación de
aprendizaje si es requerido.
Sujeto al
ultimo día
de
actividades
5 Jornadas
RESPONSABLE
4
17. Entrega información de la
actividad de entrenamiento o
capacitación
Instructor/
Profesional DRH
18. Consolida la información y
proyecta certificados
18. Consolida la información sobre asistencia y proyecta
los certificados de las actividades del plan de
entrenamiento y capacitación.
8 Jornadas
Profesional FPDRH
19. Remite para revisión y
aprobación.
19. Remite para la revisión y aprobación al líder el
resumen de asistencia y los certificados a enviar.
½ Jornada
Profesional FPDRH
20. Revisa y remite a participantes.
20. Revisa y remite a los participantes los certificados que
corresponden.
5 Jornadas
Líder FP-DRH
5
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
¿Se planeó el desarrollo de la
evaluación in situ?
No
D
Pág 10
Dependiendo si en la planeación de la evaluación de la
actividad de entrenamiento o capacitación se determina
evaluar in situ se debe aclarar las actividades a seguir.
Si
21. Elabora comunicación
informando la necesidad de
evaluar in situ a la actividad
21. Elabora y envía comunicación solicitando el desarrollo
de la evaluación in situ. Adjunta documentación a utilizar
y relación de personas a participar en la Evaluación.
Comunicación
Evaluación insitu
22. Realiza evaluación in situ de la
actividad
22. Realiza la evaluación in situ de la actividad de
entrenamiento o capacitación aplicando un cuestionario
al participante y otro al jefe inmediato. Posteriormente
se envía comunicación a la División de Recursos
Humanos adjuntado las evaluaciones registradas.
Comunicación
Evaluación insitu
6
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
4 a 5 meses Profesional FPdespués de
DRH/
finalizado el
Personal
plan de
encargado por el
actividades.
Jefe de la UAA
respectiva o de la
sede
20 Jornadas
Jefe inmediato y
Participante
elegido a evaluar
in situ de la
actividad
FTH.28
Evaluación in situ
de la formación
(participante)
FTH.29
Evaluación in
situ de la
formación (Jefe)
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
FTH.30
Resultados de la
evaluación in situ
6
D
23. Consolida información de
evaluación de la actividad de
entrenamiento y capacitación
23. Consolida la Información de evaluación de cada
formación según la planeación prevista para ella en el
formato informe plan de entrenamiento y capacitación .
5 Jornadas
Profesional FPDRH/Personal
encargado por el
Jefe de la UAA
Informe
24. Comunica al Instructor
resultado de la evaluación de la
reacción
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
24. Comunica al formador los resultados obtenidos en la
Evaluación de la reacción.
Nota: El tiempo establecido para realizar esta actividad son
5 jornadas después de consolidados los resultado de la
evaluación de que trata el numeral 16
5 Jornadas
FTH.32 Resumen
de la Evaluación de
aprendizaje
FTH.147 Informe
plan de
entrenamiento y
capacitación
Profesional FPDRH/
Personal
encargado por el
Jefe de la UAA
Comunicación
25. Elabora informe plan de
formación del semestre
25. Revisa el informe del plan de entrenamiento y
capacitación del semestre
Informe
7
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Sujeto a la
finalización
del
semestre.
Líder FP-DRH
FTH.147 Informe
Plan de
Entrenamiento y
Capacitación
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Código : PTH.17
Versión : 10
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
7
26. Revisa y aprueba el informe del plan consolidado por
semestre.
26. Revisa y aprueba informe
plan de entrenamiento y
capacitación
3 Jornadas
Jefe DRH
FTH.24 Plan de
entrenamiento y
capacitación
FIN
A
27. Identifica necesidades de
entrenamiento y capacitación
Según la
27. Identifica fuentes de necesidades de entrenamiento y
respuesta
de
capacitación y define las actividades necesarias para suplir la
los
Jefes
de
necesidad encontrada al interior de la UAA.
UAA
Jefe de la UAA
respectiva
28. Envía comunicación
informando la necesidad de
entrenamiento y capacitación
identificada
28. Envía comunicación
informando la necesidad de
entrenamiento y capacitación identificada al interior de la
Unidad.
Jefe de la UAA
respectiva
Comunicación
¿DRH atendió la necesidad de
entrenamiento o capacitación
reportada?
Si
E
Pág 5
No
8
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
Según los
Jefes de
UAA
FTH.147 Informe
Plan de
Entrenamiento y
Capacitación
TALENTO HUMANO / FORMACIÓN DE PERSONAL
Código : PTH.17
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PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
TIEMPO
ESTIMADO
RESPONSABLE
29. Asesora a la UAA sobre el procedimiento a seguir si la
formación debe ser atendida por la Unidad.
5 Jornadas
Profesional FPDRH
30. Prepara y envía comunicación informando a DRH los
siguientes aspectos para introducir en el plan de
entrenamiento y capacitación de la Universidad: nombre de
la actividad, objetivo, contenido, N° de horas, población
objetivo, fecha de inicio y finalización y hora.
5 Jornadas
Personal
encargado en por
el Jefe de la UAA
31. Recibe información y actualiza el plan de entrenamiento
y capacitación.
5 Jornadas
Jefe DRH
Profesional
FP-DRH
1 Jornadas
Jefe DRH
Profesional
FP-DRH
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
8
29. Asesora a la UAA del
procedimiento a seguir.
30. Prepara comunicación
informando a DRH la
formación a atender
31. Actualiza el plan de
entrenamiento y
capacitación
32. Informa mecanismos de
evaluación de la actividad
F
Pág 6
32. Informa al Jefe de UAA la forma como debe ser evaluada
la actividad, según los mecanismos definidos por la
Universidad.
1Jornada: 1 día hábil
½ Jornada: ½ día hábil
FTH.24 Plan de
Entrenamiento y
Capacitación
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Versión : 10
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DEFINICIONES
CONTROL
DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Enero 24 de 2008
02
Abril 14 de 2008
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Modificación de consideraciones, Inclusión y eliminación de documentos de referencia,
modificación de actividades.
03
Octubre 31 de 2008 Modificación de consideraciones y modificación de actividades.
04
Noviembre 19 de
2008
Modificación de documentos de referencia.
05
Abril 21 de 2009
Modificación de forma de las consideraciones. Resumen de las actividades 1 y 2 de identificación
de necesidades de formación en una. Modificación de la actividad 4; Incluyen las actividades 16 y
17. Fusión de las actividades 19 y 22 ya que se repite la misma actividad. Eliminación de la sigla
APA del Auxiliar Administrativo que colabora en la formación. Eliminar la Actividad 30 e
Inclusión de la Actividad 34.
06
Octubre 23 de 2009
Modificación en las consideraciones. Inclusión de las cartas de compromiso en la actividad 12 y
en su documento de referencia. Modificación de los responsables de las actividades 31, 45, 49,
51, 54, 56 y 57 e inclusión de las actividades 23 y 60.
07
Octubre 20 de 2011
Cambio en el nombre del procedimiento, objetivo, alcance, y ajustes de las consideraciones y
actividades de acuerdo a los nuevos lineamientos.
08
Mayo 29 de 2014
Cambio en el nombre del procedimiento. Modificación del objetivo,
alcance,
consideraciones y actividades de acuerdo con los nuevos lineamientos institucionales sobre
capacitación y entrenamiento.
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DEFINICIONES
CONTROL
DE CAMBIOS
VERSIÓN
09
10
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Abril 08 de 2015
Modificación de las consideraciones y de las actividades N° 4, 6, 7, 11, 13, 18 y 28.
Eliminación de la actividad N°12 y de la nota de la actividad N°15.
Febrero 29 de 2016
Modificación en la consideración No. 2, 3 y 4; de los aspectos generales; en la redacción de
la primera decisión; en la actividad 8, 22 y 25; del responsable en la actividad 11 y 21.
Inclusión columna Tiempo Estimado; de los documentos de referencia FTH.64 y FTH.24
(actividades 2,4,5) y el FTH.147 (actividad 28); de la abreviatura FP; del responsable
Profesional FP-DRH; de la Nota en la actividad 12; de las actividades 18, 19, 20 y 26.
Eliminación de actividades 7, 12, 13, 16, 24 y 29; del FTH.64 de los documentos de
referencia (actividad 9). Fusión de las actividades 20 y 21.