Guía para Equipos CREA - Ministerio de Educación

Introducción
Esta guía tiene como fin facilitar el trabajo
de los Equipos CREA definiendo su rol,
metodología de trabajo e impacto dentro del
Modelo de Transformación Organizacional
del Ministerio de Educación Nacional.
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¿Cómo está conformado el
Modelo de Transformación
Organizacional del MEN?
El Modelo de Transformación Organizacional del
MEN está compuesto por cuatro dimensiones y un
eje articulador que es el liderazgo integral.
La principal tarea de los gestores públicos es
legitimar los programas y proyectos que desarrolla la
organización a su cargo, a través de la construcción
de claros puentes entre lo que la organización
hace y lo que espera la ciudadanía que ella haga, y
es a través de la definición y puesta en marcha del
Modelo de Transformación Organizacional como
se logran estos propósitos.
Modelo de Transformación Organizacional
La Dimensión Estratégica agrupa el marco
estratégico de la organización con el modelo y el
control de la gestión.
La Dimensión Arquitectura Organizacional
integra la cadena de valor de la entidad con el
mapa de macroprocesos, el Sistema Integrado
de Gestión y el uso adecuado de las TIC.
La Dimensión Cultural integra el modelo de gestión
de lo humano, la gestión del conocimiento y la
construcción de lo colectivo.
La Dimensión Relacional permite caracterizar
a los grupos de interés, de acuerdo con sus
dinámicas particulares, definir las políticas de
relación entre ellos, sus buenas prácticas y las
políticas de Buen Gobierno.
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¿Qué son los
Equipos CREA?
En el MEN denominamos Equipos CREA al esquema
de grupos primarios, cuyo propósito fundamental es
garantizar que las directrices e información de alto
valor estratégico fluyan de manera descendente
y ascendente, de manera que cada persona que
integra el MEN esté articulada con las dimensiones de
Transformación Organizacional: Cultura, Relaciones,
Estrategia y Arquitectura Organizacional.
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¿Por qué nacen
los Equipos CREA?
Por la necesidad de fortalecer algunos procesos
culturales necesarios para mantener un buen
ambiente laboral como lo son: la comunicación, la
credibilidad, la participación, el trabajo en equipo
y la delegación.
En estos equipos, quienes los dirigen mantienen y
muestran su disposición permanente para escuchar
a sus colaboradores, dándoles la oportunidad de
comenzar conversaciones relacionadas con asuntos
sobre los que ellos puedan necesitar información o
quieran compartirla.
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C - Cultura
R - Relaciones
E - Estrategia
A - Arquitectura Organizacional
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¿Cuál es la premisa de los Equipos CREA?
Es el espacio para coordinar el equipo en la
articulación e instrumentación de planes de
trabajo para alcanzar la visión propuesta, el
seguimiento del trabajo, tanto en términos
de gestión como de articulación de procesos,
la consolidación de la cultura MEN y el
fortalecimiento de las relaciones con los grupos
de interés.
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¿Por qué se denominan CREA?
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Las siglas del nombre señalan las cuatro dimensiones
del Proceso de Transformación Organizacional:
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Fomentar la participación y el trabajo en equipo,
necesarios para construir una cultura organizacional
centrada en alcanzar nuestro propósito superior:
hacer de Colombia la más educada de América
Latina en 2025.
¿Quiénes deben integrar los Equipos CREA?
Quienes los dirigen o coordinan y sus inmediatos
colaboradores.
¿Cuántos niveles de Equipos CREA hay?
Nivel 1 - Equipo CREA Directivo: Lo dirige la
Ministra y lo integran los Viceministros, el Secretario
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General, los Jefes de las Oficinas Asesoras y los
Directores.
Nivel 2 - Equipos CREA de Viceministerios y
Secretaría General: lo dirigen los Viceministros y
lo integran los Directores, Gerentes de Proyectos
y Asesores. Para el caso de la Secretaría General, lo
lidera el Secretario y lo integran los Subdirectores.
Nivel 3 - Equipos CREA de Dirección y de
Oficinas Asesoras: Lo dirigen los Directores y
Jefes de Oficinas Asesoras. Para el caso de las
Direcciones, el Equipo CREA lo conforman los
Subdirectores y Asesores. Para el caso de las
Oficinas Asesoras, el Jefe y los Coordinadores.
Nivel 4 - Equipos CREA de Subdirección: Lo
dirigen los Subdirectores y lo integran los Asesores
y Coordinadores.
Nivel 5 - Equipos CREA de Coordinadores:
Lo dirigen los Coordinadores y lo integran sus
inmediatos colaboradores.
Todos los colaboradores participan en los Equipos
CREA independientemente de su vinculación.
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¿Con qué periodicidad se reúnen los Equipos CREA?
Se sugiere una vez a la semana en un día y hora
específico.
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¿Las reuniones tienen
tiempo máximo de duración?
Sí. Tienen una duración máxima de una (1)
hora. El objetivo es lograr reuniones, efectivas y
participativas.
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¿Qué temas se
tratarán en la reunión?
La información que proviene del Nivel 1. Equipo
CREA Directivo, la cual debe divulgarse en menos de
24 horas. Y los relacionados con las dimensiones del
Proceso de Transformación Organizacional:
Cultura, Relaciones, Estrategia y Arquitectura
Organizacional, como también los compromisos
adquiridos en los Equipos CREA superiores e
inferiores inmediatos.
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¿Qué temas específicos se tratarán
en cada dimensión?
En Cultura: las actividades que aportan al
mejoramiento del ambiente laboral.
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En Relaciones: aquellas que mejoran la interacción
con los grupos de interés.
En Estrategia: actividades enfocadas en el control
de la gestión.
En Arquitectura Organizacional: actividades
vinculadas a la cadena de valor, al mapa de
macroprocesos, a los sistemas de información y al
uso adecuado de las TIC.
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• Hora de la reunión
•Lugar
• Dependencia responsable
• Asistentes a la reunión
• Objetivo de la reunión
¿Cómo podrán hacerle seguimiento a los temas tratados en los Equipos CREA?
Inicialmente a través de actas, cuyos formatos
deben descargarse del SIG y diligenciarse en
todas las reuniones de Equipo. La ruta para
descargar el formato es: SIG/Macroprocesos/Crear
Acta General/Crear Acta.
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• Fecha de la reunión
¿Qué información debe
contener cada Acta?
• Temas a tratar
• Responsable del Seguimiento
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¿Existen actas virtuales para los equipos CREA?
Sí. Se está trabajando en una plataforma específica
para los equipos CREA.
Los equipos CREA son una de las estrategias de
participación de todos los colaboradores del MEN.
• Tipo de reunión
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