Norma Complementaria de Cheques
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N O R M A C O M P L E M E N T A R I A CO M PENSAC IÓN Y L IQU IDAC IÓN D E CHEQU ES SERIE DE NORMAS Y PR OCEDIMIENTOS PÚBLICO NC-CLC NORMA COMPLEMENTARIA COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CHEQUES SERIE DE NORM AS Y PROCEDIMIENTOS PÚBLICO NC-CLC Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Tabla de Contenido 1. Introducción .............................................................................................. 1 2. Alcance....................................................................................................... 1 3. Términos empleados ................................................................................. 1 4. Documentos aplicables y anexos .............................................................. 2 5. Normas operativas .................................................................................... 2 5.1. Definición del servicio ............................................................................. 2 5.2. Del ciclo de operación ............................................................................. 2 5.3. Esquema de operación ............................................................................. 3 5.3.1. Transmisión electrónica del cobro ..................................................................... 3 5.3.2. Intercambio físico de cheques ............................................................................ 3 5.3.2.1. Sede de Intercambio ........................................................................................ 3 5.3.2.2. Reuniones de Intercambio ............................................................................... 5 5.3.3. Intercambio Físico de Cobro .............................................................................. 6 5.3.3.1. Presentación de los cheques al intercambio ................................................... 6 5.3.4. Transmisión Electrónica de Devoluciones ......................................................... 8 5.3.4.1. Devoluciones del ciclo .................................................................................... 9 5.3.4.2. Devoluciones fuera del ciclo ........................................................................... 9 5.3.4.3. Del registro electrónico de devolución ........................................................... 9 5.3.5. Intercambio físico de devoluciones .................................................................... 9 5.3.5.1. De los motivos de devolución .......................................................................... 9 5.3.5.2. Del sello del motivo de devolución................................................................ 10 5.3.6. Liquidación ...................................................................................................... 10 5.3.6.1. Retención de fondos ...................................................................................... 10 5.3.6.2. Insuficiencia de Fondos: ............................................................................... 11 5.3.6.3. Liquidación de fondos ................................................................................... 11 5.3.6.4. Tratamiento del documento físico ................................................................. 11 5.3.7. Acreditación de fondos .................................................................................... 11 5.4. Situaciones contingentes .........................................................................12 5.4.1. Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos ..................................... 12 5.4.2. Aplazamiento del ciclo..................................................................................... 12 5.5. Responsabilidades ..................................................................................12 5.5.1. Del Banco Central de Costa Rica ..................................................................... 12 5.5.2. De los participantes en general ......................................................................... 12 5.5.3. De la entidad destino ........................................................................................ 13 5.5.4. De la Entidad Origen........................................................................................ 13 5.5.5. De la Entidad Sede ........................................................................................... 14 5.5.6. Régimen Disciplinario ..................................................................................... 14 6. Particularidades del Servicio ..................................................................15 6.1. Error de la información electrónica y la post-codificación .....................15 6.2. Documentos perdidos .............................................................................15 6.3. Demostración de Pago de Documento ....................................................16 6.4. Certificación de Imágenes Digitales .......................................................16 6.4.1. Tamaño ............................................................................................................ 16 6.4.2. Papel ................................................................................................................ 16 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 6.4.3. Impresión ......................................................................................................... 16 6.4.4. Leyenda de Certificación ................................................................................. 16 6.4.5. Tamaño del sello .............................................................................................. 17 6.4.6. Autorizados para certificar ............................................................................... 17 6.5. Del cobro de cheques alterados ..............................................................17 6.6. De la revisión de los formularios de cheques .........................................17 6.7. Del cobro de los cheques depositados en las entidades financieras no participantes en la Cámara de Cheques .........................................................18 6.8. Del cobro de los cheques por parte de una entidad asociada que representa a otra entidad asociada al SINPE..................................................18 7. Anexos .......................................................................................................20 7.1. Anexo No. 1: Hoja para el intercambio de Cheques ...............................20 7.2. Anexo No. 2. Nombramiento de los delegados para el Intercambio Físico de la Cámara de Cheques ...............................................................................21 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Sistema Nacional de Pagos Electrónicos Sistemas de Pago - BCCR Año 2013 1. Introducción Esta normativa establece las reglas y disposiciones de carácter complementario al Reglamento del Sistema de Pagos, referido a la operativa del procesamiento y liquidación del cheque que se realizará a través del servicio denominado Compensación y Liquidación de Cheques (CLC) provisto por el Banco Central de Costa Rica (BCCR), por medio del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE). Incorpora disposiciones establecidas de común acuerdo participantes, con respecto al intercambio físico de cheques. por los 2. Alcance Esta normativa es aplicable a las entidades participantes en el proceso de compensación y liquidación de cheques por medio del SINPE. 3. Términos empleados Para los fines del presente documento, se entenderá por: Banco emisor: institución bancaria que emite los formularios de cheque. Banco receptor: institución financiera que recibe de parte de sus clientes, los cheques emitidos contra las cuentas corrientes del banco emisor. BCCR: Banco Central de Costa Rica. Casa matriz: sede principal de una entidad financiera participante. CLC: Compensación y Liquidación de Cheques. COS: Centro de Operaciones del SINPE. Intercambio Físico de Cobro o de Devolución. DSP: Departamento Sistema de Pagos Lotes: agrupación física de cheques bajo ciertas características, definidas de común acuerdo entre las entidades participantes en CLC, con el fin de ser entregados a los bancos emisores, en la etapa de Intercambio Físico de Cobro o de Devolución. SIL: Sistema Interbancario de Liquidación. Para consultar algún otro término que se utilice en este documento, remítase a la “Norma complementaria - Glosario general.” Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 1 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 4. Documentos aplicables y anexos Código RSP Nombre del documento Reglamento del Sistema de Pagos. NC-GG Norma complementaria - Glosario general. NC-GR Norma complementaria - Gestión de Riesgos. V-CLC Visión - Compensación y Liquidación de Cheques. Manual Manual de usuario - Compensación y Liquidación de Cheques (Sustituido por la Ayuda en Línea). EE-CLC Estándar electrónico - Compensación y Liquidación de Cheques. EF-CLC Estándar físico - Compensación y Liquidación de Cheques. Anexo No. 1 Hoja para el intercambio de cheques. Anexo No. 2. Nombramiento de los delegados para el Intercambio Físico de la Cámara de Cheques 5. Normas operativas 5.1. Definición del servicio La compensación de cheques se define como el servicio de liquidación multilateral neto de los débitos y créditos, producto en su orden, de los cheques (cheques de cuenta corriente y cheques de gerencia) presentados al cobro por un banco a otros bancos, y de los cheques cobrados por otros bancos al primero, cuyo resultado se constituye en un derecho u obligación de pago para cada participante, según se trate de un crédito neto o de un débito neto. Solamente los cheques de cuentas corrientes y de gerencia emitidos por los participantes, se podrán compensar por medio de este servicio, lo cual se realizará con base en los registros electrónicos individuales por transacción del archivo electrónico de cheques, enviados por cada entidad. 5.2. Del ciclo de operación El servicio CLC operará de conformidad con las siguientes etapas y horarios: Etapa Hora Transmisión Electrónica de Cobro Apertura 12:01 medio día, día 1 Cierre 11:15 p.m., día 1 Intercambio Físico de Cobro Ingreso a la sede De 11:00 p.m. a 11:15 p.m., día 1 (*) Intercambio de cheques De 11:15 p.m. a 11:30 p.m., día 1 (**) Transmisión Electrónica de Devoluciones Apertura Edición No. 16 11:15 p.m., día 1 Público Vigencia: 05-08-2013 2 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Etapa Cierre Hora 10:30 a.m., día 2 Intercambio Físico de Devoluciones Ingreso a la sede De 10:30 a.m. a 10:45 a.m., día 2 (*) Intercambio de cheques De 10:45 a.m. a 11:00 a.m., día 2 (**) Liquidación Retención de Fondos 10:30 a.m., día 2 Liquidación de Fondos 11:00 a.m., día 2 Acreditación de Fondos 12:00 medio día, día 2 (*) Después de esta hora, ningún delegado podrá hacer ingreso a la sede. (**) Ningún delegado podrá abandonar la sede, antes de esta hora. En caso de que un delegado no se presente a la reunión, regirá lo establecido en el punto 5.3.2.2, cuarto párrafo, salvo que existan acuerdos bilaterales para la entrega de los documentos, en otro lugar y hora. En el caso de días no hábiles (feriados o fines de semana), el sistema posibilita enviar archivos de cobro. Las etapas de retención y liquidación únicamente serán en días hábiles. 5.3. Esquema de operación 5.3.1. Transmisión electrónica del cobro La Entidad Origen construye el archivo electrónico de cheques, de acuerdo con la información capturada de los cheques recibidos del Cliente Origen, utilizando el formato definido en el “Estándar electrónico - Compensación y Liquidación de Cheques”; y lo envía a través del SINPE, a la Entidad Destino que corresponda. El SINPE recibe los archivos electrónicos de cheques por parte de las diferentes entidades participantes del servicio, y realiza un proceso para obtener los archivos de cobro correspondientes a cada entidad en particular. Dicho proceso se ejecutará a la hora de cierre de esta etapa, con el cual se pondrá a disposición de las entidades, el archivo de cobro enviado por el resto de entidades participantes. 5.3.2. Intercambio físico de cheques Para que el cobro o la devolución de un cheque se pueda dar, deberá ser enviado de manera electrónica, y estar sustentado con el correspondiente cheque físico, el cual deberá ser entregado al delegado de la respectiva entidad en la reunión diseñada para tales efectos. 5.3.2.1. Sede de Intercambio La sede de intercambio deberá contar con las siguientes condiciones mínimas: Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 3 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Condiciones físicas y de acceso: 1. Ubicada dentro de un kilómetro a la redonda del BCCR. 2. Fácil acceso a las inmediaciones de la entidad sede. 3. Zonas públicas cercanas donde se puedan estacionar los vehículos que transportan a los delegados. 4. Ingreso a la sede por una de las entradas principales al edificio de la institución, a efectos de que se apliquen las medidas de seguridad que se acostumbran en tales accesos. 5. Suficiente espacio físico del recinto para alojar holgadamente, a los delegados que participan en la reunión. 6. Mobiliario necesario y adecuado para que los delegados ubiquen, entreguen y reciban los paquetes que contienen los cheques. 7. Excelente iluminación acondicionado. y ventilación, preferiblemente con aire 8. Servicio(s) sanitario(s), al menos uno. 9. Teléfono(s) con salida, al menos uno. Condiciones de seguridad: 1. Utilización de un padrón de delegados: a. El padrón deberá, como mínimo, incluir el nombre completo y foto del delegado, así como el nombre de la institución que representa. b. Con el fin de evitar contratiempos, el padrón deberá contener más de un delegado por entidad, de modo que se disponga de delegados sustitutos. c. Cuando se requiera modificar algún delegado, deberá hacerse, al menos, con un día hábil de anticipación: i. Los cambios en el padrón de delegados deberá tramitarlos el Responsable de Servicios o quien éste autorice. ii. Tanto las autorizaciones, por parte del Responsable de Servicios, para que otro pueda realizar modificaciones en el padrón, como las solicitudes de cambios en el mismo, se realizarán vía nota formal, correo electrónico o fax. Cuando se utilice alguna de las dos últimas vías, siempre se deberá realizar la solicitud en nota oficial, la cual se deberá enviar a la entidad encargada de administrar la sede de intercambio físico y ésta, a su vez, deberá comunicarlo al Departamento de Sistemas de Pagos del BCCR, en un tiempo máximo de 2 días, mediante el envío de una nota oficial, para garantizar, el ingreso de dicho personal al sitio contingente que disponga el DSP, ante la ocurrencia de una contingencia. 2. Revisión previa al ingreso de cada delegado. 3. Cámaras de vídeo que registren los eventos que se susciten en la entrada y salida del edificio de la sede, así como del recinto de intercambio: Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 4 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques a. Estos vídeos servirán irregularidades. de base para aplicar sanciones por b. Estos deberán ser almacenados por la entidad sede, al menos, durante 6 meses. c. Podrán tener acceso a los vídeos, funcionarios del BCCR o de las entidades participantes, siempre que sean solicitados al Director del Departamento de Sistemas de Pagos de dicho banco, quien, a la vez, hará la solicitud a la entidad sede. 4. Presencia de un oficial de seguridad en la puerta de entrada del recinto de intercambio. Otras condiciones: 1. La entidad sede deberá designar a un funcionario que actúe como coordinador de la reunión, en representación del BCCR. 2. La entidad sede deberá exhibir en el recinto, el código de conducta de los delegados. Todo delegado que participa en las reuniones deberá cumplir con lo establecido en el siguiente código de conducta: 1. Estar en condiciones óptimas, es decir, no encontrarse bajo los efectos de sustancias etílicas o de cualquier tipo de droga. El delegado que no cumpla con esto, no podrá hacer ingreso a la reunión. 2. Ingresar un solo delegado por entidad. Podrán ingresar dos delegados del Banco Nacional y de Banprocesos, dada la cantidad de documentos que transportan. 3. Tratar a las personas relacionadas con la reunión de intercambio con cortesía y respeto, tanto de palabra como de acción, desde el momento mismo en que espera el turno para su ingreso a la sede, hasta el momento en que se hace abandono de la misma. 4. No introducir a la sede cualquier elemento que atente contra la integridad física de los asistentes a la reunión. De ser así, en el momento de la revisión física, se le retendrá el objeto y se hará el debido reporte, tanto al BCCR como a la entidad representada. 5. Respetar las disposiciones contenidas en esta norma y acatar las instrucciones giradas por el coordinador de la sede. 5.3.2.2. Reuniones de Intercambio Las dos reuniones de intercambio son presididas por un representante de la entidad sede quien, a la vez, funge como representante del BCCR, por lo que es el encargado de velar que las mismas se lleven a cabo de una manera ordenada, segura y con apego a las disposiciones contenidas en esta normativa. Además, es responsable de reportar al BCCR, cualquier anomalía o contravención de las disposiciones, con el fin de que se tomen las medidas pertinentes de acuerdo con el régimen disciplinario. Las reuniones se realizarán en estricto apego a los horarios establecidos, por lo cual no se permitirán ingresos o salidas del recinto de intercambio en horas distintas. Se firmará un acta con los delegados presentes, que custodiará la entidad sede durante los seis meses siguientes a la reunión. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 5 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Si la sede no se abre en la hora establecida, los participantes esperarán quince minutos; transcurridos los cuales y la sede continúa cerrada, los delegados podrán retirarse, debiendo notificar la situación al Centro de Operaciones del SINPE (COS), quién será responsable de coordinar las acciones para continuar con el proceso de CLC en una sede alterna, lo cual se comunicará a través del Boletín del SINPE. Si un paquete no puede ser entregado a la respectiva entidad porque su delegado no se hizo presente a la reunión, éste será custodiado por el delegado de la entidad que lo presenta para el intercambio y, nuevamente, lo presentará al intercambio, en la sesión del primer día hábil siguiente a la fecha en que se presentó por primera vez, y así sucesivamente, hasta el último día hábil de la siguiente semana. Si hasta ese día el paquete no se ha podido entregar al delegado, se le enviará a su casa matriz, pudiéndose realizar el cobro por este servicio. La entidad cuyo delegado no se presente a una reunión de intercambio físico, asume toda la responsabilidad por las repercusiones derivadas de ese hecho; por lo tanto, los cheques que ella haya cobrado electrónicamente, y que debieron ser intercambiados en dicha reunión, podrán ser devueltos electrónicamente por los demás participantes, utilizando para ello el motivo “10: Documento no Intercambiado”. No obstante, los cheques que se hayan cobrado electrónicamente a esa entidad, y que no pudieron ser intercambiados físicamente, no podrán ser devueltos utilizando el motivo 10, es decir, solamente se podrán devolver por motivos originados en la verificación electrónica. Todas las entidades participantes tienen la obligación de devolver en la siguiente etapa, todos aquellos cheques que resultaren sobrantes, producto de un error en el intercambio físico, o que no son a su cargo. 5.3.3. Intercambio Físico de Cobro Las entidades financieras participantes en el servicio CLC, deberán presentar en esta etapa, todos los formularios de cheques enviados al cobro en la etapa de Transmisión Electrónica de Cobro, cumpliendo con las disposiciones citadas en el presente apartado. 5.3.3.1. Presentación de los cheques al intercambio 1. Del Formulario: Los cheques cobrados a través de CLC deberán cumplir con lo siguiente: a. Sello de Cajero: Colocar el sello en el anverso del documento cuando éste es pagado en efectivo (o su equivalente) al momento de recibirse. En este caso, se debe tener cuidado de colocar el sello de tal forma que no obstruya la lectura del monto en números, el número de cuenta, las firmas y la banda magnética. b. Colocar el sello del cajero en el reverso del documento cuando éste es depositado y será acreditado en un proceso posterior al momento de recibirse. En este caso, el sello deberá estar colocado en la zona para sellos (segundo cuadrante, después de la zona para endoso). c. Cantidad de recobros de un cheque devuelto: Un cheque no podrá enviarse a cobro más de tres veces por CLC, es decir, que una vez que haya sido devuelto por tercera ocasión por el banco emisor, el Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 6 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques banco receptor no tendrá derecho de volver a cobrarlo a través de este servicio. d. Cuidados del Formulario: Se deben evitar dobleces del papel y el uso de artículos metálicos rígidos tales como grapas, clips, para sujetar los cheques, ya que existe el riesgo de que tales artículos queden adheridos a los cheques y puedan deteriorar las máquinas lectoras o digitalizadoras. e. Post-codificación del Cheque: Los bancos receptores podrán postcodificar los cheques que cobrarán a través de los procesos de compensación siempre y cuando se cumplan los siguientes lineamientos: i. Entiéndase que la previa codificación es realizada por el banco emisor, y la posterior codificación podrá ser realizada por el banco receptor. La posterior codificación será únicamente del monto si la banda está pre-codificada, pero será de toda la banda magnética en caso de no estar pre-codificada. ii. Si se equivoca a la hora de post-codificar, ya sea el monto o toda la banda magnética, será obligatorio re-postcodificar toda la banda magnética sobre un sobre especial para ese propósito, o bien utilizar un corrector de banda magnética especialmente fabricado para esos efectos. Si la banda magnética pre-codificada no puede leerse, es responsabilidad del banco que la imprimió, por lo que no será necesario su posterior codificación por parte del banco receptor. Del mismo modo, los errores contenidos en la banda magnética precodificada serán responsabilidad del banco emisor. iii. Si se post-codifica la banda magnética, la información deberá coincidir con la información detallada en el archivo electrónico de cheques, excepto los cheques que no pudieron leerse por errores en la pre-codificación. iv. 2. De los Lotes: Los cheques emitidos por una misma entidad y en una misma moneda, se agruparán en lotes de 250 cheques máximo, envueltos en un listín, amarrados con una liga a su alrededor. Una misma agencia no puede enviar más de un lote con menos de 250 cheques a una misma entidad emisora. Los lotes podrán ser mayores de 250 cheques, únicamente si llevan impreso en cada documento físico, un número secuencial único dentro del lote, que corresponda con el campo de referencia del archivo electrónico. a. El listín deberá contener impresa la siguiente información: Edición No. 16 i. Identificación del lote (código banco receptor + código oficina receptora + número lote). ii. Cantidad total de cheques en el lote. iii. Monto total de los cheques en el lote. iv. Lista de montos de cada uno de los cheques en el lote. Público Vigencia: 05-08-2013 7 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques En el caso de devoluciones, los lotes no tendrán límite en la cantidad de cheques, y en el listín no se indicará la identificación del lote. 3. De la cinta “madre”: El banco receptor deberá entregar a cada entidad emisora que le esté intercambiando cheques, una cinta “madre” o “resumen” en la que se desglose el total de cada uno de los lotes entregados, la cual deberá ser un reflejo del archivo electrónico de cheques y el total de dicha cinta deberá coincidir con el monto total cobrado electrónicamente. 4. De los Paquetes: Los lotes de cheques serán llevados a las reuniones de intercambio en paquetes separados por moneda para cada uno de los demás participantes. Estos paquetes deberán indicar el nombre de la entidad a la que se le entregará. 5. De la hoja para el intercambio de cheques: Adicionalmente, deberán llevar una hoja para el intercambio de los cheques por moneda, con el espacio suficiente para que aquellos participantes, a los cuales se les hará entrega de valores, estampen su sello en señal de recibido, con el formato que se muestra en el Anexo No. 1. 6. Del sello de recibido: Después de intercambiar los paquetes con los cheques, la entidad que recibe paquetes le sellará la hoja de intercambio de cheques al banco que se lo entrega. Dicho sello debe de contener el nombre del banco y el nombre o número de delegado; debiendo ajustarse al siguiente formato: 4 c.m. Nombre del banco:___________________ 2.5 c.m. o N o nombre del delegado:___________________ 5.3.4. Transmisión Electrónica de Devoluciones Posterior a la etapa de envío intercambio físico de cobro, las entidades destino deberán remitir el archivo electrónico de devoluciones al SINPE, donde serán procesados para efecto de generar y entregar el archivo electrónico de devoluciones a las entidades participantes. Únicamente se podrán rechazar electrónicamente los instrumentos intercambiados en el mismo ciclo de compensación. Cualquier devolución que se realice en otro ciclo de compensación posterior, se considerará extemporánea, a no ser que exista un convenio en el sentido que la devolución esté condicionada a que el banco receptor lo pueda cobrar a su cliente. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 8 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 5.3.4.1. Devoluciones del ciclo La Entidad Destino dispondrá hasta el cierre de la etapa de Transmisión Electrónica de Devoluciones para devolver las transacciones de cobro que no haya podido debitar, dentro del mismo ciclo de compensación. La no comunicación por parte de la entidad destino, respecto a alguna situación contingente presentada, se entenderá como aceptación de los cobros enviados por el resto de participantes. 5.3.4.2. Devoluciones fuera del ciclo La Entidad Destino podrá efectuar devoluciones dentro de los dos ciclos siguientes, únicamente en caso de haber presentado una situación contingente que le haya imposibilitado efectuar las devoluciones correspondientes, la cual debe haber sido reportada al BCCR de acuerdo con los lineamientos establecidos en el libro relativo a la Gestión de Riesgos (GR). 5.3.4.3. Del registro electrónico de devolución El registro electrónico de devolución debe ser idéntico al registro electrónico enviado durante la etapa de transmisión electrónica de cobro, modificando únicamente el código de motivo de envío de cobro por un código de motivo de devolución, detallado en el “Estándar electrónico - Compensación y Liquidación de Cheques". Para la verificación del procesamiento de la devolución se utilizará el campo de "Fecha de Cámara" del registro que se verifica y que está contenida en el archivo de CLC. 5.3.5. Intercambio físico de devoluciones Todos los documentos rechazados, que fueron reportados en las sesiones de Intercambio Electrónico de Devoluciones, deberán ser devueltos físicamente en esta etapa, además, deberán ser devueltos en el mismo sitio en que se intercambiaron durante la segunda etapa del mismo ciclo de compensación. En el Intercambio Físico de Devoluciones aplican las disposiciones establecidas para el Intercambio Físico de Cobro, con excepción de las particularidades indicadas seguidamente. 5.3.5.1. De los motivos de devolución Los Bancos emisores tendrán derecho a devolver documentos cobrados en las dos primeras etapas del mismo Ciclo de Compensación, indicando alguno de los códigos de motivo de devolución detallados en el Estándar electrónico – Compensación y Liquidación de Cheques. El motivo de devolución deberá ser consistente con la circunstancia por la cual está siendo devuelto el registro electrónico y, o el documento físico, en este sentido, se específica que no será válida la devolución electrónica de todo un lote de cobros realizados por una entidad, alegando el motivo “documento no intercambiado”, fundamentado en que no se pudo detectar el faltante físico de uno de los cheques de dicho lote. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 9 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 5.3.5.2. Del sello del motivo de devolución En el caso de devoluciones, el formulario de cheque deberá traer en el anverso un sello indicando el nombre del banco, el motivo de la devolución y la fecha. El sello deberá ser puesto en la parte superior izquierda del anverso del cheque, en caso de darse una segunda devolución se pondrá en forma descendente seguida del primer sello y en forma sucesiva para el tercer sello; o bien podrá colocarse en algún lugar visible que no afecte zonas de información importantes del cheque. El tamaño y lugar de ubicación del sello será conforme al siguiente formato: 5.3.6. Liquidación Posterior a la etapa de intercambio físico de devoluciones, el BCCR continuará con el proceso de liquidación de los resultados obtenidos de la compensación, debiendo comunicar, a través del SINPE, inmediatamente después de efectuada la liquidación, el resultado de este proceso. 5.3.6.1. Retención de fondos El SINPE realiza el proceso de compensación multilateral neta, producto de los registros de cobro, así como de las devoluciones respectivas, presentados entre sí por las entidades participantes y obtiene la posición neta de cada una de ellas, la cual se constituye en un derecho u obligación de pago para cada una de ellas, según se trate de un crédito neto o un débito neto. El Sistema Interbancario de Liquidación (SIL) realizará una Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 10 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques retención de fondos sobre las Cuentas de Fondos en BCCR de las entidades participantes que resultaren con una posición neta deudora en el proceso de compensación, a fin de garantizar que, al momento de la liquidación existan los fondos necesarios para llevarla a cabo. 5.3.6.2. Insuficiencia de Fondos: Cuando una entidad pagadora no tenga los fondos suficientes en su Cuenta de Fondos al momento de efectuar la retención, deberá solventar su problema de liquidez dentro de los 30 minutos subsiguientes al cierre de la etapa de Transmisión Electrónica de Devoluciones. Pasado este tiempo, y si la entidad no ha podido proveer a su cuenta de los fondos necesarios, el SINPE procederá de acuerdo a lo estipulado en la "Norma complementaria Gestión de Riesgos". 5.3.6.3. Liquidación de fondos Posterior al cálculo del saldo multilateral neto, y habiéndose realizado la retención de fondos, el SIL realizará la liquidación en firme sobre las Cuentas de Fondos de las entidades participantes. El resultado de este proceso deberá ser entregado, por el SINPE, a cada una de una de esas entidades, inmediatamente después de finalizada la liquidación. 5.3.6.4. Tratamiento del documento físico En el caso que una entidad sea excluida de los procesos de CLC, ésta deberá devolver a los demás participantes los cheques recibidos al cobro, en la etapa de intercambio físico del cobro del ciclo siguiente, salvo que exista un acuerdo entre las partes para cobrar nuevamente estos documentos en el ciclo de compensación siguiente o mediante algún otro mecanismo. De igual forma los cheques recibidos por todos los participantes de parte de la entidad en falta, deberán ser devueltos a ésta, excepto que exista un acuerdo para el recobro de los mismos. Para efectos de realizar un recobro de los cheques no pagados por la exclusión de una determinada entidad, cada participante deberá generar nuevamente el archivo electrónico que contenga esta información. Por ningún motivo el BCCR generará automáticamente el archivo para el recobro de estos documentos. 5.3.7. Acreditación de fondos Los fondos de los cheques puestos al cobro por medio del servicio CLC deberán quedar acreditados en la cuenta del cliente origen a más tardar a las doce medio día del día hábil siguiente en que el SINPE reciba la transacción en dicha a Cámara de Compensación, o bien, dos horas después de que el Centro Compensador (BCCR), realice la liquidación correspondiente cuando se presente una contingencia calificada, a juicio del BCCR, que imposibilite realizar el proceso de liquidación dentro del horario normal del ciclo de compensación. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 11 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 5.4. Situaciones contingentes 5.4.1. Imposibilidad de transmisión y recepción de archivos En caso de presentarse alguna situación que imposibilite a la entidad participante realizar, desde sus propios equipos, la operativa del SINPE, ésta dispondrá de un mecanismo de contingencia, el cual se regirá conforme a lo establecido en la Norma Complementaria Gestión de Riesgos. 5.4.2. Aplazamiento del ciclo En caso de presentarse una situación contingente que impida a la Entidad Destino realizar el proceso de devolución; la entidad con problemas, deberá realizar la solicitud de Aplazamiento, conforme a lo establecido en la Norma Complementaria Gestión de Riesgos. 5.5. Responsabilidades En esta sección se definen las responsabilidades básicas adicionales a las definidas a nivel del Reglamento del Sistema de Pagos para el servicio CLC. 5.5.1. Del Banco Central de Costa Rica Recibir los archivos electrónicos de cobro y devolución de los participantes y enviar los archivos resultantes del proceso de compensación multilateral. Efectuar los procesos de compensación y liquidación sobre las Cuentas de Fondos de las entidades. Aplicar los mecanismos de garantía. Validar las devoluciones. Atender las observaciones, comentarios o reportes por parte de la entidad sede, con el fin de mejorar la realización de las reuniones de intercambio físico de cheques o de establecer algún tipo de amonestación. Atender los reportes, por parte de los participantes en las reuniones de intercambio, relativos al no cumplimiento de las condiciones establecidas en esta norma, con el fin de coordinar con la entidad sede los ajustes del caso. 5.5.2. De los participantes en general Edición No. 16 Respetar las horas fijadas de ingreso y egreso a la sede de intercambio. Informar al COS del retraso en la apertura de la sede. Estar presente por medio de su delegado o representante, en las reuniones de intercambio. Esto implica que un delegado o representante podrá entregar y recibir únicamente los cheques de la(s) entidad(es) que representa”. Público Vigencia: 05-08-2013 12 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Asumir las consecuencias por el extravío de los documentos que aún no se han entregado a la respectiva entidad y por aquellos que ya se recibieron en la persona de su delegado. Hacer saber al BCCR la falta de cumplimiento de las condiciones establecidas en esta norma, a efectos de coordinar con la entidad sede la realización de los ajustes necesarios. Acatar las instrucciones del coordinador de la reunión y de las disposiciones establecidas por la sede, para la buena marcha del intercambio. Cumplir las estipulaciones del numeral 5.3.3.1 relativo a la presentación de los cheques. Entregar a solicitud de sus clientes, una impresión de las imágenes electrónicas o microfilmadas de los cheques tramitados, debidamente certificada de acuerdo con lo indicado en el numeral 6.4, relativo a la certificación de imágenes. Mantener actualizado el padrón del registro de los delegados participantes, para mayor seguridad y optimización del tiempo de ingreso al lugar de intercambio físico. (“Anexo No. 2. Nombramiento de los delegados para el Intercambio Físico de la Cámara de Cheques”). 5.5.3. De la entidad destino Recibir conforme al ciclo respectivo, a través del SINPE, los cobros de cheques de sus CC. Aplicar a sus CC, en el ciclo establecido, el cobro de cheques correspondientes, previa validación de los datos relevantes. Devolver las transacciones de cobro que no haya podido debitar, dentro del ciclo de compensación del día. Devolver en la respectiva fase del siguiente ciclo, todos los cheques que resulten sobrantes, producto de un error en el intercambio físico, o que no son de su cargo. Efectuar la revisión física y electrónica de los cheques recibidos al cobro. Mantener los fondos suficientes para atender las obligaciones de pago que resulten del proceso de compensación. 5.5.4. De la Entidad Origen Edición No. 16 Enviar en el ciclo establecido, a través del SINPE, el archivo de cobro de todos los cheques recibidos de sus clientes que no corresponden a ninguno de las CC creadas por ella. Presentar en la Etapa de Intercambio Físico de Cobro, todos los formularios de los cheques que fueron cobrados electrónicamente, a las otras entidades financieras. Acreditar, en el plazo definido, los fondos en la cuenta del cliente que depositó los cheques. Público Vigencia: 05-08-2013 13 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Tramitar las devoluciones recibidas por medio del SINPE, de los cheques que, por alguno de los motivos definidos, no pudieron ser pagados por la entidad destino. No aceptar a sus clientes para el trámite de cobro todos aquellos cheques que carezcan de endosos, tengan endosos incorrectos, presenten excesos de endosos o bien que no cumplan con lo que al respecto regula el Código de Comercio. La verificación de los endosos es responsabilidad directa de la entidad origen. No aceptar a sus clientes para el trámite de cobro cheques cuya razón de depósito sea a una cuenta del beneficiario en un banco específico “Cheque cruzado a banco específico”. 5.5.5. De la Entidad Sede Son responsabilidades de la entidad que funge como sede de las reuniones de intercambio físico de cobro o de devoluciones, las siguientes: Actuar en calidad de representante del BCCR, dirigiendo la reunión de intercambio físico de cheques. Mantener la sede, al menos, en las condiciones que se establecen en esta norma. Vigilar que las reuniones de intercambio físico de cheques se efectúen de manera ordenada, de acuerdo a lo establecido en esta norma y en procedimientos relacionados. No permitir el ingreso de delegados al recinto de la reunión, después de la hora establecida. No permitir el retiro de delegados hasta la finalización del proceso. Salvo que el coordinador de la reunión lo decida, dado que todos los delegados presentes hayan concluido la entrega y recepción de sus documentos. Verificar la participación únicamente de delegados autorizados y que éstos solamente hagan entrega y recepción de los cheques relativos a su entidad o a su representada. Custodiar las actas de asistencia de las reuniones de intercambio, al menos, durante los siguientes 6 meses, luego de ese tiempo las podrá destruir. Comunicar al COS, para que se coordine y busque una sede alternativa, en caso de emergencia o huelga en el sitio de intercambio o en la sede. Reportar al BCCR, cualquier situación irregular que se presente en la reunión que implique desorden, pérdida de control o irrespeto por parte de alguno de los participantes. 5.5.6. Régimen Disciplinario En los casos en que se presentare algún inconveniente o anomalía en el desarrollo de la reunión de intercambio físico de cheques, y que éste sea reportado por el representante de la entidad sede al BCCR, se aplicará el siguiente régimen disciplinario, en el entendido de que las faltas serán Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 14 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques acumulativas por un período de seis meses, contados a partir de la fecha en que se haya incurrido en la primera falta: Ante el primer reporte, se enviará una carta a la gerencia de la entidad solicitando corregir la situación presentada y; de apercibimiento, en el sentido que, de recibirse un nuevo reporte por parte del banco sede, se deberá sustituir al delegado de su entidad en la reunión de intercambio. En la segunda ocasión, se solicitará al gerente de la entidad, la sustitución del delegado. Si la situación se presenta por tercera vez, se procederá a excluir a la entidad de la sesión de intercambio, por un período de cinco días hábiles, y la institución deberá, por sus propios medios, hacer llegar al resto de entidades los cheques cobrados electrónicamente. 6. Particularidades del Servicio 6.1. Error de la información electrónica y la post-codificación La responsabilidad de los errores en la información electrónica será de la fuente del error, es decir, del banco receptor si altera la información de la banda y del emisor si la información de la banda es incorrecta. Si un cliente realiza un reclamo, dentro del tiempo de prescripción del cheque, causado por uno de estos errores, los costos financieros y administrativos en que incurre el cliente perjudicado serán pagados inmediatamente por el banco emisor. En caso de que el banco emisor no sea el responsable, hará el cobro al banco receptor con la documentación correspondiente, o la resolución judicial del caso. 6.2. Documentos perdidos En caso de que físicamente falte un documento con respecto al cobro electrónico, y el banco emisor lo detecta, procederá a realizar la devolución respectiva. El banco receptor podrá realizar el cobro en el siguiente ciclo de compensación con la copia impresa por ambos lados de la imagen del documento (microfilm, fotocopia, impresión láser, imagen electrónica.), debidamente certificada, por un funcionario autorizado, como copia fiel del original, aceptando la entidad receptora, la condición de devolver el pago al banco emisor en caso de comprobarse la invalidez del documento. En este caso, se deberá indicar en el archivo electrónico un motivo de cobro “03 = Con Intercambio de Imagen Impresa”. En caso de no detectarse la falta del documento, el banco emisor aplicará el archivo electrónico y pagará el monto respectivo al banco receptor. Dentro de los tres meses siguientes, el cliente podrá presentar cualquier reclamo, situación ante la cual, el banco receptor deberá suministrar en un plazo no mayor de diez días hábiles, copia impresa por ambos lados de la imagen del documento (microfilm, fotocopia, impresión láser, imagen electrónica.), debidamente certificada por un funcionario, como copia fiel del original, junto con una carta donde acepte la condición de devolver el pago al banco emisor en caso de comprobarse la invalidez del documento. De no existir copia del documento el banco receptor deberá devolver el monto cobrado. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 15 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 6.3. Demostración de Pago de Documento A solicitud de cualquier participante, y en un plazo no mayor a 5 días hábiles, todas las entidades estarán en la obligación de demostrar cómo se pagó un cheque que ha sido previamente enviado al cobro en su cámara entrante por otro participante y que fue devuelto por haber sido ya pagado. 6.4. Certificación de Imágenes Digitales Para efecto de certificar, a los clientes, los cheques pagados con cargo a sus cuentas corrientes, las entidades bancarias podrán utilizar la imagen digital, para lo cual se establece: 6.4.1. Tamaño El tamaño de la Imagen Digital o Microfilmación no podrá ser menor al tamaño del documento original, de acuerdo con los estándares establecidos en el "Estándar Físico - Compensación y Liquidación de Cheques". 6.4.2. Papel El tipo de papel empleado en la impresión de la certificación de la Imagen Digital o Microfilmación debe cumplir con las siguientes características: Papel bond, 279 mm de longitud y 216 mm de altura. Papel blanco, “no satinado”. 6.4.3. Impresión La impresión contendrá tanto el anverso como el reverso del cheque, en caso de que esta se haga en hojas separadas, ambas copias deben contener inmerso el sello certificador en un lugar visible que no dificulte la lectura de los datos contenidos en el documento, la calidad de la impresión debe ser la óptima de tal forma que permita la plena identificación del documento que ampara. 6.4.4. Leyenda de Certificación Después de imprimir la imagen Digital o Microfilmación, el banco consignará, en el documento, una leyenda que lo certifique como una copia fiel y exacta del original. Dicho sello debe contener el nombre del banco, nombre, firma y número de cédula de la persona que certifica, fecha en que se expide la certificación, para lo cual se utilizará el siguiente formato: El Banco _____________ certifica que el presente documento es copia fiel y exacta del original. _________________________________________ Edición No. 16 _______________________ Nombre responsable Firma Cédula _____________ Fecha __________________ Público Vigencia: 05-08-2013 16 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 6.4.5. Tamaño del sello La leyenda anterior deberá ser consignada en el documento de certificación, mediante un sello. El tamaño del sello al que deben ajustarse es el siguiente: 5.5 c. m. c.m. El Banco _____________ certifica que el presente documento es copia fiel y exacta del original. 2.5 c. m. __________________ _________________ Nombre responsable Cédula _____________ Firma Fecha ___________ 6.4.6. Autorizados para certificar La Imagen Digital o Microfilmación podrá ser autenticada por los funcionarios que se encuentren debidamente autorizados por cada banco, por lo tanto cada entidad será responsable del control correspondiente. En caso de que la certificación sea solicitada para efectos legales, además de los requisitos anteriores deberá ser autenticada por un profesional en derecho o contador público autorizado, facultado para dar fe pública. 6.5. Del cobro de cheques alterados En caso que el banco girado (destino) detecte la alteración de alguno de los cheques recibidos al cobro, éste conservará el original del documento, debiendo entregar copia certificada del mismo al banco origen (cobrador) a solicitud de éste. El original del cheque solo se entregará a instancia judicial. Queda a criterio de la entidad destino el entregar o no al banco receptor el original del cheque cuando este así lo solicite. 6.6. De la revisión de los formularios de cheques Cada participante deberá enviar una muestra al BCCR cada vez que se emita un nuevo formulario de cheques a compensar (Cuenta Corriente y Cheques de Gerencia en US Dólares y Colones) en el que se modifiquen algunas características, que incluya la banda magnética. Una vez verificado que las bandas magnéticas no presentan ningún problema, el BCCR mediante nota le comunica su aprobación, en caso de que la bandas magnéticas presenten alguna inconsistencia, se le informa por la misma vía, para que realicen los cambios respectivos, en ambos casos se le regresan los formularios presentados para estudio. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 17 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Conforme se especifica en el Art. 803 del Código de Comercio, los cheques deben constar por escrito en formulas suministradas por el banco girado al cuentacorrentista y deben contener los requisitos que se establecen en este artículo, no obstante como lo indica ese mismo artículo los bancos pueden autorizar el uso de cheques hechos en máquinas especiales, aunque no contengan las especificaciones exigidas (en este artículo), siempre que tengan los datos necesarios para identificar al girador y al tomador, así como la seguridad fundamental para evitar falsificaciones o alteraciones. 6.7. Del cobro de los cheques depositados en las entidades financieras no participantes en la Cámara de Cheques Las entidades financieras autorizadas por la SUGEF, que no participen en el servicio CLC, podrán utilizar el siguiente procedimiento: Los intermediarios financieros autorizados por la SUGEF, que no participan en CLC, podrán recibir en depósito, cheques girados a favor de una persona jurídica con la respectiva razón, para depositar en una cuenta del beneficiario en dicha entidad financiera. Estos intermediarios financieros, como práctica de operación, deberán estampar en los cheques un sello de su entidad en señal de recibido. Únicamente para efectos de cobro, los intermediarios financieros sellarán el reverso del cheque con la leyenda: “Solamente para ser cobrados a través de CLC por el Banco______________.” El banco participante en Cámara recibirá y enviará al cobro estos cheques únicamente a través de CLC. El banco participante en CLC y los intermediarios financieros no participantes, mediante acuerdo bilateral establecerán las condiciones que prevalecerán en esta relación de cobro de cheques, tales como comisiones, horarios, procedimientos operativos y otros. En cualquier caso, los plazos de acreditación de los fondos al intermediario financiero, no podrán ser diferentes a los establecidos por la Ley Orgánica del BCCR y el Reglamento del Sistema de Pagos. 6.8. Del cobro de los cheques por parte de una entidad asociada que representa a otra entidad asociada al SINPE Cualquier entidad financiera asociada al SINPE podrá, en calidad de entidad representante, realizar el cobro de cheques por cuenta de otra entidad asociada al SINPE (entidad representada). Para estos efectos, el cobro de los cheques se realizará de acuerdo con el siguiente procedimiento: Edición No. 16 La entidad representante que recibe el cheque en depósito para acreditar los fondos en una cuenta del beneficiario en la entidad representada, como práctica de operación, deberá estampar en los cheques un sello de su entidad en señal de recibido. Únicamente para efectos del cobro, la entidad representante deberá estampar en el reverso del cheque un sello con la leyenda: “Solamente para ser cobrados a través de CLC por la Entidad ______________.” Público Vigencia: 05-08-2013 18 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques La entidad representante podrá realizar el cobro, únicamente, a través de CLC. Esta modalidad de cobro de cheques opera bajo un acuerdo bilateral privado entre entidades financieras, mediante el cual, establecerán las condiciones que prevalecerán en esta relación de cobro de cheques, tales como comisiones, horarios, procedimientos operativos y otros. Los plazos de acreditación de los fondos al beneficiario final de los fondos, no podrán ser diferentes a los establecidos por la Ley Orgánica del BCCR y el Reglamento del Sistema de Pagos. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 19 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 7. Anexos 7.1. Anexo No. 1: Hoja para el intercambio de Cheques Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 20 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques 7.2. Anexo No. 2. Nombramiento de los delegados para el Intercambio Físico de la Cámara de Cheques CONSECUTIVO: XX- FECHA _________________________ 201X Señor Ronald Baquero Pérez, jefe Cámara de Compensación BANCO DE COSTA RICA Asunto: Actualización del Padrón de Delegados Autorizado al Intercambio Físico Estimado señor: Con el propósito de realizar la actualización del Padrón de Delegados Autorizados para la realización del Intercambio Físico, nosotros NOMBRE DE LA ENTIDAD, cédula jurídica NUMERO DE CEDULA, solicitamos la actualización de los siguientes (s) delegado (s): Espacio para el logo de la entidad: _________________________________________ Espacio para la lista del funcionarios, ordenado alfabéticamente iniciando por el nombre y con el respectivo número de cédula, ejemplo: Nombre completo Número de cédula Fotografía Edición No. 16 Carlos Pérez Pérez 01-0194-0525 Público Vigencia: 05-08-2013 21 Norma complementaria - Compensación y Liquidación de Cheques Nombre completo Número de cédula Fotografía Nombre completo Número de cédula Fotografía 1. La fotografía debe ser a color, digital y en formato JPG. 2. Los delegados a autorizar deben estar ordenados alfabéticamente por el primer nombre y no por apellido. Esta información debe ser tramitada únicamente en forma digital y por correo electrónico a las siguientes direcciones, [email protected]; [email protected]; [email protected], No se recibirán en forma física. Nombre del funcionario que autoriza: ____________________________________ (Responsable de Servicios) Esta actualización deja sin efecto en su totalidad cualquier otra anterior tramitada para el mismo fin. Edición No. 16 Público Vigencia: 05-08-2013 22
