RESOLUCION ADMINISTRATIVA DE LA PRESIDENCIA DEL PODER JUDICIAL N° 035 - 2004-P-PJ Lima, VISTO : El Proyecto de Directiva sobre “Normas Complementarias de Austeridad y Racionalidad en el Gasto Público del Poder Judicial para el Año Fiscal 2004”, propuesto por la Gerencia General del Poder Judicial mediante Oficio N° 2004-GG-PJ; CONSIDERANDO : Que, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 15° de la Ley N° 28128 De Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2004, el Titular del Pliego debe aprobar la Directiva que contenga las medidas de racionalidad a ser aplicadas durante el Año Fiscal 2004; En uso de las atribuciones conferidas por el Artículo 76° del Texto Unico Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial modificado por la Ley N° 27465; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar la Directiva N° 001-2004-P-PJ “Normas Complementarias de Austeridad y Racionalidad en el Gasto Publico del Poder Judicial para el Año Fiscal 2004” que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo Segundo.- Disponer la publicación de la presente Directiva en la Página Web del Poder Judicial, siendo obligatorio su cumplimiento por parte de todas las dependencias jurisdiccionales y administrativas del Poder Judicial. Artículo Tercero.- Déjese sin efecto aquellos dispositivos que se opongan a la presente Resolución. Regístrese, comuníquese, publíquese y cúmplase. DIRECTIVA N° 001-204-P-PJ NORMAS COMPLEMENTARIAS DE AUSTERIDAD Y RACIONALIDAD EN EL GASTO PÚBLICO DEL PODER JUDICIAL I. I. OBJETIVO Dictar medidas complementarias de austeridad y racionalidad en la utilización de los recursos autorizados al Poder Judicial para el Año Fiscal 2004. II. II. FINALIDAD Racionalizar el nivel de ejecución de gastos en bienes y servicios priorizando éstos según los recursos efectivamente asignados al Poder Judicial. III. III. ALCANCE La presente Directiva es aplicable a todas las dependencias jurisdiccionales y administrativas del Poder Judicial a nivel nacional. IV. IV. VIGENCIA La vigencia de la presente Directiva rige a partir del día siguiente de su aprobación hasta el 31 de diciembre del 2004. V. VI. V. BASE LEGAL Decreto Supremo N° 017-93-JUS Texto Unico Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial y su modificatoria, Ley 27465 Ley N° 28128 De Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2004 VI. Ley N° 27209 De Gestión Presupuestaria del Estado NORMAS LEGALES 6.1 6.1 El Gerente General, Presidentes, Administradores de las Cortes Superiores y los Jefes de las dependencias del Poder Judicial a nivel nacional, que cuentan con asignación de recursos, son responsables de cumplir, en el ámbito de su competencia, las medidas de austeridad dispuestas en la presente Directiva. 6.2 Queda terminantemente prohibido contraer compromisos u obligaciones con terceros, salvo que se cuente con el financiamiento correspondiente y la autorización expresa de la Gerencia General; también están a salvo aquellos gastos efectuados con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo (incluido viáticos), dentro de los niveles de desembolso permitidos en esta modalidad. VII. 6.3 El incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva, da lugar a la sanción correspondiente, la misma que se registra como demérito en el respectivo Legajo Personal. 6.4 6.4 La Oficina de Inspectoría General es el órgano encargado de vigilar el estricto cumplimiento de la presente Directiva. VII. 7.1 NORMAS ESPECÍFICAS 7.1 Personal a. a. Sólo podrá ingresar nuevo personal al Poder Judicial, cuando se cuente con plaza presupuestada; es decir se encuentre incluida en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y cuente con el financiamiento previsto en el Presupuesto Analítico de Personal (PAP). b. b. La cobertura de plazas bajo cualquier forma o modalidad contractual así como régimen laboral, que se encuentren previstas en el Presupuesto Analítico de Personal (PAP) requiere previamente, de la opinión favorable de la SubGerencia de Planes y Presupuesto de la Gerencia de Planificación de la Gerencia General. c. c. No se podrán efectuar recategorizaciones y/o modificaciones de plazas que deriven en incremento de remuneraciones, por efecto de modificación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y/o Presupuesto Analítico de Personal (PAP), excepto aquellas que pudieran derivar de la aplicación del artículo 52 de la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado para el año 2004. d. d. No se efectuarán gastos por concepto de horas extras; en caso de requerirse los servicios del personal fuera de la jornada laboral, las jefaturas de las Unidades Orgánicas adoptarán las medidas necesarias para establecer turnos rotativos del personal y/o la compensación con el descanso físico correspondiente. 7.2 7.2 Servicios No Personales y Locación de Servicios a. a. Queda prohibida la celebración de nuevos contratos de servicios no personales o locación de servicios, con excepción de los casos de reemplazo, renovación o prórroga de contratos de personas que vienen prestando servicios. En estos casos, no se podrá incrementar la retribución mensual pactada. b. b. Sin perjuicio de lo expuesto en el literal precedente, se podrán efectuar contratos por servicios no personales, únicamente por necesidad institucional y para realizar labores eventuales no contempladas en el Manual de Organización y Funciones (MOF), previa opinión favorable de la Sub Gerencia de Planes y Presupuesto de la Gerencia General. 7.3 7.4 7.3 Fondo para Pagos en Efectivo a. a. El fondo para Pagos en Efectivo será utilizado únicamente para cubrir gastos urgentes de menor cuantía y de acuerdo a la normativa vigente. b. b. Queda prohibido la compra de alimentos como té, café, azúcar, gaseosas, etc., a excepción de lo que requiera la Corte Suprema de Justicia de la República, el Consejo Ejecutivo y el Despacho de Gerencia General. c. c. Las dependencias del Poder Judicial deben reducir al mínimo necesario los gastos por consumo de alimentos y de movilidad local que se generen por comisión de servicios realizadas fuera del horario de trabajo, los que serán autorizados por la Gerencia General o el Responsable de la dependencia respectiva; en el caso de la movilidad local, se dará prioridad al desplazamiento en medios de servicio público, como microbuses y colectivos. d. d. La Gerencia de Administración y Finanzas, y la Sub Gerencia de Logística de la Gerencia General, autorizarán la adquisición de materiales de limpieza en aquellas dependencias que no cuenten con servicio de conservación y mantenimiento de local, y sólo en caso de urgencia y/o por falta de stock en el almacén, se podrán comprar dichos materiales, restringiéndose a lo mínimo indispensable. 7.4 Viajes y Viáticos a. a. Los viajes por comisión de servicio dentro y fuera del territorio nacional se restringirán al mínimo indispensable, debiéndose justificar previamente la necesidad del mismo. Las normas específicas están contempladas en la Directiva N° 002-2004-GG/PJ Procedimientos para otorgar viáticos por comisión de servicio en el Poder Judicial, salvo en lo que respecta a la sustentación de gastos mediante Declaración Jurada, que se sujetará a lo dispuesto en la presente Directiva. b. b. Los viajes al exterior se sujetarán a lo establecido en el Decreto Supremo N° 047-2002-PCM y serán autorizados necesariamente por Resolución del Consejo Ejecutivo. Sólo se podrán efectuar viajes de este tipo cuando se trate de eventos internacional vinculados con la administración de justicia o la negociación o firma de convenios internacionales pactados en beneficio del Poder Judicial o en casos debidamente justificados de los Magistrados de la Sala Penal Especial y Juzgados Penales Especiales – Anticorrupción de la Corte Superior de Justicia de Lima. c. c. No se otorgarán viáticos por capacitación, instrucción o comisión de servicio en el exterior, cuando éstos sean cubiertos por la entidad organizadora o auspiciante del evento. d. d. Los viáticos otorgados por Comisión de Servicio dentro del territorio nacional, se liquidarán con comprobantes de pago hasta un 80%, pudiendo solamente el 20% restante hacerse mediante Declaración Jurada, salvo en los casos que la comisión de servicio se efectúe en dependencias jurisdiccionales ubicadas en localidades muy alejadas y que no cuenten con establecimientos de servicios debidamente formalizados, lo cual será sustentado y aprobado por la instancia correspondiente. Quedan exceptuados de la presente disposición, los Magistrados Supremos, Presidentes de Cortes Superiores y Gerente General. e. e. En los casos de comisiones de servicio con retorno en el mismo día (menor a 24 horas), se reconocerán los gastos por almuerzo hasta un máximo de S/. 50.00 (CINCUENTA Y 00/100 nuevos soles), adicionales al costo real de los pasajes, sustentados obligatoriamente con facturas o boletas de venta o boletos de viaje, de utilizarse vía terrestre. No se aceptará bajo ningún concepto la presentación de Declaración Jurada, salvo en los casos de comisión de servicio en dependencias jurisdiccionales alejadas a que se refiere el literal precedente. f. f. Las comisiones de servicios, en lo posible, se realizarán VIA TERRESTRE, con un máximo de DOS (02) personas y una duración máxima de TRES (03) días por comisiones ordinarias y en caso de audiencias de salas será de CUATRO (04) personas y un máximo de TRES (03) días. g. g. De requerirse en las comisiones de servicio mayor número de personas y/o días, se solicitará la autorización expresa del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, Presidente de la Sala Nacional de Terrorismo y Gerente General, según corresponda, salvo la Oficina de Control de la Magistratura (OCMA) que está exceptuada de la restricción del número de personas y días. h. h. Las solicitudes de viáticos por comisión de servicio del personal del Programa de Fortalecimiento de la Presidencia del Poder Judicial, se sujetarán a lo establecido en el respectivo Convenio con el USAID, conforme al artículo 49° de la Ley N° 27209. i. 7.5 i. En caso de viáticos no utilizados o de excedentes con relación al monto autorizado, las Sub Gerencias de Contabilidad y de Tesorería de la Gerencia de Administración y Finanzas deben proceder a formular en forma expresa el respectivo requerimiento para su devolución. 7.5 Telefonía Fija y Móvil a. a. Las dependencias del Poder Judicial, en lo posible, preferirán el uso de la telefonía fija en lugar de la telefonía celular, a fin de generar ahorros a la Institución. La telefonía fija se empleará para efectuar llamadas oficiales, restringiéndose las llamadas fuera del horario de labores en días no laborables. b. b. Las líneas directas son de uso exclusivo del funcionario que tenga asignado el equipo, para lo cual la Sub Gerencia de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas, le asignará una clave de acceso, que bajo responsabilidad, no podrá ser puesta en conocimiento de otra persona. c. c. Por concepto del servicio de teléfono móvil el Poder Judicial asignará una cuota de consumo máximo mensual por equipo, según el siguiente detalle: (EN NUEVOS SOLES) TELEFONÍA MÓVIL CUOTA MÁXIMA DE CONSUMO Vocales Supremos y Consejo Ejecutivo 630.00 Vocales Supremos Consejo Ejecutivo Presidentes de Cortes Superiores y Gerente General Magistrados Anticorrupción y Terrorismo Funcionarios de Corte Suprema Funcionarios de Gerencia General 525.00 420.00 350.00 150.00 150.00 150.00 d. d. Por concepto de servicios de comunicación por radiocelular, el Poder Judicial asumirá un gasto total promedio mensual de S/. 150.00 (CIENTO CINCUENTA Y 00/100 Nuevos Soles) por equipo. e. e. La diferencia de consumo en la facturación será abonada por el funcionario o servidor que tenga asignado el equipo de telefonía móvil o radio, con excepción del Presidente de la Corte Suprema, Magistrados Supremos, Presidentes de Cortes Superiores, Magistrados Anticorrupción y Antiterrorismo, Gerente General, Secretarios Generales y funcionarios del Poder Judicial con nivel de Gerentes. f. f. No podrá asignarse más de UN (01) equipos e telefonía móvil a los cargos comprendidos en las excepciones señaladas en el inciso anterior. El Presidente de la Corte Suprema podrá tener asignado hasta DOS (02) equipos de telefonía móvil. g. g. Quedan prohibidas las llamadas internacionales, salvo aquellas que se realicen por necesidad del servicio, en la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia de la República. La Sala Penal Especial y Juzgados Penales Especiales – Anticorrupción de la Corte Superior de Justicia de Lima, Sala Nacional de Terrorismo y Despacho del Gerente General, podrán hacer llamadas internacionales por necesidad del servicio, previa autorización de la Presidencia de la Corte Suprema, por intermedio de la Secretaría General de la Corte Suprema. 7.6 7.6 Combustibles y Vehículos a. a. Queda prohibido la entrega de Vales de Combustible o asignación dineraria por concepto de combustible, a los Magistrados que perciban Gastos Operativos. Las oficinas de administración se encargarán de la recepción y control de los vales de combustible correspondiente al pool de vehículos de la Presidencia de la Corte Suprema y las Presidencias de Cortes Superiores. b. b. Los Administradores de Sede Distrital, quedan encargados de supervisar y controlar el uso racional del combustible para los vehículos de uso oficial asignados a su sede, para lo cual son responsables de entregar oportunamente en forma mensual los cuadros de control correspondientes, bajo supervisión y control de la Sub Gerencia de Logística. c. c. La Sub Gerencia de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas de la Gerencia General propondrá la baja y/o solicitará la renovación de las unidades vehiculares con más de diez (10) años de antigüedad que generen alto consumo de combustible. d. d. La asignación de vehículos y combustibles para uso oficial se sujetará a lo establecido en el respectivo cuadro que mensualmente aprueba la Gerencia General, dando cuenta a la Presidencia del Poder Judicial. e. e. Los siniestros ocasionados a vehículos asignados ocurridos fuera del horario judicial, serán asumidos por el asignatario del vehículo. La Gerencia de Administración y Finanzas establecerá el procedimiento. Están exceptuados los casos en que la movilización en vehículos del Poder Judicial, fuera del horario judicial, se deba a traslados a/desde domicilios, por comisión de servicio, visitas a sedes judiciales o salidas oficiales. f. f. Los vehículos asignados deberán permanecer, bajo responsabilidad, en las instalaciones de la institución durante los días no laborables, a excepción, de aquellos casos en que por necesidad funcional y/o comisión de servicio, requieran del uso de éstos. 7.7 7.7 Uso de Taxis a. a. El uso de taxis contratados a empresas o personas naturales, queda restringido exclusivamente para el traslado de Magistrados y auxiliares jurisdiccionales a sedes judiciales donde lleven a cabo diligencias; siempre y cuando los magistrados no tengan consignado vehículo del Poder Judicial. b. b. Los Administradores de Cortes Superiores, como usuarios frecuentes de este servicio, sustentarán previamente antes del inicio de cada mes, la necesidad mensual estimada de uso de taxis, de acuerdo al récord histórico o diligencias previstas, tal Cuadro de Necesidades, debe contar con autorización expresa de los Presidentes de Cortes o Salas, según corresponda, remitiendo mensualmente los respectivos cuadros de ejecución a la Gerencia General, indicando en ellos el costo por órgano jurisdiccional. c. c. Los taxis se restringirán al mínimo y se utilizarán como medio complementario al uso de la movilidad local permitida a las Administraciones. d. d. Los Presidentes de Cortes Superiores o Salas, según corresponda, establecerán las excepciones en el uso de taxis, informando de ello oportunamente a la Gerencia General. 7.8 7.8 Agasajos y Actos Protocolares Quedan prohibidos los gastos protocolares, atenciones oficiales, celebraciones, aniversarios, obsequios, arreglos florales, que impliquen la afectación de recursos públicos o de fondos del CAFAE provenientes de transferencias del Sector Público, excepto los actos protocolares a cargo del Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la República, que solicite la Oficina de Imagen y Protocolo de esta dependencia. 7.9 7.9 Publicaciones, Impresiones y Otros a. a. Se prohibe la publicación o adquisición de memorias, informes, revistas, boletines, calendarios, agendas y otros de similar naturaleza, salvo aquellos de periodicidad semanal o mensual ya contratados antes de la expedición de la presente Directiva. b. b. Queda prohibido reproducir impresos, gráficos y otros que son obtenidos de internet, con fines personales, así como la impresión de documentos provenientes de correo electrónico que no sean aquellos que se refieran estrictamente a cuestiones laborales. c. c. No están comprendidas en dicha prohibición, las publicaciones destinadas a informar al público sobre los servicios que brinda el Poder Judicial para el cumplimiento de sus fines o por mandato legal. La publicación de Edictos Penales se sujetarán a las normas establecidas en la Directiva vigente que rige sobre el particular. d. d. Se restringe al mínimo las impresiones a color, las que se emplearán en casos estrictamente necesarios, debiéndose utilizar la escala de grices. 7.10 Energía Eléctrica y Agua a. a. Los Magistrados o Jefes de Oficina cuidarán que al finalizar las labores diarias, las lucen sean apagadas y los aparatos eléctricos e informáticos sean desconectados. b. b. Se reduce en un 50% el uso de los ascensores a partir de las dieciocho (18) horas de lunes a viernes, los días sábados y domingos sólo funcionará un ascensor, sea cual fuere el número instalado en cada edificio. c. c. A partir de las dieciocho (18) horas sólo se mantendrá encendidas las luces de las oficinas en las que el personas se encuentre laborando. Podrán permanecer las luces encendidas sólo en los pasadizos y demás zonas comunes que permitan adecuada vigilancia. d. d. La Sub Gerencia de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas de la Gerencia General, se encargará de evaluar e implementar la iluminación de locales con focos ahorradores de energía en reemplazo de los fluorescentes existentes. e. e. El personal jurisdiccional y administrativo de las dependencias del Poder Judicial efectuará el encendido y apagado de fluorescentes, fotocopiadoras, ventiladores, calentadores, equipos de cómputo, equipos de aire acondicionado y otros, en horas de oficina y fuera de ella. La Oficina de Seguridad Integral o los Responsables de Seguridad de las Cortes, verificarán el cumplimiento de esta medida, debiendo informar a la Gerencia General o Administrador de Corte de las incidencias que se presenten. f. f. La Sub Gerencia de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas de la Gerencia General, los Administradores de Cortes y responsables de las demás dependencias del Poder Judicial, dispondrán la revisión y las reparaciones menores de las instalaciones sanitarias, así como adoptar las medidas complementarias para evitar el desperdicio de agua. 7.11 Correo Electrónico e Internet a. a. Se empleará como mayor frecuencia el correo electrónico institucional en las comunicaciones de trámite interno, revisión de proyectos y otros relacionados. b. b. Las informaciones, comunicaciones o cualquier coordinación de carácter masivo que se deba realizar utilizando el servicio de correo electrónico en el Poder Judicial, serán únicamente de carácter oficial y/o relacionado con la función desempeñada por el trabajador. c. c. Se restringe el acceso al servicio de Internet únicamente para el cumplimiento de las funciones asignadas al personal, debiendo los Jefes inmediatos controlar el uso indiscriminado del mismo. d. d. Queda prohibido utilizar los recursos electrónicos del Poder Judicial, para el acceso a compras, juegos, concursos, encuestas, páginas de entretenimiento o cualquier otro servicio ajeno a las funciones de las Institución. e. e. La Gerencia de Informática, periódicamente verificará el empleo del correo electrónico e internet, presentando los informes correspondientes a la Gerencia General. 7.12 Útiles de Oficina a. a. El papel membretado se utilizará sólo en comunicaciones dirigidas al exterior del Poder Judicial, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Comunicaciones Escritas. b. b. Queda restringido la adquisición de útiles de oficina como los llamados pos-it, plumones, resaltadores y liquid paper. c. c. Los útiles de oficina de consumo masivo como papel bond A4, papel continuo, bolígrafos, folders, perforadores, engrapadores, tintas y toner para impresoras, deben ser estandarizados y adquiridos en bloque, de acuerdo a los cuadros consolidados de necesidades, evitando la diversificación de materiales para un mismo fin. d. d. En lo posible se reciclará el uso del papel, para impresiones de documentos de trabajos preliminares, borradores y blocks de trabajo. 7.13 Adecuación y remodelación de ambientes Las dependencias del Poder Judicial deberán restringir al mínimo indispensable el trámite de solicitudes de adquisición de bienes y/o contratación de servicios para la adecuación y/o remodelación de ambientes de sedes administrativas, salvo autorización expresa de la Gerencia General, previa opinión favorable de la Sub Gerencia de Planes y Presupuesto de la Gerencia de Planificación. 7.14 Procesos y Procedimientos Los Jefes de las Unidades Orgánicas del Poder Judicial adoptarán las medidas internas necesarias a fin de evaluar y mejorar los procesos internos de carácter administrativo, en el ámbito de su competencia. VII. DISPOSICIÓN FINAL La presente Directiva, al día siguiente de su aprobación, se publicará en la página web del Poder Judicial, en concordancia con lo previsto por el artículo 15 de la Ley 28128 de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2004.