P-GFC-1 Gestion Presupuesto

Código: P-GFC-1
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PRESUPUESTO
Versión:
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
Fecha: 8-Julio-2014
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1. OBJETIVO
Definir las actividades para elaborar el presupuesto de operación de la Fundación FES,
con el fin de tener una visión más precisa sobre los recursos financieros y de esta
manera aportar para la planeación y la toma de decisiones de la Alta Gerencia.
2. ALCANCE
Incluye la proyección de ingresos y egresos operativos y administrativos de la
Fundación y finaliza con la generación de informes de ejecución.
3. DEFINICIONES

Ingresos: Dinero sobre el cual se tiene amplia certeza que ingresará a la
Fundación producto de servicios prestados, donaciones, o cualquier otro motivo
y sobre el cual existe un documento soporte.

Egresos: Dinero que tendrá que pagar la Fundación producto de un servicio o
bien recibido o por cualquier otro motivo y que se encuentra respaldado por un
documento.
4. RESPONSABLE
Dirección Administrativa y Financiera.
5. CONDICIONES

Disponer de la información actualizada sobre ingresos y de egresos al día en el
área de contabilidad y tesorería, es decir que se encuentre toda la información
contabilizada.

Disponer de las proyecciones de ejecución de los proyectos.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1 Elaborar el presupuesto proyectado
En el mes de diciembre el Director Administrativo y Financiero teniendo en cuenta la
ejecución proyectada de los proyectos con corte a diciembre 31, el plan de compras
proyectado, los contratos que se ejecutarán en la próxima vigencia y el histórico de
contratación, se proyecta un presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia
siguiente.
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Como ingresos se tienen en cuenta las siguientes fuentes:
1. Saldos de proyectos en ejecución, equivalentes a dineros recibidos que no
fueron ejecutados en la vigencia.
2. Facturación a realizarse durante la próxima vigencia de proyectos debidamente
contratados.
3. Proyección de un crecimiento sobre el total del presupuesto ejecutado
equivalente al PIB proyectado para el año y no inferior al del año anterior, dado
que se proyectan nuevas contrataciones.
4. De acuerdo con los presupuestos aprobados de los proyectos en curso se
proyectan los costos operativos de los proyectos vigentes.
5. Aplicar un margen de utilidad mínimo del 7% sobre los ingresos, se proyectan
los costos operativos de las nuevas contrataciones.
6. Teniendo en cuenta el plan de compras y la nómina se proyectan los gastos
administrativos de la Fundación.
El presupuesto presenta la siguiente estructura:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Ingresos operativos
Egresos operativos
Margen bruto (1 – 2)
Gastos administrativo
Margen operacionales (3 – 4)
Ingresos no operacionales+
Egresos no operacionales
Margen neto (5 + 6 – 7 )
El proyecto de presupuesto es presentado a la Dirección Ejecutiva para aprobación y
presentación al Consejo Superior de Directores para aprobación definitiva.
6.2 Realizar seguimiento y control de ejecución presupuestal
Mensualmente la Coordinación de Planeación y Calidad verifica con el Contador que
todos los registros del periodo hayan sido contabilizados, a partir de la información
registrada se genera la ejecución de ingresos y gastos del mes y acumulada por
proyecto y gastos administrativos, igualmente se ajustan las proyecciones de los
meses siguientes de la vigencia generando el Presupuesto Ajustado de la Vigencia.
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6.3 Generar el informe de ejecución presupuestal
La Coordinación de Planeación y Calidad presenta el informe de ejecución presupuestal
por proyecto y de gastos de administración a la Dirección Administrativa y Financiera.
El informe debe indicar las principales desviaciones a la planeación inicial, las posibles
causas y propuestas de acciones a ejecutar si resulta necesario.
El Director Administrativo y Financiero consolida el informe de acuerdo con la
estructura establecida en el numero 6.1 (Elaborar el presupuesto proyectado) y
presenta el informe con las observaciones y recomendaciones a la Direccion Ejecutiva.
El Director Ejecutivo presenta el informe consolidado a la Comisión de la Mesa del
Consejo Superior de Directores para su aprobación.
Si se reciben recomendaciones de ajustes a la información presentada, el Director
Ejecutivo la valida con el Director Administrativo y Financiero y el Contador y se
realizan los ajustes pertinentes para ser presentados en el Consejo Superior de
Directores.
6.4 Formular las acciones correctivas, preventivas, mejora y lecciones
aprendidas
Periódicamente el responsable de ejecutar el presente procedimiento verifica el
cumplimiento eficiente de sus objetivos. Si se identifican brechas de cumplimiento se
podrán formular acciones correctivas y preventivas según lo establecido en el
procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según procedimiento
P-GCO-1.
FIN.
ANEXOS
No Aplica.
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
1
Descripción
del Cambio
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Aprobado
por
Creación
______
8 de Julio de
2014
Director
Administrativo
y Financiero.
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Máximo Adrián
Luna Valencia.
Nombre: Olga Mildred
Charrry.
Nombre: Máximo Adrián Luna
Valencia.
Cargo: Director
Administrativo y
Financiero.
Cargo: Coordinadora de
Planeación y Calidad.
Cargo: Director Administrativo
y Financiero.
Firma:
Firma:
Firma: