(ral) distribución de productos de ferretería y bricolage

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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA
LOGÍSTICA
(RAL)
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE
FERRETERÍA Y BRICOLAGE
Diciembre 1999
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y
BRICOLAGE
Parte I
Cadena de suministro y transporte
Aplicaciones
1. Entrega a Centros de Distribución
2. Entrega Directa a Tienda (Tienda Gran Superficie)
3. Entrega Directa a Tienda (Tienda Formato Pequeño)
Recogida
Tránsito
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Entrega
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PARTE l
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE
Parte I
Cadena de suministro y transporte
Aplicaciones
1. Entrega a Centros de Distribución - 2. Entrega Directa a Tienda (Tienda Gran
Superficie) - 3. Entrega Directa a Tienda (Tienda Formato Pequeño)
ÍNDICE
Página
Parte I Cadena de Suministro y transporte........................................................................
Parte II Aplicación del sistema de cálculo de costes basado en las
actividades ................................................................................................................
Parte III Envases, embalajes y elementos de manipulación de productos ........................
Parte IV Calidad de los Suministros ..................................................................................
Parte V Procedimientos para el tratamiento de las devoluciones......................................
Introducción ..............................................................................................................
Cadena de suministro y transporte de productos de ferretería y
bricolage ...................................................................................................................
3. Etapas de la cadena de suministro y transporte .......................................................
4. Recomendaciones sobre cada una de las etapas de la cadena de
suministro..................................................................................................................
4.1 Coordinación y gestión de la recogida de envíos...............................................
4.2 Coordinación y gestión del tránsito de transporte ..............................................
4.3 Coordinación y gestión de la entrega y recepción del envío ..............................
2
3
4
5
6
1.
2.
5. Esquema de proceso de recepción en destino .........................................................
6. Planificación de ocupación de muelles en centros de distribución de
proveedor o distribuidor ............................................................................................
7. Esquema resumen de procesos de la cadena de suministro y
transporte..................................................................................................................
8. Información necesaria sobre los pedidos..................................................................
9. Ficha Logística (Distribución de producto de Ferretería y Bricolage)........................
10. Esquema de flujo de la información y medios de comunicación ...............................
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
(RAL)
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE
Parte II
Aplicación del sistema de cálculo de costes basado en las actividades
ÍNDICE
Página
1. Concepto básico del sistema de costes basado en las
actividades ................................................................................................................... 3
2. Esquema conceptual del modelo ABC ......................................................................... 4
3. Beneficios del Modelo ABC.......................................................................................... 7
4. Ventajas de la Cadena de Valor................................................................................... 8
5. Fases de la implantación de un modelo ABC............................................................... 9
6. El modelo ABC y el proceso de la entrega-recepción .................................................. 10
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PARTE I
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE
Parte III
Envases, embalajes y elementos de manipulación de productos
INDICE
Página
1. Envases, embalajes y elementos de manipulación de productos.................................. 3
2. Envases en general y definiciones ................................................................................ 3
3. Sistema modular............................................................................................................ 4
4. Las diferentes funciones de los embalajes .................................................................... 5
5. Envase primario............................................................................................................. 6
6. Envase secundario ........................................................................................................ 6
7. Envase terciario y unidades de carga paletizadas......................................................... 7
7.1 Estabilidad de la unidad de carga, desplome y ocupación de la
superficie de la paleta ...............................................................................................11
8. Calidad del envase ........................................................................................................16
9. Identificación del envase ...............................................................................................18
10. Impresión de las bandejas .............................................................................................19
11. Profundidad de las estanterías en las tiendas ...............................................................19
12. Marcado de simbología en las unidades de carga.........................................................20
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PARTE I
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Parte IV
Calidad de los suministros
INDICE
Página
1. Calidad de los suministros ................................................................................................. 3
1.1 Datos en pedidos y de especificaciones sobre servicios ............................................ 3
1.2 Calidad concertada en los suministros ...................................................................... 4
.3 RAL sobre los procedimientos de calidad en proveedor y distribuidor ......................... 6
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PARTE I
RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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Parte V
Procedimientos para el tratamiento de las devoluciones
INDICE
Página
1. Introducción...................................................................................................................... 3
2. Procedimientos para el tratamiento de las devoluciones ................................................... 4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Objeto .........................................................................................................................
Consideraciones generales ........................................................................................
Principio de responsabilidad.......................................................................................
Tipificación de las devoluciones .................................................................................
Responsabilidad de las devoluciones.........................................................................
2.5.1 Rechazos en la recepción...........................................................................
2.5.2 Desviaciones entre la mercancía pedida y recibida ....................................
2.5.3 Rechazo de la mercancía porque no se recibe en las
condiciones técnicas previstas ....................................................................
2.5.4 Cancelación imprevista por parte del punto de recepción...........................
2.5.5 Incumplimiento de las condiciones de entrega ...........................................
2.5.6 Devoluciones con posterioridad a la recepción ...........................................
2.5.7 Mercancía en malas condiciones técnica....................................................
2.5.8 Mercancía mal etiquetada o envasada .......................................................
2.5.9 Restos de promoción - campaña ................................................................
2.5.10 Fin de actividades ........................................................................................
6
7
7
7
7
8
9
9
3. Operativas a seguir............................................................................................................
3.1 Operativa de la mercancía que debe ser eliminada y no devuelta al proveedor .........
3.2 Operativa de las devoluciones.....................................................................................
3.3 Ficha Logística (Distribución de productos de Ferretería y Bricolage) .......................
3. 3.1 Definiciones de los campos de la Ficha Logística.........................................
9
9
10
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PARTE I
1. Introducción
Las Recomendaciones AECOC para la Logística -RAL- sobre “Distribución de Productos
de Ferretería y Bricolage” son reglas y especificaciones logísticas que facilitan el
funcionamiento correcto de cada una de las partes integrantes de la cadena de
suministro.
Las RAL sobre “Distribución de Productos de Ferretería y Bricolage” han sido
desarrolladas y acordadas por el Grupo de Trabajo AECOC, constituido por
representantes de empresas de proveedores y distribuidores del sector de Ferretería y
Bricolage, y empresas de transporte. Asimismo, los Comités AECOC de Ferretería y
Bricolage y de Logística así como el Consejo Directivo de AECOC acuerdan el presente
desarrollo RAL y su aplicación en el ámbito de la cadena de suministro.
La primera parte de este desarrollo incluye las prácticas que deben aplicarse en el
entorno de la cadena de suministro y transporte en toda su amplitud, desde la recogida de
mercancía en origen hasta su entrega en destino, incluido el tránsito del transporte. En
cada uno de estos procesos se detallan las actividades preliminares, los acuerdos, las
especificaciones de operaciones y planificaciones, la información, la trazabilidad y la
aplicación de los Estándares de comunicación EAN. Esta parte pone de manifiesto la
necesaria coordinación que debe darse entre todas las empresas vinculadas con el
proceso global del suministro. Las empresas deben adquirir compromisos de mejora y
comunicación permanentes en los diferentes ámbitos donde interactuan. El resultado de
esta actuación es un proceso global óptimo que siempre debe estar sujeto a la
innovación, planificación, aplicación y revisión de formas de trabajo conjunto, con el fin de
readaptarse a un mercado cambiante y competitivo.
La segunda parte define el concepto básico del sistema de cálculo de costes basado en
las actividades o modelo ABC. El conocimiento de los costes de las actividades de los
procesos ofrece a los proveedores, distribuidores y transportistas la capacidad para
diseñar, revisar y mejorar sus procesos respectivos y contribuir a una visión conjunta de
los costes de la globalidad del suministro.
El acuerdo entre las partes sobre aquellos puntos de interés común relativo a la gestión,
control y tipología de los envases, embalajes y elementos de manipulación son claves
para optimizar la manipulación, el transporte y el almacenaje así como para crear valor en
el proceso de suministro. La aplicación de estos elementos compartidos hace necesaria la
asunción de criterios y reglas comunes de tratamiento, según se contempla en la parte III
de estas recomendaciones.
Estas RAL, en su parte IV, especifican las formas como deben organizarse cada una de
las empresas integrantes en la cadena de calidad y ofrecer el aseguramiento de la calidad
de los procesos de productos y servicios, así como la demostración de su capacidad. El
objetivo prioritario es eliminar las devoluciones de mercancías y en caso que se produzca
alguna, se apliquen aquellos mecanismos que minimicen los costes de su tratamiento tal
como se incluye en la parte V.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Cadena de suministro y transporte de productos de ferretería y bricolage
Todas las operaciones que contribuyen a transferir un producto desde el momento que
está disponible por el proveedor hasta la entrega de este en su destino. La cadena de
transporte incluye todos los procesos implicados en el control o movimientos de
mercancías entre cualquiera de las etapas de la cadena de suministro, desde el
proveedor al consumidor final.
Flujos de productos en la cadena de suministro y transporte de productos de ferretería y
bricolage y operaciones:
Puntos de la cadena de suministro / Operaciones
Origen /
Recogida
Tránsito
Destino / Entrega
y recepción
Flujo de producto
Proveedor
Transporte
Distribuidor
Entrega Directa a Tienda
(Tienda Formato Pequeño y
Mediano) P-TR-EDT/FP
Proveedor
Transporte
Distribuidor
Entrega Directa a Tienda
(Tienda Formato Grande)
P-TR-EDT/FGS
Distribuidor
Entrega a Centro de
Distribución CD (Plataforma
Cooperativa, Plataforma
Mayorista, Plataforma Gran
Superficie Distribución,
Plataforma Gran Superficie
de Ferretería y Bricolage).
P-TR-CD
Proveedor
Transporte
Definiciones de los formatos de tienda:
ƒ
Formato pequeño de tienda: tamaño inferior a 500 m2 (incluye
almacén y tienda).
ƒ
Formato mediano de tienda: tamaño hasta 1.500 m2 (incluye almacén
y tienda).
ƒ
Formato grande de tienda: tamaño superior a 1.500 m2 (incluye solo la
tienda, no hay almacén).
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PARTE I
3. Etapas de la cadena de suministro y transporte
Las mejores prácticas de la cadena de suministro y transporte abarcan la infraestructura,
los procesos y la organización de cada una de las tres etapas siguientes:
1. La recogida de los envíos,
2. El tránsito del transporte,
3. La entrega de los envíos.
Recogida
Tránsito
Entrega
y estarán enfocadas a facilitar el:
-
Flujo de producto
Flujo de información
Nivel de servicio
Las recomendaciones sobre la cadena de suministro y transporte se aplican en el ámbito
de los tres flujos de productos:
1. P-TR-EDT/FP
2. P-TR-EDT/FGS
3. P-TR-CD
Estas recomendaciones generales pueden particularizarse para cada flujo, aplicándose,
todas o parte de las mismas, según los requerimientos de mejora de los puntos concretos,
además de adecuarlas según las características de cada flujo específico.
Tiendas
Pedidos de tiendas
Pedidos de tiendas
Pedidos de CD
Proveedores
AECOC
Centro de Distribución
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PARTE I
4. Recomendaciones sobre cada una de las etapas de la cadena de suministro
4.1 Coordinación y gestión de la recogida de los envíos
Recogida
Tránsito
Entrega
Acuerdos
ƒ
Programas de recogidas regulares de envíos
(aplicar: horarios y métodos de trabajo).
ƒ
Mecanismos de coordinación de respuesta
rápida a las emergencias y recogidas
imprevistas.
ƒ
Documentar los acuerdos de servicios de
recogida y las condiciones de la entrega y
recepción de los envíos. El proveedor debe
transmitir al operador de transporte/transportista
los acuerdos de la Ficha Logística.
ƒ
Aplicar criterios y mecanismos de la recogida y
envíos de pedidos en el punto de recogida del
proveedor, teniendo en cuenta:
Acuerdos
Proveedor/cargador – Operador de
Transporte/Transportista
1. Planificación del transporte.
2. Orden de la recogida y entrega de
mercancías y trazabilidad.
3. Carga y preparación del viaje.
Proveedor
Detallista
Transporte
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1
PARTE I
1. Planificación del transporte (I)
Distribuidor
Aplicar el EDI/FAX y los Estándares de IA EAN128 para facilitar las previsiones de demanda
con los datos de salidas y stock de almacenes y
tiendas, entre otros fines para:
ƒ
- Ayudar al proveedor en su planificación de la
producción.
- Facilitar servicios de entregas más regulares
en el curso del año.
- Racionalizar la utilización y planificación del
transporte.
Preliminar
Soportes de información
para la planificación
Proveedor
ƒ
Aplicar el EDI/FAX y los Estándares de IA EAN128 para facilitar el proceso que abarca:
-
la recepción del pedido,
la agrupación de pedidos,
la comprobación de inventarios,
la preparación de la expedición.
Transportista
ƒ
ƒ
Aplicar EDI/FAX
Disponer de sistemas de comunicación en el
transporte.
Proveedor
Detallista
Transporte
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PARTE I
1. Planificación del transporte (II)
ƒ
Planificar y gestionar la demanda de servicio de
recogidas y envíos teniendo en cuenta:
- La carga física de los envíos.
- La agrupación de mercancías en envases
terciarios (paletas, roll container, etc.).
- El empleo de cajas móviles si es técnica y
económicamente posible.
- Las condiciones de entrega y recepción
reflejadas
en
la
Ficha
Logística
contemplando, entre otros acuerdos, las
entregas “ciegas” en el caso de calidad
concertada, y en caso contrario, y si
procede, las actividades relativas a
comprobaciones
y
clasificaciones
de
mercancías en la entrega a ejecutar por el
operador de transporte/transportista.
- La documentación del envío.
Operaciones
ƒ
Pasar rápidamente la orden de recogida del
pedido al transportista en los casos que en el
momento de recibirlo, conozca su capacidad
respuesta de servicio, con el fin de acelerar este
proceso.
ƒ
Minimizar las variaciones de los volúmenes de
recogidas, que junto con la regularidad de los
aprovisionamientos del distribuidor contribuyen:
Proveedor/cargador – Operador de
Transporte/Transportista
-
ƒ
AECOC
a mejorar la recogida de mercancías,
a mejorar la utilización de los activos
de la producción, distribución y
transporte,
a realizar envíos más exactos y con mayor
nivel de servicio.
El transportista debe planificar a partir de las
previsiones del proveedor y a largo plazo.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Orden de la recogida y entrega de mercancías y trazabilidad
ƒ
El proveedor en la orden de recogida y entrega
al transportista indicará lo siguiente a través de
EDI/FAX:
-
datos mínimos para facilitar la planificación
del transporte (todos están contemplados en
el mensaje estándar EANCOM IFCSUM Instrucción de Transporte Múltiple-):
1. Persona y teléfono de contacto del
proveedor.
2. Dirección del punto donde se recogen los
envíos.
3. Peso y volumen (brutos) por cada tipo de
mercancía (unidad de carga paletizada,
bulto, artículos de gran longitud, mercancías
de alta densidad,…).
4. Fecha de la recogida del envío.
5. Hora de recogida o periodo de tiempo para
realizar la recogida.
6. Si procede, proveedor y transportista
confirmarán lo planificado de la recogida con
la suficiente antelación y el orden de
prioridades de los pedidos.
7. Medios de carga/descarga existentes
(muelle, transpaletas,…).
8. Observaciones.
Información y trazabilidad
ƒ
El proveedor transmitirá las condiciones de
entrega pactadas con el cliente al transportista y
las acordará con éste según los datos del
Documento Privado de Actividades y Servicios DPA- de las RAL "Cadena de Transporte":
-
Datos del receptor
Fecha de la entrega del envío.
Hora de entrega
Ejecuciones de carga y descargas de
mercancías
Nota: Todos los datos que sean constante en el tiempo se
incorporarán en la Ficha Logística.
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PARTE I
2. Orden de la recogida y entrega de mercancías y trazabilidad (Cont.I)
ƒ
Para la calidad, la trazabilidad y el control de los
servicios es necesario disponer de la siguiente
información para el transportista y que se
corresponda con la unidad de transporte (grupaje
de varios bultos en un solo bulto), además está
contemplada en el mensaje estándar EANCOM
IFCSUM:
Información administrativa, identificación de la
mercancía y observaciones
- Número de albarán
- Fecha
- Pedido del consignatario (número de pedido
del cliente -destino-)
- Identificación EAN/Referencia del bulto
- Indentificación EAN de la
Expedición/Referencia de la expedición
- Observaciones (particularidades del envío)
Información y trazabilidad
(Continuación)
Información del remitente y consignatario
-
Nombre del remitente
Código del remitente
Nombre del consignatario
Dirección del consignatario
Localidad del consignatario
País del consignatario
Código postal del consignatario
Información de las mercancías del envío
- Datos de la mercancía del envío:
- Tipo: (unidad de carga paletizada, bulto,
artículos de gran longitud, mercancías de
alta densidad,…).
- Peso
- Volumen
- Número de bultos y número de bultos por
cada unidad de carga terciaria
- Unidades de transporte
- Material consignado en el envío
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PARTE I
2. Orden de la recogida y entrega de mercancías y trazabilidad (Cont.II)
Información y tratamiento de los kit constituidos
de varias partes independientes (embalajes)
- El conjunto se trata como una sola
referencia.
- La etiqueta de los embalajes debe incluir:
la información del todo (la identificación de la
referencia) y la información específica de la
parte que se trate.
Información sobre los portes, costes y seguros
-
Tipo de portes (pagados o debidos)
Definición del cargo del porte según destino
Comisión de reembolso
Tipo de reexpedición (de agencia a destino)
Reembolso (cobro al consignatario)
Tipo de seguro
Valor de la mercancía en caso de seguro a
todo riesgo
- Moneda (pesetas/euros)
Información y trazabilidad
(Continuación)
Información sobre devoluciones
-
ƒ
El proveedor entrega el Albarán y el DPA al
transportista o solo el Albarán con los datos del
DPA.
ƒ
El proveedor añadirá la lista de contenido o
“packing list” sobre las unidades de carga mixta
o multiproducto con el fin de agilizar las
verificaciones de recogidas y entregas de
mercancías. La lista de contenido incluye:
-
AECOC
Número del proveedor correspondiente a la
devolución del cliente
Código de articulo de proveedor
Descripción
Número EAN de cada bulto contenido
Cantidad de subembalajes contenidos en el
bulto o unidad de carga por referencia
Destino
Número de pedido del cliente o número del
albarán
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PARTE I
2. Orden de la recogida y entrega de mercancías y trazabilidad (Cont.III)
ƒ
Información y trazabilidad
(Continuación)
El transporte dispondrá de sistemas
comunicación entre otros fines para:
-
-
de
Información de servicios de recogidas y
entregas.
Trazabilidad del propio transporte y de los
envíos.
3. Carga y preparación del viaje
ƒ
Configuración de las unidades de
carga
La carga debe estar configurada de forma que
permita optimizar la utilización del transporte
según las RAL-UCE. En el caso de que no sea
carga óptima de configuración, aplicar el
análisis de proceso de la unidad de carga y
costes.
Proveedor
Detallista
Transporte
AECOC
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PARTE I
4.2 Coordinación y gestión del tránsito de transporte
Recogida
Tránsito
Entrega
Acuerdos
ƒ
Proveedor y distribuidor deben contemplar el
impacto que producen los acuerdos en materia
de horarios de entrega, plazos de entrega y
estipulaciones
técnico
administrativas
reflejados en la Ficha Logística en relación a la
utilización del transporte.
ƒ
El periodo de tránsito de transporte es el tiempo
que transcurre desde la salida de la expedición
en el punto de origen hasta el momento de
llegada al muelle de descarga.
ƒ
Todas las partes deben aplicar los siguientes
acciones para optimizar el periodo de tránsito
del transporte:
1. Reducción del periodo de tránsito
Acuerdos
ƒ
Proveedor/cargador – Operador de
Transporte/Transportista
ƒ
ƒ
Aplicar sistemas de seguimiento y toma de
decisiones.
Emplear equipos de conductores.
Ampliar los horarios de expedición y
recepción de mercancías.
2. Programas de entregas consensuados
ƒ
ƒ
Pre-programar las entregas.
Reducir las puntas en las expediciones.
3. Reducción de la variación del periodo de
tránsito
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
AECOC
Aplicación de tecnologías de comunicación
en el transporte
Mejora del mantenimiento de los equipos
Mejora del programa del conductor
Notificar la situación de la expedición
Establecimiento de criterios exactos de
asignación de volúmenes de cargas a
transportista.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
1. Reducción del periodo de tránsito
ƒ
Los proveedores y distribuidores deben trabajar
conjuntamente con los transportistas con el fin
de coordinar los horarios de expedición y
recepción,
ƒ
El transportista debe conocer los puntos de
acceso a la persona de contacto reflejada en la
Ficha Logística y el modo de contactar con ella.
ƒ
Aplicar sistemas de seguimiento y toma de
decisiones.
Se recomienda a los transportistas que
apliquen
sistemas
de
comunicación
permanente en el transporte para:
-
Optimización del periodo
de tránsito (I)
ƒ
Periodo de tránsito
Emplear equipos de conductores:
-
ƒ
Optimizar los procesos de toma de
decisiones rápidas.
Establecer bases de datos históricas
precedentes de periodos de tránsito.
Realizar la trazabilidad en la cadena de
transporte.
Se recomienda siempre que sea técnica y
económicamente factible, establecer equipos
de conductores.
Ampliar los horarios de expedición y recepción
de mercancías:
Se recomienda:
en los casos necesarios, que proveedores y
distribuidores amplíen sus horarios de
expedición y recepción con el fin de evitar
puntas o acumulación de operaciones en los
CD de ambos.
que en los CD de proveedor y distribuidor se
planifiquen los medios de manutención
disponibles teniendo en cuenta la priorización
de las cargas y descargas del transporte.
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PARTE I
2. Programas de entregas consensuados
Se recomienda:
Optimización del periodo
de tránsito (II)
Programas de entregas
ƒ
ƒ
ƒ
que los servicios de compras y recepción del
distribuidor estén coordinados en el desarrollo
de programas de entregas.
que proveedor y distribuidor programen las
entregas de forma regular y permanente.
que proveedor y distribuidor coordinen las
actividades promocionales y gestionen los
objetivos internos enfocados a mejorar la
programación de las entregas.
3. Reducción de la variación del periodo de tránsito
ƒ
ƒ
Optimización del periodo
de tránsito (III)
ƒ
Variaciones del periodo de tránsito
ƒ
ƒ
ƒ
AECOC
los transportistas deben aplicar sistemas de
comunicación permanente en el transporte con
el fin de evitar paradas y:
- tener acceso a informes meteorológicos.
- tener acceso a información de mapas.
- disponer de datos de tráfico para
plantearse cambios de rutas.
- mantener informados a proveedor y
distribuidor de la situación del transporte.
El transportista debe cumplir con todos los
requisitos de las normas vigentes en materia de
mantenimiento del transporte y equipos.
El proveedor y transportista deben coordinar las
horas de recogida y entrega teniendo en cuenta
los horarios de menor tráfico posible.
En caso de avería, el transportista debe
notificar la situación del transporte y tener
previstas las actuaciones consiguientes.
Proveedor y transportista deben acordar
criterios de asignación de volúmenes de cargas
en las entregas.
El proveedor debe evaluar los servicios de
transporte y las variaciones del periodo de
tránsito a partir del mensaje estándar EANCON
“Situación de Entregas”.
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PARTE I
4.3 Coordinación y gestión de la entrega y recepción del envío
Recogida
Tránsito
Entrega
Acuerdos
Definición: Entrega y recepción: dentro del
proceso de relación comercial ClienteProveedor, la entrega y recepción es el proceso
mediante el cual se materializa el compromiso,
adquirido por el proveedor, de poner a
disposición del distribuidor la mercancía
solicitada a través del pedido, en la cantidad,
lugar, momento y condiciones técnicas y
legales acordadas.
La entrega y recepción implica, por tanto, a
todas
las
gestiones
de
planificación,
movimiento físico, y control administrativo del
flujo de producto entre proveedor, distribuidor y
transportista.
Acuerdos
Entrega y recepción
Proveedor/cargador - Operador de
Transporte/Transportista Distribuidor
ƒ
Aplicar criterios y mecanismos de entrega y
recepción de los pedidos en el punto de entrega
del distribuidor, teniendo en cuenta:
1. Reducción del tiempo de respuesta de entrega
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Programa y cumplimiento de los horarios.
Ampliación de las horas de recepción.
Agilización de las operaciones de
descarga.
Empleo de embalajes terciarios y cajas
móviles.
2. Incremento de la eficiencia de la recepción
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Envío anticipado del aviso de expedición.
Aplicación de la Etiqueta EAN de
Transporte.
Unidades
de
carga
eficientemente
configuradas (UCE).
Coordinación y gestión de la recepción del
pedido en plataforma de distribuidor.
3. Responsabilidad sobre la descarga
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PARTE I
1. Reducción del tiempo de respuesta de entrega (I)
1. Programa y cumplimiento de los horarios
ƒ
el proveedor y distribuidor deben reflejar en el
pedido la fecha y hora de la entrega y
confirmar esta última con antelación a la
entrega en el caso que se precisen
reprogramaciones.
ƒ
se recomienda que los distribuidores
programen las descargas de los transportes
en función de dos formas:
-
programación de fechas y horas y/o
periodos programados,
-
en caso que no exista programación de la
entrega se asignará un turno de descarga
en función de la hora de llegada del
vehículo al recinto de recepción. El
vehículo, una vez dentro del recinto, se
desplazará por los distintos puntos de
descarga sin necesidad de guardar
nuevos turnos de descarga.
Periodo de entrega
Optimización del periodo de entrega
(I)
2. Ampliación de las horas de recepción
ƒ
Se recomienda ampliar los horarios de
recepción por parte del distribuidor, así como
la adecuación a éstos de los horarios de
servicios o reparto por parte del proveedor,
con el fin de evitar excesiva concentración
horaria para realizar dichas entregas.
Proveedor
Detallista
Transporte
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
1. Reducción del tiempo de respuesta de entrega (II)
3. Agilización de las operaciones de descarga
ƒ
Se recomienda que antes de acordar la forma
de entrega, proveedor y distribuidor analicen
las repercusiones de costes que tiene el modo
seleccionado.
ƒ
Se recomienda que proveedor, distribuidor y
transportista estudien coordinadamente y
apliquen
mecanismos
de
manutención
adecuados y operativos de descargas rápidas.
4. Empleo de embalajes terciarios y cajas móviles
Periodo de entrega
ƒ
Se
recomienda
que
proveedores
y
distribuidores consoliden las cargas en el
modelo de paletas EUR de 800 x 1.200 mm. o
de 800 x 600 mm. y sigan las especificaciones
de las RAL-UCE.
ƒ
Para casos de envíos pequeños de paquetería,
se recomienda consolidar varios pedidos de
proveedores en un envase terciario o envases
secundarios.
ƒ
Se recomienda el empleo de cajas móviles
siempre que sea técnica y económicamente
factible.
Optimización del periodo de entrega
(II)
Proveedor
Detallista
Transporte
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (I)
1. Utilización del Albarán/Aviso de Expedición
ƒ
Envío anticipado del mensaje EDI “Aviso de
Expedición” al distribuidor. El mensaje estándar
EANCOM DESADV -Aviso de Expedición- se
emite siempre desde el lugar donde está la
mercancía.
El proveedor incluirá en el Aviso de Expedición
anticipado, los siguientes datos necesarios,
(independientemente de otros necesarios que
tambien pueden aparecer en el albarán):
Información de suministro del proveedor
(Documento AlbaránPapel/Aviso de expedición)
1º Caso: Albarán Papel/Aviso de expedición del
Pedido de Centro de Distribución a Proveedor:
-
Entrega y recepción
Optimización de la entrega (I)
-
-
-
-
AECOC
Nombre del cliente CD/dirección envío/Punto
operacional de quien hace el pedido.
Número de la expedición del proveedor.
Número de pedido del CD.
Fecha
pedido/fecha
expedición/fecha
entrega deseada (fecha que resulta de la
modificación de la fecha de entrega que
aparece en el pedido).
Codificación EAN de las unidades de
consumo y de los agrupamientos del
envío/Ref. de catálogo del proveedor (dato
opcional) (Ver notas).
Cantidad enviada e importe (Ver notas).
Codificación EAN de las unidades de
consumo EAN y de los agrupamientos de lo
no enviado/Ref. de catálogo del proveedor
(dato opcional). Este dato aparece en el
caso de que se pacte previamente el resto
de pedido (Ver notas).
Cantidad no enviada e importe (Ver notas).
Fecha prevista para la entrega de los restos
de pedido (Ver notas).
Número de Bultos y peso de la expedición.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (I) Cont.I
Información de suministro del proveedor
(Documento
Albarán
Papel/Aviso
de
expedición)
2º Caso: Albarán Papel/Aviso de expedición del
Pedido de Tienda de Cooperativa a Proveedor
Entrega y recepción
-
Optimización de la entrega (I)
Cont.I
-
-
Nombre del cliente/dirección envío/Punto
operacional de quien hace el pedido.
Número de la expedición del proveedor.
Número de pedido de la tienda de la
Cooperativa.
Fecha
pedido/fecha
expedición/fecha
entrega deseada (fecha que resulta de la
modificación de la fecha de entrega que
aparece en el pedido).
Codificación EAN de las unidades de
consumo y de los agrupamientos del
envío/Ref. de catálogo del proveedor (dato
opcional) (Ver notas).
Cantidad enviada e importe (Ver notas).
Codificación EAN de las unidades de
consumo y de los agrupamientos de lo no
enviado/Ref. de catálogo del proveedor
(dato opcional). Este dato aparece en el
caso de que se pacte previamente el resto
de pedido (Ver notas).
Cantidad no enviada e importe (Ver notas).
Fecha prevista para la entrega de los restos
de pedido (Ver notas).
Número de Bultos y peso de la expedición.
Proveedor
Detallista
Transporte
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (I) Cont.II
Información de suministro del proveedor
(Documento Albarán papel/Aviso de expedición)
3º Caso: Albarán papel/Aviso de expedición del
Pedido de Tienda Gran Superficie a Proveedor
-
-
Entrega y recepción
-
Optimización de la entrega (I)
Cont.II
-
Nombre del cliente/dirección envío/Punto
operacional de quien hace el pedido.
Número de la expedición del proveedor.
Número de pedido de la tienda -GS-.
Fecha
pedido/fecha
expedición/fecha
entrega deseada (fecha que resulta de la
modificación de la fecha de entrega que
aparece en el pedido).
Codificación EAN de las unidades de
consumo y de los agrupamientos del
envío/Ref. de catálogo del proveedor (dato
opcional) (Ver notas).
Cantidad enviada e importe (Ver notas).
Codificación EAN de las unidades de
consumo y de los agrupamientos de lo no
enviado/Ref. de catálogo del proveedor (dato
opcional). Este dato aparece en el caso de
que se pacte previamente el resto de pedido
(Ver notas).
Cantidad no enviada e importe (Ver notas).
Fecha prevista para la entrega de los restos
de pedido (Ver notas).
Número de Bultos y peso de la expedición.
Nota 1: En el mensaje DESADV sólo considera la
codificación de los agrupamientos cono norma. Asimismo en
el flujo físico de la recepción se considera sólo la
codificación de los agrupamientos.
Nota 2: En el DESADV no se indica precio de la mercancía.
En este mensaje se puede indicar el precio del transporte o
flete.
Nota 3: En el DESADV no se indican las cantidades
pendientes que no se entregan.
Nota 4: En el DESADV no puede indicarse la fecha prevista
para la entrega de los restos de pedido.
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (I) Cont.III
Información de suministro del proveedor
(Documento Albarán/Aviso de expedición)
En todos los casos que se requiera se incluirá:
- Especificar la cantidad de unidades de
material consignado (paletas, cajas, etc.).
- Información sobre mercancías peligrosas y su
manipulación.
- Instrucciones de manipulación relacionadas
con la unidad y el nivel de embalaje
Entrega y recepción
2. Sistema de captura automática de los datos de la
Etiqueta EAN de Transporte EAN-128. Los datos
de la Etiqueta deben corresponderse con los que
contiene el mensaje aplicado estándar EANCOM
PRICAT -Catálogo de Producto y Precios-.
Optimización de la entrega (II)
ƒ
Aplicación de la Etiqueta EAN de Transporte
con el fin de agilizar el proceso de la
comprobación de las cantidades en las cargas
y descargas.
Información y tratamiento de los kit constituidos
de varias partes independientes (embalajes)
- El conjunto se trata como una sola
referencia.
- La etiqueta de los embalajes debe incluir:
la información del todo (la identificación de la
referencia) y la información específica de la
parte que se trate.
ƒ
AECOC
Proveedor y distribuidor deben analizar el
proceso y eliminar las actividades de la entrega
y recepción que aportan valor añadido mínimo
o cero.
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (III)
3. Unidades de carga eficientemente configuradas
(UCE)
ƒ
Se recomienda que el proveedor aplique las
especificaciones de las RAL-UCE con el objeto
evitar los costes de adaptación de las unidades
de carga.
- Paletización de las cargas / unificación de la
carga.
- Alinear las alturas de las unidades de carga
paletizadas y los huecos de almacén del
distribuidor según RAL-UCE.
- Realizar
consolidación
de
paletas
de
intercambio para las recogidas de las mismas.
ƒ
Se recomienda aplicar el análisis de cálculo de
costes basados en las actividades, para
conocer los impactos de costes de las
reconfiguraciones de las unidades de carga.
ƒ
Se recomienda de forma general y para todos
los pedidos con un número de cajas inferior a la
que contiene la paleta estándar la compra por
capas de productos completas, con el fin de
conseguir técnicamente la óptima manipulación
de los productos.
ƒ
Se recomienda que en los pedidos cuyo número
de cajas sea inferior al de la capa de
paletización,
la
entrega
se
efectúe
conjuntamente con otros productos de iguales
características
de
compra
(paleta
multiproducto). En este último caso proveedor y
distribuidor acordarán previamente la forma de
la presentación de la mercancía:
3.4 Coordinación de las descargas
Entrega y recepción
Optimización de la entrega (III)
- Unidad de carga monoproducto
- Unidad de carga multiproducto
Proveedor
Detallista
Transporte
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (IV)
4. Coordinación y gestión de la recepción del
pedido en plataforma de distribuidor
ƒ
La recepción de mercancía no debe estar
condicionada por la retirada de otra mercancía
pendiente de recogida. Las condiciones de las
retiradas de estas mercancías se incluirán en la
ficha logística.
ƒ
Los albaranes de entrega deben contener
todos los datos necesarios para la cadena total
de suministro, según el mensaje estándar
EANCOM DESADV -Aviso de Expedición-. En
todos los casos, la documentación de la
entrega debe darse en mano junto, con el
albarán del proveedor.
ƒ
Comprobación de la lista de contenido o
“packing list” de las unidades de carga mixta o
multiproducto con el fin de agilizar las
verificaciones de recogidas y entregas de
mercancías. La lista de contenido incluye:
Entrega y recepción
Optimización de la entrega (IV)
-
AECOC
Código de articulo de proveedor
Descripción
Número EAN de cada bulto contenido
Cantidad de subembalajes contenidos en
el bulto o unidad de carga por referencia
Destino
Número de pedido del cliente o número
del albarán
ƒ
El receptor de la mercancía indicará en el
albarán de entrega o en el DPA la información
de la hora de entrada acordada, hora de
llegada, y hora de salida.
ƒ
El receptor dará conformidad a la recepción de
mercancía mediante la aplicación de un sello
con firma y fecha sobre el albarán, en el cual se
podrá hacer constar el texto "Conforme salvo
examen de contenido".
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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PARTE I
2. Incremento de la eficiencia de la recepción (IV)
Entrega y recepción
ƒ
Las deficiencias de las mercancías observadas
en la recepción deberán indicarse en el albarán
de entrega, requiriéndose la firma del
transportista en todas las copias del documento
de entrega.
ƒ
Se realizará la descarga y el tratamiento de la
mercancía en mal estado en función de los
acuerdos reflejados sobre esta materia en la
Ficha Logística.
ƒ
En caso de rechazo de mercancía por parte del
cliente, éste aplicará un sello identificativo de
rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el
nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo,
y nombre y firma de la persona responsable de
la recepción.
Optimización de la entrega (IV)
Continuación
Proveedor
Detallista
Transporte
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PARTE I
3. Responsabilidad sobre la descarga
La descarga: es el acto puntual físico del proceso
de entrega y recepción, consistente en trasladar
la mercancía desde el vehículo que la ha
transportado hasta el punto donde el receptor
esté en disposición de recepcionarla. Este punto
de recepción debe ubicarse cerca del muelle, de
forma que el receptor pueda proceder a la
identificación de la mercancía, y el descargador
pueda mantener el control hasta el momento en el
que el receptor dé la conformidad de la misma.
La descarga
Responsabilidad de la descarga
La responsabilidad sobre la ejecución de la
descarga se indicará en la Ficha Logística, y bajo
una de las dos condiciones que se detallan a
continuación:
1º. Entrega sobre camión:
Implica la accesibilidad directa a la
mercancía por los elementos de
manutención disponibles.
2º. Entrega sobre muelle:
Implica el acto de la descarga.
En ambos casos, el receptor pondrá a
disposición del descargador los elementos de
manutención apropiados.
Proveedor
Detallista
Transporte
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PARTE I
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5. Esquema de proceso de recepción en destino
Llegada del transporte
al almacén
Oficina de Recepción de
mercancías. Entrega de albarán
Asignación de puerta de
recepción de mercancías o carril
de espera
Oficina de recepción de
mercancías: comparación albarán
con aviso oficina recepción
(pedido)
NO
SI
¿Coinciden los datos?
Aclarar la divergencia
con compras
SI
Lugar de recepción de
mercancías
NO
¿Autoriza la entrada?
Comparación de la mercancía suministrada con el aviso de expedición o el albarán
Denominación
del artículo
Nº de Art. Contenido del
EAN
embalaje
SI
Estado de
mercancía
Cantidad
Peso
¿Reclamaciones?
NO
Fecha
SI
Otros
Dimensiones
calidad paletas
¿Dimensiones
y alturas son
correctas?
SI
¿Autorizar
recepción?
NO
Confirmar recepción en
albarán y entregar
al conductor
AECOC
¿Estado de las
paletas es bueno?
Entregar paletas
intercambio
Anotar reclamaciones:
Aviso / Albarán
Recibir mercancía y
depositar en el
almacén
intermedio
NO
Efectuar
paletizado
correcto
Consulta a
compras
SI
Altura de
la carga
NO
No se intercambian
paletas o se
devuelven las paletas
defectuosas
Denegar la
aceptación
Entrega de
envases
vacíos
Salida del transporte
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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AECOC
PARTE l
6. Planificación de ocupación de muelles en centros de distribución de proveedor o distribuidor
EJEMPLO DE IMPRESO CON PLAN DE OCUPACIÓN DE MUELLES
RAL
Nº
Pedido
Nº
Aviso
Proveedor
Tamaño Nº
Altura
Articulo Palets Palets
Bultos
Previsto
Realizado Puerta
Llega- Perio- Fin Llega- Fin
da
do
da
5
6
Zona A
7
8
Día:
9
10
11
12
13
Hoja:
14
15
16
17
18
Puerta 1
Puerta 2
Puerta 3
Puerta 4
Zona B
Puerta 5
Puerta 6
Puerta 7
Zona C
Puerta 8
Puerta 9
Zona D
Puerta 10
Puerta 11
Zona E
Puerta 12
Puerta 13
Puerta 14
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
AECOC
RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE-
PARTE l
7. Esquema resumen de procesos de la cadena de suministro y transporte
Diagrama de flujo de información en el Proceso de la Cadena de Suministro y Transporte
Proveedor
Ventas - Logística
7
Acuerdo
Permanente sobre
capacidad de
suministro
y sinergia reparto
Transmisión
Pedido Cliente PC
Pedido Servicio PS
Condiciones
Ficha Logística
Recogida de
Suministro
3
1*
1
Nota:
Los
números
rodeados de circulo se
corresponden con la
etapa
correspondiente
del proceso de la
Entrega - Recepción
5
Transportista
Logística
8
Aviso
Exped.
Instrucciones
de envío
Transportista
Recogida / Expedición
4
8*
Acuerdos
sobre la
la fecha / hora
de entrega
Oferta
Pedido
Suministro de
mercancías
Cliente
Compras - Logística
2
Transmisión
Av.
Exped.
Transmisión
Pedido
Cliente
Logística
AECOC
Acuerdo permanente
sobre recepción de
mercancías / capacidad de
almacén / Condiciones Ficha
Logística
la mercancía solicitada
a través del pedido,
en la cantidad, lugar,
momento y condiciones
técnicas y legales
acordadas.
Aviso
recepción
Cliente
Recepción de mercancías
6
DICIEMBRE 1999
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE-
PARTE l
8. Información necesaria sobre los pedidos
1º Caso: Pedido de Centro de Distribución a Proveedor
Pedido a proveedor (Documento Pedido):
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Nombre del cliente.
Punto operacional de quien hace el pedido.
Número de pedido del CD.
Fecha de pedido/Fecha entrega.
Codificación EAN de las unidades de consumo y de los agrupamientos/Ref. de
catálogo del proveedor (dato opcional).
Cantidad del pedido.
Dirección de quien pide.
Dirección donde se entrega (CD o Tienda).
Pedido valorado a precio neto.
Condiciones pactadas.
Tipo de porte pactado (pagado o debido).
Observaciones para indicaciones especiales.
2º Caso: Pedido de Tienda de Cooperativa a Proveedor
Pedido a proveedor (Documento Pedido):
Nombre del cliente (Asociado de Cooperativa).
Punto operacional de quien hace el pedido.
Número de Cooperativa.
Número de pedido de la tienda de la Cooperativa.
Fecha de pedido/Fecha entrega.
Codificación EAN de las unidades de consumo y de los agrupamientos/Ref. de
catálogo del proveedor (dato opcional).
ƒ Cantidad del pedido.
ƒ Dirección de quien pide.
ƒ Dirección donde se entrega.
ƒ Pedido valorado a precio neto.
ƒ Condiciones pactadas.
ƒ Tipo de porte pactado (pagado o debido).
ƒ Observaciones para indicaciones especiales.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
AECOC
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE-
PARTE l
3º Caso: Pedido de Tienda Gran Superficie a Proveedor
Pedido a proveedor (Documento Pedido):
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
AECOC
Nombre del cliente.
Punto operacional de quien hace el pedido.
Número de pedido de la tienda -GS-.
Fecha de pedido/Fecha entrega.
Codificación EAN de las unidades de consumo y de los agrupamientos/Ref. de
catálogo del proveedor (dato opcional).
Cantidad del pedido.
Dirección de quien pide.
Dirección donde se entrega.
Pedido valorado a precio neto.
Condiciones pactadas.
Tipo de porte pactado (pagado o debido).
Observaciones para indicaciones especiales.
DICIEMBRE 1999
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE-
PARTE l
9. Ficha Logística (Distribución de productos de Ferretería y Bricolage)
FICHA LOGÍSTICA RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE FERRETERÍA Y BRICOLAGE-
Datos de las empresas Cliente y Proveedor
Cliente
Proveedor
Razón social:
Domicilio social:
Tel.:
Fax.:
Razón social:
Domicilio social:
Tel.
Fax.:
Información de Centros Logísticos
Centro Logístico Cliente nº:
Dirección:
Personas de Contacto:
Tel.:
Fax.:
Centro Logístico Proveedor nº:
Dirección:
Personas de Contacto:
Tel.:
Tel.:
Fax. :
Fax.:
Tel.:
Fax.:
Información de Entregas
Receptor / Cliente
Días de
recepción
x
Proveedor
Horario de recepción
Plazos de entrega mínimos :
Petición / confirmación hora previa descarga a Receptor /
cliente
si
no
(marcar con círculo)
Petición / confirmación previa de entrega de Proveedor
si
no
(marcar con círculo)
Estipulaciones e información técnico - administrativa
Estipulaciones
Información
Modalidad de entrega
Entrega sobre camión
Entrega sobre muelle
x
Descarga por cuenta de
Cliente
Proveedor
x
Parque de paletas
Pool de paletas
Paletas no retornables
Paletas intercambiables
Otros
Material consignado
(Otra información)
ƒ Procedimientos para el Tratamiento de las devoluciones
ƒ
ƒ Acuerdos entre Cliente y Proveedor sobre incidencias en
ƒ
las entregas
ƒ Acuerdo sobre la retirada de mercancías con deficiencias ƒ
detectadas en el momento de la entrega
ƒ Acuerdo sobre la retirada de mercancías detectadas
posteriormente a la entrega
AECOC
Limitaciones en tipo de vehículos respecto al recinto de
la entrega
Información técnica de la mercancía
Parámetros que se acuerdan medir
ƒ
Sistema de medición de parámetros en la recepción
ƒ
Diferencias entre fecha límite de utilidad y la fecha de
recepción
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PARTE I
10. Esquema de flujo de la información y medios de comunicación
Pedido (mensaje estándar EANCOM ORDER)
Albarán/Aviso de Expedición (mensaje estándar EANCOM DESADV)
Proveedor
Instrucción de Transporte Múltiple
(mensaje estándar EANCOM IFCSUM)
Operador de Transporte/
Transportista
Albarán/Aviso de Expedición
(mensaje estándar EANCOM DESADV)
Distribuidor
/Detallista
(puede ser contratado para el
transporte de mercancías
de uno o varios proveedores)
2º Movimiento de cargas y manipulación de mercancías
(mensaje estándar EANCOM HANMOV): Entrégame las
mercancías de esta forma).
1º Aviso de llegada de Transporte (mensaje estándar EANCOM
IFTMAN): Tengo mercancías para entregar ¿cuándo y como quieres que
la entregue? ¿dónde debo entregarla?
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