INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LAS NACIONES

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LAS
NACIONES
UNIDAS PARA LA PREVENCION DEL DELITO
Y TRATAMIENTO DEL DELINCUENTE
- ILAN U D -
PROYECTO FORTALECIMIENTO DE
BIBLIOTECAS JURIDICAS EN AMERICA
LATINA
- B IJ U R -
MANUAL PARA LA INDIZACION
DE DOCUMENTOS JURIDICOS:
APLICACION EN BASES DE
DATOS ESPECIALIZADAS
Por:
Luis Barrantes Rivera, M.L.S.
San José, Costa Rica
1992
1
025.3
B260m Barrantes Rivera, Luis
Manual para la indización de documentos jurídicos
aplicación en bases de datos especializadas / Luis
Barrantes Rivera. -- San José, C.R. : ILANUD, 1992.
p.
ISBN: 9977-25-060-x
1. INDIZACION 2. INDICES 3. MANUALES
4. BIBLIOTECAS JURIDICAS 5. CIENCIAS JURIDICAS.
1. Título
Colaboración especial en el área jurídica de la Licda. Kathya
Rodríguez Araica
Equipo Editor:
Licda. Ma. Lourdes Flores
Licda. Sand ra Ma. Alpí zar M.
Corrección de estilo:
Gustavo Certad
Corrección de texto:
Luis Barrantes Rivera
Sandra Ma. Alpí zar M.
Digitación:
Grace Montiel
Levantado de texto:
Ana Lucía Ménde z J.
ILANUD
Apartado 10071
1000 San José, COSTA R ICA
Agradecim iento:
La publicación de este documento ha sido posible gracias al f inanciamiento
otorgado por el Pr oyecto USAID/ 598 - 064201 para el Mejoramiento de la
Administración de Justicia y part icular mente al Pr oyecto Fortalecim iento de
Bibliotecas Jur ídicas para América Lat ina.
2
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION
I.
LA INDIZACION COMO PROCESO IMPORTANTE PARA
LA RECUPERACION
II.
IMPORTANCIA DE LA INDIZACION. RELACION CON
LOS OBJETIVOS DE BIJUR
a) Cooperación
b) Intercambio
c) Homogeneidad
d) Objetividad
III.
POLITICAS DE INDIZACI ON. A PROPOSITO DE LA
EXPERIENCIA DEL PROYECTO BIJUR
a) Tipos de análisis de información
1. Análisis referencias
2. Análisis documental
3. Análisis mixto
b) Niveles de análisis
1.
Nivel de categorización
2.
Nivel de indicación horizontal
3.
Nivel de indización vertical
c) Herramientas de indicación
1. Lenguajes controlados
2. Tesauros
3. Macrotesauro en Derecho
a.
Sección alfabética
b.
Sección permutada
d) Técnicas para el análisis de información
e) Criterios para la creación de nuevos descriptores
IV.
CONCLUSIONES
LITERATURA CONSULTADA
ANEXOS:
Anexo Nº1: Hoja de control de nuevos descriptores
Anexo Nº2: Ejemplo de política de indización
3
PRESENTACION
Entre 1985 y 1990, ILANUD ejecutó un proyecto regional
denominado Bibliotecas Básicas. Este esfuerzo importante
permitió establecer un total de 10 bibliotecas en América
Central y República Dominicana, que actualmente funcionan al
servicio de la comunidad jurídica de cada uno de los países.
Tanto las peticiones presentadas por diversas entidades afines
como las evaluaciones efectuadas , vienen a corroborar no
sólo el éxito alcanzado por este proyecto sino también la
capacidad y fortaleza metodológica aplicada por ILANUD, todo
lo cual le permite adquirir una mayor experiencia técnica en
este campo tan necesario el día de hoy en las labor es de los
Poderes Judiciales, las Universidades y los Colegios de
Abogados.
Una segunda fase de esta iniciativa da inicio en el año 1991,
bajo
el
título
de
"Proyecto
para
el
Bibliotecas Jurídicas en América Latina".
Fortalecimiento
de
Su ejecución tiene
como principal finalidad brindar apoyo a las entidades del
Sector Justicia en su empeño por elevar la cultura jurídica y la
competencia técnica de los funcionarios que participan, de
manera directa,
en el mejoramiento de los sistemas de
administración de justicia de la región, garantizando así la
promoción
y
el
acceso
a
la
información
bibliográfica
especializada.
Como consecuencia del alto grado de experiencia adquirida en
el
trabajo
práctico
de
metodológica la constituyen
materia
de
capacitación,
ambas
etapas,
cuya
base
los módulos desarrollados en
formulación
y
ejecución
de
propuestas locales y promoción de servicios regionales, los
funcionarios responsables del proyecto visualizan la urgente
necesidad
de
convertir
al
“Proyecto"
en
un
“Programa".
4
Este último viene concebido como una fuente conceptual y de
servicio que facilitara el soporte permanente a la estructura
funcional que se ha venido gestando en cada uno de los
países beneficiarios de los proyectos desarrollados hasta la
fecha.
Mediante esta segunda fase, el ILANUD ofrece además la
oportunidad de realizar la sistematización de la información a
través de la creación de bases de datos útiles para lograr la
uniformidad, el intercambio y la cooperación en el campo de la
información. Resulta evidente que un trabajo de este tipo
tiende a beneficiar al usuario en cuanto al acceso rápido y
eficiente hacia un mayor volumen de información, aspecto de
suma
importancia
sí
se
toma
en
cuenta
la
"explosión”
bibliográfica que se presenta en los últimos años dentro del
radio de acción geográfica de este Proyecto.
Al
mismo
mencionada
tiempo,
labor
desde
de
el punto
de
sistematización
vista
temático,
responde
la
más
claramente al objetivo de recuperar la información de manera
uniforme en cada campo de es pecialidad. Dicha labor va
enmarcada dentro del llamado proceso de indicación, el cual
conlleva un análisis de contenido temático del documento que
debe apoyarse a su vez en la aplicación de técnicas y
herramientas bibliográficas pertinentes, como podrían ser los
tesauros.
En términos generales, el presente Manual pretende ser un
aporte técnico que sirva como guía y facilite la importante
actividad de indización que debe llevar a cabo el analista
documental. De modo particular, la idea de elaborar un Manu al
de esta naturale za obedece a la necesidad de establecer una
política de indización específica para documentos jurídicos,
los cuales son el "alimento" de las bases de datos concebidas
5
para la recuperación e intercambio de información en el sector
jurídico.
Tengo la firme esperan za, por consiguiente, que el trabajo que
se presenta a continuación será de utilidad para las personas
involucradas en el quehacer documental del Sector Justicia de
cada uno de los países de América Latina.
JACINTA BALBELA
6
I. LA INDIZACION COMO PROCESO IMPORTANTE PARA LA
RECUPERACION DE INFORMACION:
La indización es "una acción o conjunto de pasos que permiten
recuperar, de una manera eficiente, el contenido de los
documentos
que
poseo
una
biblioteca
o
centro
de
documentación".
En los últimos tiempos, el trabajo de indización ha revestido
una gran importancia, principalmente porque en su aplicación
se asigna mucho valor a la información como reductora de
incertidumbre
en
los
sistemas
administrativos
e
institucionales. Desde principios de siglo hasta nuestros días,
múltiples experiencias se han producido con el fin de tener un
acceso altamente productivo y ágil al conocimiento contenido
en todo tipo de documentos bibliográficos.
Visto
como
un
Información"
"proceso
almacenada,
para
la
la
recuperación
indización
de
adquiere
la
una
transcendencia incuestionable. Sin embargo, es necesario
puntualizar que en la realización de esta labor no se trata
simplemente
asignarlos
de
dentro
particularmente,
extraer
de
de
términos
un
registro
resolver
un
de
los
documentos
bibliográfico.
serio
Se
y
trata,
problema
de
comunicación que se presenta de manera invariable entre los
autores de los documentos y sus lectores potenciales.
Resulta evidente que una de las pri ncipales finalidades de la
producción y publicación bibliográfica, y especialmente en el
campo jurídico doctrinario, legislativo y jurisprudencial, viene
a ser no sólo aportar información sino su uso como material de
consulta por parte del público interesa do. Precisamente, una
labor
natural
y
primordial
de
la
biblioteca
o
centro
de
documentación consiste en organizar toda la amplia gama de
7
documentos en tal forma que la información llegue al usuario
de manera clasificada y rápida.
Se ha podido constatar también que, en la mayoría de los
casos, las solicitudes que reciben las bibliotecas por parte del
usuario se refieren al campo temático. Normalmente sucede
que el interesado recurre al fichero catalogado por autor y
consulta obras de autores clásicos o muy difundidos sin tener
la oportunidad de conocer autores recientes surgidos de la
producción bibliográfica mundial. También se da el caso que
puede dirigirse al fichero por título con el atenuante que, en
algunas obras jurídicas, éste no refleja el contenid o del libro.
La diferencia se presenta cuando el usuario se dirige al
fichero clasificado por materia, en el cual podrá encontrar
todos los documentos sobre el campo o tema de su interés
existentes en la biblioteca o centro de documentación, sin
haber tornado en consideración tanto el autor como el título de
la obra.
En la relación que se establece entre la necesidad documental
del usuario y el acceso a la información deseada, se debe
tener en cuenta que cada persona plantea su solicitud al
funcionario
encargado
de
la
biblioteca
o
centro
de
documentación en sus propios términos. Es decir, dentro de
esta relación el interesado emplea frecuentemente una forma
natural y sencilla de comunicación, y quizás poco precisa,
para indicar en cada caso cuáles son sus requerimientos
específicos en materia de información. Se inicia, por lo tanto,
un
diálogo
usuario-sistema,
que
deberá
concluir
satisfaciendo las demandas informativas formuladas por el
solicitante.
Pueden presentarse dos situaciones en este diálogo del
proceso informativo. Por una parte, a menudo resulta que la
8
biblioteca no cuenta con documentos sobre la materia que
solicita el usuario, situación que viene a reflejar un problema
relacionado con la adquisición de obras. Por otra parte y en
sentido inverso, el material solicitado se encuentra disponible
con
una
bibliografía
pertinente
y
relevante
que
cubre
plenamente las expectativas del usuario. A este punto, podría
ocurrir que la biblioteca adolezca de un serio problema de
indización que, de no resolvers e adecuadamente, impide que
la
persona
acceda
a
los
documentos
que
contienen
la
información que necesita. Esto último constituye un problema
de comunicación que no permite cumplir con el propósito
principal
de
la
documentación,
cual
es
el
de
servir
de
enriquecedor del conocimiento.
Se observa, por lo tanto, que la falta de una indización
adecuada provoca una interrupción en el llamado “proceso de
comunicación de conocimiento”, el cual se ha asignado desde
siempre como rol fundamental de la biblioteca y que la ha
permitido darse a conocer como depositaria y facilitadora del
“conocimiento registrado”. Por consiguiente, se debe concluir
en que toda biblioteca o centro de documentación debe
desarrollar necesariamente su propio proceso de indización.
Además, una eficiente recuperación de la información podrá
lograrse mediante una correcta estructuración del proceso de
indización. Así, gracias al conocimiento registrado, nuevos
lectores y usuarios podrán seguir en el tiempo la luz del
conocimiento generado por ot ras personas e instituciones.
9
III.
IMPORTANCI A DE LA INDIZACION.
RELACION CON LOS OBJETIVOS DE BIJUR:
BIJUR es un proyecto que intenta de garantizar “la promoción
y el acceso a la información bibliográfica” (Boletín Proyecto de
Fortalecimiento de Bibliot ecas Jurídicas Nº1, feb. 1991) en el
campo del Derecho. La promoción y el acceso son dos
aspectos que han recibido y continúan recibiendo un gran
impulso por parte del ILANUD.
El Instituto ha llegado a comprender a lo largo de su labor
que, en el primer c aso, la importancia de promocionar la
información bibliográfica jurídica tiene una relación directa con
los esfuerzos dirigidos a mejorar la administración
justicia en
la
América
posibilidad
de
Latina,
contar
de
al proporcionar a los países
co n
los
fondos
documentales
especializados más acordes con sus necesidades.
BIJUR
ha logrado con su iniciativa que cada país beneficiario reciba
los documentos esenciales que sirvan para incrementar los
conocimientos de quienes trabajan en este important e sector.
Sin embargo, la
acción del proyecto no se ha limitado
únicamente a cumplir con el papel de donante de colecciones,
si bien éste es un requisito indispensable para el éxito de¡
objetivo general; BIJUR ha promovido, además, la creación de
mecanismos que permitan obtener el máximo provecho de la
documentación donada. En este sentido, la posibilidad de
acceder
al
conocimiento
acumulado
en
cada
colección
bibliográfica asume tal relevancia para el proyecto que, en su
diseño conceptual, ha previsto ini ciativas a nivel nacional para
la formación
capacitados,
cada
de
recursos
humanos
que,
una
vez
estarán en grado de organizar adecuadamente
colección
y
convertir,
en
última
instancia,
a
cada
biblioteca en verdaderos centros de informació n.
10
Por lo anterior, es fácil apreciar que la indicación es un
aspecto medular del interés de BIJUR, tomada ésta como
un proceso que permite sustraer y aprovechar en toda su
dimensión el contenido de una colección determinada. A este
punto, se puede asegurar sin ningún temor que si no existe
un proceso de indicación adecuado en cada biblioteca donada.
En este sentido, la posibilidad de acceder al conocimiento
acumulado
en
cada
colección
bibliográfica
asume
tal
relevancia para el proyecto que, en su diseño conceptual, ha
previsto iniciativas a nivel nacional para la formación de
recursos humanos que, una vez capacitados,
estarán en
grado de organizar adecuadamente cada colección y convertir,
en última instancia, a cada biblioteca en verdader os centros
de información.
Por lo anterior, es fácil apreciar que la indización es un
aspecto medular del interés de BIJU, tomada ésta como un
proceso
que
permite
sustraer
y
aprovechar
en
toda
su
dimensión el contenido de una colección determinada. A est e
punto, se puede asegurar sin ningún temor que si no existe un
proceso
de
indización
adecuado
en
cada
biblioteca
beneficiaria, no es posible tener acceso a la información
jurídica requerida; todo lo cual equivale a decir que el
proyecto BIJUR estaría con problemas para alcanzar uno de
los aspectos planteados en su objetivo de desarrollo.
Debido a ello y bajo el impulso constante de BIJUR, se han
promovido un conjunto de experiencias en diversos países de
América
Latina
que,
a
primera
vista,
pudieran
pare cer
aisladas. Pero, a pesar de las apariencias, el idioma y la
ciencia
jurídica,
el
Derecho,
constituyen
dos
aspectos
comunes que han hecho posible una conexión entre estas
experiencias, dándoles coherencia práctica.
11
Bajo esa perspectiva, la lndización constituye un trabajo
terminológico íntimamente ligado al lenguaje y delimitado
dentro de un ámbito específico del conocimiento como es el
Derecho, razón por la cual resulta ser un proceso de vital
importancia
en
las
dinámicas
de
funcionamiento
de
los
centros de documentación jurídica.
En tal contexto, el proceso de indicación dota a los sistemas
de información jurídica de las siguientes características:
a) Cooperación:
A partir de acuerdos cooperativos establecidos entre ILANUD y
las diferentes bibliotecas e instituciones participantes, el proceso
de
indicación
permite
compartir
cada
experiencia
por
vía
recíproca y con ello se enriquece paulatinamente el entero
sistema de información jurídica.
12
b)
Intercambio:
El intercambio es uno de los medios concretos para hacer
efectiva la cooperación entre las entidades participantes
del
proyecto.
ser
Descriptores
de
reciente
introducción
pueden
intercambiados en forma constante con el fin de lograr mejores
soluciones
a
problemas
pr ácticos
como
el
análisis
de
documentos, especialmente cuando el tesauro de trabajo no
ofrece
una
momento.
respuesta
El
adecuada
intercambio
fluido
a
los
de
inconvenientes
descriptores
del
nuevos
contribuye en gran medida, por lo tanto, a los propósitos fi jados
por BIJUR.
13
c)
Homogeneidad:
Como se ha mencionado anteriormente, el idioma español y el
Derecho son dos canales comunes respecto a los países que
facilitan la comunicación y el trabajo del proyecto. No obstante, a
la
hora
barreras,
de
en
homogenidad
iniciar el proceso
de
indización
ambos
canales,
relacionadas
en
uso
lenguaje
el
del
se
con
encuentran
la
falta
técnico -jurídico.
de
Esto
significa que la utilización de términos diferentes para un mismo
concepto lleva consecuentemente a la asignació n de descriptores
diferentes. Por ejemplo: reo, recluso, población penitenciaria,
preso son todos
conceptos usados indistintamente en los
diferentes países de América Latina. Esto es un problema para el
intercambio y la cooperación. Ante esta situaci ón, la persona que
realiza la indización (indizador) en cada institución vinculada a
BIJUR deberá hacer un esfuerzo por conocer cuál es la política
de indización seguida y cuáles son los instrumentos (o tesauros)
autorizados.
Si
las
"herramientas"
sugerida s
le
resultan
convenientes para su labor, deberá desestimar otros descriptores,
de lo contrario, estaría provocando una "contaminación" en el
proceso de indización que produciría, con el uso recurrente, el
entrabamiento y la falta de efectividad en el inte rcambio de
información.
14
d)
Objetividad:
Como se ha podido observar, la cooperación y el intercambio
de información funcionan sobre la base de la homogeneidad y
de la objetividad. Al momento de indizar es preciso incluir
descriptores
para
los
conceptos
determinado
documento,
teniendo
más
la
relevantes
cautela
de
de
un
respetar
siempre el significado atribuido por el autor. De no seguir
dicho procedimiento, se corro el riesgo de perder información
valiosa o bien que ésta resulte poco confiable.
casos, se obtienen
En ambo s
resultados muy poco favorables para los
objetivos locales y nefastos para el intercambio regional.
Con este repaso rápido de algunos aspectos de la indicación
es
factible
deter minar
la
relevancia
que
adquiere
dicho
proceso para el pretendido éxito de BIJUR. Cabe reiterar
que este proyecto regional ha fijado las bases, a través de la
promoción de una indicación uniforme y adecuada como
aspecto medular, para explotar en mayor g rado la información
jurídica.
III. POLITICAS DE INDIZACION.
A PROPOSITO DE LA EXPERIENCI A
DEL PROYECTO BIJUR
El
análisis
de
información,
abarcando
obviamente
la
información jurídica, requiere de una serie de pautas mínimas
ineludibles que permitan de sarrollar
un procedimiento lo más
depurado
de
posible
de
asignación
palabras
clave
o
"descriptores", las cuales tienen la función de identificar el
documento analizado.
15
Al hablar del análisis de información como un PROCESO se
debe también hacer una bre ve referencia al SISTEMA DE
INFORMACION como un todo. Tradicionalmente, se ha tendido
a concebir a este último como una biblioteca o un centro de
documentación, y hoy día equivale a un complejo engranaje de
elementos que en conjunto obedecen a un fin único : brindar
información.
El centro de documentación identificado como SISTEMA habrá
de contar con una serie de subsistemas que interactúen entre
sí llegando a cubrir todas las actividades necesarias para la
satisfacción de sus objetivos específicos.
Este sistema de información, ya sea biblioteca o centro de
documentación, puede ser representado como sigue:
16
Se
puede
notar
del
gráfico
anterior
que
catalogación,
clasificación e indización conforman el subsistema que tiene
como función convertir los datos del material bibliográfico en
productos más accesibles al usuario y, con ello, más útiles.
También cabe observar que el subsistema de administración y
planificación no tiene un límite asignado dentro del procesador
del
sistema.
Esto
supone
que
la
administr ación
y
la
planificación están constituidas por un conjunto de actividades
que se ubican alrededor de los demás subsistemas. Es decir,
ambas funciones actúan como si fueran un líquido que se
difunde e impregna los otros elementos del procesador del
sistema. Se hace necesario resaltar esta característica para
brindar sustento teórico a la afirmación que dice que la
indización debe tener una política definida que refleje, a su
vez, la concordancia y la coherencia interna del sistema
mismo.
Identificado así el papel del análisis de la información o
indicación
al
interno
de
este
subsistema,
dicho
análisis
conllevará por su parte un proceso determinado que demanda
la intervención de diversas ramas de¡ conocimiento, labor que
hemos denominado como "trabajo inter disciplinario". Entra
entonces en juego el rol del documentalista, del abogado y del
informático.
El análisis de la información que se pretende desarrollar
deberá considerar una serie de variables dependientes, entre
otras, de:
1º
la naturaleza propia de la base de datos que se piensa
trabajar (documental, referencia¡, mixta, etc);
2º
el tipo de documentos que predominan; y
17
3º
las mismas necesidades del público al que va dirigida.
Estos tres aspectos se encuentran directamente vinculados
con la determinación de las políticas de indicación
No obstante, es preciso advertir que dichas políticas, al
constituirse en cánones generales de la toma de decisiones
atinentes al resultado final que se desea, obligan
a la
consideración de otra serie de paráme tros que no se agotan
con la indicación, sino que influyen más bien en el entero
sistema de información, a saber:

Objetivos de la institución a quien pertenece la
biblioteca o
centro de documentación;

Dimensión de la colección de documentos a ind izar;

Fuente
de
los
documentos
(doctrina,
legislación,
potenciales
(abogados,
jurisprudencia);

Grupo
de
usuarios
reales
y
profesores, investigadores, estudiantes, etc.);

Cantidad y calidad de los analistas de documentos; y

Equipo y recursos computaci onales disponibles.
Como todo proceso, el análisis tiene un inicio y un fin, una
entrada y una salida. En ese sentido, aquello que en el
engranaje
de
corresponde,
un
como
sistem a
un
paso
de
documentación
inicial,
a
la
integral
selección
y
adquisición de material, equivale en el subsistema en cuestión
a
la
selección
de
los
documentos
que
habrán
de
ser
sometidos, también en su fase de inicio, al respectivo proceso
de análisis.
18
Justamente en ese momento es cuando se requiere tener muy
claras cuáles son las políticas de indización en correlación
con la propia definición del sistema de información y del
diseño de la base de datos que se trate. De este modo, podrán
presentarse diversos tipos de bases de datos como respuesta
a la naturaleza misma de la información que se disponga y con
relación a los objetivos de la institución. Dentro de los tipos
que
se
conocen
en
el
campo
jurídico
a
través
de
la
experiencia del pro yecto BIJUR, se pueden citar:
1.
Base de Datos generales: Comprenden todo tipo de
documentos jurídicos, incluyendo doctrina, legislación y
jurisprudencia como las tres fuentes formales de Derecho
por excelencia.
19
2.
Base de Datos especializadas: Pueden ser a su vez
de varios tipos conforme a las múltiples necesidades que
deba atender, como por ejemplo:
a.
Especializadas por materia: Cubren una sola
rama jurídica. Por ejemplo: Base de Datos de Derecho
Agrario, de Derecho Constitucional, etc..
b.
Especializadas
por
fuente:
Cubren
una
sola
fuente del Derecho. Es el caso de las bases de datos
que
se están desarrollando en Costa Rica en la
Procuraduría General de la República, mediante el
Proyecto de Sistematización de la Legislación Vigente
(PSIV), y en la Oficina del Digesto de Jurisprudencia
de la Corte Suprema de Justicia.
c.
Especializadas por tipo de documento: Como por
ejemplo
las
periódicas
bases
y
de
también
la
datos
de
de
publicaciones
Trabajos
Finales
de
Graduación, ambas aplicadas en la Biblioteca de la
Facultad de Derecho de la Universidad de Costa Rica.
d.
Mixtas:
Las
posibilidades
son
múltiples
y
responden a las relaciones que existan por criterios.
Entre éstas se encuentran aquellas especializadas en
una sola rama jurídica y en una sola fuente , y la Base
de
Datos
Bibliográfica
Referencial
en
Derecho
Constitucional, que abarca solo doctrina, puede ser un
ejemplo concreto.
Una vez definido cuál de los tipos anteriores de base de datos
resulta
más
apropiado
para
los
propios
fines,
se
debe
proceder a la SELECCION DEL MATERIAL INICIAL A SER
ANALIZADO. Esta labor dependerá, en tre otros criterios, de la
cobertura que se ha pensado dar al sistema de información y
también de los recursos económicos disponibles.
20
Para esta etapa, se hace necesaria como tarea previa al
diseño de la base de datos, la elaboración más acorde
posible de la llamada Hoja de Captura. Por hoja de captura
se
debe
entender
aquella
herramienta
de
carácter
imprescindible en el análisis de información que consigna
todos los datos correspondientes a los "puntos de acceso"
de la base de datos a través de los cuales se podrá
identificar espacial,
temporal
y temáticamente un
documento jurídico.
Al
documentalista
corresponderá
entonces
extraer
la
información básica del documento que, consignada en apego a
normas preestablecidas, haya contemplado a su vez puntos de
acceso a la base de datos.
Seguidamente,
bajo
el
marco
conceptual
y
de
diseño
preconcebido, se debe dar tanto una respuesta concreta como
definir una política clara con relación a diversos aspectos d el
subsistema de catalogación e indización, tomando en cuenta
lo siguiente:
A)
Tipo de análisis de la información;
B)
Niveles de análisis;
C)
Herramientas a utilizar: Tesauros;
D)
Técnicas establecidas previamente para el análisis
de información de acuerdo al t ipo de documento.
E)
Criterios
para
la
creación
de
nuevos
descriptores.
Para continuar resulta imprescindible, sin embargo, anotar
algunas consideraciones importantes sobre cada uno de los
aspectos anteriores que son vitales en la determinación de las
políticas de indización:
21
a) Tipo de Análisis de Información:
No se debe eludir por ninguna razón una referencia al diseño
de la base de datos, donde se determine asimismo el carácter
del análisis, sea este meramente referencial, documental o
mixto.
1.
Análisis referencial
En cuanto al primer supuesto, será suficiente con una
referencia dada mediante la asignación de los descriptores
A)
Tipo de análisis de la información; S)
Niveles de
de contenido temático del documento.
análisis;
2.
Análisis documental
En el análisis documental, se deberá incorporar a la base de
datos otros elementos más ilustrativos de¡ contenido del
C)
Herramientas
utilizar: ser
Tesauros;
documento,
comoa podrían
su tra scripción literal (integral
D)
Técnicas
previamente para el
o parcial),
unestablecidas
resumen, etc.
3.
Análisis mixto
Por su parte, el caso mixto contemplará ya sea la asignación
referencial del contenido temático por
medio del descriptor
como también un elemento, o varios de ellos, de naturaleza
documental. Por ejemplo:
análisis de información de acuerdo al tipo de documento.
•
Para la DOCTRINA: un resumen o la transcripc ión de
E) Criterios para l a creación de
nuevos descriptores.
los índices o tablas de contenido (sumarios);
1
1
•
Para la JURISPRUDENCIA: transcripción literal o
relacionada de los principales puntos a que hace
docurnentalista corresponderá entonces extraer la
referencia la resolución (considerandos fundamentales);
información básica de¡ documento que, consignada en apego
•
Para la LEGISLACION: transcripción litera l de las
a normas preestablecidas, haya contemplad o a su vez puntos
normas.
de acceso a la base de datos.
Al
22
b)
Niveles de Análisis:
En este sentido, se debe iniciar afirmando que el nivel de
análisis de los documentos dependerá de si la base de datos
es de tipo general o especializado. En este último, el nivel d e
especificidad será mayor que
en el primero, el cual a su vez
siempre pretenderá ser genérico, sobresaliendo además las
grandes categorías temáticas.
Cuando se habla de bases de datos especializadas es preciso
advertir y delimitar desde un inicio el ma rco conceptual que
deberá utilizarse en estrecha relación con la materia de
trabajo.
A manera de experiencia práctica, será interesante agregar
que
en
alguna
oportunidad
se
había
logrado
hacer
en
materia de Derecho Constitucional una primera delimita ción
que
excluía
de
la
referencia
al
Derechos
Humanos,
respectiva
Derecho
Político,
por
base
de
Derecho
considerar
datos
toda
Electoral
que,
y
aunque
tradicionalmente se les incluía dentro de esa rama, algunas de
ellas habían ganado poco a poco su autonomía científica en el
campo de la dogmática jurídica, razón por la cual merecían ser
tratadas con otra perspectiva que respetara y diferenciara al
mismo tiempo sus niveles de especialidad respecto al campo
Constitucional puro.
También al momento de establecer el área o campo de análisis
se debe advertir desde el inicio si el nivel de indización será
general, mediano o específico y, correlativamente, autorizar
determinados niveles de profundidad (2o., 3o., 4o., 5o., o
más).
23
Además, es importante señalar que cuanto mayor sea el grado
de especificidad, mayor debe ser el conocimiento de la
materia o la experiencia profesional por parte de quien realice
el análisis (especialistas).
Dadas las consideraciones anteriores, es posible entonces
hablar de los tres niveles de análisis: a) categorización; b)
horizontal o superficial; y c) vertical o en profundidad (Mieles,
1989, pág.21).
1.Nivel de categorización
Constituye la forma más superficial de indización. Ello es así
porque se asignan a los documentos categorías conceptuales
muy amplias que caracterizan una determinada agrupación.
Los
sistemas
de
clasificación,
ya
sean
decimales
o
alfabéticos, son buenos ejemplos que vienen comúnmente
utilizados para indizar dentro de este nivel.
Las bibliotecas especializadas o centros de documentación
que cuentan con tesauros especializados, pueden usar este
nivel como una etapa que sirva de base para proseguir la
búsqueda de descriptores más específicos.
2.
Nivel de lndización horizontal o superficial
Igual que el anterior, este nivel se mantiene también dentro
de un plano muy general. Toma en cuenta únicamente los
conceptos fundamentales del documento que se analiza, sin
establecer relaciones con otros conceptos, lo cual significaría
asignar descriptores nuevos o adicionales. Al trabajar en este
nivel no es posible realizar con eficacia búsquedas post coordinadas
de
información,
dado
su
mismo
grado
de
generalidad conceptual.
24
3.
Nivel de Indicación vertical o en profundidad:
El analista se preocupa por asignar descriptores a todos los
conceptos
importantes
contenidos
en
los
documentos,
haciendo caso omiso de la generalidad o especificidad. A
diferencia
del
anterior,
coordinación en
este
nivel
hace
posible
la
post -
el proceso de búsqueda de información y
produce, por ende, resultados positivos para el usuario.
Indistintamente del nivel seleccionado para indizar y orientado
siempre por
la política de indización preestablecida, el
analista
documental
resolver
la
deberá
siguiente
siempre
interrogante:
tener
presente
¿responde
el
y
sistema
de indización de manera ágil, precisa y oportuna a las
preguntas que formula el usuario? La respuesta que obtenga
le podrá indicar si la labor realizada ha sido satisfactoria o si,
por el contrario, tendrá que producir mayores ajustes para
alcanzar dicho objetivo eficazmente.
c)
Herramientas para la lndización:
1.
Lenguaje controlado
Al inicio del presente manual se ha mencionado que la
indización
tiene
como
principal
pro{osito
solucionar
el
problema de la comunicación, entendiendo como la necesidad
de transmitir al lector o usuario el conocimiento registrado por
el autor de una determinada obra.
Se recordará, asimismo, que el origen de este problema
estriba en la variedad de términos que asigna el idioma
español a un mismo concepto y en la carencia de una
homogeneidad terminológica definida, situación que p or lo
demás es común también a otros idiomas. Por esta razón, se
25
evidencia que los lectores o usuarios formulan inquietudes al
sistema en términos propios y variados a la hora de efectuar
la búsqueda de información en las bibliotecas y centros de
documentación. Ello percatará a la biblioteca o centro de la
urgencia de proveer un mecanismo de enlace entre el lenguaje
del
usuario
y
el
lenguaje
contenido
en
las
obras.
Un
instrumento que ha demostrado ser muy eficiente y económico
a la vez ha sido la aplicación de los llamados lenguajes
controlados.
Se
les define
como
aquellos
conjuntos de
términos que, habiendo sido autorizados por el sistema,
equiparan sin equivocación los conceptos de los autores con
respecto a los diversos conceptos que pudieran plantear los
usuarios en el proceso de búsqueda de la información.
En concordancia con lo anterior, el tesauro cumplirá su
función como herramienta de control terminológico que se
utiliza para traducir en forma restringida
información")
el
documentos
también
y
lenguaje
por
natural
los
("lenguaje de
empleado
indizadores
y
en
los
usuarios,
indistintamente. Por su estr uctura, el tesauro constituye un
vocabulario de términos controlado y dinámico que guardan
relaciones semánticas y genéricas entre sí, y cuya aplicación
va dirigida a un campo específico del conocimiento.
El esquema que sigue permitirá observar el momento preciso
en que se aplica el lenguaje controlado (Tesauro) dentro del
proceso de almacenamiento y recuperación.
26
Los términos in cluidos en un lenguaje controlado deberán
pasar previamente por un proceso de depuración que permite
garantizar su objetividad y que, al final, “autoriza" su ingreso
en el sistema.
De manera positiva los términos de un lenguaje c ontrolado
deberán
ser,
por
consiguiente,
los más apropiados para
identificar los conceptos de la materia de especialización
27
de
una
determinada
biblioteca
o
centro
de
información.
Para lograr un lenguaje controlado existen métodos y técnicas,
así como normas internacionales.
Los lenguajes controlados son herramientas relativamente
novedosas. Sin embargo, los tesauros, en su condición de
lenguajes
controlados
información
que
se
especializados,
aplican
son
en
sistemas
bast ante
de
recientes
y
especialmente en América Latina. Pueden citarse algunos
antecedentes históricos de los tesauros que aún persisten
como lenguajes controlados para sistemas de información
generales, tales como: la Clasificación Decimal Universal
de Dewey y los Encabezamientos de Materia. La técnica
conocida
como
unitérmino
o
palabras
únicas
para
representar conceptos restringidos de los documentos es otro
método que ha sido aplicado en sistemas especializados de
información.
Todos estos lenguaje s controlados, cabe mencionar, no han
tenido
buen
suceso
en
sistemas
de
almacenamiento
y
recuperación especializados. En contraposición, los tesauros
han
logrado
niveles
de
eficacia
totalmente
aceptables
mediante el uso de listas de términos o descriptores .
28
2.
Tesauros
En este Manual el lenguaje controlado que se aplica
es
el tesauro, especialmente el Macrotesauro en Derecho,
erigiéndose éste como una herramienta indispensable
para el analista documental que desea realizar una
adecuada
indización
en
el
campo
del
Derecho.
El
Macrotesauro es una obra generad a conjuntamente por
la Procuraduría General de la República de Costa Rica y
el ILANUD. Su elaboración ha representado un esfuerzo
muy significativo que actualmente permite a la región
latinoamericana contar con una herramienta básica para
lograr la eficien cia en los sistemas de almacenamiento y
recuperación de la información jurídica.
2. razón
Tesauros
esteque
Manual
el lenguaje
queen
En
del En
papel
desempeña
el controlado
Macrotesauro
se aplica
es
el tesauro,
especialmente
el
Derecho,
amerita
señalar
a
continuación
algunas
Maerotesauro
en Derecho,
erigiéndose
éste como una
herramienta indispensable
analista
documental
consideraciones
importantes. para
Ante el
todo,
su ámbito
cubre todas
que desea realizar una adecuada indización en el campo
las
de laElCiencia
Jurídica, lo cual
el nivel de
delramas
Derecho.
Maerotesauro
es demuestra
una
obra
generada conjuntamente
por la Procuraduría
General
generalidad
de
sus
descriptores.
A pesar
de de
esta
la República de Costa Rica y el ILANU D. Su elaboración
característica,
es necesario
destacar que
utilización deque
este
ha representado
un esfuerzo
muylasignificativo
actualmente
a la región
latinoamericana
instrumento
resultapermite
imprescindible
en cualquier
unidad
de
contar
con
una herramienta básica para lograr la
información
quesistemas
maneja
normalmente y cantidades
eficiencia en los
de almacenamiento
recuperación de
considerables
dela información
documentos jurídica.
e n el área del Derecho.
Gráficamente,
puede
concebirse
como
una
especie
de
paraguas que al abrirse pone a disposición del usuario toda la
información jurídica sistemáticamente ordenada. No obstante,
se
hace
específicos
necesario
en
otras
complementar
ramas
del
su
uso
Derecho,
con
tesauros
particularmente
cuando se desea proveer al sistema de información con una
indización especifica, vertical y profunda. Esto último será
fundamental a los fines de alcanzar niveles aceptables de
eficacia con relación a las búsquedas de información, dado
que los descriptores específicos, a diferencia de aquellos
generales, harán posible la post - coordinación. Entre los
29
tesauros disponibles en el campo jurídico, cuya promoción ha
correspondido
al
ILANUD,
se
pueden
menciona r
los
siguientes:

Tesauro de Derecho Laboral. San José (Costa Rica):
Corte Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de
Jurisprudencia, 1991.

Tesauro de Derecho de Familia. San José (Costa Rica):
Corte Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de
Jurisprudencia, 1991.

Tesauro de Derecho Agrario. San José (Costa Rica):
Corte Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de
Jurisprudencia, Procuraduría General de la República,
1991.

Tesauro de Derecho Civil. San José
(Costa Rica):
Corte Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de
Jurisprudencia, 1990.

Tesauro de Derecho
Administrativo. San José (Costa
Rica): Procuraduría General de la República, ILANUD,
1991.

Tesauro de Derecho Constitucional. San José (Cos ta
Rica): Comisión Nacional para el Mejoramiento de la
Administración de Justicia. Proyecto Recopilación de
Registros
Bibliográficos
en
materia
de
Derecho
Constitucional. 1992.

Macrotesauro
de
Derecho.
San
José
(Costa
Rica):
Procuraduría General de l a República, ILANUD, 1989.
30
Tomando en consideración el área de especialidad de cada
biblioteca o centro de documentación, sería de gran utilidad
que la entidad valore la posibilidad de adquirir y utilizar aquel
más acorde a los propi os requerimientos.
3. Macrotesauro en Derecho
El Macrotesauro en Derecho cuenta con una sección
Alfabética y una sección Permutada.
a.
Sección Alfabética:
Contiene la lista de descriptores autorizados, donde cada uno
de éstos puede aparecer acompañado de alguna de las
siguientes indicaciones o referencias:
Con
NA
Nota de Alcance
TG
Término Genérico
TE
Término Específico
TR
Término Relacionado
USE
Use
UP
Usado por
la
ayuda
de
ejemplos
extraídos
directamente
del
Macrotesauro, se hará más fácil ilustrar la aplicación práctica
de dichas referencias:
INDIVIDUO INTERNACIONAL
NA/S A
Se
refiere
regulaciones
a
la
a
situación
las
que
se
de
la
persona
halla
sometido
física
en
y
las
naciones
diferentes de la suya.
31
La
indicación
NA
sirve
para
"delimitar
positiva
o
negativamente el alcance o significado de algún término que
pudiera resultar equívoco, o bien, justificar su inclusión
dentro
de
una
determinada
escala
jerárquica,
o
hacer
referencia al origen y fuente del descriptor que explica".
En el caso del ejemplo anterior, se delimita el significado del
término porque, de lo contrario, podría prestarse para diversas
interpretaciones.
El
término
genérico
(TG/BT)
expresa
superioridad
o
subordinación semántica con rela ción al término ubicado en
la posición inferior.
INFRACCIONES ADUANERAS
TG/BT
Derecho Aduanero
Aquí se desea expresar que el título DERECHO ADUANERO
es un descriptor que "contiene", en término de conceptos,
al descriptor INFRACCIONES ADUANERAS. Evidentemente,
se entiende que DERECHO ADUANERO comprende un campo
de especialidad en el cual podrían incluirse muchos otros
descriptores más, por lo que INFRACCIONES ADUANERAS es
sólo uno de tantos.
TE es una relación cruzada con TG y, referido al ejemplo
anterior, si rve para indicar una búsqueda bajo el descriptor
DERECHO ADUANERO, que dice así:
DERECHO ADUANERO
TG/BT
TE/TN
Derecho
Infracciones aduaneras
32
y 21 descriptores más, todos de carácter específico. Los 22
descriptores señalados en el ejemplo representan conceptos
que de alguna manera guardan relación con el DERECHO
ADUANERO.
TR es una relación de afinidad o asociativo que permite al
indicador
ampliar
las
posibilidades
en
la
asignación
de
descriptores.
Siempre bajo el título DERECHO ADUANERO, puede observar
además lo que sigue:
DERECHO ADUANERO
TG/BT
DERECHO
TE/NT
Infracciones aduaneras
21 descriptores más
TR/RT
COMERCIO INTERNACIONAL
9 descriptores más
Como es fácil deducir del ejemplo, el concepto COMERCIO
INTERNACIONAL estará en dicho caso íntimamente ligado a
DERECHO ADUANERO. Por lo general, los documentos que
tratan un tema en particular también dedican espacio a otro
tema complementado. Entonces, la importancia del tesauro
estribará en tomar en cuenta esta relac ión, provocando que
el indicador explore al mismo tiempo otras posibilidades en la
asignación
de
descriptores
para
un
documento
con
características similares.
USE es una referencia que indica al analista que cualquier
término que viene empleado en el
tesauro
no
deberá
ser utilizado con propósitos de indización.
33
Excepciones previas
USE
El
ejemplo
le
EXCEPCIONES DILATORI AS
hace
notar
al
anal ista
que
el
descriptor
EXCPECIONES PREVIAS no se debe utilizar, aún cuando el
documento analizado así lo incluya. En su lugar, empleará el
término EXCEPCIONES
DILATORIAS, cuya
utilización fue
considerada como la más adecuada por parte de los autores
del tesauro a los fines de uniformar la indización del concepto.
Por su parte, toda referencia USE, deberá tener su referencia
cruzada UP.
EXCEPCIONES DILATORI AS
UP/UF
Excepciones previas
explica al indizador que el título EXCEPCIONES DILATORI AS
es preferible a EXCEPCIONES PREVI AS.
El uso consistente de USE y UP permitirá al sistema de
recuperación
de
información
contar
con
un
verdadero
lenguaje del sistema, sin importar qué lenguaje empleen el
usuario o los autores de los documentos. Este particular
ejemplifica con claridad la función catalizadora del lenguaje
controlado.
b.
Sección Permutada (El ín dice Permutado)
La función de esta sección consiste en repetir un determinado
descriptor el mismo número de veces en que aparezcan las
palabras más significativas que contiene el Macrotesauro en
Derecho;
además,
tiene
el
acierto
de
incluir
referencias
relativas al USE.
34
CLASES
Clases de competencia
USE
Distribución de la competencia
Clases de procedimientos administrativos
Clases de protocolo notarial
Clases de tributos
El ejemplo anterior permite entender la importancia que se le
atribuye a esta sección. Especialmente, cuando se observa
que por medio del índice permutado el analista documental
cuenta con la facilidad de realizar una búsqueda utilizando
cualquiera de los conceptos que se incluyen bajo un descriptor
o término de entrada (no usado). Para ilustrar con el mismo
ejemplo, podemos notar que al buscar la palabra CLASES
existen en el Macrotesauro otros tres descriptores que la
emplean, lo cual ofrece mayores alternativas que puedan ser
de interés al trabajo que se desarrolla en ese momento. Aún
más, nuestra tarea resulta más cómoda y eficiente porque
también nos indica que no debemos utilizar, en este caso, el
concepto Clases de Competencia.
La utilidad de esta Sección se refleja también cuando en
algunas
ocasiones
la
Sección
Alfabética
carece
de
un
descriptor adecuado para un determinado concepto. Ante
esta
eventualidad,
recurrir
al
índice
Permutado
es
imprescindible, dado que resuelve generalmente este tipo de
inconveniente con la utilización de un término "suelto" o
"colateral" que hará posible el acceso efectivo al descriptor
deseado. Además, el analista que recién se inicia en esta
labor, o aquel que aún no domina la terminología jurídica,
encontrará en su empleo una forma concreta y práctica de
mejorar, o bien de profundizar, sus conocimientos respecto a
un tema o concepto específico.
35
En el presente trabajo se ha hecho mención a otros tesauros
especializados en diferente s ramas del Derecho. En ciertos
casos, éstos requieren a su vez de un manual para su uso
adecuado. Tal particularidad hace que su conocimiento y
estudio resulte muy importante. Al igual que el Macrotesauro,
estos tesauros constan de dos secciones, una alfabética y un
índice permutado; las relaciones y diferencias entre sí son
también similares, lo cual facilita la memorización de su
significado. Además, es necesario insistir que el empleo de
estos instrumentos técnicos viene plenamente justificado tanto
desde el punto de vista del alcance del análisis (general o
especializado) como por la naturaleza misma del documento
jurídico que se analiza.
El cuadro siguiente se ha incluido para ilustrar aquellos casos
en
los
cuales
sería
recomendable
ut ilizar
sólo
el
Macrotesauro y en cuáles podría hacerse necesario, además,
el empleo de un tesauro especializado. Sin menoscabo de las
bases de datos especializadas o generales ya existentes o
que pudieran
ser elaboradas en
el futuro por parte de
organismos del ramo, estas sugerencias tienen un carácter
general y cumplen un fin meramente indicativo.
36
37
Desarrollo
Profesional
Dictar Legislación
Dictar Justicia
Docencia,
investigación y
asistencia técnica
Definición de Política
FUNCION
General
General
Especializado
General
- Cortes de Justicia
- Organismos
Jurisdicción.
- Congresos o
Parlamentos
- Colegios de
Abogados
Especializado
- Organismos
Internac.
T. especial y
macrotesauro
Especializado
Macrotesauro
Macrotesauro
T. especial y
macrotesauro
Macrotesauro
T. especial y
macrotesauro
Macrotesauro
Macrotesauro
General
General
Macrotesauro
Macrotesauro
Macrotesauro
Tesauro(s)
Necesarios
General
- Escuela Judiciales
- Sistema
Penitenciario
- Facultad de
derecho
- Inst. de
Investigaciones
General
General
- Ministerio de
Justicia
- Procuradurías
Nivel de Colección
o Base de Datos
TIPO
ENTIDADES
Se puede notar del cuadro un predominio de colecciones y/o
bases de datos de tipo general. Pero, se debe al mismo
tiempo tomar en consideración el criterio de los institutos de
investigación que existan en cada país y que trabajan en las
diversas áreas jurídicas, los cuales podrán aplicar a sus
propias indizaciones un determinado tesauro especializado.
Igual ocurrirá en el caso de los órganos ju risdiccionales a
nivel nacional que prefieren contar con una colección y/o base
de datos propia.
No obstante, es siempre recomendable que las colecciones
y/o
bases
de
datos
generales
recurran
a
la
ayuda
del
Macrotesauro en Derecho. Ello se comprobará út il aunque la
indización no corresponda al nivel vertical o profunda, dado
que la recuperación de la información respecto a las preguntas
que formulan los usuarios al sistema podrá ser más cómoda y
eficiente, independientemente de la especialidad del usuari o y
de los conceptos indizados.
Indizar y recuperar información con 8 ó 9 tesauros diferentes
es una tarea muy compleja. Pueden presentarse problemas
de duplicación de descriptores en diferentes tesauros y,
quizás
aún
más
serio,
poder
lograr
una
completa
compatibilidad entre todos ellos es una meta altamente difícil
de alcanzar.
En todo caso, cada país debe esforzarse en configurar
sistemas especializados de información en las diversas ramas
del Derecho, especialmente en la medida que logra avances
importantes en la concientización y desarrollo de un sistema
nacional de información jurídica.
38
Las bases de datos y/o colecciones especializadas, por su parte,
deben establecer su indización respectiva mediante el uso del
tesauro de la especialidad, utilizando el Macrotesauro solamente
para aquellos conceptos que no se incluyan en los específicos.
De esta forma, no existirá entrabamiento en la recuperación
de
la información, básicamente porq ue el usuario utilizará desde un
inicio el tesauro especializado respectivo y solo en el caso que lo
considere necesario empleará el Macrotesauro.
d)
Técnicas previas para el análisis de información:
Sobre este tema no existen criterios únicos, básicamente
porque las técnicas responden, a su vez, tanto a la fuente de
los documentos (le yes, jurisprudencia o doctrina) como a los
niveles preestablecidos de especifidad.
El desarrollo de este punto permitir{a conocer acerca del
procedimiento de INDIZACIÓN , tarea que ofrece la posibilidad
de extraer de un documento los conceptos clave que si ntetizan
los principales temas de su contenido.
En
primer
lugar,
es
fundamental
señalar
algunas
líneas
generales que harán posible el trabajo del indizador cumpla
con los objetivos de intercambio y cooperación fijados para
toda política de indización efec tiva. Estas líneas son:
39

-Si la indización debe adecuarse a varios objetivos y los
usuarios conforman un grupo heterogéneo, es necesario
indizar a todos los niveles de manera que el sistema pueda
responder a preguntas específicas y generales;

-El análisis del documen to debe ser realizado en el mismo
nivel que el autor ha empleado en su obra;

-La indización debe reflejar toda la información relevante de
un documento;

-No debe ser utilizado un concepto diferente en cada uno de
los niveles de indización;

Si se emplea un tesauro, se requiere hacer un análisis del
conjunto
de
términos
pertenecientes
a
un
descriptor
determinado, a fin de tener la certeza de no encontrar otro
más adecuado; y

-Un número excesivo de descriptores puede dar lugar a
falsas consideraciones, pr ovocando con ello una deficiente
recuperación de la información.
Además,
deben
considerarse
otros
aspectos
que
son
indispensables dentro del proceso de indicación y que (Van
Dijk y Van Slipe, 1972) han sabido resumir claramente, así:
40
Proceso de lndización
1.
Conocimiento
del
contenido
conceptual
del
documento;
2.
Extracción
de
los
conceptos
contenidos
en
el
documento en lenguaje natural o convencional;
3.
Traducción
de
dicho s
conceptos
al
lenguaje
documental; y
4.
Búsqueda
de
otros
conceptos
pertinentes
relacionados a los primeros por lazos de orden
jerárquico y asociativo.
1.
Conocimiento
del
contenido
conceptual
se
advertir
del
documento
Respecto
al
primer
conocimiento
y
la
aspecto,
comprensión
debe
completas
de¡
que
el
contenido
conceptual de un documento determinado se puede lograr
únicamente
a
través
del
análisis
integral
y,
en
algunas
ocasiones, requiere igualmente de un estudio complementario.
Cumplir con esta labor podría implicar, desde luego, el empleo
de muchas horas de lectura y estudio. Por esta razón, los
estudiosos del proceso de indización han logrado establec er
técnicas propias para el manejo de la información que, al
atender en la mayoría de los casos también la naturaleza
misma del documento analizado, permiten abreviar el tiempo
de conocimiento y estudio que requiere la labor de apreciación
del contenido temático.
41
Sería
conveniente
iniciar
analizando
el
manejo
de
la
DOCTRINA. Bajo esta categoría se pueden encontrar una
amplia gama de documentos que van desde los tratados, los
manuales, las publicaciones periódicas y las monografías
hasta
la
ponencia s,
los
documentos
de
seminarios,
etc.
Conforme a este criterio, en el estudio de toda aquella
documentación que reviste un carácter monográfico (tratados,
manuales,
monografías,
etc.)
se
sugieren
las
siguientes
pautas mínimas:
I)
Revisar el título del documento para determinar si
ofrece alguna referencia Idónea al tema en cuestió n.
Este tipo de documentac ión tiene la particularidad que su
generalidad o extensión es bastante amplia, razón por la cual,
en ocasiones, el título no refleja de manera explícita las
categorías temáticas que están
contenidas. Por ejemplo:
"Manual de Derecho Constitucional".
Otras
obras,
específico
por
sobre
el
una
contrario,
figura
ofrecen
jurídica
en
un
estudio
especial
más
y cuyo
contenido se puede deducir del mismo título. A pesar de ello,
se dificulta el conocimiento sobre el nivel de profundidad con
el cual se trata el tem a. Por ejemplo: "La Culpabilidad", o "El
defensor del pueblo y la Administración".
II) Recurrir a los sumarlos, los índices o las tablas de
contenido, como elementos que 1a yudan a tener una visión
más
general
y,
en
la
posible,
pormenorizado
del
contenido del documento.
42
Al proceder a su análisis, se deberán extraer asimismo las
palabras consideradas clave que hagan referencia al o a los
temas que aborda el texto.
III) Cotejar las palabras clave ya individuadas con el
contenido
del
capítulo
o
sección
donde
van
mencionadas.
Este proceder tiene por objeto verificar, cuando ello es
posible, la claridad conceptual de cada palabra clave y/o
determinar el nivel de profundidad en su aplicación, así como
su importancia dentro de¡ contexto gen eral del documento.
Será necesario en todo momento tener presente el significado
que el propio autor ha otorgado en cada caso.
Este paso podrá darse de manera rápida y efectiva mediante
una lectura rápida a: primeros y últimos párrafos, frases
finales, palabras destacadas por el autor (subrayadas o en
negrita), subacápites, notas de pie de página, etc.
Cuando el documento carece de una tabla de contenido o ésta
es sumamente escueta, será pertinente extractar aquellos
términos que resalten en el text o por su regularidad.
IV) Vincular los diversos temas tratados con la unidad
integral del documento,
siempre y cuando ello sea requerido por el nivel de análisis
propuesto. Tal ejercicio será importante para determinar el
grado de trascendencia que cada tema podría conllevar dentro
del tratamiento dado por el autor.
43
La técnica que se recomienda en estos casos tiene relación
con el monto porcentual que un tema determinado ocupa
dentro de la estructura general de¡ documento. Es decir, se
podría establecer, por ejemplo, que sólo merecerán una
atención especial aquellos temas que representan más de un
25% del contenido total. Cabe hacer notar, además, que en
aquellos análisis más profundos, corno sería el caso de las
bases de datos especializadas, el porcentaje podría llegar a
sólo un 20% o menos, según el nivel de indización que se
haya adoptado.
Sin embargo, deberá observarse que, habida cuenta de la
riqueza del lenguaje, el volumen no siempre es sinónimo de
profundidad, aunque podría ser un indicativo estimado. Por
otra parte, si la base de datos es especializada, será oportun o
señalar la importancia de incorporar también los temas que el
autor ha tratado sólo en forma referencia¡ con el propósito de
llevar a reflexión a otros usuarios potenciales en el momento
de realizar sus propios análisis.
Lo anterior se podrá ilustra r mejor con el siguiente ejemplo:
342.02
Ch532m Chiossone, Tulio. Manual de derecho procesal
penal.
Caracas
(Venezuela):
Universidad
Central
de
Venezuela. Facultad de Derecho, 1967. 437p. Disponible
en: CR/CEDO/ILANUD. File Doctrina
RECURSOS/ RECURSO DE CAS ACIÓN/ DERECHO DE
EJECUCION PENAL/ PROCESO PENAL/ ACCION PENAL/
JUEZ/ JURISDICCIÓN/
MINISTERIO PUBLICO/ JUICIO/
INSTRUCCIÓN/ EXCEPCIONES/ SISTEMA PROBATORIO/
AUTO DE SOBRESEIMIENTO/ VENEZUELA/
44
El indizador en este caso redujo el contenido de 24 capítulos a
solamente 13 descriptores. Luego de analizar el documento
señalado, se ha podido constatar la excelente labor
de
síntesis efectuada por el anal ista, lo cual se comprueba por el
bajo número de conceptos que han quedado excluidos de los
descriptores. Esta labor requirió, si duda alguna, de un amplio
conocimiento
de
la
terminología
propia
del
DERECHO
PROCESAL.
Una
situación
similar
podrá
adquirir
una
dimensión
más
compleja cuando se desarrolla un análisis para una base de
datos especializada, en la cual el criterio de profundidad para
la asignación de los descriptores es aún más exhaustivo.
Dentro del tema que se está tratando, resulta importante
apuntar
el
trabajo
efectuado
en
este
sentido
por
el
CEDO/ILANUD con relación a los tratados y las obras muy
voluminosas, el cual se puede observar en los dos ejemplos
siguientes:
45
345
Z11m
Zaff aroni, Eugenio Raúl. Manual de derecho penal gener al (parte gener al).
Buenos Aires (Argentina): Ediar, 1979. 719p.
Contenido: cap.1 El horizonte de proyección de la ciencia del der ec ho penal.
cap.2. El der echo penal y otras disciplinas: lím ites y relaciones. cap.3. El método
de la ciencia del derecho penal. cap.4. Evolución de la legislación penal. cap.5.
La codif icación penal argent ina. cap.6.
La ley penal en r elación al tiempo y a
personas que desem peñan determ inadas f unciones. cap.7. El derecho penal y el
pensam ient o
ant iguo
romanticismo
penal.
y
medieval.
cap.10.
El
cap.8.
El
derecho
racionalismo
penal
y
penal.
algunas
cap.9.
corr ientes
El
del
pensam ient o cont emporáneo. cap.11. El derecho penal y algunas líneas del
pensam ient o polít ico. cap. 12. Las sendas abiertas hacia una f undamentación
antropológica del derecho penal. cap. 13. Necesidad de la teor ía del delito.
cap.14. Lineamientos estructurales. cap. 15. Concept o y f unción de l a conducta.
cap. 16. Otros conceptos de conducta y su cr ít ica. cap.17. Ausencia de conducta.
cap.18. Estructura de los tipos penales y dolosos: aspect o objetivo. cap.20. Tipos
activos dolosos: aspecto subjetivo. cap. 21. Tipos culposos. cap.22. El problema
de la responsabilidad objet iva. cap.23. Los tipos omisivos. cap. 24. La tipicidad
conglobante como correctivo de la de la tipicidad legal. cap. 25. Ant ijuridicidad y
justif icación.
cap.26.
Leg ítima
def ensa.
cap.27.
Otros
tipos
permisivos
en
particular. cap. 28. Culpabilidad: concept o, f undamento y delimitación. cap.29. La
posibilidad exigible de comprensión de la ant ijuridicidad. cap.30. La inexigibilidad
de la comprensión de la antijur idicidad provenient e de incapacidad psíquica.
cap.31. Error de pro hibición (inexigibilidad de la compr ensión de la ant ijuridicidad
proveniente de error). cap.32. lnexigibilidad de otra conducta por la situación
reductora de la autodeterminación. cap.33. La aut or ía. cap.34. Participación
(inst igación y complicidad). cap.3 5. La tentativa. cap.36. Unidad y pluralidad de
delitos. cap.37. Condiciones de operatividad de la coer ción penal. cap. 38.
Manif estación de la coerción penal. cap.39. La determinación de la pena en el
caso concreto. cap. 40. Medidas no penales de reclusión y no reparación del
daño. Disponible en: CR -CEDO/ILANUD, Costa Rica (UCR, Facultad de Derecho),
(Poder Judicial), Honduras (Poder Judicial), (Universidad Nacional Autónoma) ,
Rep.
Dom inicana
( Poder
Judicial).
File
Doctr ina.
File
Bibliotecas
Básicas.
DERECHO PENAL GENERAL/ARGENTINA/
46
En
este
registro,
se
pod rán
observar
únicamente
3
descriptores que corresponden en realidad al contenido de
una colección de temas sobre DERECHO PENAL GENERAL,
notando igualmente que ha sido agregada una lista de todos
los capítulos. Esto constituye un verdadero resumen de las
obras que permite al sistema de recuperación de información
una búsqueda a través de cualquier palabra clave que se
encuentre incluida. Con este procedimiento se ha superado el
problema de tener que establecer una jerarquía de contenidos
más a menos destacados respecto a los capítulos de cada
obra (excluyendo o incluyendo algún capítulo).
No obstante, dicha técnica deberá emplearse únicamente
cuando el sistema seleccionado ofrezca la posibilidad de
"ingresar" a los registros a través de palabras clav es del
resumen. Igual criterio se ha seguido en el caso de la Base de
Datos Bibliográfica Referencia¡ de Derecho Constitucional
(DCON), brindando al usuario información documental de
mayor puntualidad y permitiéndole, al mismo tiempo, decidir
sobre la conveniencia de un determinado documento para los
fines que se ha propuesto.
El
procedimiento
anterior
es
altamente
recomendado
especialmente para aquellos casos donde la transcripción
literal e integral del texto resulta muy difícil. Una situación de
este último tipo se observa en la obra que se anota a
continuación:
47
942
Manual teórico y práctico de derecho público constitucional y administrat ivo
Antokoiet z, Daniel: Pág. 728. La Facultad, Buenos Aires (Argentina). 1939. Español.
Monograf ía
Estado+, Teor ías del Poder del Estado+ +, Régime n Político, Régimen Político
Democrát ico+, Pr incipio de Legalidad + +, Formas de Estado+ +, Régimen de la
Administración Pública, Régimen del Servicio Civil+ +, Derechos Fundamentales,
Derechos sociales+, Derecho a la Propiedad+ +, Expr opiación Constitu cional de la
Propiedad+ +, Principios Const itucionales, Principios Constit ucionales Eclesiásticos+
+, Poderes del Estado, Poder Legislativo+ +, Poder Ejecut ivo+ +, Poder Judicial+ +
NO TA: C ap ít u l o I : De r ec h o p ú bl ic o. D er ec ha a dm in is tra t i vo . E l Es ta d o. C ap ít u lo li :
Dom in i o d e l Es ta d o. S is t em as de org a n i za c i on es a dm in is t ra t i va . Ac t os d e l Es ta d o.
Co ntr a tos a dm in is tr a t i v os . Ir r eg u l ar id a des e n los ac tos d e l Es ta d o. R e voc ac ió n d e los
ac t os a dm in is tr at i v os . O r ga n i za c i ó n p ol ít i c a de los Es ta d os m oder nos . In ic i at i v a
po p u la r, r ef er en d um y “ r ec a l l” . Fo rm as d e g ob i er no . R e pres e ntac i ón p op u la r. Ca p ít u lo
lI I: A g en t es d el s er v i c i o p úb l ic a. As c ens o s . De b eres de l os f u nc io n ar ios pú b l ic os .
Der ec hos d e los f u n c i on ar i os p ú bl ic os . C on d ic ió n j urí d ic a d e l os f unc i o nar i os y
em pl ea d os n ac io n a les ar g e nt i nos . C aj a r ac i on ar de j ub i l ac io n es y p e ns io n es c i v i l es .
Caj a d e r et ir os y p e ns io n es m i l itares d e l ej érc it o y l a arm ad a. Caj a n ac io n a l d e
j ub i l ac i o n es y p e ns io nes d e em pl ea d os y ob rer os f err o v i ar ios . Caj a nac i on a l de
j ub i l ac i o n es y pe n s io n es de l os em pl ea d os de em pres as b anc ar i a s . C aj a n ac io n a l de
j ub i l ac i o n es , p e ns io n e s y s u bs id i os a l p ers o na l de las em pres as p ri v ad as d e s er v ic i os
pú b l ic os . F u nc i o n ar i o s nac i o na l es y f u nc i on ar i os p ú b l ic as . R e s po ns ab i l i da d de l os
f unc io n ar ios p úb l ic os . D er ec h o de as oc i ac i ón d e l os f u nc i o na d o s p ú b l ic os . C ar gas
pú b l ic as . Ser v ic i os m il itar. J er ar qu í a a dm in is tr a ti v a . C ap ít u l o I V: Se r vic i os p ú b lic os .
Co ntr o l ar a dm in is tr a t i v o d e los s er v ic ios p ú b lic os . N oc ió n d e l r ég i m en de l os c o n tra tos
adm i n is tr at i v os y o br as p úb l ic as . Ex pro p i a c i ón . O tr as res tr ic c io nes adm i n is tr at i v as .
Es ta bl ec im ie nt os p ú b lic os p ers o na l i za d o s . Ca pí t u lo V: C o ns t i tuc i ón arg e nt i n a:
an t ec e d en tes . Co n gr es o c o ns ti t u ye nt e d e S an ta Fe d e 1 8 52 - 1 8 53 . C o n v enc i ón
ref orm ad or a d e S a nta F e d e 1 86 0 . Co n v en c i ó n r ef orm ad ora d e S an ta F e d e 1 8 66 .
Co n v enc i ón r ef or m ad or a de Bu e nos A ir es d e 1 86 6. C o nt e ni d o d e l a c ons t it uc i ón .
O rg an i za c ió n d e l g o b ier n o ar ge n ti n o. I g l es ia y Es ta d o. R es i de nc i a d el go b i ern o
f ed era l . Ca pí t ul o V I: P o der L e g is la t i vo . Pr i v il e g ios par l am en tar i os . Pe rí od os
par l am entar i os . Pr o ye c tos d e le y. J u ic i o po lí t ic o . C l as if ic ac io n es de l as atr i b uc io n es
de l c on gr es o. C a pí tu l o VI l: P od er Ej ec u t i vo . F unc i o nes de l v ic epr es i de nt e .
Atr i b uc io n es d e l P. Ej ec u t i vo . M in is tros . P o der J u d ic ia l . C or te S u prem a de J us t i c i a d e
l a N ac ió n. C ap ít u l o V I II: For m ac ió n d el t es o ro n ac i on a l. R ég im en de l a t i err a p ú b l ic a .
Corr e os y t e l égr af o s . D em ás c o ntr i buc i on es . Im pu es t os i nt ern os . C o ntr i buc i ó n
terr i tor i a l. Im p ues to d e pa t en tes . Im pu es t o de s el l os . Im pues t o a l os ré d it os y a l as
tra ns ac c i o n es c om er c i a les . O tr os r ec urs os . Rec a ud ac ió n , i n v ers ió n y c o ntr o la r d e l as
ren tas p ú bl ic as . C ap ít u lo IX : De rec h o p ú b lic o p ro v i nc ia l . R é gim e n m unic ipa l. C ap ít u l o
X : D erec h o y g ar an tí a s c ons t it uc io n a les . D e rec h o de e ns e ñ ar y a pre n d er. D erec h o d e
r eu n i ón . C i ud a da n ía y na t ur a l i za c ió n. E ntr a d a, perm a ne nc ia , tr á ns i to , s a l i da , ex p uls i ó n
de l te rri t or io ar ge n ti n o. De r ec h o d e t ra b aj ar y s us c o n ex os . c o nc e p to d e h a b itan te .
Der ec ho de pr op i e da d. D er ec ho de as oc i ac ió n. Der ec h o d e c om erc i ar y n a ve g ar.
Ca pí t ul o X I : O r g an i za c i ón adm in is tr at i v a ar ge n ti n a. C aj a n ac i o na l d e a ho rro pos ta l .
Com is ió n n ac i on a l d e c as as b ar atas . A ero n a v eg ac ió n . M i nis ter i o vi o r el ac i on es
ex t er io res y c u lt o. M i nis t er i o d e h ac ie n da . Mi n is ter i o d e agr ic u lt ura . M i n is t er io d e
j us t ic ia o i ns tr u c c ió n pú b l ic a . M in is ter i o de o br as p ú bl ic as . M in is ter i o de m ar in a .
P ers o n a li d ad d e l E s ta do e n e l ord e n f i n anc i er o. A ut or i d ad es de pr o vi nc i as .
A ut or id a des ec l es iás t i c as . Ca p ít u lo X II : S us pe ns i ón d e las g ar an tí as c o ns ti t uc io n al es .
L im itac i on es a dm in is tr a t i va s a l a ac t i v i da d pr i v ad a: or d en p úb l ic o: c o nc e p to .
Res p ons a bi l i d ad d el Es ta do . R e pres e ntac i ón y d ef e ns a d el Es tad o . L o c on te nc i os o adm i n is tr at i v o. E l Es ta do y l a as is te nc i a s oc i a l. N oc ió n d e l a tr am itac ió n a dm in is t ra t i va
en ge n er a l .
Dis p on i b le en B ib l i o t e c a
Cor te S upr em a es o J u s tic i a
S ig n at ur a
34 3 A 59m
48
Los
criterios
antes
expuestos
pueden
ser
verificados
más
puntualmente mediante el análisis de la indicación aplicado
a
tres ejemplos tomados de bases de datos instaladas en Costa Rica
y uno extraído de la base de datos del CEDO/ILANUD. Se trata de
destacar en cada caso que se presenta seguidamente los aspectos
importantes relacionados con la definición del sistema de análisis
de información, el diseño de la base de datos, el tipo de anál isis,
las herramientas terminológicas y las técnicas de análisis.
49
Hacienda Público
Libertades
Públicas
Poderes del
Estado
Derechos
Políticos
General
F122n
Derechos
Fundamentales
Derechos
Políticos
Poderes del
Estado
Hacienda Pública
Constitución
Política
Nacionalidad
Especialización en
Derecho
Constitucional
887
La nueva Constitución
Sanguinetti, Julio Mario;
Pacheco Sorias, Alvaro; Pág.
371. ALFA.
Montevideo (Urug uay).
07/1971. Español. Monografía.
Uruguay Derechos
Fundamentales
Derechos Políticos, Poderes
del Estado, Hacienda Pública,
Constitución Política,
Nacionalidad
Disponible en Signatura
Corte Interamericana de
Derechos
Humanos.......................UY34
2.023
Descriptores
Asignados
Nivel de Colección
o Base de Datos
DOCUMENTO
Macrotesaur
o en Derecho
Tesauro de
Derecho
Constitucion
al
Tesauro (s)
Usados (s)
CASO # 1
TOMADO DE LA BASE DE DATOS EN DERECHO
CONSTITUCIONAL
COMISION NACIONAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA
ADMINISTRACIÓN DE JUSTICI A
50
En cuanto a la indización de la obra de Julio Ma. Sanguinetti,
el cuadro indica que el Tesauro Especializado en Derecho
Constitucional ha servido como princip al herramienta de apoyo
técnico. Su utilización en este caso ha facilitado la asignación
de descriptores tanto generales como específicos y, lo que es
más importante, en una cantidad suficiente. Por el contrario, el
empleo deL MaCrotesauro en Derecho hubie ra significado, por
una parte, la asignación de un número más reducido de
descriptores y, además, un nivel de indización muy general, lo
cual produciría "ruido" o bien la pérdida de información al
momento de intentar su recuperación.
Otro
ejemplo
extraíd o
de
la
misma
base
de
datos
especializada en Derecho Constitucional permitirá apuntar, a
parte de la asignación de descriptores más precisos, el
necesario ejercicio de valoración efectuado respecto a la
profundidad en el tratamiento de cada descriptor en r elación al
contexto mismo de la obra.
Derecho a la Información y derecho a la hora
Soria, Carlos; Pág. 139. A.T.E. Barcelona (España). 1981.
Español. I.S.B.N. 84 -7442-258-2. Monografías.
Derechos Fundamentales, Derechos Individ uales +,
Derecho a la Información Derecho al Honor ++.
Cabe resaltar que los descriptores que van acompañados de
++, como Derecho a la Información y Derecho al Honor,
respectivamente, corresponden a los temas que han sido
tratados con bastante profundidad en la obra . Por su parte,
con + se distinguen aquellos descriptores cuyo tratamiento
tiene
un
carácter
general,
como
sucede
con
Derechos
Individuales. Finalmente, los descriptores que aparecen sin
símbolo alguno vienen a indicar su relación con la categoría
temática a la cual pertenece la información y, por lo tanto,
tienen una función meramente referencial.
51
Es pec i a l iz
ad a e n
Der ec ho
A grar i o
13 7 1
G48
G A L AN , B E AT RIZ B. ,
G A RI BO T TO , RO S A A. D ER E CH O A G R AR IO .
B ue n os A ir es ( Arg e nt i na) : Ab e l ed o P err ot .
19 6 7. 3 7 4p .
TEO R{I A D EL D E R EC HO A G R A RIO /
FU ENT E S D E L D ER E CHO AG R AR IO /
PR O PI ED A D AG R A RI A/ R E FO R M A AG R AR I A/
PR O PI ED A D AG R A RI A P U B LI CA /
EN FIT E U SI S AG R AR I A/ C O LO NI Z AC IÓ N
AG R AR IA / CO NTR ATO D E A PR E ND A MI E NTO
AG R AR IO / CO NT RATO D E A PAR C ER I A
AG R AR IA / P RO CE S O AG R AR IO /
J UR IS DI CC IÓ N A G R A RI A/ S AN ID A D
AN I M AL / S A NI D AD V E G ETA L/ EM P R E S A
AG R AR IA / A SO C I ATI VA/ F E D ER AC IO N ES
AG R AR IA S / CO O P E R ATI VA AG R AR I A/
CR ED I TO AG R A RIO / G A R ANT I A D E L
CR ED I TO AG R A RIO / AG U A / A MB I ENTA L /
E M PR E S A AG RO I ND U ST RI A L/
PR O D UC CIÓ N AG R A R IA / ACT I VI D AD D E
CO M E RC I AL IZ A CIO N AG R AR IA / CO NTR ATO
DE AG RO E X PO RTA CI O N/ PRO DU CC IÓ N DE
AN I M AL E S / G A N ADO / P RO DU CC IÓ N D E
V EG ETA L ES / S ILV IC U LTU R A/ VI NO S/
A LG O D Ó N / F RUTA S / HO RTI CU LT UR A /
AZ UC A R/ L E CH E / L A NA / C AZ A / P E SC A
AR G ENT IN A
De s cr ipto r e s A s ign a dos
- TEO RI A D EL D E R EC HO A G R A RIO /
FU ENT E S D E L D ER E CHO AG R A R IO /
PR O PI ED A D AG R A RI A/ R E FO R M A
AG R AR IA / P RO PI E D A D AG R AR I A
PU B L IC A/ EN F ETU I SI S AG R A RI A /
CO L O N IZ AC IÓ N AG R AR I A/
CO NT R ATO D E A RR E ND A MI E NTO
AG R AR IO / CO NT RATO D E
A PAR C ER I A AG R A RI A / PR O C E SO
AG R AR IO / J U RI S DI C CIO N A
AG R AR IA / S A NI D AD A NI M AL /
S AN ID A D V EG ETA L/ E M PR E S A
G R AR I A A SO C I ATI VA/
FE D ER A CIO N E S A G R AR I A S/
CO O P ER AT IVA A G R A RI A/ C R ED I TO
AG R AR IO / G AR A NTI A D E L CR ED I TO
AG R AR IO / C R ED ITO AG R AR IO /
AG U A/ A MB I ENTA L / E M PR E S A
AG RO I ND U STR I A L/ P RO D UC CIÓ N
AG R AR IA / AC TI VI D AD D E
CO M E RZ I AL IZ AC IO N AG R AR IA /
CO NT R ATO D E AG RO E X PO RTAC IO N/
PR O D UC CIÓ N D E AN I M AL E S /
G A N ADO / P RO D UC CI Ó N D E
V EG ETA L ES / S ILV IC U LTU R A/ VI NO S/
A LG O D Ó N / F RUTA S /
HO RTI CU LT UR A / A ZU CA R/ L EC H E/
L AN A / CA Z A/ PE S C A
AR G ENT IN A
G e ner a l e n E l M ac ro t es a ur o of rec e p os i b l es
Der ec ho
des c r i pt or es :
- Co ntr a tos A gr ar ios
- E mpr es a Agr ar i a
- Co ntr a to d e Em pr es as A g rar i as
- Pr op i e da d Ag rar i a
- S uj e tos d e D er ec h o A gra ri o
- Ré g im e n L ab or a l Agr a ri o
- Ac t iv i da d A gra ri a
Ni ve l de
Col e c. o
Ba s e d e
dato s
DO C UM E N TO
Mac r o tes a ur o
en D er ec ho
Tes a ur o e n
Der ec ho
A gr ar i o
Tes au ro ( s)
Us ado ( s)
C ASO # 2
TOM ADO DE L A B ASE DE D ATO S EN DERECHO AGR ARIO DEL
PROYECTO FORTALECIMIENTO DE TRIBUN ALES AGR ARI OS DE
COSTA RIC A
52
En este caso, se puede observar una diferencia muy evidente
en el resultado que se obtiene al efectuar un análisis de
material especializado con el apoyo de un tesauro igualmente
especializado. La ind ización original de esta base de datos
muestra una amplia mezcla de descriptores específicos y
generales, siendo ello altamente recomendable para los
efectos
de
recuperar
la
información
adecuadamente.
Contrariamente, las opciones que presenta el Macr otesauro
en Derecho vienen a ser muy generales para las necesidades
que demanda una base de datos en Derecho agrario.
53
Especializada en
Derecho Penal
ESPAÑOL
-
-
-
-
-
-
MENORES
PROCESOS
JURI SDICCIONAL
DE MENORES
IMPUTABILIDAD
MENOR
INFRACTOR
DELI NCUENCI A
JUVENIL
TRIBUNALES PARA
MENORES (4)
Asignados
Colección o Base
de Datos
Descriptores
Nivel De
IMPUTABILIDAD/ M ENOR
INFRACTOR/
DELI NCUENCI A
General
JUVENIL/ TRIBUNALES
PARA MENORES
7174
D343. 31
Pérez Victoria, O ctavio.
Minoría Penal, Bogot á
(Colombia): Busch, 1940.
233p.
Disponible en: C.R. CEDO-ILANUD
File Doctrina
DOCUMENTO
MACROTESAURO
TEPOCRILA
Usado (s)
Tesauro (s)
CASO # 3
TOMADO DE LA BASE DE DATOS EN DERECHO PENAL Y
POLITICA
54
-
-
-
-
Derecho
Const itucional
Derecho de
Familia
Mujeres
Derechos
Humanos
Principio de
Igualdad ante la
ley
Administración
Judicial
TEPOCRILA
MACROTESAURO
EN DERECHO
Usado (s)
Tesauro (s)
al
DERECHO
CONSTITUCIONAL
MUJERES DERECHOS
HUMANOS PRINCIPIO
DE IGUALDAD ANTE
LA LEY
ADMINISTRACIÓN
JUDI CIAÑ DERECHO
DE FAMILIA
General
-
Asignados
Colección o
Base de Datos
Descriptores
Nivel De
recurrir
2037
Molina Subirós, Giselle
Mujer frente a la
administración de
just icia, 1984. 261p.
Tesis de Grado –
Facultad de Derecho
DOCUMENTO
Al
Macrotesauro
en
Derecho,
nuevamente
se
observa del ejemplo anterior una merma importante tanto en el
número como en la especificidad de los descriptores.
CASO # 4
TOMADO DE LAS BASES DE DATOS DE LA FACULTAD DE
DERECHO
55
El ejemplo dado corresponde a una base de datos general
instalada en la Facu ltad de Derecho de la Universidad de
Costa Rica y, como podrá notarse, incluye 6 descriptores
relacionados con el tema. La procedencia de cada descriptor
es
variada,
Derecho
a
saber:
(Derecho
3
extraídos
Constitucional,
del
Macrotesauro
Derecho
de
Fa milia
en
y
Derechos Humanos); 2 pertenecen al Tesauro sobre Política
Criminal Latinoamericana, TEPOCRILA (Principio de Igualdad
ante la Ley y Administración Judicial); y, uno (Mujer) ha sido
creado por el indizador dado que no figura en los tesauros
antes citados. Entre todos los descriptores, se debe subrayar
que
la
inclusión
de
Administración
de
Justicia
es
imprescindible porque forma parte del tema central del trabajo
de tesis analizado.
La situación planteada pone en evidencia, además, que la
mencionada
base
de
datos general recurre
como
fuente
principal para la asignación de descriptores al Macrotesauro
en Derecho, dejando en segundo término a los tesauros
especializados. Se debe comprender, entonces, que cuando se
trabaja
con
varios
tesauros
la
tar ea
de
asignación
es
sumamente delicada.
Determinar la conveniencia entre el uso de un Macrotesauro o
un Tesauro especializado dependerá, por consiguiente, de la
misma
naturaleza
de
la
base
de
datos
(general
o
especializada). Además, influirán también en esta decisión las
políticas establecidas referentes al nivel de análisis y al tipo
de documento jurídico. Podría sobrevenir que, en última
instancia, para ampliar las opciones en cuanto a la búsqueda
de información, se decida acerca de¡ uso complementario de
otros tesauros.
56
En
términos
generales,
es
posible
afirmar
que
criterios
similares pueden ser adoptados también respecto al manejo
de lo1s artículos de publicaciones periódicas y las tesis de
graduación,
respetando
en
todo
caso
las
características
propias de este tipo de documentación.
En el primer tipo, se incluirán únicamente los llamados
"artículos de fondo" y bastará una revisión rápida del título,
resumen, encabezamiento y frases iniciales para extraer una
lista preliminar de conceptos.
A su vez, las tesis de grado de las Escuelas y Facultades de
Derecho, por su misma estructuración metodológica, permiten
hacer con mayor facilidad las respectivas distinciones entre
los conceptos prioritarios
y los secundarios. Un ejemplo
ayudará para ilustrar es te punto:
D342.22 L864p
López Madrigal, Rosibel. Proceso penal y las garantías
constitucionales. San José (Costa Rica): Universidad de
Costa Rica. Facultad de Derecho, 1985, 173p. Tesis para
optar por el grado de Licenciatura en Derecho. Universidad
de Costa Rica. Facultad de Derecho. incl. ref. Disponible en:
CR-CEDO/ILANUD
DERECHO
CONSTITUCIONAL/
GARANTIAS PROCESALES/ PROCESO PENAL/ SENTENCIA
CONDENATORIA/
COSTA
RICA/
PRINCIPIOS
CONSTITUCIONALES PENALES/
Los descriptores de la tesis anterior fueron asignados con
base a los siguientes criterios:
57

DERECHO
CONSTITUCIONAL.
Esta
referencia
conceptual se indica en el título, teniendo que considerar
asimismo
que
desarrollo
de
Además,
su
todo
el
subtemas
contenido
trabajo
del
está
ba sado
Derecho
analiza
en
el
Constitucional.
igualmente
algunos
artículos de la Constitución Política en relación a su
observancia en el proceso penal.

PRINCIPIOS
CONSTITUCIONALES
PENALES.
Su
inclusión resulta evidente dado que la primera parte de
la tesis

está dedicada al análisis de este concepto.
GARANTIAS PROCESALES Y PROCESO PENAL. Se
justifica su asignación porque el trabajo se dirige de
manera integral a analizar el Proceso Penal y las
Garantías Procesales a la luz de la Constitución Política.

SENTENCIA
CONDENATORIA.
Pareciera
ser
un
descriptor muy específico, aunque en esta ocasión su
incorporación
Sección
IV
se
del
relaciona
Capítulo
particularmente
li,
titulada
con
la
"Derecho
de
Impugnación de la Sentencia Condenatoria".
Todos los descriptores anteriores han sido extraídos del
TEPOCRILA, que al ser un tesauro especializado ha resultado
el
más
conveniente
para
las
bases
de
datos
del
CEDO/ILANUD, y de la cual se ha recuperado este ejemplo.
e)
Criterios
para
la
Creación
de
Nuevos
Descriptores:
El análisis de información jurídica resulta ser un proceso
altamente dinámico y, en ciertas ocasiones, también muy
creativo.
58
Sin embargo, a veces ocurre que al momento de la asignación
de
un
descripto r
contenido
determinado,
conceptual
que
se
y
por
la
pretende
naturaleza
abarcar,
del
no
se
encuentre en la(s) Herramientas terminológica(s) que está(n) a
disposición
el
término
más
adecuado
para
englobar
el
significado deseado.
Al presentarse esta cir cunstancia, el analista se encontrará
ante una "laguna" terminológica que deberá necesariamente
llenar a
los
fines de
no
ver obstruido
el acceso
a
la
información. La necesidad de crear un nuevo término, que a
su vez vendrá luego a constituirse en un nuevo descriptor
perteneciente a un determinado tesauro, hará imprescindible
que
existan
de
documentación,
o
previo
en
bien
en
la
biblioteca
el
respectivo
o
centro
de
sistema
de
información, los criterios y procedimientos a seguir para
solucionar sin problemas este objetivo.
Los motivos citados evidencian que el tema del Control
Terminológico se constituye en un aspecto esencial para
lograr la efectividad de un sistema de información. Además,
deberá entenderse asimismo que la importancia del control
terminoló gico va vista tanto por su aplicación a nivel interno
del mismo sistema como por su alcance externo, lo cual
habilitará una comunicación fluida y eficaz con otros sistemas
similares.
Sucede
con
frecuencia
que
el
centro
de
documentación
establezca como política interna la formalidad de someter a
consideración de las autoridades correspondientes (director,
comisión,
especialistas,
etc.)
la
conveniencia
de
un
determinado término nuevo para así avalar u "oficializar” su
59
empleo general. En tal sentido, se debe partir de algunos
presupuestos básicos:
1)
Ante la posibilidad de encontrarse con una "laguna"
terminológica, el analista debe agotar la búsqueda de
otros descriptores existentes en los tesauros que está
utilizando en ese momento, a efecto de corrobor ar la
ausencia de otro término que pueda abarcar al nuevo
concepto.
Resulta
imprescindible
en
esta
fase
determinar con exactitud el contenido que ha dado el
autor al concepto para verificar, a su vez, que éste no
vaya
a
corresponder
a
un
sinónimo
previame nte
autorizado.
2)
Una vez agotada esta búsqueda, el analista deberá
definir si el término utilizado por el autor es más
apropiado y técnicamente correcto que el concepto bajo
análisis. Esto servirá para recomendarlo tal y como
viene presentado o para suger ir otro término que pueda
cumplir mejor con la concepción de descriptor e indicar,
a su vez el término del autor como una eventual
alternativa de entrada al sistema.
3)
El analista deberá procurar, y preferiblemente con la
asesoría de un especialista en la materia, la ubicación
jerárquica y asociativo del concepto analizado en el
tesauro
que
corresponda
conforme
a
su
categoría
temática con el fin de proponer el nuevo término e
integrarlo formalmente.
60
4)
Realizada esta labor, el analista presentará un i nforme
a la autoridad designada adjuntando la Boleta para
Descriptores Nuevos, cuya muestra se encuentra en el
ANEXO #1 de¡ presente trabajo.
5)
Una vez obtenida la autorización de¡ nuevo término, se
puede
ya
terminológico
decir
del
que
centro
forma
de
parte
del
acervo
documentación.
No
obstante, esta información deberá ser también remitida
de inmediato a la Comisión o institución encargada de
centralizar la labor de control terminológico de todo el
sistema de información jurídica, quien será la entidad
responsable de introducir al sistema ese "predescriptor”
como un término autorizado o "descriptor", uniformando
de esta forma su uso también para los demás centros
de información jurídica.
Por otra parte y para finalizar, se debe hacer hincapié en que
el "predescriptor" deberá cumplir con el requisito formal que
caracteriza a todos los descriptores, es decir, la autonomía
conceptual que lo distinguirá de otros términos jurídicos.
IV. CONCLUSIONES
A lo largo del presente trabajo se han definido los princip ales
parámetros de un proceso de indicación para documentos
jurídicos.
El paso siguiente sería, como situación deseable e ideal,
redactar un documento que facilite al analista la correcta
interpretación y aplicación de estos parámetros para las
circunstancias
particulares
que
pudiera
encontrar
en
la
práctica cotidiana. Esta labor, sin embargo, sería ardua y poco
exhaustiva. El analista deberá, por consiguiente, recurrir al
61
entendimiento que haya adquirido sobre dichos principios para
proceder, en cada cas o, a tomar sus decisiones en la forma
más creativa y coherente.
En última instancia, esto significa que los principios de la
indízación deben ser respetados por el analista en toda
ocasión y al margen de cualquier realidad. Por añadidura,
resulta
permisible
deducir
entonces
que
los
parámetros
señalados le darán la pauta para determinar el grado y la
forma de cómo serán aplicados en cada realidad concreta.
Dadas estas razones, podrá entenderse que la planificación
aplicada
a
los
principios
de:
exhaustivi dad,
extensión,
veracidad, especificidad, consistencia, objetividad y criterio
de¡ proceso de indización, producirá las metas específicas
pretendidas y evitará los resultados de carácter accidental y
fuera de control. (Ver ANEXO #2 como ejemplo concre to de
política de indización).
Se han señalado en páginas anteriores dos principios de
indicación que a esta altura conviene resaltar, dado que
podrán
influir de
de
sistemas
los
manera determinante en el éxito o fracaso
de
almacenamiento
y
recupe ración
de
información, a saber:
o La exhaustividad, y
o la especificidad
Dentro de la indicación, la “ exhaustividad” se refiere al ámbito
de cobertura temática, cuyo propósito principal busca que
todos los aspectos contenidos en un determinado documento
queden
debidamente
este principio
será
descritos.
La
cabal
aplicación
de
muy importante, especialmente porque
62
cualquier deficiencia u omisión de temas podría repercutir en
la recuperación efectiva de información.
Cuando se trata de validar la exhaustividad deben tornarse
en
consideración
aquellos
conceptos
del
documento
que
posean un valor potencial para el usuario. Equivale ello a
decir que el documentalista deberá prever, a la hora de
efectuar el análisis, las posibles preguntas que el usu ario
podría formular al sistema de información. A este punto, las
consultas presentadas en el pasado resultan ser una excelente
guía en dicha tarea, ayudando a predecir futuras inquietudes.
Por su parte, al hablar de "especificidad" se deberá entender
la tarea de seleccionar un concepto del documento, así como
su
descriptor
correspondiente,
que
represente
el
tema
respectivo con la mayor precisión posible. En dicho caso, se
deberá prescindir del empleo de descriptores genéricos.
La relación entre especif icidad y exhaustividad tiene una
connotación
inversa.
Únicamente
el
juicio
subjetivo
del
indicador podrá establecer el equilibrio adecuado entre ambos
principios, de tal forma que se eviten omisiones o la falta de
precisión a lo largo del proceso.
Más detalladamente, la ausencia de precisión (o carencia de
especificidad)
a
la
hora
de
iniciar
la
recuperación
información tendrá como resultado la presencia
mayor
número
de
de
de
un
documentos recuperados, pero con un
bajo nivel de pertinencia, lo cual implica que al final se tendrá
una cierta cantidad de bibliograf ía que no tiene mayor utilidad.
Cuando esto sucede, se suele decir que el sistema produce
mucho "ruido".
En términos generales, lo más recomendable
para
este
resolver
problema
se ría
utilizar
siempre
los
descriptores más específicos a disposición. Sin embargo, si el
63
usuario
así
lo
exigiera,
podrá
hacerse
uso
también
de
descriptores generales.
Dado el ejemplo que un documento jurídico trate sobre el tema
del HABEAS CORPUS en gener al, podría entonces asignarse
el descriptor:
ACCION DE HABEAS CORPUS
Pero, si por el contrario el tema tratado fuera en realidad
SENTENCI A DE HABE AS CORPUS, entonces debería mejor
utilizarse este último descriptor y no el anterior. Deberá
desecharse, por tanto, la asignación de un descriptor tan
general como:
DERECHO PROCES AL CONSTITUCIONAL
El
mismo
caso
se
presenta
cuando,
por
ejemplo,
un
documento trata el tema de la PROPIEDAD AGRARIA en forma
global.
Entonces,
no
deberá
adaptarse
el
descriptor
DERECHO AGRARIO que, obviamente, resultaría muy amplio.
A modo de resumen, y como un esquema de uso rápido y
sencillo para el analista en la labor de indización, se sugieren
los diez pasos siguientes:
1.
Revisar el documento técnicamente. Es decir, sólo en
aquellas partes que normalmente ofrecen información
sobre los conceptos que contiene. Por ejemplo: título,
tabla de contenido, introducción, inicio de los capítulos,
(doctrina),
considerandos
(jurisprudencia),
normas
(legislación), etc.
64
2.
Luego,
el
analista
se
deberá
hacer
la
pregunta:
¿encontré suficiente información en las partes antes
indicadas que me pueda permitir la elaboración de una
lista preliminar de conceptos?
3.
Si así fuera, deberá proceder a hacer la lista.
4.
En caso contrario, deberá continu ar con la revisión de
una parte del texto del documento para poder tener una
mayor claridad en la comprensión de su contenido.
Sólo
cuando
este
propósito
se
cumpla,
podrá
considerar terminada la lista preliminar de conceptos.
5.
Una
vez
establecida
la
lista,
se
debe
revisar
nuevamente y eliminar los sinónimos, los conceptos
tratados en forma breve y superficial, y otros términos
irrelevantes para el interés de la institución que se trate
y sus usuarios.
6.
Teniendo la lista de conceptos definitiva a la vista, se
deberá ubicar cada una de las palabras significativas
del concepto respectivo en el índice permutado del
tesauro principal que se utilice (especializado o macro)
de cada una de las palabras significativas del concepto
respect ivo. Poner atención a las referencias de USE.
7.
Si aparecen palabras individuales, se deberá revisar, a
través de la sección alfabética, la lista de descriptores
que está ubicada abajo y al final de¡ citado índice.
8.
Existiendo en el tesauro utilizado un descriptor que
haga referencia al concepto que se indiza, se debe
verificar que éste cubra por completo el concepto
deseado. En caso afirmativo, dicho descriptor será el
65
apropiado;
continuar
9.
de
hasta
lo
contrario,
lograr
la
búsqueda
deberá
l a identificación precisa.
Si fracasara la búsqueda del descriptor adecuado, tanto
en el tesauro especifico del sistema como en otros
auxiliares, se procederá a crear un descriptor nuevo,
utilizando para ello la fórmula incluida bajo el ANEXO
#1 del presente Manual. Luego, se le deberá "guardar”
en el sistema para efectos de control de materias
autorizadas y se enviará, de inmediato, a quienes
construyeron el tesauro respectivo, al cual el analista
considera que debería pertenecer.
Esta recomendación deberá ejercerse después de
consultar al Comité de Indización de la Institución.
10.
Una vez terminada la traducción de un predescriptor de
la lista elaborada al descriptor autorizado en el tesauro,
se proseguirá con el siguiente concepto.
Los
diez
pasos
anteriores
parecieran
sencillos,
pero
en
realidad dista de ser así. El exitoso cumplimiento de cad a uno
requerirá de amplios conocimientos que el analista habrá
tenido que adquirir de antemano, así como también del
dominio total de la política de indización de la institución para
la cual trabaja.
Para el paso 5, por ejemplo, el indicador deberá conoc er la
terminología del documento bajo análisis, de lo contrario no
estará en capacidad de distinguir los respectivos sinónimos.
Además, el poder decidir si un concepto
es tratado en forma
breve o superficial, dependerá de la política de indicación
establecida.
66
Los pasos 6, 7 y 8, por su parte, conllevan un manejo puntual
de los tesauros por parte de¡ analista. El punto 9 tendrá corno
condición
indispensable
una
alta
claridad
terminológica
respecto a un área determinada, dado que la creación de
descriptores significa que ha sido comprobado de previo un
vacío conceptual en el tesauro.
Frente a las políticas de indización dadas, cada analista
deberá
estar
en
posibilidad
de
responder
con
facilidad
preguntas tales como: ¿Qué documentos indizar, y cuáles no?,
¿Cuántos descriptores asignar a cada documento?, ¿Qué
clase
de
descriptores
asignar:
generales
o
específicos,
geográficos o de forma?, ¿Qué hacer cuando no encontramos
un descriptor en el tesauro y cuáles tesauros se deben
utilizar?
Diseñar una política de indicación representa un trabajo
interdisciplinario y de reflexión. Cuando las condiciones no se
presentan, el bibliotecario o documentalista podrá efectuar los
pasos antes señalados para concebir y redactar dicha política
desde su propia perspectiva. No obstante, es ideal que en
cada institución se designe un comité de indicación abocado a
la
tarea
de
definir
esta
política.
Su
integración
deberá
comprender, de preferencia, el concurso de bibliotecarios,
abogados
e
informáticos.
Tal
órgano
estará
enc argado,
además, de vigilar o controlar la correcta aplicabilidad de la
política
de
indicación
institucional;
y
esto
debido
a
la
necesidad de evitar cualquier distorsión al proceso que, de
producirse, provocaría serios inconvenientes. Se ha llegado a
afirmar siempre que "la calidad de la indicación dependerá de
dos
factores:
el
indicador
y
las
herramientas
de
indización". A pesar de dicha aseveración, la política de
indicación constituye un marco indispensable dentro del cual
67
el
analista
o
indicador
se
moverá
según
su
capacidad
analítico-sintética.
Para concluir, es necesario reiterar una vez más que el
analista documental está obligado no únicamente a aplicar las
reglas que se han indicado sino también a conocer y ejecutar
las reglas propias de la p olítica de indización institucional.
Aún más, está en la naturaleza de su trabajo conocer cómo
responde el sistema a las preguntas o necesidades de los
usuarios reales y potenciales. Toda esta inmensa labor hará
que
el
papel
del
analista
cumpla
una
función
muy
importante, altamente profesional y de enorme creatividad.
LITERATURA CONSULTADA
American National Standard Institute.
Instrucciones para el
diseño, construcción y uso de un tesauro.
San José, C.R. :
Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura,
1982. 26p.
Chirino Sánchez, Alfredo. Manual de indización del tesauro
en política criminal latinoamericana (TEPOCRILA). San José,
C.R.: ILANUD, 1987, 40p.
Giraldo
Angel,
Jaime.
Manual
de
informática
jurídica
documental (elaboraci ón de thesauros jurídicos). [s.n.t.]. 122p.
ILANUD. Proyecto Fortalecimiento de Bibliotecas Jurídicas en
América Latina y el Caribe. [Brochoure]. San José, C.R.:
ILANUD, [s.f.] 4p.
Mieles, María Eugenia y Aguino, Jorge Eduardo. Indización.
Guatemala: ICAITE, 1989. 49p.
68
Mora, Laura. Análisis de Jurisprudencia. San José, C.R.:
[ILANUD], 1992. 12p.
Murlick, Robert G. Sistemas de Información Administrativa.
México: Paentice -Hall, 1986. 723p.
Solórzano M., Guillermo. Notas sobre Indización. San José,
C.R.: ILANUD, 1992. 37p.
Van Dijk, Marcel. El servicio de documentación frente a la
explosión de la información. Buenos Aires: Consejo Nacional
de Investigaciones Científicas y Técnicas, 1972. 263p.
69
ANEXOS
ANEXO # 1: Hoja de contro l de nuevos descriptores
FICHA PAR A REGISTRO DE TERMINOS
Nos ha
parecido
Informativo
de
interés incluir en
Terminológico
una
este
información
número
más
o
del
menos
exhaustiva sobre la ficha para el registro de pre -descriptores y
descriptores diseñadas p or CLADES. Esta ficha fue creada
hace ya 7 años y la experiencia en su uso nos ha permitido
modificada conforme a las necesidades surgidas.
La que se
incluye a continuación es la ficha actualmente en uso en
CLADES.
Como parte de la cooperación regional , CLADES ofrece este
instrumento de trabajo a los organismos interesados, pudiendo
ellos reproducir la ficha siempre que se haga referencia -en el
margen inferior izquierdo - a la fuente.
Elementos de la ficha y sus definiciones para facilitar el
uso
CE PA L
CL A D ES
CA M PO S EM A NT ICO
T ENTAT IVO
PR E D E SC RI PTO R
FU ENT E
SN
FE CH A DE SI NÓ NI MO S
RE G I ST RO
DE
O B S E RVAC IO N E S
T ERM IN O S
Pr op os ic ió n d e:
Co ntr o l
N O TA D E AL C A NC E
UF
U S A DO PO R
BT
T ER MI N IO S G EN E RI CO S
NT
T E R MI NO S E S P EC IF ICO S
RT
T ER M INO S R E L AC IO N A DO S
Fec h a
Rec i b id o R e v is a d o Ca l if ic ac ió n
f ec h a f ec h a Nu e v o Ex i s te nt e
70
ANVERSO:
CAMPO SEMANTICO TENTATIVO: Es el grupo bajo el cual se
clasifica tentativamente el término propuesto para descriptor,
por su afinidad temática y sus relaciones semánticas.
PREDESCRIPTOR: Es el término propuesto a objeto de ser
estudiado y consultado para su incorporación o no al tesauro.
Llamado
también
candidato
a
descriptor,
ya
que
al
ser
aprobado pasa a la categoría de descriptor.
NOTA DE ALCANCE: Se redacta para determinar la aplicación
específica del predescriptor, según el contexto temático, su
uso en la literatura, o la naturaleza de la documentación que
será analizada.
US ADO POR: Comprende la lista de los sinónimos más
usados seleccionados para efectuar la referencia cruzada que
remite al término elegido como predescriptor.
TERMINOS GENERICOS: Son los términos jerárquicamente
mayores en relación al predescriptor elegido. Pueden ser
varios, solamente uno si el concepto es muy preciso, o
ninguno.
TERMINO ESPECIFICO: Son los términos jerárquicamente
menores en relación al predescriptor propuesto y deben
reflejar su especificidad en relación tanto al predescriptor
corno al término genérico elegido.
TERMINOS RELACIONADOS: Son los términos que expresan
conceptos asociados al término predescriptor y se pueden ir
seleccionando en la medida que avanza la construcción del
71
tesauro y se van definiendo los campos semánticos definitivos
de éste.
FUENTE: Se refiere al origen del té rmino propuesto, en cuanto
a si fue extraído de un libro, un documento, una propuesta de
un especialista, usado o sugerido por otros centros y redes de
información, o seleccionado de una muestra de documentos.
SINONIMOS: Son los términos correspondientes al mismo
concepto del predescriptor, pero que no han sido elegidos
para representar al concepto. Su finalidad es seleccionar en
etapas posteriores, los términos que se colocarán en el ítem
USADO POR.
OBSERVACIONES: Sirve para registrar toda otra informa ción,
que se considere de importancia sobre el predescriptor, como
ser cambios por otros sinónimos, traducción de otro idioma,
publicación bajo otro grupo temático anteriormente, etc.
REVERSO:
CA M PO S EM A NT ICO
T ENTAT IVO
ANT EC E D E NT E S
CE PA L
CE L A DE S
DE S CR I PTO R
SN
N O TA D E AL C AN CE
UF
U S ADO PO R
BT
T ER M INO S G EN E RI CO S
NT
T E R MI NO S E S P E CIF ICO S
RT
T ER M INO S R E L A CIO N ADO S
LUG A R Y F EC H A
DE A P RO B AC IO N
CAMPO SEMANTICO: Es el grupo temático en el que se ha
clasificado el descriptor, por su afinidad
temática y sus
relaciones semánticas.
72
DESCRIPTOR:
Es
el
predescriptor
que
después
de
ser
sometido a consulta y estudio, ha sido aceptado por ser
incorporado al tesauro
y/o aplicado en la indicación de
documentos.
NOTA DE ALCANCE: Se redacta para determinar la aplicación
específica deL descriptor, según el contexto temático, su uso
en la literatura, o la naturaleza de la documentación que será
analizada.
US ADO POR: Comprende los sinónimos de¡ descriptor y que
al no ser seleccionados como tal deben ind icarse con esta
remisión o referencia cruzada.
TERMINOS GENERICOS: Son los términos jerárquicamente
mayores
en
relación
al
descriptor.
Pueden
ser
varios,
solamente uno si el concepto es muy preciso o ninguno.
TERMINOS ESPECIFICOS: Son los términos jerá rquicamente
menores
en
relación
al
descriptor
y
deben
reflejar
su
especificidad tanto en relación al descriptor como al término
genérico.
TERMINOS RELACIONADOS: Son los términos que expresan
conceptos asociados al descriptor y al contexto de los campos
semánticos en los que han sido ubicados.
LUG AR Y FECHA DE APROBACION: Debe en lo posible
consignarse aquí donde y cuando el descriptor adquirió la
calidad de tal.
ANTECEDENTES: Comprende toda anotación de utilidad para
conocer la historia o trayectoria de¡ descriptor elegido, por
ejemplo su origen (fuente), la justificación de su uso, etc.
73
BIBLIOGRAFI A
COLUMBIA
UNIVERSITY,
POPLINE
thesaurus.
Baltimore,
Md.: Population lnformation Program, John Hopkins University,
1981. 150p.
CORMIER H. DAVIDSON. J. e d. Directory of terminology
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Secretary of State. Translation Bureau, 1981. 46p.
LEATHERDALE,
D.
Construcción
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controlados. Documentación, No.54, julio/dic. 1981. pp.3 -18.
MC NAUGHT, J. Terminological data banks: a model for a
British
Linguistic
data
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proceedings,
vol.33, No.718, 1981. pp.297 -308.
INTER-ORGANIZATION BOARD FOR information systems and
related
activities.
Common
Indexing
tool
for
United
Nations documents. Geneva: lnter -Organization Board for
Information
Systems, 1978. 6p. (IOB -78/011).
INTERNATIONAL
TERMINOLOGY.
INFORMATION
CENTRE
FOR
Draft TermNet guidelines for recording
bibilographical data. Vienna: Internacional Information Centre
for Terminology, 1979. 7p.
74
AN E X 0 # 2
EJEMPLO DE POLITICA DE INDIZACION
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
BIBLIOTECA FACULTAD DE DERECHO
DOCUMENTOS:
POLITICA DE INDIZACION DE
DOCTRINA JURIDICA NACIONAL
MARZO - 1992
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
BIBLIOTECA DE DERECHO
DOCUMENTOS:
POLITICA DE INDIZACION DE
DOCTRINA JURIDICA NACIONAL
MANUAL DE LABORES DEL ANALISTA
DE INFORMACION JURIDICA
Licda. Víctoría Rodrígue z
Directora de Proyecto
Bach. Laura Navarro
Analista de Información
MARZO-1992
75
TABLA DE CONTENIDO
I.
II.
Marco Conceptual
A.
Documentos a indizar
B.
Uso de vocabularios controlados
Criterios para el análisis de información
A.
Fases de Análisis
Trabajos Finales de Graduación y libros jurídicos
Nacionales
B.
Publicaciones Periódicas Jurídic as Nacionales
III.
Descriptores propios
IV.
Criterios para la creación ele nuevos descriptores
V.
Selección de documentos para indicación
VI.
Hojas de captura de información
76
I. MARCO CONCEPTUAL
La
Biblioteca
de
la
Facultad
de
Derecho
co mo
ente
especializado, cuenta con gran cantidad de información sobre
materias específicas de las Ciencias del Derecho, lo que hace
necesario
el
darle
documentos.
De
ahí
un
la
tratamiento
necesidad
especializado
de
elaborar
a
los
políticas
contundentes de análisis para brindar la información exacta en
el momento preciso.
Considerada la población de documentos a indizar,
que en
este caso es doctrina jurídica nacional, y la población de
usuarios, que en su mayoría son estudiantes de Derecho,
además de profesores, investigadores y abogados, se hace
necesario el análisis no sólo descriptivo, sino también de
contenido.
El principio de indización se fundamenta en la identificación y
localización
de
los
documentos.
Su
concepto
refiere
al
procedimiento de asignar temas, encabezamientos de materia
o
descriptores,
relativos
al
contenido
de
un
documento
especifico. Existen al menos tres niveles de indización, que
podrán ir, desde únicamente ofrecer la referencia bibliográfica,
hasta el proceso analítico que ofrece un sumario de la obra
referida.
Existen
proceso
algunos
de
principios
indización:
básicos
que
Especificidad,
deben
dirigir
Normalización
el
del
vocabulario, Coherencia en el uso de los tesauros.
La política de indización tiene como propósito, enmarcar
cada uno de los pasos que el procedimiento requiere, en
busca
de
la
normalización
de
este
proceso
y
de
su
perfeccionamiento.
77
A.
Documentos a lndizar
La política de indicación de la Biblioteca de Derecho de la
Universidad de Costa Rica, está dirigida al tratamiento de
materiales bibliográficos, que contienen el desarrollo de la
producción jurídica en doctrina nacional.
Los documentos tratados son:
1-
Trabajos finales de graduación. Entre ellos: Tesis,
Seminarios
de
Graduación,
proyectos
y
Prácticas
Dirigidas.
2-
Artículos contenidos en las publicaciones periódicas
nacionales.
3-
Libros jurídicos nacionales.
B.
Uso de vocabularios controlados
A fin de asegurar el control de calidad y aumentar la eficiencia
de las bases de datos, se u tilizan listas normalizadas de
términos, tesauros. Se emplean con la finalidad de contar con
un proceso normalizado que facilite a los usuarios del sistema,
la ubicación de los documentos, además de ampliar las
posibilidades
de
almacenamiento
y
recuperaci ón
de
la
información.
Los vocabularios usados son:
Macrotesauro en Derecho
Tesauro de Derecho Administrativo
Tesauro de Derecho Constitucional
78
Tesauro de Derecho de Familia
Tesauro de Derecho Laboral
Tesauro de Derecho Penal y Criminología
Tesauro de Derecho Civil
Tesauro de Derecho Agrario
Tesauro de Derecho internacional Público
Tesauro Popin
II. CRITERIOS PARA El AN ALISIS DE INFORMACION
El análisis de información se trabaja tanto con criterios de
exclusividad
como
de
especificidad,
e sto
con
el
fin
de
determinar todos aquellos conceptos que son de importancia
para los usuarios. Se hace uso básicamente de descriptores,
de manera que con un mismo concepto se expresa por medio
de un común denominador, términos diferentes o palabras
diferentes.
Los descriptores son tomados de los tesauros autorizados,
manteniendo así la uniformidad, control y normalización del
proceso,
estos
deben
reflejar
en
forma
apropiada
las
intenciones del autor de la obra y a la vez deben responder a
las necesidades de los usuarios, reconocidas por medio de los
perfiles de interés.
El
análisis
doctrinario
en
forma
general
consta
de
las
siguientes etapas:
1-
Se determinan o identifican los conceptos expresados
en el documento.
2-
Se
seleccionan
los
conceptos
cla ves,
que
son
relevantes para los fines de recuperación.
79
3-
Se trasladan los conceptos del lenguaje natural al
lenguaje controlado de indización.
De acuerdo al tipo de material a trabajar, sean Trabajos de
Graduación,
Publicaciones
Periódicas
o
libros,
varía
su
tratamiento o proceso.
A.
Fases de Análisis
1-
Trabajos finales de Graduación y libros
Estas obras por su extensión, requiere de un análisis amplio,
a
fin
de
determinar
con
exactitud
el
o
los
asuntos
a
especificar. Se identifican los temas más sobresalientes, de
interés para los usuarios sin llegar al último detalle, con un
enfoque objetivo y neutral.

Cada obra se trabaja en forma individual. revisa su título
y tabla de contenido.

Si el tema tratado es específico, bastará con la revisión
anterior, pero si es general y trata variados temas de
trascendencia para el usuario, se procede a leer partes
preliminares
como
la
introducción,
presentación
y
también las conclusiones.

Dependiendo de la complejidad del tema tratado, puede
hacerse necesario la revisión de¡ cuerpo de la obra,
sobre todo de conceptos o definiciones incluidas.

Se asigna al menos una o dos categorías temáticas
principales,
que
corresponden
a
grandes
ramas
o
categorías temáticas del Derecho.
80

Se
procede
a
extraer
los
conce ptos
específicos,
expresados por su autor en lenguaje natural.

Se traducen esos conceptos al lenguaje controlado, que
son los conceptos autorizados.

Al asignar los descriptores, se incluye una por cada
tema que abarque al menos un 25% del total del
contenido de la obra, porcentualmente tendremos al
menos 4 descriptores por documento.

Se debe tener presente, que a pesar de que algunas
obras tocan temas específicos, pueden ser tratados por
sus autores desde diferentes puntos de vista, ya sea
histórico, dogmático, legislativo o jurisprudencia¡, por lo
que
en
estos
casos
es
posible
el
uso
de
más
descriptores.

Debe considerarse que en documentos muy específicos,
se reduce el uso de descriptores.

Con cada obra, se confecciona una hoja de registro, que
después de ingresada la información al computador, se
convierte en el respaldo manual del trabajo de indicación
2-
Publicaciones Periódicas
Por las características de los artículos de publicaciones
periódicas, en cuanto a extensión y contenido, el crite rio
utilizado es de especificidad; ya que se llega a un nivel de
detalle, para exponer el tema, de manera que se asignan los
descriptores con mayor profundidad sin dejar de lado la
81
objetividad y neutralidad que debe prevalecer en todo el
proceso.

Se identifica la revista y su contenido, a través de la
lectura de su tabla de contenido.

Se
excluye
la
información
referente
a:
leyes,
reglamentos, decretos, sentencias, discursos, memorias
o prólogos.

Se excluyen artículos, que luego de su análisis, se
reconozca su invalidez para los intereses propios de
investigación.

Se inicia la indicación particular del artículo, con la
lectura del título, sumario si lo tiene.

-Se sustraen los términos más representativos, que
indiquen el o los temas expuestos.

Se
analiza
el
índice
si
lo
tiene,
tanto
como
sus
referencias bibliográficas.

Si es necesario se revisa el texto en forma rápida pero
certera para extraer en forma segura, el tema y subtema
principales.

Se asigna la categoría o categorías temáticas que
contiene.

Una vez obtenidos los conceptos expresados por el autor
en su lenguaje natural, se procede a ser la traducción al
82
lenguaje
controlado, esta
etapa corresponde a la
asignación de descriptores.

El número de descriptores asignados depende de los
ternas tratados, para lo cual se asigna uno para cada
tema que trate al menos un 25% de la extensión del
artículo.

Por cada artículo indizado se llenará una hoja de
registro, que servirá de respaldo manual a las labores de
indización.
En la indicación de artículos de publicaciones periódicas, se
incluye la confección de un sumario, el cual se prepara con
base en la revisión descrita; en este sumario se transcribe su
contenido en forma puntal y apegados a los temas que el autor
ha dado mayor relevanc ia.
III. DESCRIPTORES PROPIOS
Además de los descriptores autorizados en los tesauros, se
considera necesario utilizar algunos descriptores de manejo
propio, de acuerdo a las necesidades de identificación de los
usuarios de esta Biblioteca. Son ellos:
1-
Nombres de organismos jurídicos nacionales, ejemplo:
Corte Suprema de Justicia, Organización Internacional
del Trabajo. En ningún caso se consignarán las iniciales
de los organismos, sino el nombre completo.
2-
Por la importancia en la vida política o jurídica del país,
se incluyen descriptores biográficos correspondientes a
presidentes,
ex-presidentes,
jefes
de
estado,
o
personas notables.
83
Se incluyen además nombres de leyes, convenios, tratados
internacionales u otros a criterio del especialist a.
IV. CRITERIOS PARA LA CRE ACION DE NUEVOS
DESCRIPTORES
Para la creación de nuevos descriptores, se contará con la
participación de un especialista en derecho, el encargado de
procesos técnicos y el encargado de referencia.
Para la creación de¡ descr iptor se debe contar con los
siguientes requisitos:
1-
Ser un concepto con autonomía propia, y diferente de
otros conceptos de la especialidad.
2-
Ser comprobada la necesidad práctica de su creación.
3-
Que haya sido avalado por el equipo de trabajo, previa
consulta con un especialista de la materia específica.
V. SELECCION DE DOCUMENTOS PAR A INDIZACION
La política de indicación de la Biblioteca de Derecho, está
dirigida
al
tratamiento
de
materiales
que
contienen
el
desarrollo de la producción jurí dica nacional, en doctrina.
Por ello las indicaciones anteriores han comprendido los
Trabajos de Graduación y los artículos de Publicaciones
Periódicas.
Con la finalidad de concretar un Banco Nacional de la
producción jurídica, nos proponemos para 199 2, lograr la
84
indicación de los libros jurídicos contenidos en la colección de
la
Biblioteca,
completando
así
la
tercera
forma
en
que
encontramos publicada la doctrina jurídica nacional.
Es
necesario
mencionar
que
instituciones
como
la
Procuraduría Genera l de la República, se ha encargado de
automatizar lo producido en legislación, y el Digesto de la
Corte Suprema de Justicia, por su parte, está trabajando la
producción de jurisprudencia.
Esto con el afán de conformar
una red nacional para la consulta de las tres fuentes de¡
derecho.
Para
esta
tercera
forma
de
publicación
en
doctrina,
se
tomarán en cuenta las siguientes pautas:
1-
Obras
de
Derecho
de
autores
costarricenses,
publicadas en Costa Rica.
2-
Obras de Derecho de autores publicadas fuera de Costa
Rica.
3-
Obras
de
autores
extranjeros
u
organismos
internacionales, publicadas dentro o fuera de Costa
Rica, que tengan relevancia dentro de nuestra realidad
jurídica, o que su contenido se refiera a ella.
4-
Obras de carácter doctrinal de autores costarricenses,
basadas en obras extranjeras o nacionales, en cuyo
caso se anota el autor y título de la obra original en la
hoja de registro, en notas.
5-
Libros que basan su producción doctrina ¡ en leyes o
sentencias, siempre y cuando la doctrina co rresponde a
más de un 75% del contenido de la obra.
85
6-
No
se
toman
Constituciones,
en
cuenta
Leyes,
para
Decretos,
esta
indicación
Reglamentos,
Códigos, Jurisprudencia, Separatas y Censos.
7-
El registro bibliográfico estará compuesto por:
Signatura, Autores, Título, ISBN, Colación: páginas,
volumen, edición, lugar, país, año. Descriptores, Notas
(Aquí se incluye el idioma en caso de que no sea en
idioma español)
8-
Procedimientos para llenar las hojas de captura:

Iniciar la revisión en el siguien te orden:
a. Controles de préstamo
b. Controles de morosos
c. Controles de reparación
d. Controles de empaste
e. Colección de urna
f. Colección de posgrado
g. Colección Dewey

Detectar mediante los controles, las obras que
deben indicarse y anotar en hojas de capt ura, los
elementos
identificadores
para
luego
efectuar
búsquedas en las colecciones. La revisión de
controles debe hacerse periódicamente.
9-
Mantener
las
hojas
de
captura
de
información
en
estricto orden de signaturas, para la localización de las
fuentes.
86
10-
La revisión en la colección general, debe hacerse en
orden ascendente.
11-
Coordinar
con
la
encargada
de
recibir
obras
de
retroceso la revisión de los materiales que ingresan e
identificar aquellos que se han de indizar.
VI. HOJ AS DE CAPTURA DE INFORMACION
BIBLIOTECA FACULTAD DE DERECHO
HOJA DE REGISTRO
PUBLICACIONES PERIODICAS JURIDICAS
NACIONALES
SIGNATURA:
AUTOR:
TITULO DEL ARTICULO:
TITULO DE LA REVISTA:
PIE:
PAG.:
DESCRIPTORES:
CATEGORIA TEMATICA:
SUMARIO:
87
BIBLIOTECA FACULTAD DE DERECHO
HOJA DE REGISTRO
PUBLICACIONES PERIODICAS JURIDICAS
NACIONALES
SIGNATURA:
AUTOR:
COAUTOR 1:
COAUTOR 2:
TITULO:
PIE:
DESCRIPTORES:
CATEGORIA TEMATICA:
88
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
HOJA DE REGISTRO
LIBROS JURIDICOS NACIONALES
SIGNATURA:
AUTOR:
TITULO:
ISBN:
PAGINAS:
VOLUMEN:
EDICION:
EDITORIAL:
PAIS:
AÑO:
DESCRIPTORES:
NOTAS:
89
Impreso en los talleres de
Imprenta y Litografía VARITEC S.A.
San José, Costa Rica
en el mes de noviembre de 1992
su edición consta de 300 ejemplares
90