IMO CL I 4.2.5 Contrato con terceros

Manual de garantía de Calidad
IMO CL I 4.2.5
Parte
I
Version
05
Capitulo
4.2
en vigencia desde
01/12
10/10
Autorizado por Gerente general
Preparado por Responsable del Sistema de Calidad
Reemplaza
Firma
Firma
Versión 04
Fecha
13/01/12
Fecha
13701712
Contrato de Control y Certificación
(para Operadores controlados por encargo de un Solicitante)
Nº
Entre:
- Parte 1: La empresa a ser controlada, de aquí en adelante denominada “Operador”
- Parte 2: La entidad que solicita la certificación, de aquí en adelante denominada “Solicitante”
y la entidad de control y certificación:
IMO Chile S.A.
Av. Santa Maria 0112 Of. J- Providencia, Santiago, Chile
de aquí en adelante llamado “IMO”
I. Alcances del Control y Certificación
1. Sobre la base de este Contrato y conforme a su Programa estandarizado de control, IMO ejecuta la
inspección y certificación de todos los productos que, por encargo del Solicitante (Parte 2), son
producidos, renovados, procesados, manipulados, y/o comercializados por el Operador (Parte 1) y
verifica la conformidad de dichos productos respecto a las siguientes Regulaciones (favor marcar la que
corresponda):
1. Ley 20.089 del 17 Enero de 2006, que creó el sistema nacional de certificación de productos
orgánicos y su respectiva norma técnica aprobada por D.S. 17/2007 (de ahora en adelante llamada Ley
20.089).
2. El Reglamento (CEE) Nº 834/07 del Consejo de la Unión Europea del 28 de junio de 2007 sobre la
producción ecológica y su indicación en los productos ecológicos y anulando el Reglamento CEE Nº
2092/91.
3. Ley Japonesa JAS (para la Normalización y etiquetado apropiado para productos de la agricultura y
forestería, Ley Nº 175) con especificaciones para la producción ecológica.
4. Ordenanza sobre etiquetado de productos agrícolas obtenidos mediante el uso de métodos prohibidos
en Suiza (Ordenanza de Etiquetado Agrícola, ALO; SR 916.51)
5. Regulaciones y requisitos establecidos conforme a normas privadas, especificaciones de productos y
cualquier otro requisito de marcas registradas, en caso de que el Solicitante lo requiera. En tal caso,
indicar aquí dichos estándares privados:
6. Norma NOP de Estados Unidos (USDA, AMS 7 CFR Parte 205, National Organic Program, Versión
final) y sus guías relacionadas a la producción ecológica.
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7. Norma Nacional para Agricultura Orgánica de Canadá, COR (Canada Organic Regime), (CAN/CGSB
32.310 y CAN/CGSB 32.311).
8. Norma Suiza sobre la agricultura Ecológica y su indicación en los productos agrarios alimenticios
9. Certificación IMO de Responsabilidad Social & Comercio Justo (Programa de RS&FT de IMO)
10. Certificación de Responsabilidad Social (Programa de RS&FT de IMO)
II. Derechos y obligaciones de IMO
1. IMO se compromete a verificar el cumplimiento por el Operador de las disposiciones establecidas en
las Regulaciones indicadas en el punto I de este Contrato. El control se realizará en base al
Programa estandarizado de control de IMO y, en caso de que el resultado sea positivo, extenderá en
favor del Solicitante la correspondiente certificación de conformidad.
2. IMO registrará el nombre y la dirección del Solicitante en un listado público indicando el ámbito y el
tiempo de validez de la certificación y, en caso necesario, notificará a las autoridades competentes.
3. Por regla general, IMO realizará una inspección completa de la empresa una vez por año conforme a
los requisitos establecidos por la Regulación correspondiente.
4. Las visitas de inspección se acordarán con la debida anticipación y el acuerdo alcanzado en este
sentido tendrá carácter obligatorio. La visita programada podrá ser cancelada por cualquiera de las
partes solo en circunstancias excepcionales y por razones de fuerza mayor. Los costos
correspondientes serán considerados en la facturación. IMO se reserva el derecho de realizar
inspecciones sin previo aviso.
5. IMO se compromete a contratar empleados especialmente calificados para realizar las inspecciones,
los mismos que guardarán estricta neutralidad y objetividad en el desempeño de las funciones.
6. Si durante la vigencia de este Contrato se producen cambios en las Regulaciones vigentes
correspondientes, si las mismas son complementadas o si se decretan nuevas disposiciones; y si
dichos cambios deben tomarse en cuenta durante la realización de las actividades de inspección
enumeradas en este Contrato, IMO informará al Solicitante y al Operador sobre dichos cambios por
medio de la página electrónica de IMO. Los cambios más importantes serán comunicados por medio
de notificaciones escritas.
III. Derechos y obligaciones del Operador (Parte 1)
1. Durante el tiempo de validez de este Contrato, el Operador se compromete por una parte a cumplir
las disposiciones vigentes conforme al punto I de este Contrato, y por otra a realizar y mantener las
medidas y precauciones determinadas por IMO para dar cumplimiento a dichas disposiciones. El
Operador se compromete también a someterse al control (en cualquier momento, también sin previo
aviso) por el personal autorizado de IMO, o por la autoridad competente y a garantizar que estas
personas tenga acceso irrestricto a todos los terrenos, equipamientos, instalaciones y documentos
de la entidad en el marco de las inspecciones realizadas.
2. El Operador pondrá a disposición de IMO todas las informaciones necesarias para contar con una
descripción completa de todas las unidades de la empresa, para controlar los productos certificados
y para verificar el flujo de dichos productos (trazabilidad):
a) Las entidades productoras presentarán cada año a IMO un plan de cultivo por parcelas, en el
plazo acordado de manera conjunta. Además, llevarán una contabilidad documentada que
permita a IMO comprobar la procedencia, naturaleza y cantidad de todos los materiales
adquiridos por la empresa, y verificar su utilización, así como la naturaleza, las cantidades y los
destinatarios de todos los productos agrarios que hayan salido de la unidad. Cuando se trate de
ventas directas al consumidor, las cantidades vendidas se deberán totalizar por día.
b) Las entidades procesadoras, comercializadoras, exportadoras/importadoras están obligadas a
llevar una contabilidad documentada que permita a IMO comprobar la procedencia, naturaleza,
cantidad de materias primas de origen agrario, ingredientes y auxiliares de proceso ingresados a
la entidad, así como la naturaleza, composición, volumen de venta y destinatarios de los
productos/partidas de productos que salen de la unidad comercial.
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La documentación e información antes mencionada deberán estar disponibles en la empresa para su
revisión completa en cualquier momento. El Operador está obligado a llevar registros y
documentación de la manera acordada con IMO (forma y contenido), y guardarlos por lo menos
durante 5 años.
3. En caso necesario, el Operador se someterá a las sanciones establecidas según el catálogo de
sanciones de IMO y conforme a las decisiones de la autoridad de control pertinente. Si durante la
realización de un control se comprueba una falta respecto a las disposiciones indicadas en punto I, el
Operador está obligado a tomar las medidas correctivas necesarias dentro del plazo acordado y a
cumplir con las sanciones establecidas.
4. El Operador acuerda que las sanciones establecidas serán debidamente notificadas a las
autoridades correspondientes y, en caso necesario, a los clientes.
5. El Operador se compromete a permitir y documentar la toma de muestras por el personal autorizado
de IMO.
6. El Operador se compromete a informar de inmediato a IMO sobre las siguientes situaciones:

Cambios esenciales en la empresa y sus actividades con respecto a la descripción entregada a
IMO anteriormente.

Si la entidad controlada, o parte de la misma, cambia de estado jurídico o si otra persona jurídica
se hace cargo de la empresa (en tal caso, los derechos y obligaciones de este Contrato pasan
automáticamente a la nueva persona jurídica, a menos que se haya dispuesto lo contrario por
escrito).

Cambios en las especificaciones o métodos de producción de los productos (recetas, proceso de
producción, empaque, plan de cultivo o sistema de calidad -por ejemplo cambio de gerente de la
empresa, etc.- )

Reclamos graves por parte de terceros sobre los productos certificados por IMO.

Medidas tomadas por el Solicitante en caso de que él sospeche que los productos que él mismo
produce, procesa o exporta/importa no cumplen con los requisitos establecidos por las
Regulaciones correspondientes.
7. El Operador llevará un registro de todos los reclamos recibidos sobre la conformidad de sus
productos respecto a las Regulaciones correspondientes y garantizará a IMO el acceso necesario a
dichos registros.
8. El Operador pondrá a disposición de IMO toda la información que sea necesaria para el control de
sus productos.
9. Conforme a este Contrato, no está permitido que el Operador publicite la certificación por IMO de
manera independiente o que use esta certificación para otros Solicitantes de sus servicios en el área
correspondiente. En caso de que el Operador realice actividades que están sujetas a control
conforme a la norma técnica de la Ley 20.089 para otras empresas, deberá informarlas a IMO.
10. El Operador debe conocer y cumplir las legislaciones vigentes del país que estén relacionadas a
su(s) actividad(es).
IV. Derechos y obligaciones del Solicitante (Parte 2)
1. El Solicitante es responsable de la correcta implementación de la norma técnica de la Ley 20.089,
por el Operador. En este contexto, el Solicitante está sujeto a las sanciones que corresponda.
2. El Solicitante se compromete a informar al Operador sobre los resultados de la evaluación y sobre la
decisión de certificación. También proporcionará al Operador los documentos con las condiciones de
certificación correspondientes.
3. El Solicitante debe conocer y cumplir las legislaciones vigentes del país que estén relacionadas a
su(s) actividad(es).
V. Certificación
1. El certificado extendido por IMO otorga al Solicitante la autorización necesaria para:

Etiquetar y comercializar como productos certificados conforme a la Regulación solamente
aquellos productos que hayan sido producidos, procesados y/o comercializados en conformidad
con las disposiciones y requisitos establecidos en dicha Regulación.
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
Utilizar el certificado y el logotipo o marca de IMO Chile (Cod. 01) en el etiquetado y
comercialización de los productos que están específicamente mencionados en el certificado.
Esta autorización expira en caso de retiro del certificado o de anulación de este Contrato de
inspección y certificación. La validez de los certificados es limitada (por regla general, hasta la
próxima inspección anual).
2. La autorización para utilizar otros logotipos y sellos privados debe ser otorgada directamente por sus
respectivos propietarios legítimos, quienes tienen derecho de exclusividad sobre los mismos.
3. En caso de que se obtenga la certificación, el Solicitante y el Operador se comprometen a cumplir de
manera permanente las Regulaciones correspondientes indicadas en el punto I de este Contrato.
4. IMO se reserva el derecho de controlar y supervisar el uso del informe, del certificado y de su marca
de control, así como el derecho de retirar la autorización para dicho uso en los siguientes casos:

Cuando el Solicitante y/o el Operador hayan dejado de cumplir con los requisitos básicos
(condiciones) para la certificación.

Cuando se haya hecho un uso indebido de los certificados o de la marca de control.
5. En caso de retiro/suspensión del certificado, IMO comunicará esta decisión por escrito al Solicitante,
así como las condiciones en las que esta decisión puede ser levantada. Durante el tiempo en que el
certificado está retirado/suspendido, el Solicitante y el Operador no deben identificar ni comercializar
sus productos como certificados ni como productos conformes con las Regulaciones. Si el Solicitante
y/o el Operador no cumplen con las condiciones convenidas en el plazo previsto para el
levantamiento de la decisión de retiro/suspensión, la validez del certificado terminará de inmediato.
Los costos derivados del retiro y/o la cancelación del certificado por IMO correrán por cuenta del
Solicitante.
6. El presente Contrato garantiza el derecho del Solicitante para apelar contra las decisiones de IMO
en cuanto a la otorgación, suspensión, retiro o anulación de la certificación. Esta apelación debe
presentarse por escrito dentro de los 14 días siguientes a la recepción del aviso de notificación.
7. En caso de que el Solicitante y/o el Operador comercialicen productos que no guardan la debida
conformidad con las Regulaciones indicadas en el punto I de este Contrato, y este hecho sea objeto
de reclamos por terceras personas, el Solicitante mantendrá a IMO libre de toda indemnización o
demanda presentada en relación al caso. El Solicitante deberá también compensar a IMO por todo
gasto o perjuicio en el que se haya incurrido para resolver esta situación.
VI. Aspectos financieros
1. Una inspección completa de las actividades del Operador deberá realizarse una vez por año
calendario. Todos los costos para el control y certificación serán asumidos por el Solicitante en
conformidad con la oferta válida, según las tarifas vigentes en IMO.
2. En casos justificados, IMO realizará controles adicionales cuyo costo deberá ser cubierto por el
Solicitante. El Solicitante deberá cubrir también los costos de controles no anunciados o aleatorios
realizados por IMO y de los análisis que sean necesarios.
3. El Solicitante se compromete a cubrir los pagos por la inspección independientemente del resultado
de la misma dentro de los 14 días después del envío de la factura. Para confirmar su decisión de
encargar la inspección a IMO, el Solicitante deberá cancelar el adelanto convenido conforme a la
oferta pactada.
4. El Solicitante deberá cubrir los gastos en que se haya incurrido por comportamiento poco
cooperativo con IMO, o por requerimientos de parte de las autoridades competentes.
5. La responsabilidad de IMO sobre sus actividades de control y certificación se limita al importe total
de la oferta o de la factura vigente para el año de control en cuestión.
VII. Confidencialidad
1. El Solicitante, el Operador e IMO se comprometen a guardar absoluta confidencialidad sobre toda la
información empresarial, comercial, base de datos y actividades de las contrapartes. Este
compromiso incluye a todos los empleados y otro personal de las partes involucradas.
2. Se exceptúan de este compromiso:
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
La transmisión de datos a las autoridades de control pertinentes conforme a prescripciones
legales (derecho a la información por las autoridades de control).

La transmisión de datos a otras asociaciones privadas de certificación indicadas en punto I de
éste contrato, si la autorización de liberación de datos fuese obligatoria y confirmada por el
Solicitante.

La transmisión de datos relevantes a terceros a solicitud especial del Solicitante (con
Autorización de liberación de datos).La lista de operadores certificados.

La lista de compañías certificadas.
VIII. Duración y rescisión del contrato
1. Este Contrato entra en vigencia en la fecha en que es firmado por el Solicitante, el Operador e IMO y
es válido por tiempo indefinido. La presente relación contractual puede ser concluida por escrito
respetando un plazo de tres meses antes del 31 de diciembre de cada año. En caso de
comportamiento poco cooperativo de parte del Solicitante o por falta de pago, IMO se reserva el
derecho de rescisión en cualquier momento.
2. En caso de cancelación del Contrato, IMO podrá realizar un control final bajo las condiciones
normales de este Contrato antes del término del año calendario, con el fin de garantizar la integridad
del producto.
3. En caso de que se produzcan acontecimientos imprevistos (como por ejemplo catástrofes naturales,
problemas políticos), que imposibiliten seriamente la ejecución del servicio, la duración de éste
Contrato se prolongará automáticamente hasta que se pueda cumplir las obligaciones pactadas.
4. El derecho de rescisión del presente Contrato en caso de fuerza mayor queda intacto.
5. El derecho de rescisión del presente Contrato de común acuerdo entre las partes queda intacto.
6. El presente Contrato expira en caso de disolución legal de cualquiera de las partes.
7. Todo cambio o complemento al presente Contrato debe acordarse por escrito entre todas las partes.
8. En caso de retiro de la acreditación de IMO, el presente Contrato pierde vigencia.
9. La inviabilidad de alguna de las cláusulas de este Contrato no afectará la validez de los otros
acuerdos contemplados en el mismo.
IX. Tribunal de arbitraje
Las posibles disputas surgidas en torno a este Contrato que no puedan ser resueltas por las partes
integrantes, serán dirimidas por un tribunal arbitral en conformidad con el procedimiento de arbitraje
previsto para tal fin (IMO CL I 4.5.5). La sede de IMO se constituye en la sede de funcionamiento de
dicho tribunal.
Solicitante
Operador
Lugar
Lugar
Fecha:
Fecha:
Institute for Marketecology Chile S.A.
(IMO Chile)
Santiago, Chile
Fecha:
Los siguientes anexos son parte del presente Contrato en conformidad con lo indicado en el punto I:
- Anexo 1:
- Anexo 2:
- Anexo 3:
- Anexo 4:
- Anexo 5:
- Anexo 6:
Regulación conforme al esquema de certificación solicitado, todas las disposiciones y anexos que correspondan.
Procedimiento estandarizado de certificación
Tarifario vigente
Política de sanciones
Procedimiento de arbitraje
Declaración de confidencialidad (solo cuando corresponda)
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